Hybride und mobile Arbeitsplätze: Was Arbeitgebende beachten sollten

Flexible Arbeitsmodelle boomen und besonders mobile Arbeitsplätze gewinnen in vielen Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Hybride Ansätze mit Arbeitszeit im Büro, im Home-Office oder unterwegs steigern die Arbeitgeberattraktivität eines KMU. Gleichzeitig bringen sie aus IT-Sicht besondere Anforderungen mit sich.

Spätestens seit der Covid-19-Pandemie hat sich die Arbeit im Home-Office vielerorts als funktionale und effiziente Alternative zum klassischen Büroarbeitsplatz etabliert. Zahlreiche Arbeitgebende bieten heute flexible Arbeitsmodelle an und ermöglichen so hybrides Arbeiten an verschiedenen Standorten. Was sich im Arbeitsmarkt als wichtiger Wettbewerbsvorteil herausstellen kann, bringt jedoch aus Sicht der IT einige Herausforderungen mit sich. Hybride Arbeitsmodelle erfordern eine gut aufgestellte und professionell gewartete IT-Infrastruktur, welche die spezifischen Begebenheiten der Arbeitnehmenden berücksichtigt.

Mobile Arbeitsplätze mit der richtigen IT-Infrastruktur

Zentral für eine effiziente und produktive Tätigkeit am mobilen Arbeitsplatz ist eine IT-Infrastruktur, die sich an den Anforderungen und der Tätigkeit des jeweiligen Mitarbeitenden ausrichtet. Besonders die folgenden drei Elemente sollten an keinem Home-Office-Arbeitsplatz fehlen:

• Das Herzstück: Ein Notebook oder PC
  Je nachdem wie viel Zeit ein Mitarbeitender ausserhalb seines Büros arbeitet, bietet sich eine andere Hardwarelösung an: Während Aussendienstmitarbeitende mit einem leichten, leistungsfähigen Laptop bedient sind, kann es in gewissen Situationen auch notwendig sein, dass die Hardwarelösung das Anschliessen einer SIM-Karte mit Internetzugriff erlaubt. Am stationären Arbeitsplatz im Home-Office kann ein zusätzlicher Monitor grossen Nutzen bringen. Kombiniert mit einer Docking-Station, einer externen Tastatur sowie einer zusätzlichen Maus kann die technische Ausrüstung auch aus einer gesundheitlichen Perspektive sinnvoll sein: Rückenprobleme und Verspannungen, die auf Grund einer Fehlhaltungen am Arbeitsplatz entstehen, lassen sich reduzieren.
  
  
• Technik für Videokonferenzen
  Mitarbeitende, die häufig Telefongespräche führen, an Videokonferenzen oder an Online-Meetings teilnehmen, müssen an ihrem externen Arbeitsplatz entsprechend ausgerüstet sein. Eine starke Internetverbindung ist hierzu ebenso relevant wie ein passendes Headset und eine hochauflösende Videokamera. Mit einer guten Bild- und Tonqualität in Online-Meetings repräsentieren die Angestellten sich und ihr Unternehmen auch ausserhalb des Büros optimal.
  
  
• Die Einrichtung des Arbeitsplatzes
  Nicht nur technische Komponenten sind am mobilen Arbeitsplatz zu bedenken: Auch die Einrichtung und die Arbeitsatmosphäre tragen viel zur Produktivität im Home-Office bei. Ein Arbeitsplatz sollte daher über einen ergonomischen Bürostuhl, ausreichend Licht und wenn möglich einen höhenverstellbaren Tisch verfügen. Im Idealfall ist ein Home-Office-Arbeitsplatz räumlich vom Rest der Wohnung abgetrennt und mögliche Störungsquellen sind entfernt.
  
  
  

Wirkungsvolle Zusammenarbeit trotz räumlicher Distanz

Damit hybride Arbeitsmodelle funktionieren, braucht es neben der geeigneten IT-Infrastruktur auch ein Software-Tool für die Zusammenarbeit im Team. Gerade wegen der räumlichen Distanz ist es von grosser Bedeutung, dass die Teammitglieder miteinander im Dialog bleiben und einen zuverlässigen Zugriff auf die benötigten Dateien erhalten – unabhängig von ihrem Aufenthaltsort.

Ein professionelles Kollaborations-Werkzeug (Collaboration Tool) ermöglicht nicht nur den Zugriff auf eine gemeinsame Datenablage, sondern es unterstützt auch die weitere Zusammenarbeit: Etwa über Videokonferenzen, Desktop-Sharing, Telefonielösungen oder das Intranet. Darüber hinaus sichert ein solches Tool die konstante Synchronisierung der Dateien und es lässt das zeitgleiche Bearbeiten desselben Dokuments durch mehrere Mitarbeitende zu. Ein leistungsstarkes Collaboration-Tool, das sich insbesondere im Umfeld von KMU bewährt, ist Microsoft 365. Es vereint die erforderlichen Funktionen unter einem Dach und ist damit ein vielversprechendes Instrument für hybrides Arbeiten. Die verfügbaren Anwendungen sind optimal aufeinander abgestimmt, individuell skalierbar und auf verschiedenen Endgeräten einsetzbar. Damit ist dank Microsoft 365 eine effiziente und wirksame Zusammenarbeit am mobilen, oder am klassischen Arbeitsplatz möglich.

IT-Sicherheit überall und zu jeder Zeit

Die IT-Sicherheit ist in KMU ein hochbrisantes Thema, denn kleine und mittlere Unternehmen stellen für Cyberbetrüger zunehmend attraktive Ziele dar. Ohne entsprechende Vorkehrungen können sich hybride Arbeitsmodelle rasch zum Sicherheitsrisiko entwickeln, denn jeder zusätzliche Zugangspunkt zum Internet öffnet ein neues Eintrittstor für Cyberkriminelle. Es ist daher unabdingbar, dass Geschäftsführende oder IT-Verantwortliche gewährleisten, dass jedes einzelne Endgerät ausreichend gegen Cybergefahren geschützt ist.

Zu den grundlegenden Massnahmen im Bereich der Cyber Security gehört die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeitenden zu einem sicheren Umgang am hybriden Arbeitsplatz. Weitere Schlüsselkomponenten der IT-Security sind eine starke Firewall, ein wirksamer Virenschutz, regelmässige Patches und Updates sowie ein sicher konfiguriertes WLAN. Nur eine professionell gewartete und überwachte IT-Infrastruktur gewährleistet sicheres hybrides Arbeiten und reduziert die Cyberrisiken für das gesamte Unternehmen.

Fazit: Zu Hause, mobil unterwegs und im Büro mit IT-Services aus einer Hand

Firmen, die hybride Arbeitsmodelle anbieten, haben heute im Arbeitsmarkt deutliche Vorteile. Viele Fachkräfte legen Wert auf die Möglichkeit, ihre Arbeitssituation mitgestalten zu können. Die Kombination aus mobiler Arbeit und Präsenzarbeit im Büro trägt so massgeblich zu einer höheren Zufriedenheit und Produktivität der Beschäftigten bei. Doch die Umsetzung von hybriden Arbeitsmodellen erfordert ein professionelles Vorgehen: Ein Unternehmen muss sorgfältig evaluieren, wie die IT-Infrastruktur für mobile Arbeitsmodelle anzupassen ist, welche Sicherheitsvorkehrungen notwendig sind und wie sich die zielorientierte Zusammenarbeit im Team umsetzen lässt.

Damit ein KMU die IT-Herausforderungen rund um hybride Arbeitsplätze erfolgreich meistern kann, ist der Beizug von professioneller Unterstützung ratsam. Ein externer IT-Dienstleister, der Erfahrung in den verschiedenen Bereichen mobiler Arbeitsmodelle mitbringt, ist ein wertvoller Partner für ein Unternehmen. Anbieter von Managed IT Services (auch Managed Service Provider MSP) etwa, vereinen das notwendige Fachwissen im Bereich der Infrastruktur, Cybersicherheit und der Kollaborations-Werkzeuge. Da bei solchen Anbietern die gesamte IT aus einer Hand kommt, lassen sich die Arbeitsplätze optimal aufeinander abstimmen, Synergien effizient nutzen und das Risiko von Funktionsfehlern und Sicherheitslücken senken. Dies entlastet die Mitarbeitenden und darüber hinaus profitiert das Unternehmen von einer gestärkten Arbeitgeberattraktivität und höheren Loyalität bei Fachkräften.

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