Microsoft Copilot und Outlook: Ein starkes Gespann?

Microsoft 365 Copilot und Outlook: Hält die Kombination der beiden Tools was sie verspricht? Mit der Einführung des Microsoft 365 Copilot erlebt die Arbeitswelt eine wahre Revolution in der Produktivität. Die auf künstliche Intelligenz (KI) basierte Technologie Microsoft 365 Copilot optimiert die gesamte Arbeitsweise innerhalb der Microsoft Office Suite. Und auch für Nutzende von Outlook eröffnet Copilot eine Vielzahl von neuen Möglichkeiten, die den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können. 

Was kann der Copilot für Microsoft 365?

Der Microsoft 365 Copilot ist ein intelligentes Teammitglied, welches bei einer Vielzahl von Aufgaben nützlichen Rat zu geben weiss und den einfachsten Weg zur Lösung kennt. Es beinhaltet eine auf KI gestützte Technologie, welche in die Microsoft 365 Suite integriert ist. Dank ihrer Leistungsfähigkeit können Mitarbeitende in Microsoft 365 mehr Funktionen nutzen und dabei Aufgaben effizienter  erledigen. Dies steigert nicht nur die Produktivität der Mitarbeitenden, sondern vereinfacht ganze Arbeitsabläufe im Unternehmen.

Microsoft Outlook ist heute im riesigen Ökosystem von Microsoft 365 eine der meistgenutzten Kommunikations- und Organisationssoftware. Outlook als persönlicher Informationsmanager (PIM), ermöglicht es, E-Mails, Kalender, Kontakte, To-do-Listen, Aufgaben und andere persönliche Daten an einem Ort zu organisieren. Durch die Zusammenführung von Outlook und Copilot entstehen neue nützliche Funktionen. Diese erleichtern die tägliche Arbeit von Mitarbeitenden massgeblich.
 

Wichtigste Funktionen von Microsoft Copilot in Outlook

Automatisierte E-Mail-Verwaltung

Eingehende E-Mails analysieren, priorisieren, die wichtigen hervorheben und weniger dringende kennzeichnen – der Microsoft 365 Copilot denkt für Mitarbeitende vor. Nicht nur beim Organisieren, sondern auch beim Schreiben: Der Microsoft Copilot erstellt automatische Antworten basierend auf dem Inhalt und Schreibstil von früheren Nachrichten.

Kalender-Optimierung

Copilot verwaltet Kalender vorausschauend , macht auf mögliche Terminkollisionen aufmerksam und hilft, diese zu vermeiden. Aus eigener Initiative schlägt er Zeitfenster vor, während denen er alle störenden Nachrichten deaktiviert und die Kreativität der Mitarbeitenden in konzentrierten Arbeitsphasen unterstützt. Auf der anderen Seite erinnert Copilot an wichtige Aufgaben, Fristen und Besprechungen.

Erweiterte Suchfunktionen

Nutzende finden relevante Informationen schneller mit der KI-gestützten Suchfunktion von Copilot. Wo war nochmals diese bestimmte E-Mail, der Kontakt oder Termin? Copilot durchsucht das gesamte Outlook, mit Posteingang und Kalender – ohne dass sich die Mitarbeitenden vorher lange und an verschiedenen Stellen mit Suchfiltern abarbeiten müssen.

Aufgabenmanagement

Aus den E-Mails im Outlook kann Copilot Aufgaben aufbereiten. Die erstellten To-Do-Listen, Termine, Besprechungen und Arbeiten bindet Copilot in Aufgaben- und Projektmanagement-Werkzeuge ein, wie etwa in die Anwendungen Teams, OneDrive oder SharePoint  – je nachdem wie Mitarbeitende im KMU organisiert sind und welche Werkzeuge sie bevorzugen. Auf diese Weise sorgt das Gespann Copilot und Outlook dafür, dass keine Aufgaben oder Termine untergehen und Mitarbeitende ihre Pendenzen schneller und zielführend organisieren können.

Chancen und Grenzen von Microsoft Copilot und Outlook

Sowohl für Mitarbeitende als auch für Unternehmen erzeugt die Kombination von Microsoft Copilot und Outlook einen bedeutenden Mehrwert im Arbeitsalltag.  Dennoch gilt es, sich der Grenzen bewusst zu sein und im entscheidenden Moment die Kontrolle zu übernehmen.

Zeitersparnis

Nutzerinnen und Nutzer sparen mit dem Einsatz von Copilot und Outlook wertvolle Zeit. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Komplexe Entscheidungen und kreative Prozesse müssen Mitarbeitende weiterhin selbst übernehmen.

Bessere Organisation

Der Copilot erstellt, organisiert und verwaltet Termine, E-Mails und Aufgaben. Die Feinabstimmung und individuelle Anpassungen von Aufgaben sowie die Bestimmung von Prioritäten bleibt dennoch eine menschliche Aufgabe.

Vermeidung von Stressfaktoren

Filtern, Besprechungen erstellen, Teilnehmende einladen und die Übersicht über Aufgaben behalten – Copilot und Outlook übernehmen diese Routinen für Mitarbeitende, schaffen eine gute Übersicht, erinnern rechtzeitig und selbständig und tragen zu einem stressfreieren Arbeitsumfeld bei. Emotionale Intelligenz und zwischenmenschliche Kommunikation kann Copilot allerdings nicht ersetzen. 

Fazit

Microsoft 365 Copilot  ist ein wirksamer Assistent, der Mitarbeitende MS Outlook produktiver nutzen lässt. Er nimmt ihnen wiederkehrende Arbeiten ab und hilft, Aufgaben schneller und präziser zu erledigen. Vom vorausschauenden Aufgabenmanagement über die Planung von Terminen bis zur Verwaltung von E-Mails – der Microsoft 365 Copilot macht Outlook zu einem leistungsfähigeren Werkzeug. Er unterstützt dabei, den Anforderungen einer dynamischen Arbeitswelt gerecht zu werden. Nutzende können sich mit Microsoft Outlook und Copilot auf eine deutlich verbesserte Arbeitsweise freuen und ihre Zeit produktiver nutzen.