Ein Modern Workplace ist ein fortschrittlicher digitaler Arbeitsplatz, der durch den Einsatz moderner Technologien und Werkzeuge flexibles und effizientes Arbeiten ermöglicht. Er unterstützt die Zusammenarbeit und Mobilität der Mitarbeitenden. Damit steigern KMU ihre Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit.
Was macht den Modern Workplace aus?
Zum Konzept des Modern Workplace gehören agile Prozesse, flexible Arbeitsmethoden, eine cloudbasierte IT-Umgebung, mobile Endgeräte und eine digitale Kollaborationsplattform. Entscheidend dabei ist auch die Unternehmenskultur, die eine moderne Arbeitsweise unterstützen und fördern soll – unabhängig vom Standort der Mitarbeitenden und des Zeitpunkts des Arbeitseinsatzes. Die folgende IT-Ausstattung bildet neben anderen Bausteinen die Grundlage für einen Modern Workplace:
Cloud Computing
Cloud Computing überwindet die Abhängigkeit von lokaler Hardware und Infrastruktur. Eine Cloud besteht aus einem Netzwerk von entfernten Servern, die über das Internet verbunden sind. Diese enthalten die essenziellen Unternehmensdaten sowie die täglich genutzten Anwendungen. Dadurch können Nutzerinnen und Nutzer von überall her mit verschiedenen Geräten auf ihre Dokumente und Programme zugreifen. Es ermöglicht flexible Arbeitsmodelle wie Remote- und Hybrid- Zusammenarbeit in Echtzeit, da Teams unabhängig von ihrem Standort gemeinsam an Projekten arbeiten können. Die Skalierbarkeit der Cloud schafft die Basis, um schnell auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren, indem KMU ihre IT-Ressourcen bei Bedarf erhöhen oder reduzieren, ohne in teure Hardware investieren zu müssen.
Kollaborationstools
Kollaborationstools ermöglichen die Zusammenarbeit in Teams über geografische Grenzen hinweg. Sie bestehen aus einer Vielzahl von Funktionen wie etwa Nachrichtenübermittlung, Dateifreigabe, Videokonferenzen oder Projektmanagement. In Echtzeit können Teammitglieder standortunabhängig Projektmeetings abhalten, Ideen austauschen, Feedback geben, Aufgaben delegieren und den Fortschritt verfolgen. Auch lässt sich damit gemeinsam und zeitgleich an Dokumenten arbeiten oder Kreativworkshops durchführen. Der Wissensaustausch im Unternehmen durch Kollaborationstools wie Microsoft Teams fördert die Transparenz und Kommunikation, da Informationen leicht zugänglich und für die relevanten internen und externen Parteien sichtbar sind.
Intelligente Tools zur Planung, Analyse und Berichterstattung
Aus der Sammlung, Analyse und Visualisierung der Daten von verschiedenen Unternehmensbereichen wie z.B. Vertrieb, Marketing und Finanzen, gewinnen KMU bessere Einblicke in ihre Geschäftsaktivitäten. So können sie rasch potenzielle Chancen oder Risiken erkennen. Durch die Nutzung von Business Intelligence Tools wie Microsoft Power BI wandeln Unternehmen komplexe Daten in aussagekräftige Berichte und Dashboards um. Führungskräfte können so relevante Informationen schnell verstehen und fundierte Entscheidungen treffen. Indem KMU datengesteuerte Strategien entwickeln, können sie ihre Effizienz steigern, Kosten senken oder Wettbewerbsvorteile erlangen.
Modern Workplace: Was ist der Mehrwert für KMU?
Mit dem Modern Workplace schaffen KMU die Basis für flexiblere Arbeitsmodelle, welche die Produktivität steigern und die Mitarbeiterbindung stärken. KMU steigern damit ihre Attraktivität in Absatz- und Arbeitsmärkten, weil sie durch Cloud Computing und Kollaborationstools ihre Ressourcen besser nutzen sowie den Zugang zu Daten und Anwendungen erleichtern. Mit anpassungsfähigen Arbeitsmethoden erhöhen Firmen ihre Wettbewerbsfähigkeit, indem sie schnell auf Veränderungen in der Arbeitswelt reagieren und für Mitarbeitende ein attraktiver Arbeitgeber bleiben. Daraus ergeben sich für KMU unter anderem folgende Vorteile:
Flexiblere Arbeitsumgebungen
Flexible Arbeitsumgebungen berücksichtigen die sich wandelnden Bedürfnisse von Mitarbeitenden und Unternehmen. Mit dem Modern Workplace lassen sich Arbeitsmodelle umsetzen, die Arbeitsorte und Arbeitszeiten der Mitarbeitenden miteinbeziehen. Durch den Einsatz von Technologien wie Cloud Computing sowie effizienten Kollaborationstools wie Microsoft Teams kann die Belegschaft von verschiedenen Standorten und Zeitzonen aus effektiv zusammenarbeiten. Auf diese Weise steigern KMU ihre Produktivität und optimieren die Erfahrung der Angestellten mit der IT-Infrastruktur (Digital Employee Experience DEX). Dadurch steigt die Arbeitgeberattraktivität sowie die Mitarbeiterzufriedenheit und ‑bindung.
Erhöhte Cybersicherheit
Digitale Bedrohungen gefährden Unternehmen und Mitarbeitende gleichermassen – darum ist Cybersicherheit eines der Fundamente des Modern Workplace. Sie besteht aus einem Netzwerk von Technologien, Prozessen und Praktiken, die darauf abzielen, sensible Daten und Systeme vor Cyberangriffen zu schützen. Ein fortschrittlicher Modern Workplace ist so aufgesetzt, dass sich Bedrohungen erkennen und abwehren lassen, bevor sie Schaden anrichten können. Durch den Einsatz von einer integrierten Managed Cyber Security sorgt der Modern Workplace für einen hohen Datenschutz und schafft einen leistungsfähigen sowie unterbrechungsfreien Betrieb. Dies fördert das Vertrauen der Kunden und Partner.
Maximierung der Produktivität
AI-Technologie automatisiert im Modern Workplace repetitive Aufgaben und bietet personalisierte Unterstützung sowie Analysen zur Steigerung der Produktivität. Dabei kommen Werkzeuge wie etwa Microsoft Viva oder Copilot zum Einsatz. Gleichzeitig unterstützt der Modern Workplace mit seinen Kollaborationstools die Effektivität der Zusammenarbeit von dezentral organisierten Teams, unabhängig davon, ob es sich dabei um interdisziplinäre Projektteams, Abteilungen oder Kundenteams handelt.
Modern Workplace im KMU: Was bringt die Zusammenarbeit mit einem Anbieter von Managed IT Services?
Damit sich KMU auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können, ist für Einführung und Betrieb des Modern Workplace der Beizug eines IT-Spezialisten ratsam. Ein qualifizierter Anbieter von Managed IT Services (Managed Services Provider MSP) unterstützt Unternehmen mit aktueller Technologie und Fachwissen. Ein MSP sorgt für eine intelligente Planung und professionelle Einführung des Modern Workplace. Im Anschluss überwacht und optimiert er den Betrieb und sorgt mit automatisierten Prozessen rund um die Uhr für eine hohe Leistungsfähigkeit sowie Sicherheit der IT-Infrastruktur. Dies gewährleistet eine hohe Kosteneffizienz und Produktivität der Mitarbeitenden.
Kosteneffizienz
Die Zusammenarbeit mit einem Anbieter von Managed IT Services steigert die Kosteneffizienz in KMU, da sie keine internen IT-Ressourcen benötigen und bei Bedarf dennoch stets Zugang zu aktuellem IT-Knowhow haben. Der MSP übernimmt dabei die Verantwortung für die Verwaltung und Wartung der IT-Infrastruktur zu planbaren Kosten – so steigt die Planungssicherheit. Anbieter von Managed IT Services bieten skalierbare Lösungen, die mit dem Unternehmen mitwachsen, ohne dass erhebliche Investitionen in neue Hardware oder Software erforderlich sind. Zudem profitieren Unternehmen von den neuesten Technologien und Sicherheitslösungen.
Kontinuierliche Sicherheit
Bietet der MSP rund um die Uhr ein proaktives Monitoring und die laufende Wartung der jeweiligen Modern-Workplace-Struktur, so kann er Probleme frühzeitig erkennen und sich anbahnende Sicherheitslücken schliessen. So vermeiden KMU Störungen im Betriebsablauf. Durch regelmässige und zeitnah umgesetzte Updates stellen MSP zudem sicher, dass Systeme auf dem neuesten Stand und vor Sicherheitsbedrohungen geschützt sind. Dies trägt zu einer stabilen, sicheren und leistungsfähigen Modern-Workplace-Umgebung bei, die auch ausserhalb der offiziellen Bürozeiten einen reibungslosen Geschäftsbetrieb unterstützt.
Integration von Technologien und Tools
Ein qualifizierter Managed Service Provider ist in der Lage, die nahtlose Integration verschiedener Systeme für den Modern Workplace zu gewährleisten. Er hat Erfahrung in der Implementierung von verschiedenartigen Lösungen, Anwendungen und Systemen, die reibungslos untereinander kommunizieren können und so für eine optimale digitale Mitarbeitererfahrung im Unternehmen sorgen.
Fazit
Ein Modern Workplace ist ein modernes Arbeitsplatzkonzept, das sich auf eine Cloud-Infrastruktur, Kollaborationstools, Apps zur Analyse und Berichterstattung sowie künstliche Intelligenz stützt. KMU mit Modern Workplaces verfügen über flexible Arbeitsumgebungen, eine erhöhte Cybersicherheit und über ideale Voraussetzungen für eine maximale Produktivität. Dadurch steigern sie ihre Wettbewerbsfähigkeit und ihre Arbeitgeberattraktivität. Für die Planung, die sorgsame Einführung und den Betrieb von Modern Workplaces ist die Zusammenarbeit mit einem qualifizierten Anbieter von Managed IT Services sinnvoll – so lassen sich Kosteneffizienz und Cybersicherheit maximieren sowie eine massgeschneiderte Basis für eine zielgerichtete Zusammenarbeit der Belegschaft schaffen. Damit stärken KMU ihren guten Ruf als vertrauenswürdiges und effizientes KMU.
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