Neues Outlook – Umstieg ja oder nein?

Seit einiger Zeit treibt Microsoft die Einführung des neuen Outlook-Clients mit Nachdruck voran. Viele KMU und Start-ups stehen nun vor einer strategischen Entscheidung: Soll auf das neue Outlook gewechselt werden, oder bleibt man lieber vorerst bei der bisherigen Version?

Was auf den ersten Blick wie ein rein technisches Update aussieht, hat in der Realität weitreichende Auswirkungen auf die Produktivität, Zufriedenheit und Stabilität im Arbeitsalltag. Gerade für Unternehmen mit begrenztem IT-Know-how ist es entscheidend, diesen Wechsel nicht zu unterschätzen und strategisch zu planen.

Was ist das neue Outlook überhaupt?

Das neue Outlook ist Microsofts ambitionierter Versuch, eine einheitliche, cloudbasierte Oberfläche für alle Outlook-Anwendungen zu schaffen – unabhängig davon, ob man Outlook auf Windows, macOS oder im Browser nutzt. Diese Initiative zielt darauf ab, eine modernere, leistungsfähigere und vor allem vereinheitlichte Benutzererfahrung zu bieten.

Microsoft verfolgt damit einen klaren Cloud-First-Ansatz, der sich besonders im nahtlosen Zusammenspiel mit anderen Microsoft-Diensten wie Microsoft 365, OneDrive und Teams bemerkbar macht. Diese ermöglicht es Nutzern, effizienter zu arbeiten, indem sie auf eine zentrale Plattform zugreifen können, die alle notwendigen Tools und Daten bereitstellt. Der klassische «fette» Outlook-Client, der traditionell auf lokale Daten zugreift, wird zunehmend abgelöst, da die Vorteile einer cloudbasierten Lösung, wie etwa die ständige Verfügbarkeit und die Möglichkeit zur Zusammenarbeit in Echtzeit, immer mehr in den Vordergrund rücken.

Was ist neu beim neuen Outlook?

Das neue Outlook bietet eine Vielzahl von neuen Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse moderner Unternehmen zugeschnitten sind. Nachstehend eine Auswahl:

• Design
  Mit einem modernisierten Design, das über 50 anpassbare Vorlagen und Schriftarten umfasst, können Nutzende ihre Arbeitsumgebung individuell gestalten und so ihre Produktivität steigern.
  
  
• Integration mit Microsoft 365
  Die verbesserte Integration mit Microsoft 365 ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit mit Diensten wie OneDrive, Word, Excel und PowerPoint, während sich E-Mails von Drittanbieter-Konten problemlos in einer zentralen App verwalten lassen.
  
  
• KI-Anbindung 
  Zusätzliche Effizienz bieten Intelligente Funktionen, unterstützt durch KI, wie der Copilot für Microsoft 365, der E-Mails automatisch kategorisiert, Inhalte formuliert oder E-Mails zusammenfasst. Hinzu kommt eine erweiterte Suchfunktion, die E-Mails, Termine und Kontakte schneller auffindbar macht.
  
  
• Anpinnen und zurückstellen von E-Mails
  Zu den erweiterten Funktionen gehören das Anpinnen und Zurückstellen von E-Mails, terminierter Versand und Widerruf von E-Mails sowie Offline-Unterstützung, die es ermöglicht, auch ohne Internetverbindung produktiv zu arbeiten.
  
  
• Nachrichten planen und individuell versenden
  Ein weiterer Vorteil des neuen Outlooks ist die Möglichkeit, Nachrichten im Voraus zu planen und die Funktion Serien-Versand zu nutzen. So können gleichlautende E-Mails zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisch versendet werden. Dies ist besonders nützlich, wenn man eine Nachricht an mehrere Empfänger aber individuell senden möchte, ohne dass diese voneinander wissen.
  
  
• E-Mails als Aufgaben hinterlegen
  Ein weiteres Highlight ist die Funktion, E-Mails mit nur einem Klick als Aufgaben zu definieren und für Microsoft To Do zu hinterlegen, was eine nahtlose Integration in den Arbeitsalltag ermöglicht.
  
  
• E-Mails als Termine hinterlegen
  Direkt aus einer E-Mail lassen sich nun Termine erstellen. Das neue Outlook überträgt dabei den E-Mail-Inhalt einschliesslich Betreffzeile und Empfänger direkt in den Termin – das spart wertvolle Zeit und reduziert die Anzahl der notwendigen Klicks.
  
  

Diese Neuerungen machen das neue Outlook zu einem leistungsstarken Werkzeug für den Arbeitsalltag. Doch wie bei vielen technologischen Veränderungen gilt: Was auf dem Papier gut klingt, bietet im Alltag nicht nur Vorteile. Die Umstellung auf eine neue Plattform kann Herausforderungen mit sich bringen, insbesondere wenn es um die Anpassung bestehender Arbeitsprozesse und die Schulung der Mitarbeitenden geht. Es ist daher entscheidend, diese Veränderungen strategisch zu planen und die potenziellen Auswirkungen auf die tägliche Arbeit sorgfältig zu evaluieren.

Welche Herausforderungen bringt das neue Outlook mit sich?

Die grösste Herausforderung des neuen Outlook ist aktuell die fehlende Funktionsparität. Viele Nutzer berichten davon, dass gewohnte Features fehlen oder verändert wurden. Beispiele:

• Farbschemata
  Wer bisher einen dunkelgrauen Hintergrund für E-Mails genutzt hat, findet diese Option im neuen Outlook nicht mehr.
  
  
• Add-Ins und Drittanbieter-Tools 
  Nicht alle Tools, die im alten Outlook funktionierten, laufen reibungslos im neuen Outlook.
  
  
• Offline-Funktionalität 
  Die cloudbasierte Struktur bringt Einschränkungen mit sich, wenn keine stabile Internetverbindung besteht.
  
  
• Regeln und Automatisierungen
  Einige automatisierte Prozesse lassen sich im neuen Client nicht wie gewohnt einrichten.
  
  

Was wie kleine Anpassungen wirkt, kann im Arbeitsalltag grossen Einfluss haben – insbesondere bei Mitarbeitenden, die ihre gewohnte Arbeitsumgebung nicht verlieren möchten.

Warum kann das neue Outlook für Unzufriedenheit sorgen?

IT-Verantwortliche in KMU kennen das nur zu gut: Sobald ein vertrautes Tool nicht mehr so funktioniert wie gewohnt, sinkt die Akzeptanz rapide. Die Mitarbeitenden sind oft an bestimmte Arbeitsabläufe und Funktionen gewöhnt, die sie im täglichen Betrieb unterstützen. Wenn diese plötzlich nicht mehr verfügbar sind oder anders funktionieren, kann dies zu erheblicher Frustration führen.

Technische Umstellungen ohne saubere und umfassende Kommunikation führen nicht nur zu Frust bei den Mitarbeitenden, die sich übergangen fühlen, sondern auch bei den Entscheidungsträgern, die mit den Konsequenzen eines unzufriedenen Teams umgehen müssen. Ein stabiles, funktionierendes System ist für Teams von grosser Wichtigkeit, da es ihnen ermöglicht, ihre Aufgaben effizient und ohne Unterbrechungen zu erledigen.

Neue Funktionen mögen zwar verlockend klingen, doch wenn ein Unternehmen den Umstieg auf das neue Outlook nicht richtig plant und durchführt, lassen erhebliche Produktivitätsverluste und Unzufriedenheit nicht lange auf sich warten. Damit der Übergang reibungslos verläuft und die Mitarbeitenden die Vorteile der neuen Plattform voll ausschöpfen können, ist eine sorgfältige Planung, die alle Aspekte der Umstellung berücksichtigt, unerlässlich.

Wann lohnt sich ein Wechsel zum neuen Outlook – und wann nicht?

Grundsätzlich gilt: Wer aktuell mit dem bestehenden Outlook gut arbeitet, muss nicht sofort wechseln. Microsoft stellt den Support für das klassische Outlook nicht kurzfristig ein. Es bleibt also genug Zeit für eine durchdachte Migration.

Ein Wechsel auf das neue Outlook kann bei folgenden Situationen sinnvoll sein:

• Wenn bereits intensiv mit Microsoft 365 und Teams gearbeitet wird.
  
  
• Wenn die IT-Strategie langfristig auf Cloud-Lösungen setzt.
  
  
• Wenn neue Funktionen im neuen Outlook für das Unternehmen tatsächlich Mehrwert bringen.
  
  

Ein Wechsel auf das neue Outlook ist bei folgenden Situationen nicht ratsam:

• Wenn zentrale Arbeitsprozesse auf Funktionen beruhen, die im neuen Outlook nicht vorhanden sind.
  
  
• Wenn keine Ressourcen für Tests, Schulungen und Support vorhanden sind.
  
  
• Wenn Mitarbeitende stark an die bisherige Oberfläche gewöhnt sind und keine klare Kommunikation erfolgt.
  
  
  

So gelingt die Umstellung Schritt-für-Schritt

Grundsätzlich gilt: Keine übereilte Entscheidung treffen, sondern schrittweise vorgehen.

1. Analyse der aktuellen Situation 
Erfassen der Nutzungsweise des aktuellen Outlook im Unternehmen. Welche Funktionen sind im Einsatz? Welche Add-Ins? Welche Prozesse hängen von Outlook ab?

2. Entscheid, ob Umstellung erfolgen soll
Aufgrund der Analyse lässt sich mit einer Kriterienliste abwägen, ob das neue Outlook für das Unternehmen sinnvoll ist. Danach erfolgt die Entscheidung zugunsten oder gegen die Umstellung zum aktuellen Zeitpunkt.

3. Testphase mit Pilotgruppe
Es ist ratsam, das neue Outlook zunächst nicht flächendeckend einzuführen. Stattdessen sollte eine kleine, repräsentative Gruppe von Mitarbeitenden den neuen Client testen. So lassen sich technische und organisatorische Probleme frühzeitig erkennen.

4. Evaluierung und Feedback
Strukturiertes Sammeln des Feedbacks aus der Pilotgruppe: Was funktioniert gut? Was fehlt? Welche Workarounds sind notwendig? Danach erfolgt der Entscheid, ob Anpassungen nötig sind oder der Roll-out starten kann.

5. Schulung und Kommunikation
Alle Mitarbeitenden sind anschliessend mit gezielten Schulungen und klarer Kommunikation auf den Wechsel vorzubereiten. Dabei gilt es, die Vorteile aufzuzeigen, auf die Unterschiede hinzuweisen und Unterstützung anzubieten.

6. Begleiteter Roll-out
Für den Roll-out empfiehlt sich eine zeitlich gestaffelte Planung, begleitet von einem IT-Dienstleister oder einem internen Supportteam. So lassen sich Probleme schnell lösen, ohne dass der ganze Betrieb davon beeinträchtigt ist.

7. Monitoring und Nachjustierung
Nach der Einführung folgt eine engmaschige Überwachung: Wo treten Schwierigkeiten auf? Welche Anpassungen sind nötig? Das Feedback lässt sich für kontinuierliche Verbesserungen nutzen.

Fazit zum neuen Outlook

Die Empfehlung lautet für KMU ganz klar: Keine übereilten Entscheidungen treffen. Das neue Outlook kann ein sinnvoller Schritt in Richtung moderne, cloudbasierte IT-Infrastruktur sein. Doch wie bei jeder Veränderung gilt, dass sie zum Unternehmen passen muss. Deshalb braucht es eine strukturierte Analyse, eine gute Planung und eine Begleitung, die auch nach der Einführung unterstützt.

Ein qualifizierter externer IT-Dienstleister kann bei den verschiedenen Schritten wertvolle Unterstützung bieten:

• Tests und Machbarkeitsanalysen für das neue Outlook
  
  
• Pilotprojekte mit konkreten Handlungsempfehlungen
  
  
• Schulungen und Kommunikationshilfen für Mitarbeitende
  
  
• Support beim Roll-out und darüber hinaus