Datensicherung in KMU: Cloud Backup oder traditionelles Backup?

Die Cloud hat es mit der Funktion Cloud Backup (Online Backup) auch für KMU möglich gemacht, die Datensicherung weiter zu professionalisieren. Gleichzeitig hat das «traditionelle» lokale Backup noch immer seine Berechtigung. Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile.

Dank der Cloud (Cloud Computing) ist es für Organisationen heute möglich, die gesamten benötigten IT-Leistungen über ein Netz von externen Rechnern zu beziehen, so dass diese im Unternehmen nicht mehr als physische Server oder Datenspeicher vorhanden sein müssen. Der Zugriff erfolgt in der Regel über einen Webbrowser, und die IT-Dienstleistungen kommen, vergleichbar mit elektrischem Strom, aus der jeweiligen «IT-Steckdose».

Was ist Cloud Backup?

Immer häufiger verwenden KMU mit Cloud Backup oder Online-Sicherungsdiensten (Cloud Backup Services, Online Backup oder Backup-as-a-Service BaaS) die Datensicherung aus der Cloud. Dieser Dienst ist eine Methode der externen Datensicherung. Dabei sichert eine Backup-Software Dateien, Ordner oder gesamte Inhalte von Festplatten regelmässig oder laufend auf einem externen Server (Remote Server) oder einem externen Rechenzentrum (Cloud) über eine Netzwerkverbindung via Internet oder eine verschlüsselte Verbindung.

Verliert das Unternehmen lokal seine Daten, so kann es diese über das Netzwerk und den Anbieter von Cloud Backup wiederherstellen. In der Regel verwaltet ein Cloud-Dienstanbieter (Cloud Provider) diese Server in einem seiner Rechenzentren und berechnet seinen Unternehmenskunden Gebühren abhängig von der genutzten Speicherkapazität, von der benötigten Bandbreite (Geschwindigkeit der Datenübertragung) sowie von der Anzahl der angeschlossenen Benutzer.

Zu den Cloud-Datensicherungsoptionen gehören das direkte Sichern in einer öffentlichen Cloud, z.B. Microsoft Azure, oder das Sichern in der privaten Cloud eines Dienstanbieters. Die neuere Cloud-to-Cloud-Sicherungslösung umfasst das Sichern von Daten, die ihren Ursprung in einer Cloud haben, in einer anderen Cloud. So schafft ein KMU, das sich vor allem in der Cloud-Umgebung bewegt zusätzliche Sicherheit.

Cloud Seeding: erstmaliges Backup effizient umsetzen

Beim Wechsel zu einer Cloud-Backup-Lösung installiert das KMU zunächst eine Backup-Software des Cloud Providers auf den eigenen Servern. Danach würde normalerweise das Backup via Netzwerk bzw. Internet beginnen. Doch da das KMU beim ersten Backup sämtliche bereits vorhandenen Daten übertragen muss, kann dies eine äusserst lange Zeit in Anspruch nehmen und den IT-Betrieb des Unternehmens blockieren.

Dieser Prozess lässt sich mit dem sogenannten Cloud «Seeding» (englisch für «Aussaat») effizient umsetzen. Cloud Seeding ist eine Dienstleistung von Cloud-Anbietern, die für KMU das allererste Cloud Backup deutlich vereinfacht und verkürzt. Dazu sendet der Anbieter von Cloud Backup dem Kunden zunächst eine Festplatte oder ein anderes physisches Speichermedium. Das KMU legt darauf lokal einmalig ein Backup sämtlicher relevanter Daten an und schickt die Festplatte an den Cloud Provider zurück. Dieser kopiert die physisch eingesandten Daten als Initial-Backup auf den Cloud-Server. Von diesem Zeitpunkt an brauchen die Server des Kunden nur noch die geänderten Daten via Internet zu sichern. So lässt sich bei der erstmaligen Installation des Online Backups ein längerer Stillstand der Unternehmens-IT oder eine übermässige Belastung der zu Verfügung stehenden Internet-Bandbreite vermeiden – das Tagesgeschäft lässt sich wie gewohnt unterbrechungsfrei weiter betreiben.

Was ist traditionelles (lokales) Backup?

Die lokale oder traditionelle Backup-Methode ist die bewährte Vorgehensweise, um Daten direkt am Unternehmensstandort zu sichern. Zu diesem Zweck kommen festplattenbasierte Hardware oder Magnetbänder (Tapes) zum Einsatz. Unternehmen setzen Tapes heutzutage meist bei Langzeit-Archivierungserfordernissen ein, etwa für Daten, bei denen der Gesetzgeber eine Aufbewahrungspflicht von vielen Jahren oder Jahrzehnten vorschreibt. Magnetbänder eignen sich sowohl für die Sicherung kleiner Datenmengen, als auch für grosse Datenvolumen (bis Petabytes). 

Eine Backup-Software verwaltet den regelmässigen Sicherungsprozess der Daten auf die Festplatten oder Tapes. Integrierte Funktionen zur Datenreduktion, wie etwa die Deduplizierung, eliminieren identische Datenpakete und verringern so die Menge der auf dem Datenträger zu sichernden Daten.

Cloud Backup: Vor- und Nachteile

Insgesamt bietet Cloud Backup zusätzliche und einfach handzuhabende Datensicherheit, ohne dass das Unternehmen eigene Ressourcen (Personal) belasten oder bereitstellen muss. Auch deswegen hat sich Online Backup in Unternehmen mittlerweile zu einer beliebten Form der Datensicherung mit zahlreichen Vorteilen entwickelt. Dennoch ist es wichtig, den Blick auch auf die Nachteile zu richten, damit das jeweilige Unternehmen die beste Entscheidung für die Datensicherung in seinem spezifischen Geschäftsmodell trifft.

Vorteile von Cloud Backup

• Geringe Einstiegs- und Betriebskosten: Das Online Backup ist vor allem zu Beginn eine günstige Form der Datensicherung. Während lokale Backup-Speicher mit Investitionen verbunden sind, ist der finanzielle und zeitliche Aufwand für die Einrichtung eines Cloud-Backup-Kontos deutlich geringer.

Bei einer Online-Backup-Lösung entfallen die Kosten für das Speichermedium auf dem die Sicherungen gespeichert sind, die Kosten für den Transport der Sicherungsmedien an einen abgelegenen Ort zur sicheren Aufbewahrung sowie für die IT-Dienstleistungen, die für die Verwaltung und Fehlerbehebung von eigenen Backup-Systemen erforderlich sind.

• Globale Zugänglichkeit: Auf eine Cloud-Sicherung kann von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät zugegriffen werden. Dies ist besonders dann hilfreich, wenn der Nutzer weit vom primären Standort seiner Organisation entfernt ist und er auf seinem lokalen Gerät wie etwa dem Notebook Daten wiederherstellen muss. Der Zugriff auf eine nicht allzu grosse Datenmenge ist für den Nutzer ein schneller und effizienter Prozess.

• Einfache Skalierbarkeit: Ein Cloud-Backup erfolgt auf einem Cloud-Speicher – dieser ist in seiner Speicherkapazität unbegrenzt, da der Cloud-Anbieter stets genügend Speicherplatz bereitstellt. Mit wenigen Klicks kann ein KMU bei Bedarf zusätzliche Backup-Kapazität hinzufügen, ohne dass es weitere Hardware beschaffen und einrichten muss.
  

• Geografische Trennung der gesicherten Daten: Die Daten sind in der Cloud in einem externen Rechenzentrum gesichert und daher nicht den physischen Elementarereignissen wie Feuer, Überschwemmungen, Erdbeben oder Diebstählen am Standort des Unternehmens ausgesetzt. Eine professionell betriebene Cloud speichert die Daten in der Regel auf sicheren, verschlüsselten Servern und Systemen. Hinzu kommt die georedundante Speicherung, die die Sicherheit weiter erhöht: das bedeutet, dass der Online-Backup-Dienst mehrere Kopien der Daten an verschiedenen, voneinander unabhängigen physischen Standorten speichert. Sollte eines der Rechenzentren von einem Elementarereignis betroffen sein, so sind die Daten noch an anderen Standorten abruf- und speicherbar.
  

• Unterstützung der 3-2-1-Backup-Regel: Die 3-2-1-Backup-Regel besagt, beim regelmässigen Backup jeweils drei Kopien von Daten (1x das Original, 2x als Sicherungskopie) auf zwei verschiedenen Medien zu sichern, wobei einer der Speicherorte ausserhalb des Unternehmensstandorts liegen soll. Bei der Umsetzung der 3-2-1-Backup-Regel spielt die Cloud-Backup-Methodik eine hilfreiche Rolle, da die Daten bereits in der Cloud und damit ohnehin nicht am Standort des Unternehmens gespeichert sind. Zudem zählt die Cloud als ein verschiedenartiges Speichermedium, das die herkömmliche Disk-basierende Hardware ergänzt. 
  
  

Nachteile von Cloud Backup

• Latenz: Wenn viele Benutzer gleichzeitig auf dieselben Daten oder dieselbe Cloud zugreifen oder das Unternehmen eine grosse Datenmenge abruft, kann dies in einer Cloud-Umgebung zu Latenz führen: die Datenübertragung verlangsamt sich deutlich und es ist mit Wartezeiten zu rechnen.
  

• Sicherheitsprobleme: Bei zahlreichen KMU herrscht die Besorgnis, dass Daten in der Cloud nicht sicher genug sind. Die Sorge ist je nach Cloud-Anbieter berechtigt. Bei der Wahl des Providers für den Online Backup ist es daher wichtig zu prüfen, ob der Anbieter die erforderlichen Sicherheitselemente wie etwa die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und sichere Authentifizierungsmethoden anbietet. Es gibt Cloud-Anbieter, die Daten ausschliesslich in Rechenzentren, die sich in der Schweiz befinden speichern. Auf diese Weise verlassen die Daten nie das Land, was die Sicherheitsrisiken deutlich reduziert. Auch der Zugriff durch ausländische Behörden, aufgrund von weniger strengen Datenschutzgesetzen in den jeweiligen Ländern, lässt sich damit verhindern. Mit einer Private Cloud weist der Cloud-Anbieter die genutzte Hardware sogar ausschliesslich dem jeweiligen KMU zu.
  

• Abhängigkeit: Nutzt ein KMU Online Backup, so ist es abhängig von der Leistungsfähigkeit und Verfügbarkeit der jeweils genutzten Internetverbindung.
  
  

Lokales (traditionelles) Backup: Vor- und Nachteile

Vorteile des traditionellen Backups

• Barrierefreiheit vor Ort: Die Sicherungsdaten beim lokalen Backup sind sehr einfach zugänglich, da sie sich vor Ort im Unternehmen befinden. Auf Festplatten basierende Sicherungsprozesse finden in der Regel kontinuierlich während des ganzen Tages statt. So können Nutzer zu einem beliebigen Zeitpunkt zu einer gesicherten Datei oder einer Version davon zurückkehren.
  

• Geschwindigkeit: Der Festplattendatenträger oder der Server vor Ort sind sowohl für Sicherungs- wie auch für Wiederherstellungsvorgänge schnell. Es bestehen keine Abhängigkeiten von Internet-Verbindungen – sofern sich die betroffenen Nutzer vor Ort befinden.
  

• Hohe Kontrolle über die Daten: Ein KMU hat mehr direkte Kontrolle über die Daten, die es bei sich lokal sichert, als über die Daten, die ein Cloud Provider speichert.
  
  

Nachteile des traditionellen Backups

• Höhere Initialkosten und Unterhaltskosten: Die Kosten für die Beschaffung der benötigten Sicherungshardware vor Ort sind bedeutend höher als die Anfangskosten für die Aufbereitung eines Cloud Backups. Festplatten haben eine begrenzte Lebensdauer so dass von Zeit zu Zeit ein Austausch erforderlich ist.
  

• Aufwand bei zusätzlichem Sicherungsbedarf: Ist zusätzliche Sicherungskapazität (Speicherplatz) notwendig, so ist der Aufwand bei einem lokalen Backup deutlich höher als beim Cloud Backup: das KMU muss neuen Speicherplatz beschaffen und diesen installieren.
  

• Wartungsaufwand: Die traditionelle Backup-Methodik erfordert kompetentes Personal oder einen qualifizierten IT-Dienstleister, um die Hardware zu warten und zu verwalten.
  
  

Cloud Backup vs. traditionelles Backup: wofür soll sich ein KMU entscheiden?

Der Entscheid für die eine oder andere Art der Datensicherung hängt letztlich von den Bedürfnissen des KMU und von allfälligen gesetzlichen Vorgaben zur Datensicherheit ab. Die Vor- und Nachteile der beiden Sicherungsmethoden sind sorgfältig gegeneinander abzuwägen. Es ist allerdings eine Tatsache, dass die Bedeutung des Cloud Backup in KMU zunimmt. Mittlerweile gibt es dazu eine grosse Auswahl für KMU jeder Grösse.

Doch auch lokale bzw. traditionelle Backup-Lösungen entwickeln sich weiter und eine Reihe von Unternehmen entscheidet sich für Hybrid-Lösungen: die Kombination eines Cloud Backup mit einer lokalen Backup-Lösung bietet eine hohes Mass an Sicherheit und erfüllt die Anforderungen der zuvor erläuterten 3-2-1-Backup-Regel. So muss sich ein KMU nie nur auf einen Satz gesicherter Daten verlassen, sondern die gesicherten Daten stehen stets redundant zur Verfügung: die Daten sind mehrfach, an verschiedenen Standorten und auf verschiedenen Speichermedien gesichert. Sollte ein Backup kompromittiert sein, so lassen sich die Daten mit dem zusätzlichen Backup wiederherstellen.

Damit ein KMU die richtige Entscheidung für seine Backup-Methode trifft, muss es die Anforderungen an die Datensicherung und -wiederherstellung sorgfältig bewerten und allenfalls mit Partnerunternehmen über ihre Erfahrungen mit den verschiedenen Sicherungslösungen sprechen. Professionelle Unterstützung bei der Entscheidungsfindung bekommen KMU zudem bei kompetenten Anbietern von Managed IT Services, sofern diese sowohl auf Online Backup als auch auf lokale Backup-Lösungen spezialisiert sind.

Titelbild: Kolar.io on Unsplash