Ein leistungsstarkes und verlässliches Collaboration Tool ist für die erfolgreiche Zusammenarbeit im virtuellen Team unverzichtbar. Doch was gilt es bei der Wahl eines solchen Programms zu beachten? Die nachfolgenden Kriterien unterstützen kleine und mittlere Unternehmen dabei, eine für sie geeignete Software für die virtuelle Zusammenarbeit zu finden.
Es gehört heute zum Alltag vieler Unternehmen, dass ein Teil der Mitarbeitenden im Home-Office oder an einem externen Arbeitsplatz arbeitet. Damit diese räumliche Trennung nicht zu Hindernissen führt, sind Lösungen gefragt, die eine effiziente Zusammenarbeit im virtuellen Team erleichtern – etwa ein leistungsfähiges Collaboration Tool, einem Instrument für die zielführende Zusammenarbeit.
Collaboration Tool für KMU: Was sind die Kriterien?
Collaboration Tools erlauben es virtuellen Teams, trotz der räumlichen Distanz gemeinsam an Projekten oder Dokumenten zu arbeiten, Telefon- und Videokonferenzen abzuhalten oder Dateien an einem gemeinsamen Ort abzulegen und zu verwalten. Während der Markt viele unterschiedliche Lösungen anbietet, stellen KMU-Mitarbeitende oft sehr konkrete Anforderungen und Erwartungen an ein solches Tool. Um diesen gerecht zu werden, sollten Entscheidungsverantwortliche bei der Wahl des Collaboration-Tools einige grundlegende Auswahlkriterien berücksichtigen:
1. Gemeinsames Bearbeiten und Teilen von Dokumenten
Egal ob im Home-Office, am mobilen Arbeitsplatz oder im Büro: Ein virtuelles Team muss überall gemeinsam an Projekten und Dokumenten arbeiten können. Das sogenannte «File Sharing» ist darum eine zentrale Funktion eines Zusammenarbeitstools. Es erlaubt, unabhängig vom Arbeitsort und vom Endgerät auf die gemeinsamen Dateien zuzugreifen, sie zu bearbeiten und Änderungen sichtbar zu machen.
2. Durchführen von Telefon- und Videokonferenzen
Das Organisieren und Durchführen von Telefon- und Videokonferenzen gehören zu den wichtigsten Eigenschaften eines Collaboration Tools. Lässt sich die Telefonie sowohl über den Computer als auch über die Festnetznummer verwalten, so bringt das Tool weitere wichtige Vorteile für virtuelle Teams mit. Mitarbeitende im Home-Office profitieren zudem davon, dass sie auch zuhause unter der Büronummer erreichbar bleiben.
3. Teilen des Bildschirms mit anderen Teammitgliedern
Screen Sharing – also das Teilen des Bildschirms mit den Teammitgliedern kann das synchrone Bearbeiten von Dokumenten vereinfachen und eine effiziente Lösungsfindung fördern. Zudem eignet sich Screen Sharing, um Präsentationen durchzuführen oder entstehende Unsicherheiten rasch zu klären.
4. Eine Chat-Funktion für Instant-Kommunikation
Diskussionen und Fragerunden erfordern in der virtuellen Umgebung zusätzliche Regeln und eine gute Moderation. Damit dennoch jeder Meeting-Teilnehmende einen Beitrag leisten kann, sollte ein Collaboration Tool eine Chat-Funktion mitbringen. Über diesen zusätzlichen Kanal für Instant-Kommunikation lassen sich Ideen, Wortmeldungen oder relevante Zusatzinfos auf eine unterschwellige und doch sichtbare Art vermitteln.
5. Lösungen für den virtuellen Workshop
In gewissen Situationen muss ein KMU ganze Workshops in die virtuelle Welt verlagern. Ein Collaboration-Tool mit zusätzlichen Funktionen für die Durchführung von virtuellen Workshops ist dabei ein nützliches Instrument: Die darin enthaltenen virtuellen Gruppenräume (Breakout-Rooms), Whiteboards, Umfrage-Tools oder Präsentationsmöglichkeiten sind nicht nur innerhalb des Unternehmens, sondern auch im Austausch mit Kundinnen oder Kunden nützlich und zielführend.
6. Automatische Synchronisierung
Eine zuverlässige und automatisierte Synchronisierung des Collaboration-Tools ist vor allem dann wichtig, wenn Mitarbeitende auch ohne Internetverbindung und von verschiedenen Endgeräten aus auf die gemeinsamen Dateien zugreifen. Durch die regelmässige Synchronisierung ist gewährleistet, dass das bearbeitete Dokument stets aktuell ist – so lässt sich Mehraufwand vermeiden.
7. Informationsvermittlung via Intranet
Gewisse Collaboration-Tools lassen sich mit einem vielseitigen und individuell einsetzbaren Intranet ergänzen. Dieses dient dazu, die Informationsvermittlung im virtuellen Team sicherzustellen und erlaubt es Führungspersonen, wichtige Nachrichten gezielt an alle internen Zielgruppen weiterzuleiten – auch an jene, die sich im Home-Office befinden. Das Tool Microsoft 365 etwa, bietet mit Sharepoint ein Intranet an, das sich darüber hinaus zur Strukturierung von Prozessen einsetzen lässt sowie per App auch auf dem Mobiltelefon nutzbar ist.
8. Integration in die bestehende IT-Umgebung
In einem Unternehmen ist oft eine Vielzahl an unterschiedlichen Systemen und Softwarelösungen implementiert. Ein neues Tool für die virtuelle Zusammenarbeit muss sich in diese bestehende IT-Umgebung einfügen können und sie optimal ergänzen. Beispielsweise erlaubt Microsoft 365 die lückenlose Integration von beliebten Standard-Programmen wie Word, Excel, Powerpoint oder Outlook mit effektiven Zusammenarbeitstools wie Teams und Sharepoint. Damit bietet es KMU ein attraktives, leistungsstarkes Bündel verschiedener Softwarelösungen mit einer durchgängigen Bedienungsoberfläche.
Mit dem richtigen IT-Partner zum passenden Collaboration Tool
Zur Beurteilung der Stärken und Schwächen verschiedener Collaboration Tools, können sich Unternehmen von einem kompetenten IT-Partner Unterstützung holen. Ein Anbieter von Managed IT Services (auch Managed Service Provider oder MSP) setzt sich mit den Rahmenbedingungen des KMU auseinander und unterstützt das Unternehmen während des gesamten Auswahlprozesses. Bei Bedarf steht der MSP auch in den weiteren Phasen zur Seite: Beispielsweise, wenn es um die Beschaffung der Lizenzen geht, ums Implementieren des gewählten Tools in den Abteilungen und im Home-Office oder um den regelmässigen Support und die Aktualisierung der Software. Bei einem cloud-basierten Programm wie Microsoft 365 kann der MSP die Kontrolle und den Support rasch und zielgerichtet aus der Distanz übernehmen. Dies ist insbesondere bei Mitarbeitenden, die im Home-Office oder von anderen Firmenstandorten aus arbeiten ein grosser Vorteil.
Titelbild: Pixabay
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