Microsoft Teams strukturieren: 5 Tipps zur optimalen Vorgehensweise

Mit Microsoft Teams haben Unternehmen ein leistungs­starkes, vielseitiges und praktisches Tool für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams zur Verfügung. Doch um das Potenzial der Software auszuschöpfen ist es wichtig, Bedürfnisse zu klären und Microsoft Teams zielgerichtet zu strukturieren. 

Home-Office und Remote-Arbeit verbreiten sich in modernen KMU, und in vielen Abteilungen entwickelt sich die dezentrale Zusammenarbeit mehr und mehr zur Normalität. Mitarbeitende befinden sich an unterschiedlichen Arbeitsorten und widmen sich dennoch denselben Projekten und Aufgaben. Damit das funktioniert und die Produktivität im Team trotz der fehlenden physischen Nähe nicht leidet, braucht es ein leistungsstarkes digitales Zusammen­arbeits-Tool wie etwa Microsoft Teams (MS Teams). Die Software ist darauf ausgerichtet, die reibungslose digitale Zusammenarbeit in KMU zu gewährleisten. Dank der Cloud-Technologie, Schnittstellen zu Apps und weiteren Produkten von Microsoft 365 (MS 365) sowie guten Sicherheits­vorkehrungen, bietet es ideale Bedingungen für die effiziente Teamarbeit. Die Voraussetzung ist, dass Administratoren oder der externe IT-Dienstleister den Aufbau des Tools verstehen und es in Abstimmung mit den verantwortlichen Führungs­kräften sinnvoll zu strukturieren wissen. 

Das Grundgerüst: Der Unterschied zwischen Teams und Kanälen 

Microsoft Teams besteht aus mehreren Funktions­bereichen. Die eigentliche Schalt­zentrale des Collaboration Tools befindet sich unter dem Menüpunkt «Teams». Dort lassen sich je nach KMU und Verwendungs­zweck verschiedene Teams erstellen und durch Hinzufügen von Kanälen (Channels) weiter unterteilen.  

Teams und Channels dienen der Strukturierung von Microsoft Teams gemäss den Bedürfnissen des Unternehmens. Die Unterschiede und Einsatzbereiche der beiden Werkzeuge sind in der nachfolgenden Tabelle zusammengefasst:

5 Tipps, um Microsoft Teams strukturieren

Damit MS Teams die Leistungsfähigkeit eines Teams optimal unterstützt, ist von Beginn an eine klare und gute Organisation auf der Plattform wichtig. Die folgenden Tipps sollen den Verant­wortlichen helfen, bei der Strukturierung von des Collaboration Tools die richtigen Schwerpunkte zu setzen und Teams sowie Channels richtig einzusetzen:

1. Die Anzahl und Bezeichnung der notwendigen Teams bestimmen  

Damit die Zusammenarbeit funktioniert, sind auch in der virtuellen Welt Gruppen mit gemeinsamen unternehmerischen Zielen und Interessen abzubilden. In vielen Unternehmen mag es sinnvoll sein, die Teams analog zu den tatsächlichen Abteilungen der Firma aufzubauen und Mitarbeitende denjenigen Teams zuzuordnen, welchen sie gemäss Organigramm angehören. Doch oft sind auch andere Strukturen sinnvoll. Die optimale Anzahl und Bezeichnung der Teams hängt stark von der Grösse und Komplexität einer Firma ab.

Das Erstellen von zweck­mässigen und nachvoll­ziehbaren Teams ist die Grundlage für eine klare, virtuelle Unternehmens­struktur und die Basis für den erfolgreichen Kommunikations- und Zusammenarbeits­prozess im hybriden Arbeits­umfeld. Dank vorgegebenen firmeninternen Kriterien zur Erstellung von Teams behalten Mitarbeitende die Übersicht und sie können sich einfach auf der Plattform orientieren. Über allfällige Änderungen der Struktur sind betroffene Nutzerinnen und Nutzer frühzeitig zu informieren. 

2. Bedarf für zusätzliche Kanäle im Team abklären

Kanäle strukturieren das virtuelle Team auf der zweiten Hierarchie­ebene. Zu den Voraussetzungen für das Erstellen eines Kanals gehören:

• Ein direkter Zusammenhang mit dem übergeordneten Team ist vorhanden.
• Der Kanal folgt einem bestimmten Zweck. So eignen sich Channels für die Arbeit in Projekt- und Arbeitsgruppen oder für andere inhaltlich abgrenzbare Aufgaben oder Themen.  
• Die Abgrenzung zu den anderen Kanälen ist klar. 
• Mindestens drei Personen nutzen den Kanal für die Zusammenarbeit, da sich ein privater Chat sonst besser eignet. 

Das Hinzufügen von zusätzlichen Kanälen ist jedoch nicht in jedem Fall notwendig. In manchen Situationen mag der allgemeine Kanal für die Kommunikation im Team ausreichen. Etwa dann, wenn das Team hautsächlich der einseitigen Informations­vermittlung dient. Auf der anderen Seite führen Kanäle in grossen Teams dazu, dass sich Verantwortlich­keiten besser überblicken lassen und Informationen zielgerichtet die betroffenen Mitarbeitende erreichen. 

Dank einem guten Kanal-Management verlieren Mitarbeitende weder Zeit mit dem Filtern der Nachrichten­flut eines Channels, noch mit der Suche nach dem korrekten Kanal. Die Teamleiterin oder ein dazu ernanntes Teammitglied sollten die Verantwortung für ein sauber geführtes Kanal-Management übernehmen.

3. Ziele und Regeln definieren und kommunizieren

Bevor der reguläre Betrieb mit MS Teams starten kann, sind sämtliche Teams und Kanäle einheitlich und nachvoll­ziehbar zu benennen und zu beschreiben. Die Team- beziehungsweise Kanal­beschreibung fasst in wenigen Worten den Zweck und das Ziel eines Kanals zusammen. Anhand dieser Texte erkennen Mitglieder, in welcher Situation und für welche Informationen ein Kanal zu verwenden ist. Damit verbreiten sie Inhalte stets am korrekten Ort und für die richtige Zielgruppe.

Weiter sind auch in der digitalen Welt Regeln für die erfolgreiche Zusammenarbeit wichtig. Guide­lines halten beispielsweise die Nutzung von Emojis und GIFs, die Beschriftung von Dokumenten, die Art der Ansprache oder den Ablageort von wichtigen Dateien fest. Es kann zudem hilfreich sein, einen Beitragspost mit den wichtigsten Nutzerregeln zu publizieren und sichtbar für alle Mitglieder anzupinnen.

4. Privatsphäre definieren und Berechtigungen verteilen

Sowohl für Kanäle als auch für Teams lassen sich unterschiedliche Privatsphäre-Einstellungen anwählen und Berechtigungen verteilen. Dank der Privatsphäre-Einstellung lässt sich gewährleisten, dass sensible Informationen vor unbefugten Zugriffen sicher sind, und dass nur berechtigte Personen Beiträge in den entsprechenden Channels publizieren können. 

Auch auf Mitgliederebene können Administratoren Abstufungen vornehmen und verschiedene Rollen verteilen. So lassen sich die Bearbeitungs­möglichkeiten des einzelnen Team­mitglieds einschränken oder aber durch zusätzliche Berechtigungen erweitern.

5. Strukturen regelmässig prüfen und überarbeiten

Wenn die Struktur in Teams erst einmal erstellt ist und die Mitarbeitenden die vorhandenen Teams und Kanäle fleissig nutzen, ist das erste Ziel mit Microsoft Teams erreicht. Nun ist es wichtig, dass die Teamleitung regelmässig prüft, ob die erstellten Teams und Kanäle gemäss ihrem ursprünglich angedachten Zweck genutzt werden. Mit der Zeit kann sich zudem das Bedürfnis nach einem neuen Team oder Kanal entwickeln. Um eine gute Übersicht zu behalten, lassen sich nicht mehr aktuelle Channels archivieren.

Fazit: Mehr Produktivität dank einer guten Struktur

Microsoft 365 beinhaltet mit MS Teams ein Instrument, das sich ideal für die Zusammenarbeit von hybrid arbeitenden Teams eignet. Es ist auf die Bedürfnisse von KMU ausgerichtet und bietet die Grundlage für effizientes und produktives Arbeiten im Home-Office. Die Möglichkeit, bestehende Abteilungen, Arbeitsgruppen und Projektteams virtuell abzubilden und die nahtlosen Schnittstellen zu weiteren MS 365 Produkten, machen aus Microsoft Teams eine leistungsstarke Plattform für die Zusammenarbeit. 

Bei der Konfiguration von MS Teams ist es wichtig, von Beginn an eine klare und nachvollziehbare Struktur durchzusetzen und Mitarbeitende über die unternehmens­spezifische Nutzung der Teams und Kanäle zu informieren. Nur mit der richtigen Grundstruktur steigert MS Teams die Leistungs­fähigkeit und Effizienz eines Teams. 

Damit das Aufsetzen dieses vielseitigen Collaboration-Werkzeugs reibungslos klappt, können KMU auf die Unterstützung durch einen Managed Service Provider (MSP) zurückgreifen. Ein MS365-zertifizierter Anbieter von Managed IT Services weiss, wo die richtigen Schwerpunkte zu setzen sind und kann mit seiner Erfahrung die Strukturierung von Microsoft Teams begleiten.