Kleine und mittlere Unternehmen haben meist spezifische Anforderungen an die Zusammenarbeits- und Kommunikationssoftware. Dank der breiten Einsatzmöglichkeiten und einer hohen Skalierbarkeit bietet Microsoft 365 jene Tools und Funktionen, die ein KMU für eine effiziente Geschäftstätigkeit benötigt.
Eine vereinfachte abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, kurze Kommunikationswege, eine sichere Datenspeicherung, eine intuitive Handhabung und eine leistungsfähige Cloud: In kleinen und mittleren Unternehmen haben die IT-Infrastruktur und die genutzten Softwarelösungen die vielfältigsten Ansprüche zu erfüllen. Und das oft mit begrenzten Ressourcen. Mit Microsoft 365 steht Unternehmen eine umfassende Software-Lösung zur Verfügung. Sie vereint verschiedenste Programme und Funktionen unter einem Dach und soll speziell auf die Bedürfnisse von KMU zugeschnitten sein. Doch unter welchen Umständen ist der Einsatz von Microsoft 365 für KMU tatsächlich sinnvoll?
Was ist Microsoft 365?
Microsoft 365 dient als Überbegriff für eine ganze Reihe von unterschiedlichen Applikationen und Programmen, die sich sowohl einzeln als auch in Kombination miteinander einsetzen lassen. Während die Office-Anwendungen weit verbreitet sind, hat Microsoft 365 für KMU aber noch viel mehr zu bieten. Besonders die folgenden sechs Programme bringen einen grossen Mehrwert:
- Die bekannten Office-Anwendungen Word, Excel und PowerPoint dienen der Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Tabellen.
- Teams erlaubt Telefon- und Videokonferenzen und dient als zentrales Kommunikations- und Kollaborationstool für die virtuelle Zusammenarbeit.
- Mit SharePoint lässt sich ein Intranet mit gemeinsamer Kommunikations-, Informations- und Datenablagefunktion errichten.
- OneDrive bietet Speicherplatz für persönliche und geteilte Dateien. Es lässt sich ideal mit SharePoint verbinden.
- Outlook organisiert E-Mails, damit sich die Nutzer auf die wichtigsten Nachrichten konzentrieren können und verwaltet den Kalender, um Besprechungen mühelos zu planen.
- Exchange Online ist eine intelligente E-Mail- und Kalenderlösung und lässt sich ins E-Mail-Programm Outlook integrieren.
- OneNote dient als persönliches Notizbuch zur Organisation von Notizen, Meeting-Protokollen, Büchern, Karteikarten, Fotos oder Links.
Die Vorteile von Microsoft 365 für KMU
Mit seinen vielseitigen Software-Paketen ist Microsoft bereits heute in vielen Unternehmen unverzichtbar. Doch wo genau liegen die Vorteile von Microsoft 365? Die folgenden vier Punkte fassen die Vorzüge im Vergleich zu anderen Anbietern zusammen und unterstützen Führungspersonen und IT-Verantwortliche dabei, für ihr KMU die richtige Wahl zu treffen.
1. Eine klare Kostenstruktur und viel Flexibilität
Die Lizenzen für die genutzten Microsoft-365-Anwendungen sind für jeden Nutzer und jede Nutzerin einzeln zu erwerben und lassen sich monatlich erneuern. Mit diesem Abonnementsystem ist der Umfang der eingesetzten Software flexibel und jederzeit skalierbar. Es eignet sich besonders für Unternehmen mit variierenden Mitarbeitendenzahlen und gewährleistet eine hohe Planbarkeit der Kosten. Umfassende Anschaffungsinvestitionen und ärgerliche Mehrausgaben durch ungenutzte Programme oder fehlende Infrastruktur lassen sich damit vermeiden.
Um stets den Überblick über die notwendigen Lizenzen im Unternehmen zu behalten, ist es ratsam, einen von Microsoft zertifizierten IT-Partner mit der Verwaltung und dem Management der Microsoft-Lizenzen zu beauftragen. Damit lässt sich der Personalaufwand im KMU schlank halten und es ist sichergestellt, dass jeder Mitarbeitende stets Zugang zu den notwendigen Anwendungen hat.
2. Eine Cloud-Lösung die überall zugänglich ist
Microsoft 365 ist als Cloud-Lösung verfügbar. Damit sind sämtliche Applikationen und Programme ortsunabhängig und von allen Endgeräten aus zugänglich. Eine wichtige Eigenschaft, um Mitarbeitenden beispielsweise die Arbeit im Home-Office oder am mobilen Arbeitsplatz zu ermöglichen.
Darüber hinaus punktet die Cloud mit weiteren Vorteilen, wie etwa einer hohen Skalierbarkeit und einem umfassenden Schutz vor Cyberattacken. Weiter ermöglicht sie dem IT-Support die Systeme aus der Ferne zu warten und zu überprüfen.
3. Vielfältige Funktionen und optimale Integrationsmöglichkeiten
Ob die gemeinsame Bearbeitung eines Word-Dokuments über SharePoint oder das Eintragen von Teams-Konferenzen im Outlook-Kalender: Die Anwendungen von Microsoft 365 sind ideal aufeinander abgestimmt und lückenlos miteinander kombinierbar.
Für virtuelle Teams kommt besonders bei der Zusammenarbeit das grosse Potenzial von Microsoft 365 für KMU zur Geltung. Denn es eignet sich nicht nur zum Teilen von Dateien, für den E-Mail-Verkehr und für Video- sowie Telefonkonferenzen, sondern es bietet auch die ideale Grundlage zur Durchführung von virtuellen Workshops. Weiter ermöglicht es Microsoft Teams, die Festnetztelefonie des Unternehmens in die Cloud zu übertragen und die Kundenkommunikation somit zu verbessern – auch im mobilen Einsatz.
4. Gute Sicherheitsstands und regelmässige Updates
Die Microsoft-Programme sind durch hohe Sicherheitsstandards geschützt. Regelmässig zur Verfügung gestellte Updates und Patches garantieren, dass die Systeme stets auf dem neuesten Stand bleiben und eine hohe Cyber Security gegeben ist.
Mit zusätzlichen Massnahmen, wie einer Multi-Faktor-Authentifizierung oder zusätzlichen Daten-Backups lässt sich die Sicherheit der Microsoft-Programme zudem einfach erhöhen.
So klappt der Wechsel auf Microsoft 365
Die Einführung von Microsoft 365 in einem KMU gilt es sorgfältig vorzubereiten und zu planen. Um einen reibungslosen Übergang zwischen den neuen und den alten Systemen herzustellen, bieten erfahrene IT-Partner, etwa ein Anbieter von Managed IT Services (auch MSP oder Managed Service Provider), Unterstützung. Dieser analysiert die vorhandenen Prozesse im Unternehmen, hilft bei der systematischen Planung und begleitet die stufenweise Implementierung der neuen Programme. Zeitgleich kann der MSP zusätzliche Massnahmen zum Schutz vor Cyberattacken installieren und er ist bei Fragen rasch zur Stelle. Ein zertifizierter MSP begleitet KMU zum einen während des Roll-Outs von Microsoft 365 und bietet zum anderen während des weiteren Betriebs laufend professionelle Unterstützung. So ist gewährleistet, dass die neuen Programme die Effizienz und Produktivität im KMU tatsächlich steigern.
Titelbild: Unsplash
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