Die Arbeit im Home-Office verlangt von Unternehmen und Projektteams neue Wege der Zusammenarbeit. Das Durchführen von Virtual Workshops ist dabei die Paradedisziplin: Ein paar einfache Grundsätze und Tipps helfen dabei, dass sich selbst diese zu einer Erfolgsgeschichte entwickeln.
Anders als die klassische Teamsitzung leben Workshops von Interaktion, Austausch, Brainstorming und der sich entwickelnden Gruppendynamik – diese von der physischen in die virtuelle Welt zu übertragen, kann Führungspersonen daher vor eine echte Herausforderung stellen. Doch trotz einigen Hindernissen bieten virtuelle Workshops (Online-Workshops) gerade für grosse und lokal verbreitete Projektteams auch Vorteile: Anfahrtswege sowie die allfällige Miete eines Konferenzraumes fallen weg, zurückhaltenden Mitarbeitenden kann die Präsentation eigener Ideen einfacher fallen und technische Tools helfen dabei, abwechslungsreiche und effektive Meetings zu organisieren.
Voraussetzungen für die virtuelle Zusammenarbeit
Damit sich ein virtueller Workshop erfolgreich durchführen lässt, sind gewisse Grundvoraussetzungen zu erfüllen. Besonders wichtig ist eine stabile und leistungsstarke Infrastruktur: Dazu gehören neben einem Computerarbeitsplatz mit Headset und Kamera auch eine sichere Internetverbindung und ein geeignetes Tool zur Zusammenarbeit (Collaboration Tool). Gibt ein KMU seinen Mitarbeitenden die Möglichkeit im Home-Office zu arbeiten, so sollte es sicherstellen, dass auch die mobilen Arbeitsplätze ihrer Angestellten mit der geeigneten Infrastruktur ausgerüstet sind.
Ein erfahrener und informierter Anbieter von Managed IT Services kann dabei eine wertvolle Unterstützung sein: Er berät und begleitet das Einrichten von mobilen Arbeitsplätzen, sorgt für eine maximierte Cybersicherheit und hilft bei der Wahl und Installation eines passenden Collaboration Tools. Damit legt der Managed-IT-Service-Partner die Basis, dass sich Virtual Workshops unterbrechungsfrei und mit einem guten Ergebnis durchführen lassen.
Auf dem Weg zum erfolgreichen virtuellen Workshop
Um trotz des fehlenden persönlichen Kontakts zu innovativen Meeting-Ergebnissen zu kommen, stehen den Verantwortlichen verschiedene Tools und Tricks zur Verfügung. Während der Vorbereitung zum virtuellen Workshop sollten sie sich Zeit nehmen, um folgende fünf Fragen zu beantworten:
Wie lässt sich für einen Online Workshop eine persönliche Atmosphäre schaffen?
In einem virtuellen Workshop befinden sich die Teilnehmenden nicht im gleichen Saal und können die Mimik, Gestik und Körpersprache der anderen nicht so einfach lesen. Zudem fehlen die gemeinsamen informellen Gespräche vor und nach dem Workshop sowie in den Pausen. Und trotzdem ist es möglich, auch unter Teilnehmenden im Home-Office eine persönliche und offene Atmosphäre aufzubauen: Durch einen sanften Start haben die Anwesenden die Möglichkeit, sich auf die bevorstehenden Aufgaben einzustellen. Beispielsweise kann ein kurzes Quiz, eine Umfrage oder ein inspirierendes Video dabei helfen, erste Distanzen zu überwinden. Kennen sich die Teilnehmenden noch nicht alle, ist im Anschluss eine kurze Vorstellungsrunde unabdingbar. Zudem sollten die Organisatoren die Teilnehmenden stets motivieren, ihre Videokameras zumindest in den Diskussions- und Gruppenphasen zu aktivieren.
Wie lassen sich an einem Online Workshop Diskussionen unter den Teilnehmenden fördern?
Das Aufbauen einer lebhaften Diskussion ist ein zentrales Ziel eines jeden Workshops. Da online der direkte Austausch fehlt, stehen in vielen Zusammenarbeitstools zusätzliche Funktionen zur Verfügung, die sich zum Aufbau und Aufrechterhalten einer Diskussion einsetzen lassen.- Über den Chat können Teilnehmende schriftlich spontane Fragen stellen, eine Wortmeldung ankündigen sowie Kommentare äussern.
- Durch das Einbinden von kurzen Online-Umfragen oder -Abstimmungen lässt sich das Stimmungsbild der Teilnehmenden einfangen und Anschlussdiskussionen auslösen. Die Verknüpfung von Microsoft Teams mit Microsoft Forms, ermöglicht beispielsweise das Integrieren von vorbereiteten sowie spontanen Umfragen.
- Während einer Präsentation motivieren regelmässige Pausen und gezielte Fragen das Publikum, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen und seine Gedanken zu teilen.
- Die temporäre Arbeit in Kleingruppen ist ein vielversprechendes Mittel, um intensive Workshops aufzulockern. In manchen Collaboration Tools stehen hierfür sogenannte Breakout-Räume zur Verfügung. Durch zufälliges oder geordnetes Zuteilen der Teilnehmenden lassen sich innovative Ideen besser entwickeln oder vertiefen.
- Das digitale Whiteboard kann sowohl in Breakout-Räumen als auch während des Workshops eingesetzt werden, um Gedanken und Entwicklungen festzuhalten sowie um Brainstorming-Prozesse schriftlich oder visuell zu begleiten.
All diese Tools erlauben es den Organisatoren, Abwechslung in den Online-Workshop zu bringen und die Teilnehmenden auf eine immer wieder neue Art und Weise zur Mitarbeit zu motivieren.
Wie bleiben Teilnehmende über die gesamte Dauer eines virtuellen Workshops fokussiert?
Bei Virtual Workshops kann sich die Ermüdung der Teilnehmenden schneller zeigen als in Präsenzveranstaltungen: Technische Komplikationen wie beispielsweise eine schlechte Tonqualität, fehlender Blickkontakt, der ständige Fokus auf einen Bildschirm sowie die Doppelbelastung durch parallele Tätigkeiten zählen zu den häufigsten Ursachen.
Den Moderierenden fällt eine zentrale Rolle zu, wenn es darum geht, die Anwesenden über die gesamte Meeting-Zeit fokussiert und aktiv zu halten. Bereits bei der Vorbereitung gilt es sicherzustellen, dass die technische Infrastruktur aller Mitarbeitenden den notwendigen Anforderungen genügt – ein entsprechendes Testmeeting kann allfällige Probleme aufdecken und erlaubt, diese bereits vor dem eigentlichen Workshop beseitigen. Während dem Workshop selbst, so zeigt eine aktuelle Online-Studie, wirkt eine humorvolle und abwechslungsreiche Moderation Wunder. Ebenso sind regelmässige Pausen wichtig: Sowohl technische Pausen, in welchen kurze Umfragen oder virtuelle Spiele durchgeführt werden, als auch analoge Pausen, in denen sich die Teilnehmenden für einen kurzen Moment vom Bildschirm trennen können.
Sind das Programm und der Zeitplan des virtuellen Workshops angemessen?
Ein Workshop besteht aus unterschiedlichen Phasen, die sowohl online als auch offline den Prozess vorgeben. Zudem ist die angegebene Dauer einzuhalten – besonders bei Online-Veranstaltungen. Aufgrund des höheren Ermüdungsrisikos muss bei virtuellen Workshops mehr Zeit für Pausen zur Verfügung stehen – so sollten die Moderierenden bei Bedarf die Möglichkeit haben, zusätzliche Pausen einzulegen, ohne die Workshop-Dauer zu strapazieren. Zeit gewinnen lässt sich unter anderem mit einem guten Zeitmanagement, dem frühzeitigen Versenden von zentralen Diskussionsfragen oder auch mit einer möglichst kleinen Teilnehmendenzahl.
Beim Erstellen des Workshop-Programms ist es darüber hinaus auch wichtig, eine gute Balance zwischen Diskussionsmomenten, Gruppenarbeit und Präsentationen zu finden.
Steht für den Online Workshop ein Notfall-Plan bereit?
Auch mit der besten Vorbereitung, kann es während einem Online-Seminar zu technischen oder organisatorischen Zwischenfällen kommen. Die Verantwortlichen tun daher gut daran, sich auf solche Situationen vorzubereiten und einen Plan B auszuarbeiten. Dieser kann den Wechsel des Arbeitsgerätes, den Versand der Unterlagen per E-Mail oder das spontane Abändern des Zeitplans beinhalten.
Fazit: Abwechslung, Aufmerksamkeit und das passende Tool
Virtuelle Meetings aus dem Home-Office zu organisieren und durchzuführen, kann für ein unvorbereitetes KMU eine Herausforderung darstellen. Doch moderne Collaboration Tools mit vielfältigen Funktionen ermöglichen nicht nur die einwandfreie technische Durchführung, sondern helfen auch bei der abwechslungsreichen Ausgestaltung eines Virtual Workshops. Für die Wahl und Inbetriebnahme dieses passenden Workshop-Instruments ist der Beizug eines Experten ratsam. Ein qualifizierter Anbieter von Managed IT Services analysiert die Bedürfnisse des KMU, unterstützt bei der Bewertung der verschiedenen Collaboration Tools, hilft bei der Beschaffung der notwendigen Lizenzen sowie bei der Inbetriebnahme des jeweiligen Systems. Dem erfolgreichen Workshop steht so nichts mehr im Wege.
Titelbild: Microsoft
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