Managed IT für die Arztpraxis: Die wichtigsten Dienste des IT-Partners

Medizinische Praxen stehen in der Regel unter hohem Effizienz­druck. Es gilt, Patienten zielführend und kosteneffizient zu behandeln, während gleichzeitig ein hohes Mass an administrativen Tätigkeiten anfällt. Eine wirksame Unterstützung durch die passende Informations­technologie (IT) ist daher unabdingbar.

Der stete Wandel der Technologien bringt in der IT laufend zahlreiche Innovationen hervor. Viele davon sind für die Steigerung der Effizienz in medizinischen Umgebungen sinnvoll. Allerdings stellen Cybersicherheit und der Schutz der Patientendaten eine nicht zu unterschätzende Herausforderung dar.

Bei der Wahl der passenden IT für eine medizinische Praxis gilt es, die Bedürfnisse des eigenen Betriebs zu identifizieren, die Leistungs­fähigkeit und den Nutzen verschiedener Lösungen zu bewerten sowie weitere Einflussfaktoren in Betracht zu ziehen – eine anspruchsvolle Aufgabe. Deswegen übertragen viele Inhaber oder Geschäfts­führer von Arztpraxen die Evaluation und den Betrieb der Praxis-IT an einen externen IT-Dienstleister. 

Managed IT Services für medizinische Praxen

IT-Dienstleister, die sogenannte Managed IT Services gezielt für Arztpraxen anbieten, übernehmen die Verantwortung für die Planung, Bereitstellung und Verwaltung von IT-Strukturen sowie für die wiederkehrenden IT-Dienstleistungen bei medizinischen Leistungs­erbringern. Solche Anbieter von Managed IT Services (auch Managed IT Services Partner, Managed Services Provider oder MSP) können wertvolle Leistungen rund um die IT-Infrastruktur in Arztpraxen erbringen, vorausgesetzt sie verfügen über das passende Know-how für medizinische Betriebe.

Prävention in der Praxis-IT mit standardisierten und automatisierten Prozessen

Managed IT Services sind skalierbar und lassen sich daher auf die jeweilige Organisations­grösse von der Kleinpraxis bis zur Gemeinschafts­praxis mit Dutzenden von Mitarbeitenden anpassen. Der Managed IT Services Partner übernimmt dabei die Aufgabe, die Endgeräte für die Arbeitsplätze, Anwendungen, Netzwerke, Server, Speicher­platz, Security Services und anderes bereit­zustellen. Gleichzeitig sorgt er für die laufende Verwaltung, den Unterhalt und die Wartung der Praxis-IT. Zertifizierte MSP erbringen die vereinbarten IT-Dienstleistungen in Form von standardisierten und automatisierten Prozessen ein, die unter anderem die Praxis-IT präventiv überwachen. Auf diese Weise lassen sich mögliche IT-Unterbrechungen oder -Leistungs­einbussen schon vor deren Eintreten erkennen und beheben – eine essenzielle Anforderung in Arztpraxen. Dazu nutzt bringt der MSP eine Reihe von Disziplinen ein:

Der Managed Service Provider erbringt die Leistungen je nach Bedarf und Betriebsmodell direkt über den Server vor Ort in der medizinischen Praxis oder über die Cloud.

Die wichtigsten Managed IT Services für die Anforderungen in Arztpraxen 

Je nach spezifischen Anforderungen der jeweiligen Arztpraxis lassen sich die Leistungen von Managed IT Services einzeln oder gesamthaft als integrale IT beziehen. Der Managed IT Services Provider bietet dazu eine Reihe von Dienstleistungen an. Für diese schliessen die Arztpraxis und der MSP eine Dienstleistungs­vereinbarung (Service Level Agreement SLA) ab. Dieser SLA hält Art und Umfang der vereinbarten IT-Dienstleistungen fest.

Welche IT-Dienst­leistungen der MSP bietet, hängt von seinem jeweiligen Geschäfts­modell ab. Die Preis­gestaltung richtet sich dabei in der Regel nach der Art und Anzahl der gewählten Services sowie nach der Anzahl Nutzer oder Endgeräte. Die nachfolgende Leistungs­übersicht zeigt einige wichtige Managed IT Services für die Anforderungen einer medizinischen Praxis auf:

• Managed Infrastructure

  Die IT-Infrastruktur ist eines der zentralen Elemente einer medizinischen Praxis. Die Dienstleistung Managed Infrastructure schliesst alle Aufgaben und Prozesse rund um die aktiven Komponenten von LAN, WLAN, Server, Serverraum und bei Bedarf die unterbrechungs­freie Stromversorgung mit ein. Dies beinhaltet die Evaluation und Beschaffung der erforderlichen Hard- und Software, die Inbetriebnahme sowie Konfiguration der LAN Ports und der Drahtlosen Zugangspunkte (WLAN Access Points). Im laufenden Betrieb finden die präventive Überwachung, die notwendigen Updates, die Wartung und der Support der jeweiligen Komponenten statt. Zudem führt der Anbieter eine Dokumentation als technisches Reporting und zur Inventarisierung der Komponenten sowie deren Update-Status.
  
  

• Managed Server

  In vielen Arztpraxen sind ein einzelner oder mehrere physische Server erforderlich bzw. vorhanden. Die Dienstleistung Managed Server sorgt für die präventive Überwachung, Wartung und Bereinigung der Server sowie deren Betriebssysteme. Darin eingeschlossen ist die laufende Einspielung von Sicherheits-Updates für Windows und Drittanbieter. Dazu gehören auch die dem Server zugeordneten Mailserver, Datenbanken und Software.
  
  

• Managed Workstation

  In medizinischen Praxen mit mehreren Arbeitsplätzen gilt es, eine hohe Leistung sowie maximale Sicherheit der Endgeräte zu gewährleisten und diese zeitgleich auf dem neuesten Stand zu halten. Das Dienstleistungspaket Managed Workstation beinhaltet die präventive Überwachung und Wartung der Benutzer-Endgeräte und der jeweiligen Betriebs­systeme. Dazu gehören Desktop-PCs oder Macs, Notebooks und Tablets. Die Dienstleistung schliesst auch die laufende Einspielung von Sicherheits-Updates für Windows und Drittanbieter, die Bereinigung von temporären Dateien, die Beseitigung von weiteren sich anbahnenden Leistungs­einschränkungen sowie das Lizenz­management mit ein. Zudem führt der Anbieter von Managed IT Services eine Dokumentation zur Inventarisierung aller IT-Komponenten und deren Update-Status (Stand der Aktualisierungen). 
  
  

• Managed Backup

  Gehen ungesicherte Daten verloren, ist der Betriebsablauf einer Arztpraxis empfindlich gestört und die Reputation gegenüber Patienten und den angeschlossenen medizinischen Leistungserbringern leidet. Die laufende Datensicherung (Backup) und die permanente Überwachung der laufenden Backup-Prozesse erfolgt mit der Dienstleistung Managed Back­up. So muss sich die Arztpraxis nicht selbst um die Sicherung der Administrations- oder Patientendaten kümmern. Managed Backup erkennt allfällige potenzielle Unregel­mässigkeiten frühzeitig und löst bei Bedarf die Alarmierung beim IT-Partner sowie die entsprechenden Mass­nahmen aus. Die Dienstleistung umfasst zudem die Backup-War­tung – diese analysiert Sicherungsprotokolle, überprüft regelmässig die gewählte Back­up-Strategie, spielt laufend die Sicherheits­updates ein und simuliert periodisch die Daten-Wiederherstellung (Disaster-Recovery). Über die aktuellen Daten­sicherungs­prozesse führt der MSP eine Dokumentation und erstellt regelmässige Erfolgsberichte über die ausgeführten Backups.
  
  

• Managed Firewall

  Mit Firewalls lassen sich unbefugte Zugriffe auf die Patien­tendaten verhindern – vorausgesetzt, die Firewalls sind auf dem aktuellen Stand und korrekt eingestellt. Die Dienstleistung Managed Firewall enthält die laufende präventive Überwachung der Firewalls sowie der eingestellten Regeln und Filter. Dazu gehört auch die Alarmierung, die Einspielung von Sicherheits-Updates, Konfigurationsanpassungen, die Wiederherstellung von ausgefallenen Internet­verbindungen und die Bericht­erstattung über wichtige sicherheits­relevante Vorfälle.
  
  

• Managed Antivirus

  Ist die IT-Infrastruktur einer Arztpraxis mit Viren oder Schadsoftware (Malware) infiziert, können Betriebsunterbrechungen oder Reputationsschäden die Folge sein. Malware kann Daten zerstören oder die Praxis gänzlich blockieren. Mit Ransomware verschlüsseln Cyberkriminelle Dateien und geben diese erst nach Zahlung eines Lösegelds wieder frei.

  Abhilfe schaffen Antivirenprogramme. Richtig konfiguriert und gewartet sind sie der Schutzschild der IT-Infrastruktur. Sie dienen der Abwehr von Computerviren und Schadsoftware, halten heimtückische Dateien fern oder neutralisieren sie. Voraussetzung dazu ist eine fachgerechte Wartung dieser Programme. Die Dienstleistung Managed Antivirus kümmert sich um den Unterhalt der Antiviren­software einschliesslich der automatischen Aktuali­sierung und Anpassung der Schutzeinstellungen. Sie überwacht zudem präventiv die Signatur­dateien und aktualisiert sie zeitnah mit Updates.
  
  

• Cloud-Dienste (Private Cloud)

  Mit Cloud-Diensten lassen sich einzelne IT-Ressourcen oder die gesamte Praxis-IT aus einem externen Rechenzentrum beziehen anstatt eigene Server einzusetzen. Die IT-Infrastruktur bleibt auf diese Weise flexibel und ist leicht skalierbar. Es fallen nur die Kosten für die effektiv bezogenen Leistungen an, statt für eine gesamte eigene IT.

  Besonders hohe Anforderungen bestehen bei der Sicherheit der Patientendaten. Mit einer sicheren Private Cloud stehen Teile des externen Rechenzentrums exklusiv für die jeweilige Arztpraxis und ihren Mitarbeitenden zur Verfügung. Bei Bedarf lässt sich die Daten­bearbeitung und Speicherung ausschliesslich in Schweizer Rechen­zentren vornehmen, um so die FMH-Richt­linien zu erfüllen.
  
  

• Virtuelle Arbeitsplätze

  Ein virtueller Arbeitsplatz ist ein unsichtbarer (virtueller) Desktop-Computer. Dieser steht der medizinischen Praxis rund um die Uhr an jedem beliebigen Standort innerhalb oder ausserhalb der Praxis über eine verschlüsselte Verbindung zur Verfügung. Voraussetzung ist lediglich ein Internet­zugang und ein beliebiges Endgerät mit Display und Tastatur wie etwa ein Laptop, ein Tablet, oder ein Smartphone.

  Der virtuelle Arbeitsplatz wird auf einer Serverinfrastruktur in einem Rechen­zentrum betrieben. Sämtliche gewünschte Software ist darauf installiert und jederzeit abrufbar. Der Anbieter von Managed IT Services sorgt für die laufende Installation von Sicherheits­updates, die Aktualisierung des Antivirus-Programms sowie die Daten­sicherung. Bei Bedarf lässt sich die Datenbearbeitung und Speicherung aus­schliesslich in Schweizer Rechen­zentren vornehmen, um damit auch den FMH-Vorgaben zu entsprechen.

Um die Eignung eines Anbieters von Managed IT Services für die eigene medizinische Praxis beurteilen zu können, ist es ratsam, eine systematische Bewertung vorzunehmen. Der kostenlose Ratgeber «Managed IT für die Arztpraxis» beschreibt die Vorgehensweise und enthält praktische Checklisten, um eine gewichtete Evaluation von potenziellen IT-Partnern vorzunehmen.

Titelbild: National Cancer Institute on Unsplash