Microsoft Copilot mit PowerPoint: Zeit sparen, Wirkung steigern

Microsoft Copilot hebt die Erstellung von Präsentationen in PowerPoint auf einen neue Stufe. Das Tool steigert die Produktivität in KMU durch KI-gestützte Aufbereitung von PowerPoint-Folien und durch intelligente Automatisierung.

Was kann Copilot für Microsoft 365?

Copilot erweitert Microsoft 365 um generative KI und unterstützt direkt in Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams. Die Funktionen von Microsoft Copilot für Microsoft 365 orientieren sich am jeweiligen Arbeitskontext der Mitarbeitenden.

Rolle von Copilot in zentralen Anwendungen:

• PowerPoint: Erstellung von Präsentationen aus Stichworten, Agenda-Skizzen oder bestehenden Dateien wie Berichten, Angeboten oder Sitzungsprotokollen.

• Word: Ausarbeitung, Überarbeitung und Feinschliff von Texten auf Basis weniger Hinweise oder vorhandener Dokumente. 

• Excel: Auswertung bestehender Datenbestände mit automatisch vorgeschlagenen Analysen, Auswertungen, Diagrammen und Zusammenfassungen.

• Outlook: Zusammenfassung längerer E-Mail-Verläufe, Vorschläge für Antwortentwürfe und Ausarbeitung von Vereinbarungen. 

• Teams: Aufbereitung von Besprechungen als strukturierte Notizen mit Ergebnissen, Aufgaben, offenen Punkten und Zuständigkeiten. 
  
  

Arbeitsweise und Datenrahmen von Copilot

Copilot nutzt die vorhandene Microsoft-365-Umgebung eines Unternehmens als Daten- und Sicherheitsbasis. Die im jeweiligen Microsoft-365-Tenant des Unternehmens hinterlegten Berechtigungen, Compliance-Regeln und Schutzmechanismen bleiben auch für Microsoft Copilot massgebend:

• Nutzung des bestehenden Microsoft-365-Tenant als ausschliessliche Arbeitsumgebung für Copilot.

• Mitarbeitende erhalten mit Copilot nur Zugriff auf diejenigen Inhalte, für die bereits eine entsprechende Berechtigung besteht.

• Einhaltung der Sicherheits- und Compliance-Mechanismen von Microsoft 365 auch bei KI-Funktionen.

• Verbleib sensibler Informationen in der eigenen IT-Umgebung ohne Verwendung als Trainingsmaterial für öffentliche KI-Modelle.
  
  

Welchen Nutzen haben KMU von Copilot?

Für kleine und mittelgrosse Unternehmen entsteht mit Microsoft Copilot ein Rahmen, in dem sich KI-gestützte Unterstützung in den täglichen Werkzeugen nutzen lässt, ohne zusätzliche Schattenlösungen oder externe Plattformen aufbauen zu müssen.

Konkreter Nutzen von Copilot im KMU-Kontext

• Abläufe in Vertrieb, Marketing, Service und Administration erhalten mehr Tempo durch automatisierte Vorarbeiten.  

• Informationen aus verschiedenen Anwendungen sind in Form von Präsentationen, Dokumenten oder Zusammenfassungen besser nutzbar.  

• Entscheidungsgrundlagen basieren häufiger auf vorhandenen Daten, weil deren Aufbereitung weniger manuelle Schritte erfordert. 

• Die bestehende Systemlandschaft von Microsoft 365 bleibt der zentrale Ort für Zusammenarbeit, Sicherheit und Compliance.
  
  

Was bringt Microsoft Copilot in PowerPoint für KMU?

Im Arbeitsalltag von KMU entstehet eine Vielzahl von Präsentationen: für Kundentermine, interne Statusberichte, Projekte oder strategische Entscheidungsrunden. Microsoft Copilot in PowerPoint verschiebt den Aufwand von manueller Folienerstellung hin zu unterstützter Ausarbeitung, so dass mehr Raum für inhaltliche Entscheidungen bleibt.

Grundlage bilden fortschrittliche Sprachmodelle und die Integration in Microsoft Graph. Bestehende Inhalte aus Word, Excel, OneNote und Teams fliessen direkt in Präsentationen ein. Copilot berücksichtigt dabei nicht nur einzelne Folien, sondern die gesamte Struktur der Präsentation. Titelfolie, Agenda, Inhaltsfolien und Zusammenfassung greifen ineinander, und Layout, Farben und Schriften orientieren sich an bestehenden Vorlagen.

Mehrwert von Copilot in PowerPoint im Überblick

Der Nutzen von Copilot in PowerPoint zeigt sich in der Kombination aus Zeitersparnis, Qualität und Konsistenz. Davon profitieren insbesondere in KMU mit begrenzten Ressourcen für Design und Präsentation.

Microsoft Copilot in PowerPoint: Mehrwert im KMU-Alltag

Praktische Anwendungsfälle von Copilot in PowerPoint

Copilot in PowerPoint zeigt seine Stärken überall dort, wo Mitarbeitende Präsentationen regelmässig aktualisieren, für unterschiedliche Zielgruppen aufbereiten oder aus bestehenden Dokumenten ableiten. Ausgangspunkt bilden vorhandene Inhalte aus Vertrieb, Marketing, Service, Finance oder Projektmanagement.

Vertriebs- und Kundenpräsentationen

In vertriebsnahen Bereichen zählt ein professioneller Auftritt mit wenig Vorlaufzeit. Copilot nutzt vorhandene Angebotsunterlagen, Produktbeschreibungen und Referenzen für zielgruppen­spezifische Kundenpräsentationen.

Typische Beispiele für die Nutztung von Copilot:

• Erstellung von Verkaufspräsentationen auf Basis früherer Angebote und Leistungsbeschreibungen
  
  
• Anpassung von Folien an Branche, Unternehmensgrösse und Ausgangssituation des Kunden
  
  
• Integration von Fallstudien, Kennzahlen und Nutzenargumentation in ein konsistentes Folienset
  
  

Management-Reports und Statuspräsentationen

Für Entscheidungen in der Geschäftsführung und in Leitungsgremien braucht es verdichtete Informationen. Copilot verbindet etwa Daten aus Excel mit Kommentaren aus Word oder OneNote und bereitet sie als Präsentation auf.

Typische Beispiele für die Nutzung von Copilot: 

• Strukturierung von Quartals- und Jahresberichten mit Kennzahlen, Trends und Empfehlungen
  
  
• Aufbereitung von Projektstatus mit Fortschritt, Risiken, Massnahmen und Ressourcenbedarf
  
  
• Nutzung eines Report-Dokuments als Quelle für mehrere Präsentationsvarianten für unterschiedliche Zielgruppen

Schulung, Onboarding und interne Kommunikation

Schulungsunterlagen, Onboarding-Präsentationen und interne Informationsformate profitieren von konsistenten Folien und wiederverwendbaren Bausteinen. Copilot generiert Präsentationen aus vorhandenen Handbüchern, Richtlinien und Prozessbeschreibungen.

Typische Beispiele für die Nutzung von Copilot:

• Schnellere Erstellung von Onboarding-Folien für neue Mitarbeitende in Vertrieb, Marketing, Service und Administration
  
  
• Aufbereitung von Schulungsunterlagen aus bestehenden Richtlinien und Prozessdokumenten
  
  
• Konsistente Darstellung von Abläufen, Verantwortlichkeiten und Serviceversprechen in verschiedenen Präsentationen
  
  

Mehr als Effizienz: Copilot als strategischer Wissensverstärker im Unternehmen

Effizienzgewinne durch Automatisierung bilden nur einen Teil des Mehrwerts. Copilot in PowerPoint unterstützt KMU auch strategisch dabei, vorhandenes Know-how besser zu nutzen und Wissen über Teams hinweg im Unternehmen zu verankern. Statt dass jede Präsentation bei null beginnt, entstehen wiederkehrende Foliensätze für Vertrieb, Management, Projektleitung oder Schulung, die als Standardbausteine dienen.

Copilot hilft, diese Bausteine aus bestehenden Angeboten, Berichten, Protokollen oder Schulungsunterlagen abzuleiten und auf unterschiedliche Zielgruppen auszurichten. Präsentationen für Kunden, Geschäftsleitung oder interne Schulungen lassen sich damit mit wenigen Anpassungen auf neue Situationen übertragen – inklusive aktualisierter Zahlen, Beispiele und Referenzen.

Copilot fördert strukturiertes Wissen statt Einzelkämpfer-Präsentationen

Damit sinkt nicht nur der manuelle Aufwand, sondern auch die Abhängigkeit von einzelnen Präsentationsexperten oder «PowerPoint-Champions» im Unternehmen. Wissen, das bisher in individuellen Folien-Sammlungen oder im Kopf einzelner Mitarbeitender steckte, wird durch Copilot in zentral gepflegten Präsentationsmustern abgebildet. Diese Muster lassen sich in SharePoint oder OneDrive ablegen, von Copilot als Quelle nutzen und bei Bedarf automatisch aktualisieren. Neue Mitarbeitende oder wechselnde Projektteams greifen so schneller auf bewährte Argumentationslinien, Visualisierungen und Kennzahlen zu, ohne jedes Mal mühsam nach der «letzten guten Präsentation» suchen zu müssen.

Dank systematischer Einführung zum erfolgreichen Einsatz von Microsoft Copilot mit PowerPoint

Microsoft Copilot mit PowerPoint verschafft KMU einen klaren Produktivitätsvorteil: Präsentationen entstehen schneller, bleiben konsistent und sie basieren stärker auf vorhandenen Daten und Inhalten aus Microsoft 365. Entscheidend für den Erfolg ist jedoch eine saubere Grundlage – von Lizenzen und Sicherheitskonzept über Datenstrukturen bis hin zu klar definierten Anwendungsfällen in Vertrieb, Management und Administration.

Wer den Nutzen von Copilot im Alltag spürbar machen will, sollte bei der Einführung systematisch vorgehen: mit einem Pilot für ausgewählte Präsentationstypen und anschliessender schrittweiser Erweiterung auf weitere Bereiche. So entwickelt sich Copilot zu einem festen Bestandteil des Modern Workplace.

Zertifizierte Microsoft-365-Dienstleister wie care4IT begleiten KMU im Grossraum Zürich bei der professionellen Einführung von Copilot für Microsoft 365: von der Analyse der bestehenden Microsoft-365-Umgebung über die Sicherheits- und Compliance-Konzeption bis zur Umsetzung konkreter Use Cases in PowerPoint. So lässt sich Copilot in eine sichere, leistungsfähige und stabil verwaltete IT-Umgebung einbetten und die Mitarbeitenden zielgerichtet entlasten.