7 unverzichtbare IT Tools für KMU

KMU stehen oft vor der laufend wiederkehrenden Aufgabe, mit begrenzten Ressourcen wettbewerbsfähig bleiben zu müssen. Geeignete IT Tools, unterstützen Unternehmen bei diesem Vorhaben. Wir stellen die sieben essenziellen IT Tools für KMU vor, um effizient, sicher und zukunftsgerichtet zu agieren.

Die passende IT-Infrastruktur kann den Unterschied zwischen Stagnation und Wachstum ausmachen. Doch welche IT-Lösungen sind wirklich unerlässlich? Welche bieten den besten Return on Investment? Und wie lassen sich diese nahtlos in bestehenden Prozesse integrieren?

Dieser Beitrag stellt die 7 wichtigsten IT Tools vor, die zum Setup von erfolgreichen KMU gehören. Wir erläutern nicht nur, was diese Tools leisten, sondern auch, warum sie essenziell sind und wie KMU davon profitieren können.

1. Cloud-basierte Collaboration-Plattform: Das digitale Herzstück des Unternehmens

In einer vernetzten Arbeitswelt ist effiziente Zusammenarbeit der Schlüssel zum Erfolg. Eine Cloud-basierte Collaboration-Plattform bildet das Fundament für reibungslose Kommunikation und Produktivität.

Warum essenziell?

• Ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten
  
  
• Fördert Teamarbeit und Informationsaustausch
  
  
• Reduziert E-Mail-Overload durch zentrale Dokumentenverwaltung
  
  
• Ist laufend skalierbar mit dem Unternehmenswachstum und anpassbar an saisonale Schwankungen
  
  

Beispiele:

• Microsoft 365 mit Copilot: Microsoft 365 ist die umfassende Suite mit integrierten Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und Teams. Bietet nahtlose Integration und hohe Benutzerfreundlichkeit. Copilot unterstützt bei der KI-unterstützen Erstellung von Dokumenten, Analysen und Präsentationen.
  
  
• Microsoft Teams mit Copilot: Microsoft Teams ist der zentrale Hub für Teamarbeit mit Chat, Videoanrufen und Dateifreigabe sowie eine Vielzahl von Apps. Mit der Microsoft-Teams-Telefonie lässt sich ortsunabhängig mit Geschäftstelefonnummer über das Smartphone oder via Notebook telefonieren. Der Copilot hilft bei der Zusammenfassung von Meetings, der Erstellung von Aufgabenlisten und der Analyse der Teamkommunikation sowie zahlreichen weiteren Themen. Die Komplexität für Nutzende ist nicht besonders hoch, dennoch ist für den optimalen Einsatz eine gewisse Einarbeitungszeit erforderlich.
  
  

Praxistipp:

Bei der Auswahl des Collaboration Tools auf intuitive Bedienung und gute Integration mit bestehenden Systemen achten. Die Planung von Schulungen für die Belegschaft ist empfehlenswert, um die volle Leistungsfähigkeit der Plattform und von Copilot zu nutzen.

2. Robustes Cybersecurity-Paket: Der digitale Schutzschild

Cyberangriffe werden immer raffinierter und häufiger. Ein umfassendes Cybersecurity-Paket ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit für jedes KMU. 

Warum unerlässlich?

• Schützt sensible Unternehmensdaten vor Diebstahl und Ransomware
  
  
• Wahrt das Vertrauen von Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden 
  
  
• Verhindert Reputationsverluste
  
  
• Vermeidet kostspielige Ausfallzeiten und Datenverluste
  
  
• Erfüllt gesetzliche Compliance-Anforderungen
  
  

Beispiele:

• Managed Cyber Security: Um die Sicherheit der IT-Infrastruktur zu gewährleisten, ist es 

  ausschlaggebend, kontinuierlich Sicherheits-Updates einzuspielen. Das kontinuierliche und präventive Monitoring der Virenschutzlösungen und Firewalls sowie der weiteren Komponenten ist ebenfalls unerlässlich, um die IT-Sicherheit auf einem hohen Niveau zu halten. Dazu gehört auch die tägliche Überprüfung der Backups, Ereignisprotokolle und E-Mail-Systeme sowie die Identifikation allfälliger Angriffsversuche. Zu diesem Zweck ist ein ganzes Paket an robusten Cyber-Security-Tools erforderlich. Für die Auswahl, Installation, Konfiguration und Betrieb dieser IT-Werkzeuge ist der Beizug eines ausgewiesenen Managed-Cyber-Security-Spezialisten sinnvoll. 
  
  

3. Leistungsfähiges CRM-System: Der Schlüssel zu Kundenbeziehungen

Ein Customer Relationship Management System (CRM) ist mehr als nur eine Kontaktdatenbank. Es ist ein strategisches Tool zur Pflege und Optimierung der Kundenbeziehungen.

Warum unverzichtbar?

• Zentralisiert alle kundenrelevanten Informationen
  
  
• Ermöglicht personalisierte Kundenansprache
  
  
• Unterstützt Verkauf und Marketing durch Prozessautomatisierung
  
  
• Liefert wertvolle Insights für datengetriebene Entscheidungen
  
  

Beispiele und ihre Besonderheiten:

• Microsoft Dynamics 365 Sales mit Copilot: Umfassende CRM-Lösung mit tiefer Integration in Microsoft-Produkte. Copilot unterstützt bei der Analyse von Kundeninteraktionen, der Erstellung von personalisierten Angeboten und der Vorhersage von Verkaufschancen. Zu erwähnen ist, dass MS Dynamics für kleine Unternehmen komplex sein kann.
  
  
• HubSpot CRM: Benutzerfreundliche Lösung mit einfacher Bedienung und schneller Einführung. Dieses CRM fokussiert insbesondere auf die Unterstützung von Marketing und Verkauf. Mit entsprechenden Erweiterungen ermöglicht es eine hohe Marketing- und Verkaufsautomation und dient vor allem der Generierung von Leads (Verkaufschancen) für erklärungsbedürftige Produkte oder Dienstleistungen. 
  
  
• Salesforce Sales Cloud: CRM mit Fokus auf dem Vertrieb mit umfangreichen Funktionen und grossem App-Ökosystem sowie Automatisierungsmöglichkeiten. Es bietet einen hohe Anpassbarkeit. Allerdings ist die Einführung anspruchsvoll und die Lernkurve steil.
  
  
  
• Pipedrive: Ein CRM-Tool, um Verkaufsprozesse zu organisieren und zu optimieren. Es bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, um Leads zu verwalten und Verkaufschancen zu verfolgen. Durch Automationsfunktionen lässt sich der Verkaufsprozess vereinfachen
  
  

Praxistipp:

Wählen Sie ein CRM, das sich an Ihre spezifischen Geschäftsprozesse anpassen lässt und vor allem das Wachstums des Unternehmens unterstützt. Die Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend für die Akzeptanz im Team.

4. Cloud-basierte ERP-Lösung: Das digitale Geschäftsprozesssystem

Ein Enterprise Resource Planning (ERP) System integriert alle wichtigen Geschäftsprozesse in einer einzigen Plattform. Cloud-basierte Lösungen machen ERPs auch für KMU erschwinglich und flexibel.

Warum essenziell?

• Optimiert und automatisiert Geschäftsprozesse
  
  
• Verbessert die Datentransparenz und Entscheidungsfindung
  
  
• Reduziert manuelle Fehler und Doppelarbeit
  
  
• Ermöglicht Echtzeiteinblicke in Unternehmenskennzahlen
  
  

Beispiele und ihre Merkmale:

• Microsoft Dynamics 365 Business Central mit Copilot: Umfassende ERP-Lösung für KMU. Copilot kann bei der Datenanalyse, Berichtserstellung und Prozessoptimierung unterstützen. 
  
  
• SAP Business One: Robuste Lösung mit umfangreichen Funktionen und skalierbar mit dem Unternehmenswachstum. Kann für kleine Unternehmen zu komplex sein.
  
  
• Oracle NetSuite: Cloud-ERP-Lösung mit breitem Funktionsumfang. Sie ist flexibel und skalierbar. Allerdings kann die Einführung und Anpassung für ein KMU aufwendig sein.
  
  
• Bexio: Ein Cloud-ERP, das Buchhaltung, Auftragsbearbeitung und Dokumentenmanagement kombiniert. Besonders gut geeignet für KMU, die ein einfaches, aber flexibles System benötigen und vor allem in der Schweiz tätig sind. Weniger umfangreich als vollwertige ERP-Systeme. Für komplexere Geschäftsmodelle kann der Funktionsumfang zu gering sein.
  
  

Praxistipp:

Eine gründliche Prozessanalyse vor der Implementierung ist entscheidend für die Wahl des passenden ERP-Lösung. Insbesondere ist zu prüfen, ob das System die Anforderungen an Multiwährungen bzw. mehreren Filialen sowie bei der Lagerhaltung erfüllt.

5. Professionelles Backup und Disaster Recovery: Die digitale Lebensversicherung

Datenverlust kann für ein KMU existenzbedrohend sein. Ein zuverlässiges Backup- und Disaster-Recovery-System ist die Absicherung gegen unvorhergesehene Ereignisse.

Warum unerlässlich?

• Schützt vor Datenverlust durch technische Defekte, menschliche Fehler oder Cyberangriffe
  
  
• Ermöglicht schnelle Wiederherstellung im Notfall
  
  
• Minimiert Ausfallzeiten und damit verbundene Kosten
  
  
• Erfüllt rechtliche Anforderungen zur Datenspeicherung
  
  

Beispiele und ihre Eigenschaften:

• Microsoft Azure Backup: Cloud-basierte Backup-Lösung mit nahtloser Integration in Microsoft-Umgebungen. Sie ist skalierbar und einfach zu verwalten. Bei sensiblen Daten lässt sich die Datenspeicherung auf Wunsch auch ausschliesslich in der Schweiz vornehmen.
  
  
• Veeam Backup & Replication: Umfassende und vielseitige Backup-Lösung für verschiedene Umgebungen. Allerdings kann sie für KMU in der Konfiguration zu komplex sein.
  
  

Praxistipp:

Der 3-2-1-Backup-Regel folgen: Bewahren Sie mindestens drei Kopien Ihrer Daten auf zwei verschiedenen Medientypen auf, wobei eine Kopie off-site gelagert wird.

6. Leistungsstarkes Business Intelligence Tool: Der Daten-Analysator

Die Fähigkeit, Daten in verwertbare Erkenntnisse umzuwandeln, ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Ein Business Intelligence (BI) Tool hilft dabei, diesen Datenschatz zu heben.

Warum unverzichtbar?

• Verwandelt rohe Daten in aussagekräftige Visualisierungen
  
  
• Ermöglicht datenbasierte Entscheidungsfindung
  
  
• Erleichtert die Planung in verschiedenen Geschäftsbereichen
  
  
• Identifiziert Trends und Geschäftschancen frühzeitig
  
  
• Verbessert die Prognosegenauigkeit
  
  

Beispiele und ihre Besonderheiten:

• Microsoft Power BI mit Copilot: Leistungsstarkes BI-Tool mit tiefer Integration in Microsoft-Produkte. Copilot unterstützt bei der Datenanalyse , indem es komplexe Abfragen in natürlicher Sprache versteht.
  
  
• QlikSense: Flexible BI-Plattform mit assoziativem Datenmodell. Dieses erleichtert das Finden neuer Erkenntnisse durch Verknpüfung von Daten aus verschiedenen Quellen. Allerdings lässt sich die Lösung ausschliesslich auf der Cloud-Plattform von Amazon (AWS) betreiben.
  
  
  

7. Projektmanagement-Software: Der digitale Taskmaster

Effizientes Projektmanagement ist der Schlüssel zur termingerechten und budgetkonformen Umsetzung von Vorhaben. Eine Projektmanagement-Software unterstützt dabei, den Überblick zu behalten und Ressourcen optimal einzusetzen.

Warum essenziell?

• Zentralisiert projektrelevante Informationen
  
  
• Verbessert die Zusammenarbeit im Team
  
  
• Erhöht die Transparenz über Projektfortschritte
  
  
• Optimiert die Ressourcenallokation
  
  

Beispiele und ihre Merkmale:

• Microsoft Project mit Copilot: Umfassende Projektmanagement-Lösung mit tiefer Integration in Microsoft-Produkte. Copilot kann bei der Erstellung von Projektplänen, Ressourcenzuweisung sowie Fortschrittsberichten helfen. MS Project eignet sich besonders für Unternehmen, die grössere und komplexe Projekte mit vielen Abhängigkeiten, Ressourcen und einer detaillierten Zeitplanung mit Gantt-Diagrammen durchführen müssen. Das Tool bietet dabei zudem tiefgehende Projektanalyse und -berichterstattung. Es eignet sich vor allem für Nutzende mit Projektmanagement-Erfahrung.
  
  
• Microsoft Planner: Teil des Microsoft-365-Pakets und ideal für kleine bis mittelgrosse Projekte ohne hohen Komplexitätsgrad. Besonders die neueste Generation des Microsoft Planner sorgt für eine nahtlose Integration mit anderen Microsoft-Tools (Teams, Outlook, OneDrive). Das Tool ist benutzerfreundlich, intuitiv und ist auch für Anwenderinnen und Anwender ohne Projektmanagement-Vorkenntnissen verständlich. Insbesondere die visuelle Organisation mit Kanban-Board-Ansichten ist hilfreich. Die Lösung integriert sich nahtlos in die Microsoft-365-Umgebung. Bei komplexeren Projektanforderungen lässt sich der Planner durch die Verknüpfungsmöglichkeit mit dem Microsoft Project skalieren.
  
  
• Asana: Webbasierte Projektmanagement-Plattform für kleinere und mittelgrosse Teams. Sie verfügt zwar über gute Kollaborationsfunktionen, allerdings lassen sich diese nicht einfach in Microsoft-Umgebungen wie z.B. Microsoft Teams integrieren. Der Funktionsumfang ist umfangreich, hat aber eine steile Lernkurve. 
  
  
  

Integration als Schlüssel

Die vorgestellten IT Tools bilden die Grundlage einer modernen, effizienten und sicheren IT-Umgebung für KMU. Der wahre Mehrwert entsteht jedoch erst durch ihre nahtlose Integration. Ein ganzheitlicher Ansatz, bei dem die Tools miteinander kommunizieren und Daten austauschen, schafft Synergien und maximiert den Nutzen für das Unternehmen.

Investitionen in die passenden IT Tools zahlen sich langfristig aus, durch gesteigerte Produktivität, verbesserte Kundenzufriedenheit und ein gesundes Unternehmenswachstum. Für den Evaluationsprozess ist der Beizug eines qualifizierten Anbieters von IT-Dienstleistungen mit Erfahrung in betrieblichen Prozessabläufen und Cybersicherheit ratsam.