Microsoft Teams-Apps: Welche Tools eignen sich für KMU?

Immer mehr KMU setzen auf Microsoft Teams. Doch während viele Anwender Teams primär als Chat- oder Video­konferenz-Tool nutzen, steckt in der Plattform viel mehr Potenzial. Die eigentliche Stärke liegt in den integrierten Teams-Apps. Sie tragen wesentlich zur Produktivität von Unternehmen bei. Doch welche Apps sind für KMU wirklich relevant und sinnvoll?

Die ergänzenden Bausteine in Microsoft Teams, die Teams-Apps, sind für eine produktive Zusammenarbeit besonders wertvoll, da sie sich nahtlos in die bestehende Microsoft-365-Umgebung einfügen. Sie optimieren und vereinfachen Arbeitsabläufe, automatisieren Routine­arbeiten und machen die Zusammen­arbeit agiler. Der Schwerpunkt liegt dabei auf 6 Teams-Apps – sie ermöglichen kreative Whiteboard-Sessions bis hin zu smarter KI-Unterstützung durch Copilot.

1. Microsoft Whiteboard: Kreative Zusammenarbeit neu gedacht

Weshalb ist Whiteboard für KMU sinnvoll?

Viele Workshops oder Projektbesprechungen verlaufen immer noch nach dem klassischen Muster: Hauptsächlich kommen Flipcharts, Excel-Tabellen oder PowerPoint-Slides zum Einsatz. Diese Medien sind jedoch starr und wenig geeignet für spontane, gleichzeitige Mitarbeit mehrerer Personen. Die White­board-App ist ein digitales Werkzeug, das Kreativität und Flexibilität ermöglicht.

Vorteile von Whiteboard

• Interaktive Zusammenarbeit: Alle Teilnehmenden können gleichzeitig Inhalte einbringen – egal ob im Büro oder im Homeoffice. Digitale Haftzettel, Grafiken, handschriftliche Notizen oder Kommen­tare lassen sich unkompliziert einfügen und direkt diskutieren. So entstehen kollaborative Ergebnisse, die dynamisch wachsen können, und jeder Beitrag bleibt nachvollziehbar dokumentiert.
  
  
• Synchronisierung in Echtzeit: Änderungen sind sofort für alle Teilnehmenden sichtbar, was spontane Ideenfindung ebenso ermöglicht wie strukturierte gemeinsame Planung. Durch die Synchronisierung in Echtzeit arbeitet die Gruppe jederzeit mit der aktuellsten Version, unabhängig vom Standort der einzelnen Teilnehmenden.
  
  
• Vorgefertigte Templates: SWOT-Analysen, Story-Mapping, Kanban-Boards und viele weitere Vorlagen beschleunigen die Vorbereitung.
  
  
• Multimediale Inhalte: Neben Text und Zeichnungen lassen sich auch Bilder oder Videos einbinden.
  
  
• Nahtlose Integration: Whiteboards lassen sich direkt in Teams-Meetings starten und nach der Sitzung sichern oder exportieren.
  
  

Praxisbeispiel

Ein Beratungsunternehmen nutzt Whiteboard für Strategie-Workshops mit der Geschäftsleitung. Während der Sitzung können alle Teilnehmenden ihre Ideen auf digitalen Haftzetteln an ihren Bildschirmen festhalten. Im Anschluss gruppiert, bewertet und priorisiert die Gruppe diese Ideen am Bildschirm. Durch die Integration in Teams ist kein Wechsel in andere Tools notwendig und alle Ergebnisse bleiben zentral gespeichert.

2. Microsoft Loop: Aufgaben und Projekte direkt im Chat steuern

Weshalb ist Loop für KMU sinnvoll?

Noch immer halten Teams in Unternehmen Aufgaben aus Besprechungen noch per E-Mail verteilt oder in Excel-Tabellen fest. Das führt zu Medienbrüchen, doppelten Daten und unklaren Zuständigkeiten. Microsoft Loop löst dieses Problem, indem es interaktive Komponenten direkt in Teams-Chats und Kanälen ermöglicht.

Vorteile von Loop

• Checklisten & Aufgabenlisten: Aufgaben mit Deadlines und Verant­wortlich­keiten entstehen dort, wo sie besprochen werden: direkt im Chat von Microsoft Teams .
  
  
• Tabellen & Projektübersichten: Loop schafft übersichtliche Strukturen für kleine Projekte oder Abstimmungen ohne zusätzliche Software.
  
  
• Synchronisierung in Echtzeit: Änderungen sind sofort für alle sichtbar.
  
  
• Vorlagen: Vorgefertigte Strukturen für Projektpläne, Besprechungsnotizen oder Abstimmungen erleichtern den Einstieg.
  
  

Praxisbeispiel

Ein Architekturbüro erfasst während der wöchentlichen Projektbesprechungen mit Loop direkt alle To-dos. Jeder sieht, welche Aufgabe entstanden ist, wer sie übernimmt und bis wann er sie erledigen muss. Die Liste bleibt im Teams-Chat gespeichert, lässt sich jederzeit ergänzen und ersetzt die früheren, unübersichtlichen E-Mail-Protokolle.

3. Microsoft 365 Copilot: Routinearbeiten automatisieren

Weshalb Copilot für KMU sinnvoll ist

Viele Führungskräfte verwenden einen grossen Teil ihrer Arbeitszeit für administrative Aufgaben: Protokolle schreiben, E-Mails verfassen, Statusberichte erstellen. Für KMU bedeutet dies eine erhebliche Belastung, da Zeit und Ressourcen knapp sind. Microsoft 365 Copilot nutzt künstliche Intelligenz, um genau diese Arbeiten zu übernehmen.

Vorteile von Copilot

• Automatische Protokolle: Copilot erkennt während Meetings Aufgaben, Entscheidungen und offene Punkte und erstellt daraus ein strukturiertes Protokoll.
  
  
• Intelligente E-Mail-Entwürfe: Copilot generiert aus einer Besprechung eine zusammenfassende E-Mail mit den wichtigsten Ergebnissen.
  
  
• Aufgabenübersicht: Auf Anfragen wie «Was steht diese Woche an?» liefert Copilot eine konsolidierte Übersicht über alle offenen To-dos aus Teams, Outlook, Planner und Loop.
  
  

Praxisbeispiel

Ein Marketing-Team setzt Copilot ein, um ihre Projekt-Meetings effizienter zu gestalten. Während der Sitzung protokolliert Copilot automatisch die wichtigsten Punkte. Nach der Besprechung erhalten alle Mitarbeitenden eine Zusammenfassung per E-Mail. Das Team spart dadurch mehrere Stunden pro Woche und kann sich stärker auf die kreative Arbeit konzentrieren.

4. Microsoft Planner: Projekte und Aufgaben im Griff

Weshalb Planner für KMU sinnvoll ist

Um Aufgaben zu koordinieren, arbeiten viele KMU nach wie vor mit Excel-Listen, Word- oder sogar Papiernotizen. Das führt zu fehlender Transparenz, unklaren Verant­wortlich­keiten und verpassten Deadlines. Microsoft Planner bietet dazu eine einfache Lösung für visuelles Aufgabenmanagement.

Vorteile von Planner

• Kanban-Boards: Aufgaben lassen sich visuell nach Status (z.B. «offen», «in Arbeit», «erledigt») darstellen.
  
  
• Zuständigkeiten: Jede Aufgabe bekommt eine zugewiesene Person und ein Fälligkeitsdatum.
  
  
• Übersicht: Fortschritt und Arbeitslast sind in der Planner-App auf einen Blick erkennbar.
  
  
• Integration: Planner ist direkt in Teams integriert und lässt sich zu jedem Projekt oder Team hinzufügen.
  
  

Praxisbeispiel

Ein Handwerksbetrieb nutzt Planner, um Aufträge und Montageeinsätze zu steuern. Jeder Auftrag wird als Aufgabe im Planner erfasst und mit einem Termin versehen. Durch die mobile App haben auch Monteure vor Ort jederzeit Zugriff auf ihre Aufgaben. So vermeidet der Betrieb Verzögerungen und Missverständnisse.

5. Microsoft Viva: Wissen teilen und Mitarbeitende stärken

Weshalb Viva für KMU sinnvoll ist

Der Fachkräftemangel macht es notwendig, Mitarbei­tende zu fördern, ihre Bindung ans Unternehmen zu stärken und ihr Wissen gezielt einzusetzen. Die Microsoft Viva Suite ist dafür eine umfassende Lösung.

Vorteile von Viva

• Viva Learning: Schulungen und Weiterbildungen lassen sich mit der App Viva Learning direkt in Teams durchführen, ohne auf eine zusätzliche Plattform wechseln zu müssen. Die Inhalte sind zentral an einem Ort verfügbar und können zielgerichtet verschiedenen Nutzergruppen bereitgestellt werden. Lernerfolge und Fortschritte sind transparent nachvollziehbar, so dass Führungskräfte gezielt Weiterbildungsbedarfe erkennen und fördern können. Durch die Integration von Drittanbieterkursen lässt sich das Angebot flexibel erweitern und individuell auf die Anforderungen eines KMU anpassen.
  
  
• Viva Engage: Die App trägt dazu bei, den sozialen Austausch zu fördern und die Unternehmenskultur zu stärken. Viva Engage bietet dabei Funktionen, die mit dem LinkedIn-Netzwerk vergleichbar sind: Mitarbeitende können sich unternehmensweit vernetzen, Wissen teilen, Erfolge feiern und neue Projekte vorstellen. Diskussionsgruppen, Umfragen und Online-Events unterstützen die interne Kommuni­kation und sorgen für mehr Zusammen­halt. Speziell für hybride und remote Teams entsteht so ein digitaler Ort für den informellen Austausch und Inspiration.
  
  
• Viva Insights: Die App hilft Mitarbeitenden, Überlastungen zu vermeiden und die Work-Life-Balance zu verbessern. Mit detaillierten Analysen zu Arbeitsgewohnheiten, Fokuszeiten und digitaler Zusammenarbeit liefert Viva Insights datengestützte Empfehlungen, um stressige Phasen frühzeitig zu erkennen. Individuelle Rückmeldungen geben Hinweise darauf, wie Teams ihre Zeit effektiver nutzen, Prioritäten setzen und Überlastungen proaktiv begegnen. Sensible Daten bleiben dabei geschützt. Die Auswertungen sind anonymisiert und erfüllen die Anforderungen an Datenschutz und Compliance.

Praxisbeispiel

Ein Produktionsunternehmen setzt Viva Learning ein, um neue Mitarbeitende effizient einzuarbeiten. Anstatt separate E-Learning-Systeme zu verwenden, greifen die Mitarbeitenden direkt in Teams auf Schulungsinhalte zu. Daduch verkürzt sich ihre Einarbeitungszeit deutlich, und das vorhandene Wissen bleibt zentral im Unternehmen verankert.

6. Outlook-Integration: Kommunikation nahtlos verbinden

Weshalb die Outlook-Integration für KMU sinnvoll ist

Viele Unternehmen arbeiten gleichzeitig mit E-Mails und Teams, also oft doppelt. Mitarbeitende verteilen wichtige Infor­mationen per E-Mail und diskutieren sie parallel im Chat. Das kostet Zeit und sorgt für Unklarheiten.

Vorteile der Integration von Outlook in Teams

• E-Mails in Teams teilen: Mit wenigen Klicks teilen Teams-Mitglieder E-Mails samt Anhängen im Kanal und besprechen alles direkt. Sie klären Fragen sofort im Chat, verteilen Aufgaben, fügen Kommentare hinzu und greifen zentral auf alle Dokumente zu. Das Team behält so immer den Überblick, arbeitet effizient und vermeidet doppelte Arbeit.
  
  
• Meetings planen: Mitarbeitende planen Teams-Meetings direkt in Outlook, wählen gezielt Teilnehmende und synchronisieren Termine automatisch. Sie verbinden Kalender, Chat und Dateien, damit alle stets auf dem aktuellen Stand bleiben – auch bei kurzfristigen Änderungen. Teams und Outlook bündeln sämtliche Sitzungs­unterlagen, Agenden und Protokolle zentral. Im Meeting verteilt das Team Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen direkt und verfolgt diese transparent nach. Egal, ob im Büro oder remote: Die enge Integration reduziert Abstim­mungen, vermeidet Missverständnisse und erhöht die Effizienz im KMU-Alltag.
  
  
• Nahtlose Abläufe: Die Outlook-Integration führt zu weniger Medienbrüchen, weniger Doppelarbeit und mehr Transparenz. Teams und Outlook verbinden alle Kommunika­tionswege – egal ob Mail, Chat, Datei oder Meeting. Sie erleichtern so die Zusammenarbeit und Nach­verfolgung im Unternehmen. IT-Teams profitieren von klaren Prozessen, verlässlicher Dokumentation und schnelleren Abstimmungen. So sparen KMU Zeit, minimieren Risiken und steigern ihre Produktivität im Tagesgeschäft.
  
  

Praxisbeispiel

Ein Treuhandbüro nutzt die Outlook-Integration, um Kundenanfragen effizienter zu bearbeiten. Statt lange E-Mail-Ketten intern weiterzuleiten, teilen Mitarbeitende die Nachricht direkt im Teams-Kanal. Alle relevanten Personen sehen die Anfrage sofort und können sie gemeinsam beantworten. Dies steigert die Effizienz und verkürzt die Bearbeitungszeiten.