Für die digitale Zusammenarbeit in hybriden Teams greifen viele Unternehmen auf das Zusammenarbeits-Tool Microsoft Teams zurück. Als Teil von Microsoft 365 umfasst das Programm die notwendigen Funktionen, um Online Collaboration erfolgreich umzusetzen. Eine sorgfältige Microsoft-Teams-Einführung ist die Voraussetzung für eine produktive Nutzung.
Mit der Einführung von Microsoft Teams als wirksames Werkzeug für die Zusammenarbeit beginnt für viele Unternehmen die Umstellung von reiner Präsenzarbeit zu flexiblen Arbeitsmodellen mit Home-Office oder Remote-Tätigkeiten. Doch der Wechsel zu digitalen Austauschformen stellt KMU und ihre Mitarbeitende vor einige neue Herausforderungen. Es sind Wege für die Zusammenarbeit zu finden, welche Kommunikation und Team-Building trotz räumlicher Trennung unterstützen. Und bisher gewohnte Arbeitsroutinen und Abläufe sind anzupassen oder abzuändern.
Doch die flexiblen und modernen Arbeitsmodelle eröffnen auch Chancen für kreative und innovative Prozesse und Projekte. Sie steigern die Arbeitgeberattraktivität einer Firma und sie legen die Basis für weitere Digitalisierungsschritte. Es lohnt sich also, ein Tool wie Microsoft Teams umfassend im eigenen Unternehmen zu implementieren.
7 Tipps für die Einführung von MS Teams
Egal ob die Einführung von Teams isoliert geschieht oder im Rahmen einer vollständigen Migration zu Microsoft 365 (MS 365): Eine geordnete und strukturierte Vorgehensweise ist wichtig, damit sich die Belegschaft mit dem neuen Tool und den damit verbundenen Veränderungen vertraut machen kann.
Die folgenden Tipps unterstützen Geschäftsführende und IT-Verantwortliche bei der erfolgreichen Microsoft-Teams-Einführung:
1. Ziele des Tools definieren
Noch bevor der Beschaffungsprozess für Teams in einem Unternehmen startet, sollten sich die Verantwortlichen aus Geschäftsführung und Kader zusammensetzen, um die Ziele des Tools für das Unternehmen festzulegen. Ein naheliegender Grund für die Nutzung der Kollaborationsplattform ist der Wunsch, in hybrid arbeitenden Abteilungen die Kommunikation zu vereinfachen und die Zusammenarbeit zu stärken. Ein gutes Kollaborations-Werkzeug erlaubt es, auch bei einer Vielzahl von dezentralen Arbeitsplätzen die Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern und effiziente Austauschprozesse beizubehalten.
Weitere Gründe für die Nutzung des Tools können eine angestrebte Reduktion des E-Mail-Verkehrs sein, das Einführen einer professionellen VoIP-Telefonie-Lösung für das hybride Arbeitsmodell oder das Zusammenführen verschiedener Applikationen auf einer Plattform.
2. Unterstützung im ganzen Unternehmen sichern
Bei der Einführung von MS Teams können besonders während der Übergangszeit immer wieder neue Fragen und Unsicherheiten in Bezug auf die Plattform aufkommen. Daher ist es wichtig, dass die Implementierung von MS Teams von der Führungsebene und einem Projektteam oder einer Projektleiterin unterstützt und gefördert wird.
Das klare Bekenntnis der Führungspersonen sowie der Blick auf die mittel- und langfristigen Effizienzgewinne helfen, anfängliche Hindernisse zu überwinden und die Einführung des Tools erfolgreich abzuwickeln.
3. Klare Kommunikation und Schulung der Mitarbeitenden
Die Einführung von Teams bringt für die Mitarbeitenden eines KMU einige Veränderungen mit sich. Sie sind die eigentlichen Anwender des Collaboration-Werkzeuges und es ist erfolgskritisch, dass sie verstehen, aus welchen Gründen und mit welchen Vorteilen MS Teams ihre Arbeit unterstützt. Eine frühzeitige Information zur geplanten Umstellung ist dabei ebenso wichtig, wie eine ausreichende Zeitspanne vorzusehen, damit sie sich mit den Eigenschaften der neuen Plattform vertraut machen können.
Teams einzuführen, bedeutet mehr, als eine Software zu installieren – eine offene, transparente und ausführliche Kommunikation mit den Mitarbeitenden ist während dem gesamten Übergangsprozess besonders zentral. Gezielte Teams-Schulungen sind hilfreiche Instrumente, um die Belegschaft auf die neue Plattform vorzubereiten und ihnen zu zeigen, wie sich das Tool effizient und sicher in ihren Arbeitsalltag integrieren lässt. Während der Schulung erfahren die künftigen Teams-Anwenderinnen und -Anwender, wie das Programm aufgebaut ist und welche Funktionen die Organisation und Effizienz von digitalen Arbeitsprozessen besonders unterstützen. Auch auf allfällige Bedenken und Fragen kann im Rahmen dieser Schulungen eingegangen werden. Dies erlaubt eine schnelle Reaktion auf eventuelle Probleme und die Einführung von Microsoft Teams entwickelt sich für alle Beteiligten zum Erfolg.
4. MS Teams individuell an die Strukturen und die Kultur anpassen
Teams bietet verschiedene Konfigurationsoptionen, mit welchen sich die Plattform an die Organisation und die Kultur eines KMU anpassen lässt. Abhängig davon, wie die bestehenden Kommunikations- und Kollaborationskanäle funktionieren, wie verbreitet die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist oder wie hierarchisch die Informationsvermittlung abläuft, ist die massgeschneiderte Strukturierung der Software möglich.
So ist es durch die Erstellung von sogenannten «Teams» und «Kanälen» möglich, Abteilungen und Projektteams virtuell abzubilden. Ferner bietet die Plattform zahlreiche Schnittstellen zu weiteren Programmen innerhalb und ausserhalb von Microsoft 365. Diese vielseitigen Integrationsmöglichkeiten erlauben es, bestehende Prozesse und genutzte Drittanbieter-Tools in die Plattform einzubinden. Durch die Zentralisierung steigt die Nutzerfreundlichkeit und zeitraubende Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen lassen sich reduzieren.
5. Kennenlernen im sicheren Rahmen mit ersten Pilotprojekten
Der Erfolg von Microsoft Teams hängt massgeblich davon ab, wie aktiv Mitarbeitende die Plattform nutzen. Führungspersonen sollten sich daher bemühen, die Arbeit mit Teams durch verschiedene Massnahmen zu fördern.
Das Durchführen von regelmässigen Online-Meetings kann den ersten Einstieg in die Plattform bereits erleichtern. Darüber hinaus sollten Führungspersonen zu Beginn gezielt erste kleine Projekte über die Plattform umsetzen lassen. Auf diese Weise gewöhnen sich die Angestellten schrittweise an die Nutzung der Software und sie lernen, wann und wie sich das Tool effizient einsetzen lässt.
Mit steigendem Vertrauen lassen sich im nächsten Schritt grössere, abteilungsübergreifende Pilotprojekte über Teams abwickeln. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse und Erfahrungen dienen wiederum dazu, MS Teams weiter zu optimieren und gemäss den Bedürfnissen des Unternehmens anzupassen. Wenn die Pilotprojekte erfolgreich verlaufen, hat ein KMU die notwendige Grundlage geschaffen, um die Nutzung von Teams auf alle Mitarbeitenden und Abteilungen auszudehnen.
6. Ansprechperson mit Projektverantwortung bestimmen
Bei der Einführung einer neuen Technologie brauchen Mitarbeitende und Führungspersonen jemanden, an den sie sich mit Fragen oder Unsicherheiten wenden können. In der Regel übernimmt ein interner Projektverantwortlicher während der Dauer der Einführung diese Funktion. Er überwacht Einführung von MS Teams und stellt die kontrollierte und schrittweise Umsetzung in allen Abteilungen sicher. Weiter fungiert er oder sie als Ansprechperson für sämtliche Fragen und kümmert sich um die Anliegen der Mitarbeitenden.
Der oder die Applikationsverantwortliche sollte bereits eingängige Erfahrung mit Microsoft Teams mitbringen. Steht innerhalb des KMU keine Fachperson mit ausreichenden Kapazitäten zur Verfügung, so kann auch ein zertifizierter externer IT-Partner die Aufgabe übernehmen und die erfolgreiche Microsoft-Teams-Einführung begleiten.
7. Feedbackrunden durchführen
Die Implementierung eines neuen Programms folgt einem Prozess, der von der Planungs- bis in die Betriebsphase reicht. Da sich manche Bedürfnisse an ein neues Tool erst während dem Einsatz im Arbeitsalltag offenbaren, ist es wichtig, in regelmässigen Feedbackrunden die Erfahrungen mit MS Teams abzufragen. Die regelmässige Evaluierung erlaubt es den verantwortlichen Stellen, Handlungsbedarf zu erkennen und zu überprüfen, ob die Plattform die gestellten Erwartungen erfüllt. Dank der Rückmeldungen lässt sich das Tool nach und nach optimieren und die höchstmögliche Effizienz erzielen.
Fazit: Mit Zeit und Strategie gelingt die Einführung von Microsoft Teams
Die Einführung eines Collaboration Tools in KMU setzt eine sorgfältige Planung und eine strukturierte Umsetzung voraus. Es ist wichtig, dass die eingesetzte Software die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllt, denn dies ist die Voraussetzung dafür, dass Mitarbeitende das Tool aktiv und erfolgreich nutzen.
KMU die eine Nutzung von Microsoft Teams anstreben, sollten von Beginn an strukturiert und transparent vorgehen. Für eine erfolgreiche Implementierung ist es entscheidend, dass alle Hierarchieebenen hinter dem Vorhaben stehen, dass sämtliche Mitarbeitenden die Vorteile der Plattform anerkennen und dass die gebotenen Funktionen die Produktivität und Effizienz im Unternehmen gewährleisten. Um all dies zu erreichen, ist die fachkundige Begleitung von einer Expertin oder eines Experten unverzichtbar. Steht intern keine passende Person zur Verfügung so ist es ratsam, einen Microsoft-365-zertifizierten IT-Partner beizuziehen. Ein versierter Anbieter von Managed IT Services kennt die Herausforderungen und Chancen bei der Einführung der Plattform und kann das Unternehmen mit seiner Erfahrung ideal unterstützen. So lässt sich die Umstellung auf die neue Plattform erfolgreich meistern – damit steigt die zielgerichtete Wirkung der digitalen Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Unternehmens nachhaltig.
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