Künstliche Intelligenz hält in rasantem Tempo Einzug in den Arbeitsalltag. Was vor wenigen Jahren noch nach Science-Fiction klang, ist heute Realität: Intelligente Assistenten helfen dabei, E-Mails zu verfassen, Dokumente zu analysieren oder Meetings zusammenzufassen. Copilot für Microsoft 365 verspricht genau das – und stellt damit eine der spannendsten Entwicklungen für KMU dar. Doch hält Copilot, was er verspricht? Ist der Produktivitätsschub real oder nur ein gut vermarktetes Feature? Und wo liegen die Grenzen?
Dieser Beitrag untersucht, welchen Nutzen der Microsoft 365 Copilot für KMU haben kann und welche Herausforderungen zu beachten sind.
KI als Assistent, nicht als Ersatz: Was Microsoft Copilot tatsächlich kann
Microsoft Copilot ist kein eigenständiges Programm, sondern eine KI-gestützte Assistenzfunktion, die direkt in die vertrauten Anwendungen von Microsoft 365 für KMU integriert ist. Das bedeutet: Copilot arbeitet grundsätzlich mit, nicht gegen die bestehende Collaboration Tools und Prozesse.
Die Hauptstärken von Copilot liegen in der Unterstützung von Routineaufgaben:
- Schnellere Erstellung und Optimierung von Textinhalten: E-Mails, Berichte oder Angebote lassen sich effizienter formulieren.
- Zusammenführung von Daten und Informationen aus verschiedenen Quellen: Copilot fasst etwa Besprechungsnotizen aus MS Teams-Meetings zusammen (mittlerweile auch in Schweizerdeutsch) oder zieht relevante Inhalte aus E-Mails.
- Verbesserung Arbeitsfluss durch Vorschläge für nächste Schritte: Das kann besonders in Projekten mit vielen Beteiligten ein Gamechanger sein.
Der entscheidende Vorteil dabei: Die Mitarbeitenden behalten die Kontrolle. Copilot liefert lediglich Vorschläge, die die Verantwortlichen prüfen, anpassen oder verwerfen können.
Produktivitätsschub oder nur Spielerei? Die tatsächlichen Vorteile von Copilot für KMU
Für KMU ist die Effizienzsteigerung einer der grössten Anreize für neue Technologien. Doch welche konkreten Vorteile bietet Copilot wirklich?
Weniger Zeit für Routineaufgaben aufwenden
Anstatt E-Mails von Grund auf zu schreiben oder Informationen mühsam zusammenzutragen, hilft Copilot, Vorlagen zu erstellen oder Zusammenfassungen bereitzustellen.
Bessere Nutzung vorhandener Daten
In vielen Unternehmen schlummern wertvolle Informationen in E-Mails, Dokumenten oder Notizen. Copilot kann diese effizient zugänglich machen.
Schnellere Entscheidungsfindung
Anstatt lange Dokumente oder Tabellen zu durchsuchen, fasst Copilot die wichtigsten Punkte zusammen und ermöglicht es, fundierte Entscheidungen schneller zu treffen.
Unterstützung für Mitarbeitende mit begrenzter technischer Erfahrung
Gerade in kleineren Unternehmen ohne IT-Abteilungen kann Copilot eine wertvolle Hilfe sein, um digitale Abläufe effizienter zu gestalten.
Besonders für Unternehmen, die auf schnelle Kommunikation oder Wissensmanagement angewiesen sind, bietet Copilot eine echte Entlastung und kann eine deutliche Produktivitätssteigerung herbeiführen.
Wo liegen die Grenzen von Copilot?
Trotz der genannten Vorteile ist Copilot kein Wundermittel – und KMU sollten wissen, wo seine Grenzen liegen:
KI ist nicht fehlerfrei
Copilot basiert auf maschinellem Lernen, was bedeutet, dass Vorschläge nicht immer korrekt oder relevant sind. Wer sich blind auf die KI verlässt, riskiert Fehlinformationen.Verstehen statt nur kopieren
KI kann Inhalte generieren, aber sie versteht deren Kontext nicht wie ein Mensch. Ein kritischer Blick ist daher auch bei Copilot unerlässlich.Datenschutz berücksichtigen
Copilot verarbeitet Unternehmensdaten, weshalb KMU genau prüfen müssen, welche Informationen mit der KI interagieren dürfen.Nicht für jede Aufgabe sinnvoll
Komplexe kreative oder strategische Arbeiten kann Copilot nicht übernehmen. Er kann zwar einen Beitrag leisten, indem er ergänzende Sichtweisen einbringt, doch er ersetzt keine fundierte Expertise. Der Schlüssel liegt also in einem bewussten Einsatz: Copilot lässt sich als Unterstützung nutzen, aber in keinem Fall als Entscheidungsinstanz.
Ist der Microsoft Copilot das richtige Tool für mein Unternehmen?
Bei der Entscheidung, ob Copilot im Unternehmen zum Einsatz kommen soll oder nicht , sollte sich ein KMU folgende Fragen stellen:
- Besteht ein hoher Anteil an wiederkehrenden Routineaufgaben, welche die KI übernehmen kann?
- Gibt es bereits eine Microsoft-365-Umgebung, in die Copilot nahtlos integriert werden kann oder ist es sinnvoll auf diese Umgebung zu wechseln?
- Sind die Mitarbeitenden offen für KI-gestützte Arbeitsweisen?
- Ist die IT-Sicherheitsstrategie so aufgestellt, dass sensible Daten geschützt bleiben?
Unternehmen, die viel mit Dokumentation, Kommunikation und Wissensmanagement arbeiten, werden von Copilot besonders profitieren. Unternehmen mit stark manuellen oder kreativen Prozessen hingegen, werden die Vorteile möglicherweise in geringerem Umfang wahrnehmen.
Copilot als Wegbereiter für Produktivität – mit klarer Strategie und sorgfältiger Einführungsphase
Der Microsoft Copilot für MS 365 bietet KMU eine zielführende Möglichkeit, ihre Produktivität zu steigern und den digitalen Wandel aktiv zu gestalten. Die KI kann Prozesse beschleunigen, Routineaufgaben abnehmen und Informationen schneller verfügbar machen.
Doch wie bei vielen Technologien gilt auch hier: Der richtige Einsatz entscheidet über den Erfolg. Unternehmen, die Copilot als smartes Werkzeug nutzen, um Mitarbeitende zu unterstützen, können klare Vorteile gewinnen. Wer jedoch davon ausgeht, dass die KI alles automatisch erledigt, wird schnell an Grenzen stossen.
Check- und Testphase für Copilot vorsehen
Bevor ein KMU den Microsoft 365 Copilot einführt, ist es wichtig, eine Check- und Testphase einzuplanen, um unliebsame Überraschungen zu vermeiden.
- Checkphase: Dabei erfolgt zunächst eine Analyse der gesamten Datenablage und der Berechtigungsstruktur in Microsoft 365 sowie eine Sicherheitsprüfung (Copilot Readiness Check). Auf diese Weise lässt sich vermeiden, dass Copilot die Nutzenden mit Informationen versorgt, die für sie eigentlich nicht zugänglich sein sollten. Dies ist etwa dann der Fall wenn bereits vor der Einführung von Copilot Fehler in der Berechtigungsstruktur vorlagen, die bisher nicht aufgefallen sind.
- Testphase: Im Anschluss an den Copilot Readiness Check ist eine Testphase mit dem Copilot sinnvoll, bei der das KMU 1-2 Pilotprozesse anpasst und schrittweise in den Arbeitsalltag integriert. So lässt sich feststellen , wo die grössten Mehrwerte liegen.
Ratsam ist dabei der Beizug eines qualifizierten IT-Partners, der sowohl den Copilot Readiness Check vornehmen, als auch die Testphase begleiten kann.
