Immer mehr Unternehmen bieten ihren Mitarbeitenden Home-Office und hybride Arbeitsmodelle. Sie erhöhen so ihre Attraktivität als Arbeitgeber sowie ihre Resilienz in Krisenzeiten. Doch um die Zusammenarbeit im Team sowie die Cybersicherheit auch ausserhalb des Büros zu gewährleisten, muss die IT-Infrastruktur auf die spezifischen Anforderungen der Remote-Arbeit vorbereitet sein.
In heutigen Unternehmen finden sich zunehmend flexible und kreative Arbeitsmodelle, die Alternativen zum gewohnten Büroarbeitsplatz bieten: Hybride Arbeitsformen erlauben es Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeit zwischen den Büroräumlichkeiten des Unternehmens, ihrem Zuhause oder anderen externen Lokalitäten aufzuteilen. Die gewonnene Flexibilität kann sowohl Angestellten als auch Arbeitgebenden zahlreiche Mehrwerte bieten – Voraussetzung ist, dass die zugrunde liegende IT-Infrastruktur ausreichend an die neuen Anforderungen angepasst ist.
Chancen und Herausforderungen hybrider Arbeitsmodelle
Moderne hybride Arbeitsmodelle bieten Unternehmen und ihren Mitarbeitenden eine Reihe von Vorteilen. Die Covid-Krise machte deutlich, dass es Unternehmen mit einer flexiblen Arbeitsplatzgestaltung leichter fällt, sich an schnell wechselnde Rahmenbedingungen anzupassen. Und auch unabhängig von Krisensituationen können hybride Arbeitsmodelle dazu beitragen, die Attraktivität eines KMU zu verbessern: Die Flexibilität bei der Einteilung ihrer Arbeitszeit führt zu zufriedenen Mitarbeitenden und damit zu einer gesteigerten Produktivität. Auch die Loyalität, Kreativität und der Teamzusammenhalt lässt sich steigern.
Doch die Remote-Arbeit stellt KMU auch vor Herausforderungen, denn sie verlangt nach einer angepassten Führungsarbeit und einer gut konfigurierten IT, die auf die Arbeit im Home-Office ausgerichtet ist. Fehlen diese Grundlagen, so gefährdet ein Unternehmen nicht nur den Zusammenhalt im virtuellen Team, sondern es nimmt auch Sicherheitsrisiken und Produktivitätseinbussen in Kauf.
Anforderungen an die IT-Infrastruktur bei hybriden Arbeitsmodellen
Damit die Zusammenarbeit in lokal verteilten Teams reibungslos funktioniert, ist eine darauf abgestimmte IT-Umgebung essenziell. Unternehmen, die flexible und hybride Beschäftigungsmodelle einführen, sollten ihre IT-Lösungen an die spezifischen Bedürfnisse der Remote-Arbeit anpassen. Die folgenden vier Punkte verdienen dabei besondere Aufmerksamkeit.
1. Die Arbeitsgeräte der Mitarbeitenden
Mitarbeitende die ausserhalb der Büroräumlichkeiten arbeiten, sollten auf jeden Fall mit der entsprechenden Hardware des Unternehmens, beispielsweise einem Firmenlaptop oder Computer, ausgestattet sein. Nur mit unternehmenseigenem Equipment lassen sich der Sicherheitsstandard eines KMU auf allen Endgeräten vollständig durchsetzen und die eingesetzten Apps zuverlässig überwachen und kontrollieren.
In Unternehmen, die auf hybride Arbeitsmodelle umsteigen, sind also möglicherweise Investitionen in zusätzliche Hardware notwendig. Dabei sollten im Evaluationsprozess die Auswahlkriterien in Bezug auf erhöhte Sicherheit und eine bessere Anpassungsfähigkeit überwiegen.
2. Einfache Dateiablage in der Cloud
Eine Cloud-Lösung gehört zu einer wichtigen Grundvoraussetzung eines hybriden Arbeitsmodells. Die Cloud ermöglicht es, Dateien in einer gesicherten und gemeinsamen Ablagestruktur zu verwalten und jederzeit abzurufen. Darüber hinaus vereinfacht sie die Zusammenarbeit im Team und sie gestattet ein effizientes Backup-Management. Auch IT-Supportdienstleistungen lassen sich über die Cloud abwickeln – dies verkürzt die Reaktionszeit und reduziert die Service-Kosten.
Mit der Cloud erübrigt sich darüber hinaus die Installation von lokaler Software auf den mobilen Endgeräten, da viele Anwendungen direkt über den Browser nutzbar sind. Damit kann das KMU verschiedene Arbeitsplätze miteinander integrieren und Arbeitsprozesse unterbrechungsfrei weiterführen – unabhängig davon, wo sich die Mitarbeitenden gerade befinden.
3. Ein Tool für die virtuelle Zusammenarbeit im Team
Ein Kollaborations-Tool erleichtert die virtuelle Zusammenarbeit sowohl innerhalb des Unternehmens als auch mit externen Anspruchsgruppen. Einfach durchzuführende Video- und Telefonkonferenzen, Möglichkeiten für gemeinsames Arbeiten an Dokumenten oder auch ein umfassendes Informationssystem sind wichtige Bestandteile für erfolgreiches hybrides Arbeiten.
Ein gutes Collaboration Tool berücksichtigt die vielfältigen Bedürfnisse eines KMU und unterstützt nicht nur die Arbeit im virtuellen Team, sondern auch die notwendige Kommunikation dazu. Verschiedene Anbieter stellen ihre Zusammenarbeits-Tools als Anwendungen oder Online-Services als SaaS (Software-as-a-Service) zur Verfügung. So auch Microsoft 365: Dank einem einfachen und übersichtlichen Lizenzmanagement lässt sich das Tool flexibel an ein Unternehmen anpassen und die Cloud-Lösung erlaubt es, Programme ohne Zusatzkosten auf mehreren Endgeräten zu installieren. Darüber hinaus punktet Microsoft 365 mit einem umfangreichen Leistungsangebot und hohen Sicherheitsstandards: Neben den klassischen Office-Anwendungen bietet es integrierte Programme für die E-Mail-Kommunikation, Telefonie, Video-Konferenzen, eine interne Informations-Plattform sowie nützliche Funktionen zur Durchführung von virtuellen Workshops.
4. Sicherheitsstandards an jedem Arbeitsplatz
Die IT-Sicherheit ist ein wichtiges Thema des Risikomanagements, das in Unternehmen jeder Grössenordnung eine hohe Priorität geniessen sollte. Die Zahl der Cyberattacken auf KMU in der Schweiz nimmt stetig zu und Investitionen in eine gute Cyberabwehr sind damit unverzichtbar. Damit auch die Home-Office-Arbeitsplätze von Mitarbeitenden vor Cyberattacken und anderen IT-Risiken geschützt sind, gilt es verschiedene Massnahmen umzusetzen:
- Ein aktuelles Antivirus-Programm wehrt Schadsoftware ab
- Eine Firewall schützt und überprüft laufend den Datenverkehr
- Gesicherte WLAN-Zugriffspunkte und ein VPN (Virtuelles Privates Netzwerk) verschlüsseln übertragene Firmendaten und schützen sie vor unbefugten Zugriffen
- Passwort-Richtlinien und eine konsequente Mehrfaktor-Authentifizierung erschweren Cyberkriminellen den Zugang
- Regelmässige Schulungen für Mitarbeitende fördern einen sorgsamen und aufmerksamen Umgang mit Firmendaten
- Software-Updates und Patches, unmittelbar nach deren Erscheinen, halten die Systeme aktuell und verhindern Sicherheitslücken
Für alle Situationen gewappnet dank einem guten IT-Dienstleister
Das Bereitstellen einer funktionstüchtigen und sicheren IT-Infrastruktur für hybride Beschäftigungsmodelle ist eine grosse Verantwortung für Unternehmen. Nicht nur die Produktivität und Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden hängt davon ab, sondern insbesondere auch die Cyber Security der gesamten Firma.
Um bestmöglich auf Remote-Arbeit vorbereitet zu sein, können sich Führungskräfte in KMU kompetente Unterstützung holen: Ein externer Anbieter von Managed IT Services begleitet ein Unternehmen bei der Auswahl, Implementierung und Wartung der benötigten IT-Tools und hilft dabei, potenzielle Schwachstellen der IT sowohl vor Ort als auch im Home-Office zu beseitigen. Dank der umfangreichen Leistungspalette stellen Managed IT Services eine bedürfnisgerechte und professionelle IT-Lösung für hybride Arbeitsformen sicher, die beispielsweise auch Cloud-Anwendungen, Cyber Security oder Managed Workstations beinhalten kann. 
Titelbild: Pixabay
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