Längst haben die mobile Arbeit und der mobile Arbeitsplatz Einzug in Unternehmen gehalten. Nicht nur Grosskonzerne, sondern auch KMU profitieren von der enormen Flexibilität, die ein mobiler Arbeitsplatz bietet. Die täglichen Aufgaben lassen sich mit Geräten wie Smartphones, Tablets oder Notebooks von überall her effizient erledigen. Doch um die mobile Arbeit im Unternehmen zielführend umzusetzen, sollte ein KMU einige wichtige Voraussetzungen berücksichtigen.
Tipps für einen effizienten mobilen Arbeitsplatz
Damit die Arbeit unterwegs oder im Home Office einen Mehrwert für das Unternehmen bringt, gilt es einiges zu beachten. Die folgenden sechs Tipps tragen zum Gelingen der mobilen Arbeit bei:
1. Tipp: Passende Hardwareausstattung
Das A und O für die Arbeit unterwegs ist die passende Hardwareausstattung. Ein leistungsfähiges Smartphone sollte zur Grundausstattung der mobilen Mitarbeitenden gehören. Da sich aber nicht alle Arbeiten mit dem Smartphone erledigen lassen und für einige Aufgaben grössere Bildschirme oder Tastatur und Maus notwendig sind, sind auch ein Notebook oder ein Tablet notwendig. Das KMU kann den Mitarbeitern die Geräte zur Verfügung stellen oder Konzepte wie Bring Your Own Device (BYOD) nutzen. BYOD gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, private Geräte für die Arbeit zu verwenden.
2. Tipp: Sicheres und schnelles mobiles Internet
Ohne Verbindung mit dem Internet und dem Firmennetzwerk ist der mobile Arbeitsplatz nicht einsatzfähig. Das Smartphone sollte Zugang zu schnellem Internet per WLAN und Mobilfunk (3G oder 4G) bieten und über das passende monatliche Datenbudget verfügen. Über Funktionen wie Tethering kann die Mobilfunkverbindung für das Tablet oder das Notebook bereitgestellt werden – so können die Mitarbeitenden in Zonen ohne WLAN, wie etwa in gewissen Zugsverbindungen, ebenfalls auf das Unternehmensnetzwerk zugreifen. Alternativ sind mobile WLAN-Hotspots nutzbar. Wichtig ist, dass die übertragenen Firmendaten verschlüsselt und für Unbefugte nicht einsehbar sind. Der Zugang über ein Virtual Private Network (VPN) bietet dazu die notwendige Sicherheit.
3. Tipp: Cloud-basierte Services und Anwendungen
Cloud-basierte Services und Anwendungen sind ideal für die Arbeit unterwegs. Anwendungen wie Office 365 (neu Microsoft 365) lassen sich online aus der Cloud beziehen und stehen auf beliebigen Endgeräten zur Verfügung. Die Installation von lokaler Software auf den mobilen Endgeräten ist überflüssig, da viele Cloud-Anwendungen direkt über den Browser nutzbar sind. Dokumente und Daten müssen nicht mehr lokal gespeichert werden, sondern sind in einem Cloud-Speicher sicher abgelegt. Das bietet den Vorteil, dass bei Defekt oder Diebstahl des mobilen Arbeitsgeräts die Daten weiterhin über die Cloud verfügbar bleiben. Gleichzeitig lassen sich Dokumente mit Teamkollegen oder Kunden teilen und bearbeiten.
4. Tipp: Virtueller Arbeitsplatz – überall die gleiche Arbeitsumgebung
Über einen virtuellen Arbeitsplatz oder virtuellen Desktop hat der mobile Mitarbeiter unterwegs auf seine individuelle Arbeitsplatzumgebung zugreifen. Egal, ob er ein Tablet, einen Laptop oder den PC im Home Office nutzt, er arbeitet über das Internet auf seinem zentral bereitgestellten virtuellen Desktop. Dieser virtuelle Arbeitsplatz stellt ihm all seine Anwendungen und Daten in gewohnter Form zur Verfügung.
5. Tipp: MDM und MAM – sichere und komfortable Verwaltung der mobilen Geräte, Anwendungen und Daten
Für die mobile Arbeit muss das KMU die vielen verschiedenen mobilen Endgeräte und ihre Anwendungen effizient verwalten. Professionelles Mobile Device Management (MDM) und Mobile Application Management (MAM) bietet entsprechende Lösungen. Die mobilen Endgeräte lassen sich zentral verwalten, mit den benötigten Updates und Sicherheitsrichtlinien versorgen und aus der Ferne sichern. Das spart viel Zeit und Geld, da die Geräte und ihre Software nicht mehr einzeln von der IT-Abteilung oder dem externen IT-Dienstleister gepflegt werden müssen. Zudem sorgen MDM und MAM für die Sicherheit sensibler Unternehmensdaten auf den mobilen Devices.
6. Tipp: Moderne Kommunikations- und Kollaborationstools
Effiziente Team- und Projektarbeit erfordert moderne Kommunikations- und Zusammenarbeitswerkzeuge. Neben Telefon, SMS, E-Mail und Voice-Mail sollten Instant Messaging sowie Video- und Webkonferenz-Tools wie Slack oder Microsoft Teams zur Verfügung stehen. Darüber hinaus sind Kollaborations-Tools wie SharePoint sinnvoll, mit denen sich Dokumente zentral pflegen, mit anderen teilen und gemeinsam bearbeiten lassen. Viele Microsoft-365-Abonnements beinhalten entsprechende Werkzeuge und Lösungen (Microsoft Teams oder SharePoint).
Fazit
Die Einhaltung dieser sechs Tipps schafft für kleinere und mittlere Unternehmen beste Voraussetzungen für eine sichere und effiziente Remote-Arbeit – sei es von Unterwegs oder aus dem Home Office. Unterstützung bei der Auswahl, Implementierung und Wartung der benötigten IT-Tools und der Cloud-Services oder Cloud-Anwendungen bietet ein kompetenter IT-Partner, insbesondere Anbieter von Dienstleistungen wie Managed Workstation oder von virtuellen Arbeitsplätzen.
Titelbild: Avi Richards on Unsplash
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