Immer mehr Organisationen nutzen Microsoft Teams, um die virtuelle Zusammenarbeit ihrer Mitarbeitenden zu fördern. Die Software bietet neben dem effizienten Durchführen von Online-Meetings weitere wichtige Funktionen und bringt damit besonders für KMU bedeutende Vorzüge mit sich. Ein Überblick.
Damit Remote- und Home-Office-Arbeit reibungslos funktionieren, benötigen Unternehmen ein zuverlässiges Instrument für die virtuelle Zusammenarbeit. Ein solches Collaboration Tool erlaubt es räumlich getrennten Teams, gemeinsam an Projekten zu arbeiten, Telefonate und Videokonferenzen abzuhalten sowie zeitgleich Dokumente zu bearbeiten. Es bietet damit die Grundlage für eine erfolgreiche digitale Projektarbeit.
Ein Zusammenarbeitswerkzeug, welches sich in den vergangenen Jahren durchgesetzt hat, ist Microsoft Teams. Teams ist Teil der Microsoft-365-Palette und wurde eigens für die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen geschaffen. Es punktet mit vielseitigen Funktionen und einem breiten Einsatzbereich. Damit eignet es sich insbesondere für die Nutzung in KMU.
5 Vorteile von Microsoft Teams für KMU
Die fortschreitende Digitalisierung, der Wunsch nach flexiblen Arbeitsmodellen, Konkurrenz im Arbeitsmarkt, zunehmende Cyberbedrohungen und knappe Ressourcen: KMU sehen sich im Geschäftsalltag oft mit einer Vielzahl von spezifischen Herausforderungen konfrontiert. Ein gutes und gezielt eingesetztes Collaboration Tool kann ihnen in vielen dieser Situationen Entlastung bieten. Fünf Gründe sprechen besonders für die Nutzung von Microsoft Teams:
1. Erfolgreich im Home-Office dank virtueller Kommunikations- und Kollaborationskanäle
Heutzutage sehnen sich viele Arbeitnehmende nach flexiblen Arbeitsmodellen, welche die Arbeit im Home-Office, von unterwegs oder von verschiedenen Unternehmensstandorten aus zulassen. Um im umkämpften Arbeitsmarkt konkurrenzfähig zu bleiben, sind KMU zunehmend gefordert, diese Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden zu erfüllen.
Als zentrale Plattform für die digitale Zusammenarbeit ist Teams darauf ausgerichtet, auch unter räumlich getrennten Arbeitskollegen und -kolleginnen einen effizienten Austausch zu ermöglichen. Dank der Cloud-Technologie ist das Tool jederzeit und auf verschiedenen Endgeräten nutzbar. Neben dem Durchführen von Online-Meetings erlaubt Teams weitere Formen der digitalen Kommunikation, die für die dezentrale Arbeit wichtig sind:
- Führen und Aufzeichnen von Videokonferenzen
- Online-Besprechungen via Telefon oder Videochat
- Chats mit ganzen Teams oder einzelnen Mitarbeitenden
- Durchführen von Online-Workshops und Webinaren
- Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten und Dateien (Co-Authoring)
- Einbezug von Teilnehmenden ausserhalb der eigenen Organisationsstrukturen wie etwa Kunden, Lieferanten oder Referenten
Darüber hinaus gewährleisten personalisierte Benachrichtigungseinstellungen sowie die Synchronisierung mit dem Outlook-Kalender, dass Mitarbeitende keine wichtigen Termine und Neuigkeiten verpassen. Unabhängig davon, wo sie sich befinden.
2. Abbilden der Organisationsstrukturen und Führen von interdisziplinären Projektteams
Wie der Name nahelegt, dreht sich bei Microsoft Teams alles um Teams. Zum einen ist die Software darauf ausgerichtet, bestehende Organisationsstrukturen in die virtuelle Welt zu übertragen. Zum anderen erlaubt sie die Festlegung von projektbezogenen Arbeitsgruppen und Kanälen. Sofern es die vorgenommenen Sicherheitseinstellungen zulassen, ist es zudem möglich, firmenexterne Personen zur Zusammenarbeit in Projektteams einzuladen.
Sämtlichen Teams steht auf der Plattform jeweils ein gemeinsamer Arbeitsbereich zu definierten Themen zur Verfügung. Die Themen lassen sich nach beliebigen oder vorgegebenen Kriterien strukturieren, wie etwa nach Kunden, Projekten, Abteilungen oder wiederkehrende Aufgaben etc. In diesen Arbeitsbereichen teilen sich die Teams neben einer gemeinsamen Dateiablage auch einen eigenen Chatbereich. Zusätzlich lassen sich bei Bedarf weitere Applikationen hinzufügen, welche die digitale Zusammenarbeit in Abteilungen oder Projektteams noch effizienter machen. Beispielsweise Umfragetools, Whiteboards oder Checklisten.
3. Gute Anbindung an weitere Programme von Microsoft 365
Als Teil von Microsoft 365 weist Teams zahlreiche Schnittstellen zu den weiteren Microsoft-Tools auf. Viele Anwendungen wie SharePoint, OneDrive, Microsoft Forms, OneNote, Word, Excel oder Power-Point lassen sich stufenlos in die Plattform integrieren. Damit ist es möglich, zeitraubende Wechsel zwischen Applikationen zu vermeiden und Microsoft Teams als zentrale Arbeitsplattform im Unternehmen zu nutzen.
4. Weitreichende Skalierungsmöglichkeiten erlauben optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis
Unternehmen beziehen Microsoft Teams im Abonnementsmodell über eine Lizenz. Verschiedene Abo-Abstufungen erlauben es, das Produkt genauestens auf die Unternehmensgrösse und die Anforderungen der Nutzerinnen und Nutzer abzustimmen. Da es sich bei Teams um eine Cloud-Applikation handelt, können die bezogenen Leistungen selbst bei unvorhersehbaren Änderungen in der Unternehmensstruktur einfach und unkompliziert angepasst werden. Dank dem Lizenzsystem lässt sich ausserdem sicherstellen, dass das KMU stets nur jene Leistungen bezahlt, die es bezieht. Dies vereinfacht die Budgetplanung und verbessert die Kostensicherheit im Unternehmen.
5. Hohe Sicherheitsanforderungen minimieren das Cyberrisiko
Auch in der Schweiz steigt die Zahl der Cyberangriffe auf kleine und mittlere Unternehmen stetig. Die IT-Sicherheit nimmt damit gerade in KMU einen immer grösseren Stellenwert ein. Mit einem starken internen Bedrohungsschutz schafft Microsoft Teams hierfür eine erfolgversprechende Basis. Mit regelmässigen Updates und Patches gewährleistet Teams laufend besten Schutz vor Cyberangriffen. Unternehmen, die in Sachen Cybersecurity noch einen Schritt weiter gehen möchten, können mit Unterstützung eines spezialisierten IT-Partners weitere Sicherheitsvorkehrungen einrichten und so das Risiko von Cyberattacken an sämtlichen Arbeitsorten weiter minimieren.
Microsoft Teams: Kompromisslose Effizienz und Sicherheit
Dank dem Einsatz von Microsoft Teams können KMU ihren Angestellten flexible Arbeitsmodelle anbieten, ohne auf eine starke Cybersicherheit verzichten zu müssen. Auch ebnet die Software den Weg für weitere Digitalisierungsschritte und damit für den Erhalt der langfristigen Wettbewerbsfähigkeit eines KMU. Gleichzeitig bietet Microsoft Teams einen grossen Gestaltungsfreiraum. Um dabei den Überblick zu behalten und die maximale Wirkung des Tools zu gewährleisten, lohnt sich eine strukturierte Vorgehensweise. Dazu ist es ratsam, die Software gemeinsam mit einem versierten Anbieter von Managed IT Services einzuführen. Ein Managed IT Services Provider (MSP) mit Erfahrung und Kompetenzen rund um Microsoft 365 stellt eine zielgerichtete und reibungslose Inbetriebnahme des Tools sicher. Der effizienten virtuellen Zusammenarbeit steht damit nichts mehr im Weg.
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