Microsoft 365 ohne Misstöne: Wie IT-Outsourcing KMU unterstützt

Microsoft 365 bringt viele Vorteile – doch Einführung und Betrieb stellen KMU häufig vor Herausforderungen. IT-Outsourcing kann dabei helfen, diese zu bewältigen und Microsoft 365 effizient, sicher und flexibel im Arbeitsalltag zu nutzen.

Weshalb ist die Einführung von Microsoft 365 für viele KMU eine Herausforderung?

Fehlendes Know-how

KMU stehen bei der Implementierung von MS365 vor einer Vielzahl von Herausforderungen. Viele Unternehmen verfügen nicht über ausreichendes internes IT-Know-how, um die weitreichende Palette an Tools wie Teams, Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint, Planner, OneDrive & Co. optimal zu nutzen. Die Einführung dieser Anwendungen erfordert eine sorgfältige Planung und Schulung der Mitarbeitenden, um Störungen im Tagesgeschäft zu vermeiden und letztlich die Produktivität zu steigern.

Heterogene oder veraltete IT-Infrastruktur

Eine weitere zentrale Herausforderung ist die Integration von MS365 in die bestehende IT-Infrastruktur. Oft sind die Systeme eines KMU heterogen und auf verschiedene, teils veraltete Plattformen verteilt. Die Migration von Daten, die Anpassung von Workflows und die Sicherstellung der Kompatibilität mit bestehenden Anwendungen erfordern spezialisiertes Fachwissen und Erfahrung – beides kommt in KMU häufig zu kurz.

Unsicherheit bei Cyber Security

Cybersicherheit ist ein weiteres grosses Thema: Die Einführung neuer Softwareplattformen wie MS 365 bringt immer auch neue Risiken mit sich. Viele KMU sind sich unsicher, ob sie die Sicherheits- und Datenschutzanforderungen erfüllen können, insbesondere wenn sie keine eigenen IT-Sicherheitsexperten beschäftigen. Die Angst vor Datenverlust, Cyberangriffen und Compliance-Problemen ist bei vielen Entscheidern gross.

Wie unterstützt IT-Outsourcing KMU bei der Einführung von Microsoft 365?

Viele KMU wissen um das Potenzial von Microsoft 365. Doch die konkrete Einführung der Plattform ist mit zahlreichen organisatorischen, technischen und sicherheitsrelevanten Fragen verbunden. Ohne das notwendige Know-how oder ausreichende Ressourcen im eigenen Haus kann dieser Prozess schnell überfordern. Die Zusammenarbeit mit einem qualifizierten IT-Outsourcing-Partner kann hier Abhilfe schaffen: Er bringt externes Fachwissen ins Unternehmen, stellt erprobte Methoden zur Verfügung und gewährleistet eine strukturierte, sichere und effiziente Migration auf Microsoft 365.

Systematischer Migrationspfad

Ein systematischer Migrationspfad ist entscheidend für die erfolgreiche Einführung von MS365, und hier spielt IT-Outsourcing eine zentrale Rolle. Ein erfahrener IT-Outsourcing-Partner entwickelt einen detaillierten Plan, der alle Schritte der Migration umfasst – von der Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur über die Datenmigration bis hin zur Integration der MS365-Tools. Dieser strukturierte Ansatz minimiert Risiken und Ausfallzeiten, während er gleichzeitig sicherstellt, dass alle Daten sicher und effizient übertragen werden.

Entlastung der internen Ressourcen

Die Zusammenarbeit mit einem IT-Outsourcing-Partner entlastet interne IT-Teams oder ersetzt diese, wenn sie gar nicht vorhanden sind. Das ermöglicht es KMU, sich auf ihre Kernprozesse zu konzentrieren, ohne IT-Kompetenz im Haus aufbauen zu müssen.

Zugang zu fundiertem Fachwissen

IT-Outsourcing-Partner bringen fundiertes Know-how zu Microsoft 365 mit – von der Lizenzierung über Best Practices bis zur Integration in bestehende Prozesse. Sie kennen typische Stolpersteine und helfen, frühzeitig die richtigen Entscheidungen zu treffen. So lassen sich Risiken und Ausfallzeiten minimieren, während die Einführung effizient umgesetzt wird.

Enge Zusammenarbeit

Durch die enge Zusammenarbeit mit dem IT-Partner können KMU sicherstellen, dass die Migration reibungslos verläuft und die neuen Tools nahtlos in die bestehenden Arbeitsabläufe integriert werden. Dies ermöglicht es den Unternehmen, die Vorteile von MS365 voll auszuschöpfen und gleichzeitig die Kontinuität des Geschäftsbetriebs zu gewährleisten.

Welche Herausforderungen bestehen bei der laufenden Nutzung von Microsoft 365?

Laufende Entwicklung neuer Funktionen

Die rasante Entwicklung der Technologie erschwert die dauerhafte Nutzung und Pflege der MS365-Tools. Microsoft veröffentlicht fast wöchentlich neue Funktionen und Updates, was für kleine Teams schwer zu managen ist und dazu führen kann, dass wertvolle Möglichkeiten ungenutzt bleiben.

Vielzahl von Anwendungen

Die Vielzahl an verfügbaren Anwendungen und Funktionen kann überfordernd sein, insbesondere wenn es darum geht, diese effizient zu verwalten und zu integrieren. Ohne die notwendige Expertise kann es schwierig sein, die volle Leistungsfähigkeit von MS365 auszuschöpfen und gleichzeitig die Sicherheit und Compliance zu gewährleisten.

Benutzerrechte und Datensicherheit

Die Verwaltung der Benutzerrechte und die Gewährleistung der Datensicherheit erfordert ein hohes Mass an Aufmerksamkeit und Fachwissen. Es ist beispielsweise entscheidend, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten und Anwendungen haben. Dies bedingt eine sorgfältige Konfiguration von Zugriffsrechten, die regelmässige Überprüfung und Anpassung dieser Rechte sowie die Implementierung von Sicherheitsprotokollen, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Zudem müssen IT-Administratoren stets über die neuesten Sicherheitsbedrohungen informiert sein und entsprechende Massnahmen ergreifen, um die Integrität und Vertraulichkeit der Unternehmensdaten zu schützen. Ein umfassendes Verständnis der Datenschutzgesetze und -vorschriften ist ebenfalls unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Compliance-Anforderungen erfüllt werden.

Wie unterstützt IT-Outsourcing den laufenden Betrieb von Microsoft 365?

Überwachung und Sicherheit

Massgeschneiderte Dienstleistungen rund um MS365

Ein qualifizierter IT-Outsourcing-Partner bietet massgeschneiderte Dienstleistungen, die auf die spezifischen Anforderungen eines KMU-Betriebs abgestimmt sind – etwa bei der Verwaltung von Benutzerkonten, der Absicherung von Daten in OneDrive oder der Konfiguration von Freigaberichtlinien in Microsoft Teams und SharePoint. Auch das Monitoring von Updates und sicherheitsrelevanten Änderungen wird zentral übernommen. Durch die Bereitstellung von Fachwissen und spezialisierten Tools, die intern oft fehlen, sorgt der IT-Outsourcing-Partner dafür, dass die IT-Umgebung stabil, sicher und an aktuelle Anforderungen angepasst bleibt. So können sich Unternehmen auf ihre eigentlichen Geschäftsziele konzentrieren. 

Schulung und Befähigung der Mitarbeitenden

Ein zentraler Erfolgsfaktor für die nachhaltige Nutzung von Microsoft 365 liegt in der Befähigung der Mitarbeitenden – insbesondere im Umgang mit den vielfältigen Anwendungen wie Microsoft Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint oder Planner. Dazu gehört auch das Verständnis für Datenschutz, Zugriffsrechte und kollaborative Arbeitsweisen, etwa bei der Freigabe von Informationen oder der projektbezogenen Zusammenarbeit.  Die kontinuierliche Weiterentwicklung der Microsoft-365-Plattform macht es erforderlich, dass das Unternehmen Schulungen nicht als einmalige Massnahme, sondern als wiederkehrender Prozess versteht.

IT-Outsourcing ist nicht gleich IT-Outsourcing: Wie findet ein KMU den richtigen IT-Partner?

Die Wahl des passenden IT-Outsourcing-Partners ist entscheidend für den Erfolg der MS365-Einführung und -Nutzung. Nicht jeder Dienstleister ist auf die spezifischen Herausforderungen von KMU spezialisiert oder verfügt über das notwendige Know-how, um Einführung und Betrieb von MS365 optimal zu begleiten. Aktuelle Entwicklungen rund um IT-Outsourcing und Managed IT Services zeigen, wie wichtig eine fundierte Evaluation des Partners ist.

Ein idealer IT-Partner bietet umfassende Managed IT Services, also standardisierte, kontinuierliche IT-Dienstleistungen, die Unternehmen im Alltag entlasten. Diese Services umfassen beispielsweise die laufende Überwachung von Systemen, das systematische und rechtzeitige Verwalten von Updates (Patch Management), Backup-Strategien, Helpdesk-Support sowie Sicherheitslösungen. Dadurch bleibt die IT-Umgebung stets stabil, aktuell und sicher.

Dazu gehört als Managed IT Service auch die proaktive Betreuung einer einmal installierten Microsoft- 365-Umgebung: laufende Verwaltung, Optimierung und Überwachung der MS365-Tools sowie regelmässige Schulungen für die Mitarbeitenden. Ein solcher Dienstleister sollte zudem über ein klares SLA (Service Level Agreement) verfügen, das garantierte Reaktions- und Lösungszeiten sowie gezielte Cybersicherheitsmassnahmen umfasst.

Weitere wichtige Kriterien bei der Partnerwahl:

• Erfahrung mit KMU-Projekten: Der Partner sollte bereits ähnliche Unternehmen unterstützt haben und deren spezifische Bedürfnisse kennen.

• Flexibilität und Skalierbarkeit: Die Lösungen sollten individuell anpassbar sein und mit dem Unternehmen wachsen können.

• Proaktiver Support: Ein guter IT-Partner erkennt Probleme frühzeitig und bietet proaktive Lösungen, bevor sie zu Störungen führen.

• Aktiv betreute Cybersecurity:  Ein erfahrener IT-Outsourcing-Partner mit Managed IT Services überwacht kontinuierlich die Microsoft-365-Umgebung und überprüft sie auf Sicherheitslücken, um optimalen Schutz vor Cyberangriffen zu gewährleisten. Neue Sicherheitssysteme von Microsoft bieten erst dann ergänzenden Schutz, wenn sie korrekt implementiert und konfiguriert sind. IT-Dienstleister, die Managed MS365 Security anbieten, sichern die Microsoft-365-Umgebung laufend und effektiv gegen Bedrohungen und Angriffe ab.

• Schulungsangebote: Die Mitarbeitenden sollten regelmässig geschult werden, um die Vorteile der neuen Tools voll auszuschöpfen.

Ein umfassender Überblick über die wichtigsten Punkte bei der Auswahl eines IT-Outsourcing-Dienstleisters hilft dabei, die passende Unterstützung zu finden. 

Modern Workplace: Weshalb Managed IT Services der Schlüssel sind

Nach der Einführung von Microsoft 365 stehen KMU vor der Aufgabe, die damit geschaffene moderne Arbeitsplatzumgebung im Alltag stabil, sicher und effizient zu betreiben. Ein moderner Arbeitsplatz im Sinne des Modern-Workplace-Konzepts umfasst typischerweise cloudbasierte Anwendungen wie Microsoft 365 und ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten, nahtlose Kommunikation über Tools wie Teams, hohe IT-Sicherheit sowie die Integration mobiler Endgeräte. Die Vorteile liegen auf der Hand: Mitarbeitende können flexibler arbeiten, die Zusammenarbeit über Standorte hinweg wird einfacher, Informationen stehen in Echtzeit zur Verfügung und administrative Prozesse lassen sich digitalisieren oder automatisieren.

Gleichzeitig steigt mit dem Modern Workplace die Attraktivität für Arbeitgebende – insbesondere für jüngere, digital affine Talente. Microsoft 365 bildet dabei die technologische Basis für produktives, ortsunabhängiges Arbeiten.

IT-Outsourcing mit Managed IT Services: Treibende Kraft für den Modern Workplace

Damit er Modern Workplace zuverlässig funktioniert und sich kontinuierlich weiterentwickeln lässt, braucht es jedoch mehr als nur die einmalige Einführung: Auch dabei spielen Managed IT Services eine wichtige Rolle.

Managed IT Services bieten genau die Flexibilität und Skalierbarkeit, die für den Modern Workplace und dem damit verbundenen langfristigen Betrieb von Microsoft 365 in KMU erforderlich sind. Sie ermöglichen es, sämtliche relevanten Komponenten der Microsoft-365-Umgebung von Teams über Exchange bis hin zu SharePoint massgeschneidert auf die Arbeitsplatzbedürfnisse des jeweiligen KMU einzuführen und effizient zu verwalten.

Darüber hinaus unterstützen Managed IT Services KMU dabei, neue Mitarbeitende schnell und effizient in ihre moderne Arbeitsplatzumgebung einzuarbeiten. Durch standardisierte Onboarding-Prozesse und regelmässige Schulungen wird sichergestellt, dass auch neue Kolleginnen und Kollegen die MS365-Tools von Beginn an optimal nutzen können.

Fazit: MS365 als Chance für KMU – mit dem passenden IT-Outsourcing-Partner

Die Einführung von Microsoft 365 ist für KMU eine grosse Chance, ihre Arbeitsprozesse zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Mit der richtigen Unterstützung durch IT-Outsourcing können die Herausforderungen der Einführung und des Betriebs bewältigt werden. Ein erfahrener IT-Partner sorgt dafür, dass die Einführung reibungslos verläuft, die Mitarbeitenden optimal geschult werden und die IT-Infrastruktur stets sicher und leistungsfähig bleibt. Insbesondere schafft er mit Managed MS 365 Security die Grundvoraussetzungen für zuverlässige Cybersicherheit.

Durch Managed IT Services können KMU ihre IT flexibel und skalierbar gestalten, Kosten sparen und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Die Digitalisierung wird so zur echten Chance – für mehr Produktivität, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit.