Home-Office: Welches Collaboration Tool eignet sich für ein KMU?

Aufgrund der Covid-19-Pandemie haben zahl­rei­che Un­ter­neh­men für viele ihrer Mit­arbei­tenden Home-Office ein­geführt oder zu­sätzlich er­weitert. Uner­lässlich dazu sind geeig­nete Instru­mente, damit die Zusammen­arbeit unter den Mit­arbeitenden trotz unter­schiedlichen Stand­orten weiter­hin möglich ist.

Im Zuge der behördlich angeordneten oder empfohlenen Home-Office-Nutzung haben auch viele KMU erkannt, dass sich damit durchwegs effizient arbeiten lässt. Vorausgesetzt, es stehen die passenden Instrumente für die Zusammenarbeit innerhalb der einzelnen Teams oder zum Austausch mit den Kunden zur Verfügung.

Texte, Präsentationen, Tabellen, Designkonzepte oder andere Dokumente sollen sich auch beim Home-Office-Einsatz von mehreren Beteiligten sequenziell oder parallel bearbeiten lassen können. Dabei sollen die einzelnen Teilnehmer mit ihren jeweiligen Inhalten zu einem Gesamtdokument beitragen. Danach geht es darum, das Dokument in mehreren Runden unter den Beteiligten zu konsolidieren sowie zu vereinheitlichen.

Anstatt einen Dokumentenwurf zwischen einzelnen Beteiligten hin- und herzusenden, lässt sich mit einem professionellen Kollaborations-Werkzeug (Collaboration Tool) deutlich effizienter arbeiten: Die Beteiligten rufen die benötigten Dokumente aus einem gemeinsamen Workspace ab, bearbeiten diese und legen sie wieder ab – auch zeitgleich mit mehreren anderen Benutzern. Frühere Versionen und Bearbeitungen der einzelnen Nutzer lassen sich dabei stets nachvollziehen. So ist für alle Teilnehmer laufend klar, welches Dokument aktuell gültig ist und an welcher Version gerade gearbeitet wird.

Verschiedene Anbieter stellen Collaboration Tools als Anwendungen oder Online-Services als SaaS (Software-as-a-Service) zur Verfügung. Sie ermöglichen eine effiziente uns sichere Zusammenarbeit von unterwegs oder aus dem Home-Office. Nebst der Zusammenarbeit an Dokumenten, unterstützen einige dieser Tools auch die notwendige Kommunikation dazu.

Vorsicht bei kostenlosen Collaboration Tools

Die Hersteller von Collaboration Tools haben früh auf den Trend zu vermehrtem Home-Office reagiert – sie stellen kostenlos gewisse Grundfunktionen ihrer Software bereit. Auch haben sie die Funktionen ausgebaut. Für KMU stellt sich die Frage, ob sie ihren Entscheid für das eine oder andere Tool aufgrund der Eignung dieser kostenlosen Funktionen treffen wollen. Denn hat sich das Unternehmen einmal an die Grundfunktionen eines solchen Instruments gewöhnt, so kommen bald zusätzliche Anforderungen dazu. Dies führt dazu, dass es bald die Funktionen der kostenpflichtigen Version benötigt.

Einige Anbieter haben für eine begrenzte Zeit während der Pandemie gewisse kostenpflichtige Features kostenlos abgegeben. Nach einer gewissen Zeit werden diese Hersteller beginnen wieder Lizenzgebühren für diese Funktionen zu verlangen. Das KMU steht spätestens dann vor der Entscheidung, ob es für das bestehende kostenlose Tool einen Upgrade für die kostenpflichtigen Features vornehmen will oder ob es auf eine andere Plattform umsteigt.

Ein kostenloses Collaboration Tool erscheint auf den ersten Blick attraktiv: Die Lizenzkosten entfallen und die verfügbaren Funktionen erscheinen sinnvoll für den ersten Schritt. Zudem lässt sich in einer kostenlosen Testphase die Eignung der Grundfunktionen des Tools für die unternehmerischen Bedürfnisse prüfen. Allerdings bringen die kostenlosen Varianten auch einige Nachteile mit sich:

• Mitarbeitende, die das Tool intensiv nutzen möchten, stellen bald fest, dass die Funktionen der gewählten kostenlosen Variante nicht genügen. In der Folge suchen sie sich eine andere Gratis-Plattform, die möglicherweise diese Funktionen enthält. Ohne Wissen der IT-Abteilung oder des externen IT-Dienstleisters installieren Sie diese und schaffen so ihre eigene «Schatten-IT», die sich nicht überwachen lässt. Das KMU kann dadurch die unternehmensweite Cybersicherheit, einen wirksamen Datenschutz oder die Datensicherheit nicht gewährleisten.
  
  
• Die Mitarbeitenden finden sich nach einer gewissen Einarbeitungszeit mit der Bedienoberfläche des kostenlosen Tools zurecht und nutzen es dadurch täglich und intuitiv. Entscheidet das Unternehmen, aufgrund von nun wichtigen Zusatzfunktionen auf eine andere, kostenpflichtige Plattform zu wechseln, entsteht erneuter Schulungs- oder Einarbeitungsaufwand für die Nutzer.
  
  
• Die kostenlosen Versionen eines Collaboration Tools weisen oft Einschränkungen auf, die sich nur mit eine kostenpflichtigen Lizenzen aufheben lassen. So ist etwa die maximale Anzahl der Teilnehmer an einer Sitzung, die Zeitdauer je Sitzung oder der Speicherplatz für die zu teilenden Dateien beschränkt. Solche Einschränkungen führen früher oder später zu unliebsamen Unterbrechungen oder Hindernissen bei der Umsetzung von Projekten. Dies hat zur Folge, dass die beteiligten Mitarbeitenden sich eine negative Meinung zum jeweiligen Tool bilden und die Nutzung mit der Zeit nur widerwillig erfolgt.

Entscheidet sich ein KMU für eine kostenlose Version einer Kollaborations-Software, muss es sich bewusst sein, dass irgendwann der Zeitpunkt der Entscheidung kommt: Bleibt es beim bisherigen Anbieter und nimmt es einen Upgrade für die kostenpflichtigen Zusatzfunktionen vor oder steigt es auf eine andere kostenpflichtige Plattform um. Beim Umstieg ist wie bereits erwähnt, der Aufwand für eine neue Benutzeroberfläche zu berücksichtigen. Es kann daher zielführender und effizienter sein, von Anfang an die passende kostenpflichtige Plattform mit allen benötigten Zusatzfunktionen auszuwählen.

Evaluation der Collaboration-Funktionen

Die meisten kostenpflichtigen Collaboration-Tools werden als Abonnementsmodell mit Lizenzen pro Nutzer bereitgestellt. Es ist ratsam, sich für einen Anbieter zu entscheiden, der möglichst alle benötigten Themen der Zusammenarbeit auf einer Plattform vereint. Dies vereinfacht einerseits die Bedienung, da die Oberfläche für die benötigten Werkzeuge identisch ist. Eine integrale Lösung erleichtert andererseits auch das reibungslose und nahtlose Zusammenführen der verschiedenen Funktionen und Tools. Wichtig ist, dass die bedeutenden Funktionen für eine zielführende Zusammenarbeit eingeschlossen sind:

• Mitarbeitende sollen Dateien unabhängig vom Standort und Endgerät speichern, abrufen, gemeinsam erstellen, aktualisieren sowie mit internen und externen Personen teilen können.
  
  
• Dateien, die ein Benutzer zuvor offline angepasst oder erstellt hat, synchronisieren sich automatisch, sobald der Nutzer wieder online geht.
  
  
• Das Unternehmen soll auf einfache Weise ein Intranet erstellen können, um externe Mitarbeitende mit personalisierten News auf dem neuesten Stand des jeweiligen Teams, Projekts oder des Gesamtunternehmens zu halten.
  
  
• Audio- und Video-Online-Besprechungen, -konferenzen und -anrufe lassen sich durch die Mitarbeitenden einfach durchführen.
  
  
• Entfernt stationierte Teilnehmer sollen Dokumente via Online-Besprechung gemeinsam mit anderen Benutzern am Bildschirm ansehen und bearbeiten können.
  
  
• Präsentationen oder Workshops lassen sich unkompliziert online durchführen.
  
  
• Die Übertragung von Live-Events (Webinare, Live-Streamings) soll online möglich sein.
  
  
• Die externen Teilnehmer haben die Möglichkeit, sich nebst über Audio und Video auch über Instant-Kommunikation mit Kurznachrichten auszutauschen(Chat).
  
  

Umfassende Zusammenarbeit mit Microsoft 365

Microsoft 365 bietet ein komplettes Collaboration-Paket aus der Cloud. Es enthält zahlreiche Anwendungen, die für die effiziente und wirksame Zusammenarbeit wichtig sind. Dazu gehören einerseits die klassischen-Office-Anwendungen wie Word, Excel und Powerpoint für die Dokumentenerstellung und -bearbeitung. Für die E-Mail-Kommunikation und die gemeinsame Terminabstimmung stehen Exchange oder Outlook zur Verfügung. Die Tools für die eigentliche Zusammenarbeit Teams, OneDrive und Sharepoint machen aus Microsoft 365 eine leistungsfähige Kollaborations-Plattform.

Teams

Teams ist die Anwendung von Microsoft 365 für die Kommunikation aus dem Home-Office, von unterwegs oder aus verschiedenen Unternehmensstandorten. Teams eignet sich für verschiedene Formen der Kommunikation:

• Videokonferenzen
  
  
• Online-Besprechungen
  
  
• Chats
  
  
• Live-Streams
  
  
• Online-Workshops
  
  
• Webinars
  
  
• Co-Authoring
  

Neben der direkten Kommunikation via Endgerät (Desktop, Notebook, Tablet oder Smartphone) erlaubt die Anwendung Teams auch die Festlegung von projektbezogenen Gruppen und Kanälen. Meetings lassen sich aufzeichnen und gemeinsam zu bearbeitende Dateien direkt in der Anwendung dem entsprechenden Projekt zuordnen und speichern. Die Teilnehmer protokollieren ihre Sitzungen direkt im Tool und können sie später dort wieder abrufen – ohne separate Programme oder Apps nutzen zu müssen.

Workshops mit Teams

Praktische Zusatz-Applikationen wie das Whiteboard, um gemeinsam Projekte zu entwickeln, machen Teams auch zu einer effizienten Plattform für Workshops. Bei physisch abgehaltenen Workshops oder Schulungen kommt es oft vor, dass einzelne Gruppen der Workshop-Teilnehmer sich für eine kurze Zeit in kleine Einzel-Workshops für Gruppenarbeiten (Breakout Sessions) zurückziehen – dies lässt sich über Teams virtuell mit den Gruppenräumen (Breakout Rooms) umsetzen.

Für Breakout Sessions teilt der Workshop-Leiter die Teilnehmenden während der Teams-Besprechung in Gruppen auf. Diese ziehen sich dann Online für die Breakout Sessions in die entsprechenden virtuellen Breakout Rooms zurück. Nach der vereinbarten Zeit kehren die einzelnen Gruppen aus ihren Breakout Sessions wieder in den virtuellen Hauptraum von Teams zurück, wo sie die Ergebnisse der Gruppenarbeiten den übrigen Teilnehmern präsentieren und mit ihnen besprechen.

Teams erleichtert einer oder einer Vielzahl von Gruppen oder Teilnehmern die Kommunikation und Zusammenarbeit. Nebst den Kommunikationsfunktionen ermöglicht es auch die Speicherung und Freigabe von Dokumenten. Ausserdem erlaubt die Plattform die gemeinsame Erarbeitung und Prüfung von Dokumenten (Co-Authoring) sowie die Verfolgung von Revisionen bis zum aktuellen Zeitpunkt. Auch lassen sich Anrufe auf das Festnetz oder Mobiltelefone ausführen und empfangen sowie die Chat-Funktion für Kurznachrichten oder den Austausch während einer Präsentation nutzen.

SharePoint

Die Anwendung Sharepoint aus Microsoft 365 dient der strukturierten Ablage aller Dokumente innerhalb eines Unternehmens bzw. einer Abteilung. Es lassen sich Berechtigungen für den Zugriff und die Bearbeitung der jeweiligen Dateien zuordnen. SharePoint erfasst auch die in Teams hinterlegten oder ad-hoc aufbereiteten Dateien, so dass diese stets auch zentral vorhanden sind.
Mit SharePoint lässt sich ein betriebsinternes Intranet erstellen und bedienen, in dem sämtliche für die Mitarbeitenden des Unternehmens oder einer Gruppe relevanten Informationen abrufbar sind. Zudem lassen sich in SharePoint automatisierte Workflows hinterlegen.

OneDrive

Dokumente lassen sich im Online-Speicher OneDrive entweder in der Cloud oder in der unternehmenseigenen Server-Umgebung ablegen. In den-Office-Programmen legen die Nutzer die Berechtigungen für weitere Anwender fest: welche Teamkollegen oder wer ausserhalb des Team auf die auf OneDrive gespeicherten Dateien Zugriff haben und wer sie bearbeiten darf. Die Plattform dient sowohl zur strukturierten Ablage von privaten wie auch von unternehmensweit einsehbaren Daten.

Fazit

Microsoft Teams vereint die komplette Produktpalette von Microsoft 365 auf einer Oberfläche. Ob Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneDrive oder weitere Apps. Die integrierte Anwendung von Microsoft Teams unterstützt jederzeit die Zusammenarbeit von jedem beliebigen Ort. Microsoft bietet verschiedene Lizenzarten für Microsoft 365 und Teams an. Für die Wahl des passenden Abonnements ist es deshalb ratsam, die Bedürfnisse des KMU vorgängig zu konkretisieren und danach in der Plattform die richtigen Einstellungen vorzunehmen. Dazu lohnt sich den Beizug der internen IT-Abteilung oder eines externen Anbieters von IT Services, der über fundierte Erfahrung mit Microsoft 365 und den verschiedenen betrieblichen Anforderungen verfügt.

Titelbild: Microsoft