Microsoft Teams Whiteboard: Kreative & effiziente Meetings

Online-Meetings sind heute ein verbreitetes Mittel, um rasch und unkompli­ziert mit einem räumlich getrennten Team oder mit Geschäfts­partnern zu kommunizieren. Das Microsoft Teams Whiteboard ist dabei ein unschlag­bares Instrument: Es erlaubt, innovative Prozesse zu fördern und vereinfacht den Austausch mit den Meeting-Teilnehmenden.

Das Kollaborations-Werkzeug Microsoft Teams ist darauf ausgerichtet, die Zusammenarbeit und den Datenaustausch bei dezentral arbeitenden Projektteams oder Abteilungen sicherzustellen. Die Plattform vereint verschiedene Programme und Tools zur virtuellen Zusammenarbeit und erlaubt das Führen von Online-Meetings mit Teilnehmenden innerhalb und ausserhalb einer Organisation. Was viele nicht wissen: Durch die Integration des Microsoft Whiteboards lassen sich einfache Online-Meetings schnell und unkompliziert zu virtuellen Workshops, zu Brainstorming-Sessions oder zu Innovationstreffen ausweiten.

Weshalb ein Whiteboard Online-Meetings aufwertet

Online-Meetings bringen den grossen Vorteil mit sich, dass Teilnehmende von verschiedenen Orten und Endgeräten an einer Sitzung teilnehmen können. Gegenüber physischen vor-Ort-Sitzungen lassen sich damit Fahrzeiten verkürzen, Reisespesen einsparen, die Terminfindung vereinfachen und die Entscheidungsfindung beschleunigen. Sind Diskussionen zu führen, innovative Lösungen auszuarbeiten oder kreative Prozesse zu entwickeln, dann stösst ein Team mit herkömmlichen Online-Meetings an seine Grenzen. Abhilfe leistet ein digitales Whiteboard: Der bewusste und zielgerichtete Einsatz einer solchen virtuellen Leinwand im Online-Meeting unterstützt die Teamleitung dabei, diese Einschränkung zu überwinden. Verschiedene Gründe sprechen für den regelmässigen Einsatz einer solchen digitalen Leinwand:

• Aufmerksamkeit steigern: In Online-Meetings lässt die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden nachweislich schneller nach als in klassischen Präsenzmeetings. Der Einsatz von interaktiven Elementen wie einem Whiteboard, unterstützt die Motivation und Konzentration der Teilnehmenden.
  
  
• Komplexe Sachverhalte darstellen: Manche Dinge lassen sich visuell besser und verständlicher erklären. Besonders zur Darstellung von komplizierten Prozessen und Abläufen kann ein Whiteboard das passende Instrument sein.
  
  
• Zur Mitarbeit motivieren: An der digitalen Leinwand können alle Teilnehmenden simultan arbeiten und ihre Kommentare in Echtzeit ergänzen, ohne physisch vor eine Menschengruppe treten zu müssen und sich zu exponieren. Das stimuliert auch zurückhaltende Teammitglieder zur aktiven Mitarbeit.
  
  
• Ergebnisse festhalten: Diskussionen in Online-Meetings laufen Gefahr, dass sie am Ende des Meetings wieder in Vergessenheit geraten. Die in einem Whiteboard gemeinsam festgehaltenen Ergebnisse lassen sich mit allen Teammitgliedern teilen und bleiben so in Erinnerung.

Microsoft Teams Whiteboard: Nützliche Funktionen 

Um Effizienz und Kreativität von Teams auch im virtuellen Raum zu fördern, bietet die virtuelle Leinwand von Microsoft eine Reihe unterschiedlicher und praktischer Funktionen. Insbesondere dann, wenn ein Brainstorming ansteht, ein Workshop stattfindet oder die nächsten Schritte eines komplexen Projekts zu planen sind, sollte die Sitzungsleitung bewusst von diesen Funktionen Gebrauch machen:

1. Die Werkzeugpalette als Standardausrüstung
   Das Microsoft Whiteboard enthält sämtliche wichtigen Tools, um Gedanken, Ideen und Entscheidungen visuell festzuhalten: Nutzerinnen und Nutzern stehen unter anderem farbige Notizzettel zur Verfügung, sie können Texte schreiben, Formen ziehen oder externe Dokumente, Videos, Bilder und Links einbinden. Weiter erlauben verschiedene Stifte auch eine freihändige, kreative Bearbeitung der Leinwand. Ein Laserpointer, ein Lineal sowie Textmarker machen die Werkzeugpalette komplett.
   
   Ein weiteres nützliches Tool ist die Reaktionsfunktion: Durch das Einsetzen verschiedener Emojis können Teilnehmende ihr erstes Feedback zu den gesammelten Ideen auf der virtuellen Tafel zum Ausdruck bringen.
   
   
2. Vielfältige Vorlagen für jeden Zweck
   Besonders wenn umfangreiche Projektplanungen oder ein strategischer Workshop auf dem Programm stehen, können Meeting-Leitende durch das Nutzen von vorgefertigten Whiteboard-Vorlagen viel Zeit einsparen: So steht eine umfangreiche Vorlagensammlung zur Auswahl, die unter anderem Templates für Storyboards, Design-Thinking-Prozesse, Pro-und-Kontralisten, Kosten-Nutzen-Analysen und weitere enthält.
   
   
3. Vorbereitung und Nachbearbeitung
   Die Nutzung und Bearbeitung einer digitalen Leinwand ist nicht auf die Dauer eines Online-Meetings begrenzt. Bereits vor dem Meeting können die Moderierenden Vorlagen vorbereiten und so den Zeitaufwand während des Meetings reduzieren. Am Ende der Sitzung ist es möglich, das Resultat als Bilddatei zu exportieren oder es kann den Teilnehmenden zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden. Dies erlaubt es auch Teammitgliedern, die am Online-Meeting abwesend waren, einen Einblick in den Arbeitsprozess zu erhalten und mit ihren eigenen Rückmeldungen zu ergänzen.
   
   
4. Durchführen von hybriden Meetings
   Mit den zunehmend hybriden Arbeitsformen kommt es häufig vor, dass ein Team seine Meetings im gemischten Format durchführt. Dabei nimmt eine Gruppe von Teilnehmenden aus dem Home-Office teil, während sich die andere gemeinsam in einem Sitzungsraum befindet. Das Teams Whiteboard spielt in solchen Situationen seine weiteren Stärken aus: Ein Surface-Hub-Gerät erlaubt die simultane Bearbeitung sowohl an einem physischen Whiteboard aus dem Sitzungszimmer als auch virtuell aus dem Home-Office.
   
   
5. Individuelle Einstellungen festlegen
   Über die Einstellungsmöglichkeiten des Teams Whiteboards lässt sich die Bearbeitung und Freigabe des Dokuments bei Bedarf anpassen und eingrenzen. Die Moderation kann die Leinwand beispielsweise für die Bearbeitung durch die Teilnehmenden sperren oder den Zugriff für gewisse Personengruppen einschränken.

Fazit: Platz für Kreativität und Effizienz

Nicht nur im Sitzungszimmer, sondern auch in Online-Meetings schaffen Whiteboards die perfekten Voraussetzungen, um Kreativität, Innovation und Effizienz von Mitarbeitenden zu fördern. Die digitale Leinwand erlaubt es mehreren Personen, unabhängig von ihrem Aufenthaltsort in Echtzeit an einem Thema zu arbeiten. Sie können aus einer breiten Werkzeugpalette wählen und so ihrer Kreativität freien Lauf lassen. Weiter lassen sich die erarbeiteten Ergebnisse abspeichern, weiterbearbeiten und mit weiteren Personen teilen.

Die vielfältigen Funktionen des Microsoft Teams Whiteboards unterstützen Moderierende und Führungspersonen massgeblich bei der Leitung von virtuellen Teams. Bevor die digitale Leinwand zum ersten Mal in einem Online-Meeting zum Einsatz kommt, ist sie korrekt zu installieren und zu konfigurieren. Der interne Systemadministrator oder ein kompetenter IT-Anbieter mit ausgewiesener Erfahrung mit Microsoft 365 bietet dabei Unterstützung. So lässt sich sicherstellen, dass das virtuelle Whiteboard zur maximalen Effizienz und Innovationskraft in Online-Meetings beiträgt.