Microsoft 365 bietet Nutzenden vielfältige Möglichkeiten und Tools zur gemeinsamen Bearbeitung von Dateien und Dokumenten. Besonders OneDrive, SharePoint und Microsoft Teams setzen sich in vielen KMU durch. Um die beiden Speichertools OneDrive und SharePoint richtig einzusetzen, ist es wichtig, ihre Einsatzgebiete zu kennen.
Innerhalb von Microsoft 365 steht mit Microsoft Teams ein vielseitiges, leistungsstarkes und umfangreiches Tool für die virtuelle Zusammenarbeit bereit. Es vereinfacht die Koordination mit remote arbeitenden Teams, erlaubt ein unkompliziertes Arbeiten aus dem Home-Office und stellt mit der OneDrive-Cloud sowie mit SharePoint zwei praktische Dienste zur Dateiablage in Unternehmen zur Verfügung. Doch wo unterscheiden und ergänzen sich OneDrive, SharePoint und die Dateiablage in Teams?
OneDrive: Die individuelle Dateiablage in der Cloud
OneDrive versteht sich als klassisches Dateisystem, welches Daten statt auf den lokalen Servern, in einer Cloud speichert. Mitarbeitende in Unternehmen nutzen OneDrive als persönlichen Arbeitsbereich, wo sie eigene Dokumente erstellen, speichern und bearbeiten können. Da der Speicher ortsunabhängig von jedem internetfähigen Gerät aufrufbar ist, eignet sich OneDrive für die Arbeit im Home-Office oder an mobilen Arbeitsplätzen. Es ist auch offline nutzbar und synchronisiert Dateien automatisch zwischen Notebook und Cloud, sobald eine Netzverbindung hergestellt wird.
Zusammenarbeit im Team mit OneDrive
Auch zur gemeinsamen Dateibearbeitung im Team lässt sich OneDrive einsetzen: Nutzer und Nutzerinnen können Dokumente in ihrer Dateiumgebung für weitere Personen zugänglich machen und Teamkollegen zur Bearbeitung einladen. Freigabeberechtigungen lassen sich einfach, individuell oder sogar zeitlich begrenzt verteilen und die bearbeiteten Dokumente bleiben stets im Besitz des Eigentümers der jeweiligen Datei. OneDrive bietet sich insbesondere dann zur Zusammenarbeit an, wenn der Kreis involvierter Personen klein ist oder wenn externe Personen nur vorübergehend Zugriff zu einem Dokument haben sollen.
SharePoint: Von der Dateibearbeitung bis zum Intranet
Auch SharePoint ermöglicht als Cloud-Lösung die Ablage von Dateien und ein gemeinsames, virtuelles Arbeiten an Dokumenten. Doch der Funktionsumfang von SharePoint reicht noch viel weiter: Das Programm ist für die Zusammenarbeit in Teams mit mehreren Personen und Projekten optimiert und unterscheidet sich darin vom persönlichen Speicherplatz der OneDrive-Cloud.
SharePoint-Usern steht mit der Dokumentenbibliothek eine Ablage für gemeinsame Dokumente und Dateien bereit. In SharePoint hochgeladene Inhalte sind automatisch für alle Mitglieder der Plattform sichtbar und können von diesen sogar gleichzeitig und für alle Teilnehmenden live sichtbar bearbeitet werden. Darüber hinaus lassen sich innerhalb der Plattform weitere Funktionen wie Diskussionsforen, Kalender, Wikis, automatische Workflows oder Aufgabenlisten einbinden. SharePoint ist damit nicht nur die Grundlage für das gemeinsame und zeitgleiche Bearbeiten von Dateien, sondern es kann auch die Basis für ein hochangepasstes Intranet des Unternehmens oder des jeweiligen Teams sein.
Zusammenarbeit im Team mit SharePoint
Mit seinen zahlreichen Funktionen ist SharePoint komplexer zu bedienen als OneDrive. Doch bietet es mit seinen Möglichkeiten zur gemeinsamen Dateibearbeitung und der automatischen Synchronisierung die notwendige Grundlage für ein erfolgreiches Zusammenarbeiten in virtuellen Teams. Dokumente lassen sich innerhalb der eigenen Organisation, aber auch mit externen Personen simultan oder zeitversetzt bearbeiten.
Microsoft Teams: Das Gesamtpaket für virtuelle Teamzusammenarbeit
Das Ziel von Microsoft Teams ist es, kleineren und grösseren Teams die Kommunikation und die Zusammenarbeit zu erleichtern. Mit einem Arbeitsplatz-Chat, dem Kalender, einem Tool für Videokonferenzen, der privaten und der geteilten Dateiablage sowie mit der Möglichkeit ganze Teamstrukturen abzubilden, vereint Microsoft Teams zahlreiche wichtige Anwendungen für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams unter einem Dach.
Auch OneDrive und SharePoint sind in Teams integriert und lassen sich so intuitiv und einfach einsetzen. Als Cloud-Dienst stellt OneDrive auch innerhalb von Microsoft Teams den Speicherplatz für individuelle Dokumente zur Verfügung. So speichert das Tool Dateien, die in Chatnachrichten oder über die Outlook-Integration geteilt werden, im persönlichen OneDrive-Account der Nutzenden ab. SharePoint hingegen dient als Speicherort für sämtliche Dokumente, die innerhalb eines Teams geteilt werden: Jedem im Tool erstellten Team steht ein eigener SharePoint-Speicherplatz zur Verfügung, welcher allen definierten Teammitgliedern zugänglich ist.
OneDrive, SharePoint: Ein starkes Gespann in Microsoft Teams
Um als KMU die Vorteile beider Plattformen zu nutzen und dennoch eine einheitliche Strategie zur Dokumentenablage zu verfolgen, ist der Einsatz von Microsoft Teams ein sinnvoller und produktiver Weg. Teams vereint OneDrive und SharePoint in einem übersichtlichen und vielseitigen Collaboration Tool und erlaubt es Unternehmen, die Vorteile beider Tools zielführend einzusetzen.
Für die Einführung dieser hocheffizienten Collaboration Tools ist der Beizug eines kompetenten IT-Partners ratsam, der über umfassende Kenntnisse in Microsoft 365 verfügt. Dieser unterstützt KMU bei der Lizenzierung, Konfiguration und beim Einrichten von OneDrive, SharePoint und Microsoft Teams. Er kümmert sich um die professionelle Datenmigration und schafft die Grundlage für eine erfolgreiche und effiziente Teamarbeit.
Titelbild: Unsplash
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