Aussergewöhnliche Situationen erfordern aussergewöhnliche Massnahmen, wie etwa der Einsatz von Home-Office. Gerade für KMU ist insbesondere in Krisenzeiten das Home-Office zunehmend ein sinnvolles Arbeitsmodell, um bei bestimmten Funktionen flexibel auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzugehen und mit weit entfernt stationierten Mitarbeitenden einen effizienten Austausch sicherzustellen. Damit die Umstellung auf das Home-Office-Arbeitsmodell rasch und professionell gelingt, gilt es, die geeigneten Instrumente einzusetzen.
Home-Office sichert die Betriebskontinuität (Business Continuity) bei Krisensituationen wie dem Ausbruch einer Epidemie, nach einem Brandfall oder einem Wasserschaden in den Büroräumlichkeiten. Bei einzelnen Tätigkeiten, die eine hohe Konzentration erfordern, kann Home-Office ebenfalls eine sinnvolle Lösung sein: verglichen mit lebhaften Grossraumbüros sind die Mitarbeitenden in einem ruhigen Home-Office-Umfeld weniger abgelenkt – so nimmt ihre Produktivität zu. Auch steigert das Unternehmen damit seine Attraktivität im Arbeitsmarkt für potenzielle Mitarbeitende. Dank flexiblen Einsatzmöglichkeiten erhöht das Home-Office-Modell zudem die Zufriedenheit der bestehenden Mitarbeitenden1.
Soll Home-Office in einem KMU erfolgreich zum Einsatz kommen, ist es wichtig, dass Mitarbeitende ebenso effizient kommunizieren und zusammenarbeiten können, wie wenn sie sich physisch in den Firmenräumlichkeiten treffen würden. Dies erfordert passende Arbeitsmittel. Oft ist die dazu notwendige Hard- und Software bereits in zahlreichen KMU vorhanden, doch blieb sie bisher unbenutzt.
Was benötigt ein KMU, um Home-Office effizient zu nutzen?
- Ein Notebook mit eingebauter Kamera für jeden Home-Office-Mitarbeiter.
- Eine verschlüsselte Internet-Verbindung von Notebook zum Unternehmens-Server oder eine Verbindung via Virtual Personal Network (VPN).
- Einen externen Zugriff für die Mitarbeitenden auf die für ihre Funktion benötigten Dateien bzw. Programme.
- Software für die Zusammenarbeit in Gruppen (Collaboration Software).
- Headset, Mikrofon und separater Monitor bei länger andauernden Home-Office-Nutzung.
- Eine Einführungsschulung in die Nutzung der Kommunikations- und Zusammenarbeitssoftware.
Ein technisch gut vorbereiteter Einsatz des Home-Office-Arbeitsmodells erlaubt die Interaktion mit Mitarbeitenden, wenn persönliche Kontakte zu aufwendig oder nicht möglich sind. Die Zusammenarbeit auf Entfernung (Remote Collaboration) lässt sich auf diese Weise effizient umsetzen und die externen Mitarbeitenden fühlen sich mit dem Unternehmen verbunden.
Technisch lässt sich die Anbindung vom externen Standort an das Unternehmen als «virtueller Arbeitsplatz» oder als «Arbeitsplatz mit physischem Computer» wie folgt einrichten:
Konfigurationsmöglichkeiten des Home-Office-Arbeitsplatzes
Virtueller Arbeitsplatz
Ein virtueller Arbeitsplatz (Virtual Desktop) ist ein unsichtbarer (virtueller) Desktop-Computer, der den Home-Office-Mitarbeitenden rund um die Uhr an jedem beliebigen Standort zur Verfügung steht. Voraussetzung ist lediglich ein sicherer Internetzugang und ein beliebiges Endgerät mit Display und Tastatur wie etwa ein Desktop-, ein Laptop- oder Notebook-Computer, ein Tablet oder ein Smartphone. Von diesem greift der Nutzer auf die virtuellen Desktop-Computer zu. Er meldet sich dazu einfach von seinem Endgerät via Internet über eine verschlüsselte Verbindung an. Anschliessend stehen die gewohnten Programme, Daten und Desktop-Icons über seinen Bildschirm zur Verfügung. Für die reibungslose Zusammenarbeit lässt sich ein gemeinsamer Speicherplatz mit individuellen Zugriffsrechten nutzen.
Der Bildschirm des Nutzers dient dabei lediglich der Visualisierung und der Bedienung seiner Dateien und Programme. Die ganze Rechenleistung des virtuellen Arbeitsplatz erfolgt in einer Serverinfrastruktur in einem externen Rechenzentrum. Sämtliche für die Ausübung der Funktion des Mitarbeiters erforderlichen Software-Programme und Dateien sind in diesen Servern installiert und jederzeit abrufbar. Dahinter steht ein IT-Dienstleister, meist ein Anbieter von Managed IT Services, der sich um die laufende Installation von Sicherheitsupdates, die Aktualisierung des Antivirus-Programms sowie die Datensicherung kümmert. So muss sich das KMU nicht selbst mit der Cyber Security und mit der Wartung der IT beschäftigen.
Mit dem virtuellen Arbeitsplatz vermeidet das KMU hohe Investitionen in Hard- und Software, da die Rechenleistung und die Programme zentral organisiert sind. Die IT ist zudem sofort einsatzbereit, da der Installationsaufwand auf den einzelnen Endgeräten gering ist.
Arbeitsplatz mit physischem Computer
Anstelle des virtuellen Arbeitsplatzes lässt sich der Home-Office-Zugang mit einem physischen Computer umsetzen. Dabei ist sämtliche vom Nutzer benötigte Software auf seinem Notebook- oder Desktop-Computer enthalten. Die Dateien können wahlweise auf dem Notebook selbst, in einem zentralen Server oder in einer Cloud-Umgebung gespeichert sein. Der Mitarbeitende greift von seinem Home-Office über eine verschlüsselte Internet-Verbindung oder über eine Verbindung via Virtual Personal Network VPN zu. In vielen KMU ist diese Konfiguration bei extern tätigen Mitarbeitenden bereits eingeführt. Je nach allenfalls bereits installierter Collaboration Software lässt sie sich unter Umständen rasch für die länger andauernde Home-Office-Nutzung aktivieren.
Software zur Zusammenarbeit (Collaboration Software)
Eine Collaboration Software dient der Unterstützung der Zusammenarbeit in einer an verschiedenen Standorten verteilten Gruppe. Je nach Art der Software unterstützt sie die gegenseitige Kommunikation über E-Mail, Chat, Video- und Audiokommunikation oder die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Es lassen sich damit Bildschirme gegenseitig visualisieren (Inhalte live teilen). Auch ermöglicht sie ganze Video- oder Audiokonferenzen mit einer Vielzahl von Mitarbeitenden sowie die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten. Wichtig ist, dass die Collaboration Software hohen Sicherheitsanforderungen bezüglich Datensicherheit genügt. Eine bewährte und sichere Lösung ist etwa die Zusammenarbeits-Software «Teams» von Microsoft.
Microsoft Teams
Microsoft Teams (oder kurz «Teams») ist eine Kommunikations- und Zusammenarbeitsplattform, die sich schnell bereitstellen lässt. Damit kann das KMU ihre vollständige IT in einer Umgebung mit entfernt stationierten Mitarbeitenden (virtuelle Umgebung) sicher und geschützt nutzen.
Welches sind die wichtigsten Funktionen von Microsoft Teams?
- Teams ermöglicht qualitativ hochwertige Sprach- oder Videoanrufe und Besprechungen zwischen internen und externen Mitarbeitenden (einzeln oder ganze Gruppen) oder unter den externen Nutzern.
- Der Austausch via Chat zwischen Gruppen von Mitarbeitenden der KMU-Organisation ermöglicht eine rasche Kommunikation zur Schaffung von Klarheit rund um ein Projekt. Diese Funktion vermeidet lang andauernde und zeitraubende E-Mail-Kommunikationsketten.
- E-Mails, die sich auf ein Projekt oder eine bestimmte Gruppe beziehen, lassen sich an definierte Teams-Kanäle senden. Teams kann diese E-Mails gruppen- oder projektweise für alle Gruppenmitglieder anzeigen. Auf diese Weise gelangen auch alle E-Mail-Anhänge projektbezogen an denselben Ort. So bleiben E-Mail-Konversationen für die gesamte Gruppe sichtbar und die unorganisierte E-Mail-Flut in der individuellen Inbox nimmt deutlich ab.
- Dank einer sicheren Dokumentenzusammenarbeit können Mitarbeitende gemeinsam und gleichzeitig dasselbe Dokument bearbeiten (Co-Authoring) sowie Dateien gemeinsam ansehen (z.B. Präsentationen) oder ablegen (File Sharing).
- Als Teil von-Office 365 hat der Mitarbeiter über Teams direkten Zugang auf sein E-Mail, auf die Dokumente in den File-Sharing-Anwendungen OneDrive oder SharePoint zur gemeinsamen Bearbeitung oder Ansicht.
- Teams unterstützt die Zeitplanung oder das Starten von Besprechungen über das bereits in der IT vorhandene Kalenderprogramm.
- Der Zugang auf Teams ist über eine App oder über das Web möglich, sowohl von stationären Geräten als auch von Smartphones.
- Teams erfüllt hohe Anforderungen an die Cyber Security gemäss ISO-Normen. Die einzelnen Teams-Gruppen lassen sich zudem für firmeninterne Teilnehmer (privates Team) oder für externe Teilnehmer (öffentliches Team) einstellen und so den Zugriff auf vertrauliche Daten entsprechend steuern.
Virtuelle Arbeitsplätze oder Collaboration Software wie Microsoft Teams leisten einen entscheidenden Beitrag, um einen reibungslosen, sicheren und effizienten Home-Office-Betrieb zu gewährleisten. Für eine rasche und professionelle Umsetzung ist es ratsam, einen qualifizierten Anbieter von Managed IT Services beizuziehen. Dieser kann die erforderliche Soft- und Hardware evaluieren, unter Einbezug des bestehenden IT-Inventars im KMU. Zudem ist er in der Lage, die notwendigen Installationen und Konfigurationen vorzunehmen sowie die Einführung zu begleiten.
Quellen:
1 Stanford-University & The Quarterly Journal of Economics: Does Working from Home Work?
Titelbild: Carl Heyerdahl on Unsplash
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