Home-Office in KMU: Produktivität steigern und Stresspegel senken

Das Arbeitsumfeld im Home-Office unterscheidet sich deutlich von der gewohnten Büroumgebung. Mitarbeitende, Führungspersonen und Unternehmen müssen sich an die veränderten Umstände anpassen und Massnahmen treffen, um eine hohe Produktivität und den Teamzusammenhalt auch am Home-Office-Arbeitsplatz sicherzustellen.

In vielen KMU ist es mittlerweile alltäglich, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeit zwischen Home-Office und Büroarbeitsplätzen aufteilen können. Die gebotene Flexibilität dieser hybriden Arbeitsmodelle steigert die Attraktivität eines Arbeitgebers und bringt für Mitarbeitende grosse Vorteile mit sich. Und dennoch bedeutet die Arbeit im Heimbüro eine Umstellung für alle Beteiligten. Zusätzliche, ungewohnte Stressfaktoren am Home-Office-Arbeitsplatz können die Produktivität bedrohen und der fehlende persönliche Austausch im Team kann die Identifikation mit dem Unternehmen schwächen und Unsicherheit auslösen. Organisationen, Führungspersonen und Mitarbeitende müssen oft erst lernen, wie sie den bestmöglichen Nutzen aus den neuen Rahmenbedingungen ziehen können. Dazu gehören auch gewisse Anpassungen an der Arbeitsweise.

Was Unternehmen für mehr Produktivität im Home-Office tun können

Bieten Unternehmen ein hybrides Arbeitsmodell an, müssen sie sicherstellen, dass die Home-Office-Umgebung ihrer Mitarbeitenden die Ansprüche an ein effizientes und sicheres Arbeiten erfüllt. Ein unvollständig eingerichteter Heimarbeitsplatz führt nicht nur zu Produktivitätsverlusten, sondern er erhöht auch das Sicherheitsrisiko für das Unternehmen. Zur IT-Grundausstattung eines Remote-Arbeitsplatzes gehören 3 Komponenten:

1. Die richtige technische Ausrüstung für einen professionellen Auftritt

Die technische Ausstattung der Home-Office-Standorte ist massgebend für ein erfolgreiches und störungsfreies Arbeiten ausserhalb des Büros. Neben einem Laptop, Computer oder Thin Client gehört auch ein gutes Headset sowie eine hochauflösende Webcam ins externe Büro. Sie erlauben es, Online-Meetings und Telefonate in guter Qualität durchzuführen und sorgen so selbst in virtuellen Kundengesprächen für einen professionellen Auftritt.

2. Ein passendes Tool für die Zusammenarbeit

Wenn sich Teammitglieder an räumlich getrennten Orten befinden, so muss auch die Zusammenarbeit über neue Wege ablaufen. Die Lösung bietet ein leistungsstarkes Kollaborations-Werkzeug (Collaboration Tool). Dieses ist in der Regel als Cloud-Anwendung verfügbar und ermöglicht einen hindernisfreien Datenaustausch sowie die automatische Synchronisierung der Dateien. Damit bildet es die Grundlage für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams.

In der Welt der KMU hat sich besonders Microsoft 365 als vielseitiges und umfangreiches Collaboration Tool durchgesetzt. Mit einem eigenen Intranet und der gemeinsamen Dateibearbeitungsfunktion (SharePoint), Möglichkeiten für Video- und Telefonmeetings, einer effizienten Workshop- und Chatfunktion (Teams) sowie einer eigenen Cloudlösung (OneDrive) fasst Microsoft 365 alle wichtigen Aspekte für die Teamzusammenarbeit auf einer Plattform zusammen. Das Tool erleichtert nicht nur die gemeinsame Arbeit aus unterschiedlichen Standorten, sondern es unterstützt zudem bei der Führung von dezentral verteilten Teams.

3. Investitionen in die Cybersicherheit

Aus Sicht der Cybersicherheit ist jeder neue Zugriffspunkt auf die Unternehmensserver mit neuen Risiken verbunden. Damit sich die Arbeit vom Heimbüro nicht zu einem unnötigen Sicherheitsrisiko entwickelt, sind sämtliche externen Arbeitsplätze ausreichend gegen die Gefahren im Web zu schützen. Zur Grundausstattung gehört eine wirksame Firewall, ein starker Virenschutz, eine sichere WLAN-Konfiguration sowie regelmässig durchgeführte Updates und Patches. Zudem sollten die Mitarbeitenden eines Unternehmens in regelmässigen Schulungsveranstaltungen zum korrekten Umgang mit IT-Risiken sensibilisiert werden.

Mit einer sicheren und gut konfigurierten IT-Abwehr lässt sich das Cyberrisiko bei Remote-Arbeitsplätzen deutlich reduzieren. Versierte IT-Anbieter mit Fokus auf Cybersicherheit können Unternehmen bei der Umsetzung und Prüfung der internen IT-Sicherheit unterstützen.

Wie Führungspersonen effizientes Arbeiten im Home-Office fördern

Führungspersonen haben einen grossen Einfluss auf die Produktivität ihrer Mitarbeitenden – sowohl im Büro als auch im Home-Office. Es ist entscheidend, dass Vorgesetzte ihren Führungsstil weiterentwickeln und an die neue Situation mit Home-Office- oder hybriden Arbeitsplätzen anpassen. Nicht alle Angestellten können mit den neuen Rahmenbedingungen gleich gut umgehen und Führungspersonen sind gefordert, auch an verschiedenen Standorten arbeitende Teams erfolgreich, klar und gezielt zu leiten.

1. Regelmässige Meetings und Austausch

Eine der grössten Umstellungen bei der Arbeit mit physisch getrennten Teams ist der fehlende direkte Austausch in Pausen, beim Kaffeeautomaten oder über den Bürotisch hinweg. Mitarbeitende arbeiten zunehmend isoliert und widmen sich bevorzugt ihren eigenen Projekten. Die interne Kommunikation beschränkt sich oftmals auf den E-Mail-Verkehr. Das gefährdet die Innovationskraft sowie den Teamspirit.

Damit trotz der räumlichen Distanz der gemeinsame Austausch nicht zu kurz kommt, sollten Führungspersonen regelmässige Online-Fixtermine für Updates im Team einplanen. Sie sind ein geeignetes Mittel, um das gesamte Team virtuell zu vereinen und sind ausschlaggebend, dass der Teamgedanke auch bei räumlicher Trennung bestehen bleibt. Neben Updates zu Projekten eignen sich solche Online-Meetings auch dazu, weitere Schritte zu besprechen, Feedback zu geben oder gemeinsam neue Ideen zu entwickeln.

2. Offene Kommunikationskultur vorleben

Eine offene, kontinuierliche und klare Kommunikation ist in virtuellen Teams von besonderer Wichtigkeit. Teammitglieder sollten ermuntert werden, ihre Kommentare und Meinungen zu den gegenseitigen Projekten kundzutun, Einschätzungen abzugeben oder Fragen zu stellen. Damit eine offene Kommunikationskultur zustande kommt, sind die Teamleader besonders gefragt. Sie tragen eine Vorbildfunktion und haben dem Rest des Teams aktiv vorzuleben, wie Austausch und Kommunikation auch in dezentralen Teams funktioniert. Als Bindeglied eines Teams sind sie massgebend dafür verantwortlich, dass sich die einzelnen Mitglieder trotz der räumlichen Trennung nicht voneinander entfernen.

Doch nicht nur im Austausch mit den Vorgesetzten ist Kommunikation wichtig. Auch innerhalb des Teams sollte ein konstanter Dialog erhalten bleiben. Die Telefonie, Video-, und Chatfunktionen von Microsoft Teams bieten dazu die optimale Grundlage.

3. Vorhandene Hilfsmittel einsetzen

Collaboration Tools vereinen eine Vielzahl nützlicher Anwendungen, mit welchen sich auch die Vorteile der virtuellen Zusammenarbeit unterstreichen lassen. So erlauben Online-Meetings beispielsweise die vorherrschende soziale Ordnung einer klassischen Besprechung zu umgehen. Teilnehmende haben die Freiheit, ihren persönlichen kreativen Prozess mit eigenen Massnahmen zu fördern: Die Kamera bei Bedarf ausschalten, etwas essen, aufstehen. Was in Sitzungszimmern nicht gerne gesehen ist, ist in Online-Meetings problemlos möglich.

Darüber hinaus lassen sich in einigen Zusammenarbeit-Tools Umfragen lancieren, Whiteboards gestalten oder Brainstorming-Sessions durchführen. Insbesondere Führungspersonen sollten die zur Verfügung stehenden Anwendungen gezielt einsetzten, um ihr Team zu motivieren und die Innovationskraft zu fördern.

Wie Mitarbeitende Ablenkung am Home-Office-Arbeitsplatz reduzieren

Jeder Mitarbeitende kommt unterschiedlich gut mit der neuen Umgebung im Home-Office zurecht und findet zuhause andere Hindernisse vor. Bereits ein paar einfache Grundregeln helfen jedoch, mögliche Stressfaktoren zu reduzieren und die Produktivität auch ausserhalb des Büros sicherzustellen.

1. Privates und Geschäftliches konsequent trennen

Die fehlende Work-Life-Balance wird oft als Hauptgrund für Stress im Home-Office genannt. Aufgrund der räumlichen Nähe kann es schwierig sein, Privates und Berufliches voneinander zu trennen. Doch Abstand ist wichtig. Ansonsten entsteht eine Doppelbelastung, welche nicht nur die Effizienz gefährdet, sondern auch die psychische Gesundheit der Mitarbeitenden.

Die Arbeitsplätze im eigenen Zuhause sollten räumlich so klar wie möglich vom Rest der Wohnung getrennt sein. Wenn kein eigenes Zimmer zur Verfügung steht, so können Raumtrenner oder Vorhänge die gewünschte Privatsphäre schaffen. Auch die Zunahme an möglichen Ablenkungen kann zur Produktivitätsfalle werden. Durch das konsequente Stummschalten der privaten Kommunikationsmittel, durch das Sensibilisieren der Mitbewohnenden sowie durch das Deaktivieren irrelevanter Benachrichtigungen an Smartphone und Notebook lassen sich Störungen im Heimbüro deutlich reduzieren.

2. Die Arbeitsroutine beibehalten

Der Wechsel an den Home-Office-Arbeitsplatz führt dazu, dass Mitarbeitende ihre Gewohnheiten ein Stück weit anpassen müssen. Doch auch in der neuen Umgebung sollten der gewohnte Arbeitsplan und zentrale Arbeitsroutinen so weit wie möglich erhalten werden. Arbeitsbeginn, Pause, Mittagessen und Feierabend sind als zentrale Fixpunkte anzusehen. Sie erlauben es, den Arbeitstag strukturierter und effizienter zu gestalten, die Konzentrationsfähigkeit zu steigern und eine gesunde Work-Life-Balance beizubehalten. Hierzu bieten Apps, die in Zusammenarbeitstools integriert sind, wie etwa Microsoft Viva Insights, eine gute Unterstützung.

3. Führen einer To-Do-Liste

Auch das Führen von Aufgabenlisten hilft Mitarbeitenden bei der Selbstorganisation und steigert damit die Effizienz. To-Do-Listen verhindern das unkontrollierte Springen von einer Aufgabe zur anderen, sie helfen Arbeitsfortschritte und Zwischenziele festzuhalten und geben – sofern sie öffentlich einsehbar sind – Teammitgliedern die Möglichkeit Inputs und Unterstützung anzubieten. Professionelle Collaboration Tools enthalten passende To-Do-Apps.

Fazit: Home-Office als Chance für mehr Produktivität

Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden die Arbeit von Zuhause ermöglichen, profitieren von einer gesteigerten Arbeitgeberattraktivität und motivierteren Mitarbeitenden. Dennoch will der Umstieg von der reinen Büroumgebung auf ein hybrides Arbeitsmodell gut vorbereitet sein. Besonders in der Anfangszeit ist es wichtig, dass sich Unternehmen, Führungspersonen und Angestellte Zeit nehmen, einen sicheren und vollständigen Home-Office-Arbeitsplatz einzurichten. Nur mit der richtigen Infrastruktur, einer sicheren IT-Umgebung, funktionsstarken Zusammenarbeitstools sowie mit persönlichen Grundregeln ist es möglich, den Stresspegel tief zu halten und die Produktivität der Mitarbeitenden zu maximieren.

Damit die reibungslose Umstellung auf Home-Office-Arbeit funktioniert, kann ein erfahrener IT-Dienstleister mit dem notwendigen Know-How Unterstützung bieten. Anbieter von Managed IT Services (auch Managed Service Provider oder MSP) kennen nicht nur die Anforderungen an die technische Infrastruktur, sondern sie wissen auch, wie sich diese IT-Systeme optimal vor Cyberattacken schützen lassen. Bringt der MSP darüber hinaus Kenntnisse mit Microsoft 365 mit, so kann er ein KMU auch bei der Lizenzierung, Inbetriebnahme und Bewirtschaftung des Collaboration Tools zur Seite stehen. Damit sind KMU bereit, ihren Mitarbeitenden umfangreiche, sichere und effiziente Möglichkeiten der Home-Office-Arbeit anzubieten.