Mit der zunehmenden Popularität von Home-Office gilt es, auch die Telefonie an die Anforderungen der modernen Arbeitsplatzmodelle von KMU anzupassen. Cloudbasierte Telefoniesysteme verbessern nicht nur die Erreichbarkeit von Mitarbeitenden, sondern sie lassen sich auch ortsunabhängig bedienen.
Während das Home-Office für viele Arbeitnehmende und Arbeitgebende zahlreiche Vorteile mit sich bringt, entwickelt sich die telefonische Erreichbarkeit von Mitarbeitenden ausserhalb des Büros oft zum Problem: Schwierigkeiten mit der Anrufumleitung, schlechte Gesprächsqualität und der Einsatz vom privaten Mobiltelefon für Kundengespräche können zu Schwierigkeiten führen und die Effizienz von Mitarbeitenden deutlich reduzieren. Und dennoch gehört die klassische Telefonie mit Festnetz, Tischtelefon und eigenem Telefonnetzwerk in vielen KMU noch immer zur Standardausrüstung. Zeit, dass sich Geschäftsführende und IT-Verantwortliche von KMU mit der Frage auseinandersetzen, welche Telefonlösung die Erreichbarkeit ihrer Mitarbeitenden sicherstellt, auch wenn sich diese nicht am Büroarbeitsplatz befinden.
Neue Herausforderungen an die KMU-Telefonie
Mit der Zunahme von Home-Office- und Remote-Arbeitsplätzen ändern sich auch die Anforderungen an die Telefonie in kleinen und mittleren Unternehmen. Obwohl die Erreichbarkeit von Mitarbeitenden, die zuhause arbeiten, sowohl für die interne als auch für die externen Anspruchsgruppen von zentraler Wichtigkeit ist, ist es nicht immer angemessen, alle Mitarbeitenden mit einem Mobiltelefon auszurüsten. Zum Glück hat sich in den vergangenen Jahren die KMU-Telefonie weiterentwickelt, um die klassische Telefonanlage nicht nur zu ersetzen, sondern auch um neue nützliche Funktionen bereitzustellen: so etwa die Cloud-Telefonie.
Fünf Vorteile der Cloud-Telefonie für KMU
Moderne, internetbasierte Telefonielösungen eröffnen kleinen und mittleren Unternehmen eine Reihe neuer Perspektiven, die sowohl am lokalen Arbeitsplatz als auch im Home-Office zu grossen Erleichterungen und sogar zu Kosteneinsparungen führen können:
1. Die Mitarbeitenden sind überall über dieselbe Direktwahl-Telefonnummer erreichbar
Während die klassische Festnetztelefonie meist an ein Tischtelefon gebunden ist, funktioniert die Cloud-Lösung über die IP-Adresse und ist damit ortsunabhängig nutzbar. Die Büro-Telefonnummer der einzelnen Mitarbeitenden ändert sich dabei nicht, egal ob sie sich am Arbeitsplatz, an einem Aussentermin oder zuhause befinden. Die Nutzenden telefonieren auf einfache Weise über ihren Desktop Computer, ihren Notebook oder über ihr Smartphone – stets mit der ihnen zugewiesenen Büro-Direktwahlnummer. Auf Wunsch lässt sich auch ein klassisches Festnetz-Tischtelefon, ausgerüstet mit IP-Technologie, einsetzen.
2. Weniger Kosten für Infrastruktur
Da weniger Mitarbeitende ein lokales Tischtelefon oder ein Mobiltelefon benötigen, sinken die Kosten für die Telefon-Infrastruktur im KMU. Die Cloud-Telefonie lässt sich zudem ins Service-Paket des Managed-IT-Services-Dienstleisters integrieren, womit sich auch die Wartungs- und Supportkosten reduzieren.
3. Professionalität dank klarer Kontaktangaben
Dank Cloud-Telefonie sind die Angestellten für interne und externe Anspruchsgruppen stets unter ihrer geschäftlichen Festnetznummer erreichbar, egal wo sich diese befinden. Dies führt zu klaren Kommunikationswegen, weniger Koordinationsaufwand und einem professionellen und vertrauenswürdigen Auftreten des Unternehmens.
4. Integrierte Tools für mehr Übersicht
Um Mitarbeitende nicht zu überfordern und ihre Effizienz zu steigern, gilt es, so viele Tools wie nötig aber so wenige wie möglich einzusetzen. Viele moderne Lösungen der KMU-Telefonie lassen sich mit bestehenden Softwareprogrammen zu einer Rundumlösung für erfolgreiche Teamarbeit kombinieren (z.B. Microsoft-Teams-Telefonie). In der Folge behalten Führungspersonen und Angestellte einfacher den Überblick und der Support- sowie der Schulungsaufwand sinken.
5. Vereinfachtes Handling und Verarbeiten von Anrufen
Die übersichtliche Nutzeroberfläche der Cloud-Telefonie erlaubt es Mitarbeitenden und Führungspersonen in KMU Anrufe einfach und zügig weiterzuleiten, zu halten und neu zu verbinden. Da auch das Telefonbuch mit wenigen Klicks erreichbar ist, lassen sich Kundenanfragen stressfrei und kompetent beantworten.
Anforderungen an die moderne KMU-Telefonie
Mit der richtigen Vorbereitung und einer fachkundigen Begleitung lässt sich die KMU-Telefonie in wenigen Schritten von der klassischen Festnetztelefonie über das eigene Telefonnetz auf eine cloudbasierte Lösung über Internetdienste umstellen. Die wichtigste Grundbedingung auf Seiten des KMU ist ein IP-basierter Telefonanschluss. Für das Einrichten der notwendigen Lizenzen, die bedürfnisgerechte Ausgestaltung der Nutzeroberflächen sowie die Instandhaltung der neuen Telefonielösung bietet sich die Zusammenarbeit mit einem kompetenten Managed-IT-Services-Partner an.
Fazit: Professionell telefonieren – auch im Home-Office möglich
Mit der zunehmenden Verbreitung von Home-Office, Teilzeitarbeit und Desksharing-Modellen wandeln sich die Anforderungen an die IT-Infrastruktur im KMU. Für Geschäftsführende und IT-Verantwortliche heisst dies, dass sie auch die Telefonie an die neuen Anforderungen anpassen müssen: Ein Cloud-basiertes Telefonsystem lässt sich mit der bestehenden IT-Infrastruktur verknüpfen und vereinfacht damit sowohl die interne als auch die externe Kommunikation des Unternehmens – unabhängig von Arbeitsort und Endgerät der Mitarbeitenden. 
Titelbild: Pexels
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