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title: "Microsoft Copilot einführen: Was KMU vor dem Start wissen müssen"
description: Erfahren Sie, wie Sie in Ihrem KMU erfolgreich Microsoft Copilot einführen, um die Produktivität zu steigern und Risiken zu minimieren.
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# Microsoft Copilot einführen: Was KMU vor dem Start wissen müssen

![Sven Bernet, Key Account Manager und Berater bei care4IT, schaut auf 2 Monitore mit Microsoft Copilot](https://info.care4it.ch/hs-fs/hubfs/Einf%C3%BChren%20Microsoft%20Copilot%20-%20care4IT.jpg?width=750&height=422&name=Einf%C3%BChren%20Microsoft%20Copilot%20-%20care4IT.jpg)  
Sie möchten Microsoft Copilot in Ihrem KMU einführen, um effizienter zu arbeiten und Mitarbeitende von repetitiven Aufgaben zu entlasten? Dann ist es vor dem Lizenzkauf ratsam zu prüfen, ob Ihre Daten, Berechtigungen und Prozesse dafür bereit sind. Eine gezielte Vorbereitung hilft, das Produktivitätspotenzial zu nutzen, die Sicherheitsrisiken zu reduzieren und die Einführung erfolgreich umzusetzen.  

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## Das Wichtigste in Kürze

In diesem Beitrag beantworte ich die wichtigsten Fragen zu Nutzen, Voraussetzungen und Risiken von Microsoft Copilot für Ihr KMU. So können Sie einschätzen, ob Ihr Unternehmen für den Einstieg bereit ist und welche Schritte vor der Einführung nötig sind.

- KMU stehen in der Regel unter starkem Wettbewerbs- und Kostendruck. Wenn Sie in Ihrem KMU die passende KI aktiv und systematisch in der Organisation implementieren, können Sie die Arbeitsweise der betroffenen Mitarbeitenden weiterentwickeln und bleiben wettbewerbsfähig.
- Microsoft Copilot kann als KI-Lösung KMU einen deutlichen Produktivitätsgewinn bringen, indem es repetitive Aufgaben reduziert und Mitarbeitende unmittelbar in ihrem Arbeitsalltag entlastet.
- Microsoft Copilot unterstützt Ihre Mitarbeitenden direkt innerhalb der vertrauten Anwendungen wie Outlook, Word, Excel und PowerPoint. Sie können dort Anweisungen eingeben und die KI nutzen, ohne einen separaten KI-Chat zu öffnen.
- Vor der Einführung gehören Datenablage, Berechtigungen und Prozesse auf den Prüfstand. Copilot berücksichtigt bestehende Zugriffsrechte und kann bei zu breiten Freigaben sensible Informationen leichter auffindbar machen.
- Ein Copilot Readiness Check, Mitarbeiterschulungen und eine schrittweise Einführung helfen, Risiken zu reduzieren und das Potenzial von Copilot bestmöglich zu nutzen.

### Die Antworten von care4IT auf Ihre Fragen

Als Account Manager bei care4IT berate ich KMU-Geschäftsführer und IT-Verantwortliche bei der Auswahl von IT-Lösungen, die zu ihrem Unternehmen passen und langfristig Nutzen bringen. Die wichtigsten Fragen zur Einführung von Microsoft Copilot habe ich mit den zugehörigen Antworten in den folgenden Abschnitten zusammengefasst.

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## Inhaltsverzeichnis

- [1. Was ist Microsoft Copilot eigentlich?](https://info.care4it.ch/blog/microsoft-copilot-einfuehren-was-kmu-wissen-muessen#was-ist-copilot)
- [2. Welche Aufgaben übernimmt Copilot im Arbeitsalltag?](https://info.care4it.ch/blog/microsoft-copilot-einfuehren-was-kmu-wissen-muessen#aufgaben)
- [3. Für welche KMU lohnt sich Copilot besonders?](https://info.care4it.ch/blog/microsoft-copilot-einfuehren-was-kmu-wissen-muessen#eignung)
- [4. Welche Risiken gibt es bei einer unvorbereiteten Einführung?](https://info.care4it.ch/blog/microsoft-copilot-einfuehren-was-kmu-wissen-muessen#risiken)
- [5. Warum sind Daten und Berechtigungen so wichtig?](https://info.care4it.ch/blog/microsoft-copilot-einfuehren-was-kmu-wissen-muessen#daten-berechtigungen)
- [6. Was passiert in einem Copilot Readiness Check?](https://info.care4it.ch/blog/microsoft-copilot-einfuehren-was-kmu-wissen-muessen#readiness-check)
- [7. Wie führt Ihr KMU Copilot schrittweise ein?](https://info.care4it.ch/blog/microsoft-copilot-einfuehren-was-kmu-wissen-muessen#einfuehrung)
- [Key Takeaways](https://info.care4it.ch/blog/microsoft-copilot-einfuehren-was-kmu-wissen-muessen#key-takeaways)
- [Ihre nächsten Schritte](https://info.care4it.ch/blog/microsoft-copilot-einfuehren-was-kmu-wissen-muessen#naechster-schritt)

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## 1\. Was ist Microsoft Copilot eigentlich?

Kommt Ihnen die Situation bekannt vor? Vor einem Kundentermin sucht ein Verkäufer die letzte Offerte, offene Rückfragen und frühere Absprachen zusammen. Die Informationen liegen in E-Mails, Besprechungsnotizen und verschiedenen Dokumenten. Solche Vorbereitungsarbeiten kosten Zeit, obwohl die Inhalte im Unternehmen bereits vorhanden sind. Hier bietet Microsoft Copilot eine deutlich spürbare Entlastung.

### Ist Copilot die ChatGPT-Variante von Microsoft?

[Microsoft Copilot](https://info.care4it.ch/blog/was-ist-copilot-f%C3%BCr-microsoft-365) als künstliche Intelligenz innerhalb von Microsoft 365 unterstützt Ihre Mitarbeitenden dabei, innerhalb Ihres KMU zugängliche Daten und Dokumente zusammenzufassen und für eine konkrete Aufgabe aufzubereiten. Die KI unterstützt die Arbeit direkt in Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams. Mitarbeitende können ihre Anweisungen, sogenannte Prompts, in der jeweiligen Anwendung eingeben, ohne dafür einen separaten KI-Chat öffnen zu müssen. 

Die oft zitierte Aussage «Copilot ist einfach das ChatGPT von Microsoft» greift daher zu kurz. Der wesentliche Unterschied liegt in der Einbindung von Copilot in Microsoft 365. Es kann damit direkt mit den zugänglichen Arbeitsinformationen Ihres KMU arbeiten.

Praxisbeispiel: Als Vorbereitung für einen Kundentermin kann Copilot passende E-Mails, Besprechungsnotizen und Dokumente zusammenführen, ohne dass der Verkäufer die Inhalte zuerst einzeln zusammensuchen und in einen KI-Chat übertragen muss. Copilot greift dazu auf die in M365 vorhandenen Daten zu und berücksichtigt dabei die hinterlegten Zugriffsrechte.

![Sven Bernet, Key Account Manager beim IT-Dienstleister care4IT, äussert sich zur Einführung von Microsoft Copilot](https://info.care4it.ch/hs-fs/hubfs/Microsoft%20Copilot%20einf%C3%BChren%20mit%20Sven%20Bernet%20-%20care4IT.jpg?width=1080&height=720&name=Microsoft%20Copilot%20einf%C3%BChren%20mit%20Sven%20Bernet%20-%20care4IT.jpg)

## 2. Welche Aufgaben übernimmt Copilot im Arbeitsalltag?

Geeignete Aufgaben finden sich in fast jeder Abteilung. Besonders interessant für die Übernahme mit Copilot sind Tätigkeiten, bei denen Mitarbeitende Informationen suchen, zusammenfassen, vergleichen oder in eine erste Textfassung übertragen. Wobei es auch Anwendungen gibt, [die Copilot (oder eine KI-Plattform) nicht übernehmen soll](https://info.care4it.ch/blog/was-soll-die-microsoft-copilot-ai-im-kmu-nicht-uebernehmen).

Sinnvoll ist auf jeden Fall eine abschliessende Prüfung der KI-Resultate durch den verantwortlichen Mitarbeitenden: 

| Bereich | Mögliche Unterstützung | Prüfung durch Mitarbeitende |
| --- | --- | --- |
| Verkauf | Kundenkontakte und offene Punkte vor einem Termin zusammenfassen. | Aktualität von Absprachen, Preisen und Zusagen. |
| Administration | Lange E-Mail-Verläufe zusammenfassen und Antworten entwerfen. | Fristen, Zuständigkeiten und Empfänger. |
| Marketing | Aus freigegebenen Unterlagen [einen Präsentationsentwurf erstellen](https://info.care4it.ch/blog/microsoft-copilot-mit-powerpoint-zeit-sparen-wirkung-steigern). | Fakten, Bildrechte und Aussagen zum Angebot. |
| Geschäftsführung und Finanzen | Berichte verdichten und Fragen zu bereitgestellten Tabellen untersuchen. | Datenbasis, Berechnungen und geschäftliche Schlussfolgerungen. |

## 3. Für welche KMU lohnt sich Copilot besonders?

Die Anzahl Mitarbeitender allein beantwortet die Frage nach dem Nutzen von Copilot nicht. Ein Unternehmen mit unter zehn Personen und vielen Kundenprojekten kann zahlreiche passende Aufgaben haben. Ein grösserer Betrieb mit wenig dokumentenbasierter Arbeit benötigt möglicherweise nur wenige zusätzliche Lizenzen.

Gute Voraussetzungen für den Einsatz von Copilot bestehen, wenn Ihr KMU Microsoft 365 bereits intensiv nutzt und Mitarbeitende regelmässig dieselben zeitaufwendigen Vorbereitungsarbeiten erledigen. Für eine erste Einschätzung reichen drei konkrete Fragen:

- Welche wiederkehrende Aufgabe beansprucht heute besonders viel Such-, Lese- oder Schreibzeit?
- Sind die dafür benötigten Informationen digital verfügbar und für die zuständigen Mitarbeitenden zugänglich?
- Lässt sich nach einem Test erkennen, dass die Aufgabe schneller und mit ausreichender Qualität erledigt ist?

Wenn Sie für einen ersten Test noch keine konkrete Aufgabe im Blick haben, beziehen Sie die Fachabteilungen ein. Die Mitarbeitenden kennen die zeitaufwendigen Tätigkeiten und die dafür benötigten Informationen aus ihrem Arbeitsalltag. Wählen Sie gemeinsam eine häufig anfallende Aufgabe, bei der weniger Such-, Lese- oder Schreibarbeit eine spürbare Entlastung bringt. 

## 4. Welche Risiken gibt es bei einer unvorbereiteten Einführung von Copilot?

Bei einer unvorbereiteten Einführung können Mitarbeitende über Copilot vertrauliche Informationen ausserhalb ihres Aufgabenbereichs finden, fehlerhafte Antworten ungeprüft übernehmen oder die erhoffte Zeitersparnis verfehlen. Die folgenden drei Risiken sollten Sie deshalb vor dem Start kennen:

### Risiko 1: Sensible Informationen sind zu breit zugänglich

In vielen KMU haben sich Freigaben über Jahre angesammelt und es fehlte eine systematische Aktualisierung. Typische Situationen:

- Eine Mitarbeiterin wechselt die Abteilung und behält den Zugriff auf frühere Ordner.
- Ein Projektteam erhält für eine Zusammenarbeit weitreichende Rechte. Nach Projektabschluss prüft niemand, ob diese weiterhin nötig sind.

[Microsoft Copilot berücksichtigt die bestehenden Zugriffsrechte auf die verschiedenen Dateiablagen](https://info.care4it.ch/blog/sharepoint-berechtigungen-vor-copilot-einfuehrung-pruefen). Es vergibt einer anfragenden Person keine zusätzlichen Berechtigungen. Doch wenn die Zugriffe auf vertrauliche Unterlagen schon vor der Einführung von Copilot zu weitreichend freigegeben sind, kann Copilot deren Inhalte leichter auffindbar machen und in einer Antwort zusammenführen. So können Mitarbeitende auf sensible Informationen stossen, die sie für ihre heutige Aufgabe nicht benötigen. 

### Risiko 2: Eine überzeugende Antwort enthält Fehler

Copilot kann Inhalte falsch zuordnen, wichtige Einschränkungen übersehen oder unzutreffende Aussagen erzeugen. Auch eine gut formulierte und überzeugend klingende Zusammenfassung braucht deshalb eine Prüfung. So ist es etwa bei Offerten, Finanzzahlen oder Kundenvereinbarungen wichtig, dass die verantwortliche Person die Antworten mit den Originalunterlagen vergleicht und die Schlussfolgerungen der KI prüft.

### Risiko 3: Ineffiziente Abläufe begrenzen die Zeitersparnis

Copilot kann Texte entwerfen, Präsentationen aufbereiten, Tabellen erstellen oder Informationen zusammenfassen und so einzelne Aufgaben beschleunigen. Wenn Sie jedoch einen bereits bestehenden ineffizienten Prozess automatisieren, ohne seine organisatorischen Schwächen zu beheben, bleibt er ineffizient. Denn Copilot beschleunigt zwar Aufgaben, aber es behebt keine Prozessschwächen. Unnötige Arbeitsschritte und unklare Zuständigkeiten bestehen dann weiterhin. Die erhoffte Entlastung fällt dadurch geringer aus. Zur Vorbereitung gehört deshalb auch, die bestehenden Abläufe zu prüfen und bei Bedarf zu optimieren.

> «Copilot beschleunigt Aufgaben, aber es behebt keine Prozessschwächen.»

![Sven Bernet von care4IT zeigt auf, wie KMU Microsoft Copilot einführen](https://info.care4it.ch/hs-fs/hubfs/Microsoft%20Copilot%20einf%C3%BChren%20-%20Sven%20Bernet%20-%20care4IT.jpg?width=750&height=500&name=Microsoft%20Copilot%20einf%C3%BChren%20-%20Sven%20Bernet%20-%20care4IT.jpg)

 

## 5. Warum sind Daten und Berechtigungen so wichtig?

Eine saubere Datenbasis ist die Voraussetzung für verlässliche KI-Ergebnisse mit Copilot, denn die Resultate sind nur so gut wie die dahinterstehende Datenqualität. Um brauchbare Antworten zu erzeugen, benötigt Copilot deshalb aktuelle und nachvollziehbare Daten sowie Dokumente. Gleichzeitig bestimmen die zugehörigen Zugriffsberechtigungen, welche Informationen eine Person überhaupt einsehen kann und darf. Die Berechtigungen sollen den Zugang auf diejenigen Daten beschränken, welche die Mitarbeitenden für ihre effektiven Aufgaben benötigen, damit Copilot keine vertraulichen Informationen bei einem ungewollten Empfängerkreis sichtbar macht.

Praxisbeispiel zur Datenqualität: Liegen mehrere Versionen einer Preisliste als alte und neue Fassungen ohne erkennbare Gültigkeit nebeneinander, steigt das Risiko einer unpassenden Antwort an potenzielle Kundinnen und Kunden. Eine zuständige Person sollte festlegen, welche Fassung aktuell ist und wie das Unternehmen ältere Versionen aufbewahrt.

> «Eine saubere Datenbasis ist die Voraussetzung für verlässliche KI-Ergebnisse.»

Praxisbeispiel zu den Zugriffsberechtigungen: Mitarbeitende einer Abteilung hatten technisch Zugriff auf sensible HR-Dokumente, vermutlich ohne dass diese Personen es wussten. Die Prüfung mit einem  Copilot Readiness Check brachte diese ungewollte Berechtigung ans Licht. Die HR-Verantwortliche liess die Zugriffsrechte vor der Einführung von Copilot anpassen. Ohne diese Korrektur hätten die betroffenen Mitarbeitenden die nicht für sie bestimmten HR-Informationen über Copilot finden können.

Vor der Einführung sind daher insbesondere folgende Punkte relevant:

- Eine verantwortliche Person betreut die wichtigen Ablagen und Dokumente.
- Aktuelle Unterlagen lassen sich von Entwürfen und überholten Fassungen unterscheiden.
- Gruppenmitgliedschaften, externe Zugänge und unternehmensweite Freigaben entsprechen den tatsächlichen Aufgaben der jeweiligen Nutzenden.
- Vertrauliche Daten haben angemessene Schutzregeln und begrenzte Zugriffsrechte.

Der nächste Schritt ist deshalb ein Copilot Readiness Check. Er prüft diese Grundlagen systematisch und zeigt, welche Anpassungen vor der Einführung nötig sind.

## 6. Was passiert in einem Copilot Readiness Check?

Mit dem Microsoft 365 Copilot Readiness Check von care4IT prüfen wir, ob Ihre IT-Infrastruktur für den Einsatz von Copilot bereit ist. Sie erfahren, welche Anpassungen nötig sind, und erhalten eine Grundlage für die Planung der Einführung. Auch wenn Ihr KMU bisher nicht zu unseren Kunden gehört, können Sie den Copilot Readiness Check nutzen, sofern Microsoft 365 bereits im Einsatz steht.

Die Prüfung umfasst vier Bereiche:

- **Datenablage:** Analyse der gesamten Datenablage einschliesslich Struktur und Klassifizierung, also der Einordnung der Informationen.
- **Berechtigungen:** Untersuchung der Zugriffsrechte innerhalb von Microsoft 365.
- **Infrastruktur:** Sicherheitsüberprüfung der gesamten Microsoft-365-Umgebung.
- **Identitäten:** Beurteilung der Sicherheit digitaler Identitäten, etwa der Benutzerkonten.

Sie erhalten anschliessend einen Report mit folgenden Inhalten:

- Sicherheitsbewertung Ihrer Microsoft-365-Umgebung
- Massnahmenkatalog
- Roadmap zur Einführung von Microsoft 365 Copilot.

Zum Abschluss besprechen wir die Ergebnisse mit Ihnen und legen bei Bedarf gemeinsam die nächsten Schritte fest.

Bei care4IT bieten wir den Copilot Readiness Check zu folgenden Paketpreisen an:

| Unternehmensgrösse | Preis für den Readiness Check |
| --- | --- |
| Bis 20 Nutzende | CHF 1'497.00 |
| Paket bis 100 Nutzende | CHF 2'897.00 |
| Ab 100 Nutzende | Auf Anfrage |

> «Copilot liefert seinen vollen Nutzen erst, wenn eine solide Grundlage vorhanden ist.»

## 7. Wie führt Ihr KMU Copilot schrittweise ein?

Die Einführung von Copilot lässt sich in sechs Schritte gliedern:

### Schritt 1: Zielbild und Anwendungsfälle festlegen

Zuerst legt das KMU zwei bis drei Anwendungsfälle fest, etwa [Besprechungen in Teams nachbearbeiten](https://info.care4it.ch/blog/sitzungsprotokoll-automatisieren-mit-microsoft-copilot-und-teams), E-Mail-Verläufe in Outlook zusammenfassen oder Angebote in Word entwerfen.

### Schritt 2: Voraussetzungen mit dem Readiness Check prüfen

Der Check analysiert Datenablage, Berechtigungen und Sicherheit. Das Ergebnis ist ein Massnahmenkatalog mit Prioritäten.

### Schritt 3: Massnahmen aus dem Readiness Check umsetzen

Anschliessend setzt das KMU den Massnahmenkatalog um. Dazu gehören Anpassungen an der Datenablage, den Berechtigungen und den Sicherheitsvorgaben.

### Schritt 4: Copilot im kleinen Team testen

Ein kleines Team nutzt Copilot testweise. Die Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag dienen einer strukturierten Auswertung.

### Schritt 5: Einführung auf weitere Teams ausweiten

Aus den Erfahrungen entstehen Regeln und Schulungsunterlagen. Das KMU benennt Ansprechpersonen je Abteilung und führt Copilot nach und nach in weiteren Teams ein.

### Schritt 6: Nutzung kontinuierlich weiterentwickeln

Zur laufenden Nutzung gehören die Prüfung neuer Funktionen, wiederholte Schulungen, die Ergänzung der Einarbeitung neuer Mitarbeitender und der Austausch unter den Ansprechpersonen.

Der ausführliche [Leitfaden zu Copilot für Microsoft 365](https://info.care4it.ch/leitfaden-zu-copilot-fuer-m365) beschreibt, wie Sie die Einführung in Ihrem KMU vorbereiten und schrittweise umsetzen.

## Key Takeaways

- Microsoft Copilot kann die Produktivität im ganzen KMU deutlich steigern. Der grosse Vorteil dieser KI-Lösung liegt in der Integration in vorhandene Microsoft-365-Daten und Anwendungen Ihres KMU, die Mitarbeitende in Verkauf, Administration und Führung täglich nutzen.
- Der Weg zu einem produktiven Copilot-Einsatz beginnt vor dem Lizenzkauf. Veraltete Daten und zu breite Zugriffsrechte können zu unbrauchbaren Antworten und zur Offenlegung vertraulicher Informationen führen.
- Copilot verbessert ineffiziente Abläufe nicht automatisch. Eine sorgfältige Einführung umfasst deshalb auch die Optimierung bestehender Prozesse und die Schulung der Mitarbeitenden.
- Ein Copilot Readiness Check zeigt den Handlungsbedarf auf und schafft die Grundlage für eine schrittweise Einführung.

## Ihre nächsten Schritte

Sie kennen nun die wichtigsten Voraussetzungen für die Einführung von Microsoft Copilot in Ihrem KMU. Copilot kann einen grossen Produktivitätsgewinn bringen und Mitarbeitende bei repetitiven Aufgaben entlasten. Wie gut sich dieses Potenzial tatsächlich nutzen lässt, hängt von der Datenqualität, den Zugriffsrechten und den Arbeitsabläufen ab. Zur Einführung gehören deshalb auch die Vorbereitung Ihrer Microsoft-365-Umgebung und die Schulung Ihrer Mitarbeitenden.

Legen Sie zunächst fest, welche zwei oder drei Aufgaben Copilot in Ihrem Unternehmen erleichtern soll. Lassen Sie anschliessend prüfen, ob die benötigten Daten aktuell, zugänglich und angemessen geschützt sind. Beheben Sie festgestellte Mängel und planen Sie eine schrittweise Einführung mit Schulungen. Prüfen Sie anhand dieser Aufgaben, wie viel Zeit Ihre Mitarbeitenden tatsächlich sparen und ob die Ergebnisse die erwartete Qualität erreichen.

Wenn Ihr KMU im Wirtschaftsraum Zürich Microsoft Copilot einführen möchte, unterstützt Sie care4IT mit dem Copilot Readiness Check bei Ihrem nächsten Schritt. Dabei stehen Ihre Datenablage, Berechtigungen und Sicherheitsvorgaben im Mittelpunkt. Die Bestandesaufnahme hilft Ihnen, den Handlungsbedarf vor der Einführung einzuschätzen und die nächsten Schritte zu planen.

[![Checkliste symbolisiert Microsoft Copilot Readiness Check](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/3343244/interactive-223996693375.png)](https://info.care4it.ch/hs/cta/wi/redirect?encryptedPayload=AVxigLIQEFtHbX%2BgO91Th8%2FKsSic06PwMTQhc57MRRmsFBdSVC2UMHyT4pmUnQ2miavPdHGsAbHdD9z1LetCZufgdH011T4cTaUJ1MyFYg8Cxs1fCnG1FLthDlWV6iZW2fo43XqS%2Fp6q0tHtaCoFFioTMpM%2BMxFQQBgoxSAM2Gfeedj57HLtlXmqJHYnBaW8TC%2Ba3rZlIgs6rp1UaXs8fjypLRtCYs%2Fuc4gvjfLXRfEV&webInteractiveContentId=223996693375&portalId=3343244)

###### Themen: [Microsoft 365](https://info.care4it.ch/blog/tag/microsoft-365), [Copilot](https://info.care4it.ch/blog/tag/copilot)

Autor: [Sven Bernet](https://info.care4it.ch/blog/author/sven-bernet) | 20.10.2026 | 12:13

![Sven Bernet](https://info.care4it.ch/hubfs/Sven%20Bernet%20-%20Managed%20IT%20Services%20-%20care4IT.jpg)

Sven Bernet ist Account Manager bei care4IT. Er verfügt über einen MSc in Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Operational & Digital Excellence. Sven Bernet ist Experte für Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen in KMU.

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