Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, sollen Kundenanfragen und laufende Arbeiten weiterlaufen. Wichtige E-Mails und Dateien müssen für die Nachfolge zugänglich bleiben. Gleichzeitig endet der Zugriff der austretenden Person. Für KMU mit Microsoft 365 braucht es dafür eine rechtzeitige Absprache mit dem IT-Dienstleister.
1. Den Austritt rechtzeitig vorbereiten
Das KMU sollte festlegen, wer den Austritt beim IT-Dienstleister meldet und wer die Übergabe organisiert. In der Regel klärt die vorgesetzte Person, wer Kunden, Projekte und offene Aufgaben übernimmt. Der Dienstleister oder, falls vorhanden, die interne IT-verantwortliche Person kümmert sich um die technischen Anpassungen.
Der Auftrag sollte vier Fragen beantworten:
- Wer verlässt das Unternehmen und wann ist der letzte tatsächliche Arbeitstag?
- Ab welchem Datum und welcher Uhrzeit darf die Person nicht mehr auf Firmenkonten zugreifen?
- Wer übernimmt die Aufgaben und welche E-Mails und Dateien braucht diese Person?
- Welche Firmengeräte und zusätzlichen Zugänge hat die austretende Person genutzt?
Ferien vor dem Austritt können den letzten Arbeitstag vorverlegen. Bei einer Freistellung empfiehlt der Eidgenössische Datenschutzbeauftragte, die Kontodaten sofort zu sichern und die Zugriffsrechte zu entfernen. Dafür braucht es einen erreichbaren Ansprechpartner und einen konkreten Auftrag.
Leistungen und Kosten vorab vereinbaren
Mit dem IT-Dienstleister ist zu klären, welche Arbeiten die laufende Betreuung abdeckt. Dazu können die Übernahme von Dateien, das Sperren von Konten und die Vorbereitung zurückgegebener Geräte gehören. So erfährt das KMU vorab, ob zusätzliche Kosten anfallen.
2. Firmenzugänge zum vereinbarten Zeitpunkt sperren
Der IT-Dienstleister sperrt die Anmeldung bei Microsoft 365 und beendet bestehende Anmeldesitzungen. Da die Sperre nicht überall sofort greift, prüft er auch die Wirkung der Massnahmen. Die für den Austritt zuständige Person sollte sich den Abschluss bestätigen lassen.
Zur Sperre gehören auch Dienste ausserhalb von Microsoft 365. Die vorgesetzte Person prüft gemeinsam mit der austretenden Person, welche weiteren Zugänge im Alltag zum Einsatz kamen:
- Geschäftsanwendungen: Dazu gehören etwa Buchhaltung, Kundenverwaltung und Lieferantenportale.
- Verwaltung: Zusätzliche Konten für die Firmenwebsite oder die Betreuung von Computersystemen sind ebenfalls zu berücksichtigen.
- Gemeinsame Passwörter: Der Dienstleister prüft gemeinsam genutzte Konten und ändert die betroffenen Passwörter.
Auch private Telefonnummern oder E-Mail-Adressen zur Wiederherstellung eines Firmenkontos gehören auf die Checkliste. Die Sperre eines Microsoft-Kontos beendet nicht automatisch sämtliche anderen Zugänge. Für Anwendungen anderer Anbieter klärt das KMU, wer die Sperrung übernimmt.
3. E-Mails übergeben und die bisherige Adresse regeln
Die Nachfolge braucht die Nachrichten zu offenen Geschäften. Dazu zählen Kundenabsprachen, zugesagte Termine, laufende Offerten und noch unbeantwortete Anfragen. Die austretende Person übergibt diese Informationen vor dem letzten Arbeitstag.
Private und geschäftliche Inhalte sind dabei zu unterscheiden. Mitarbeitende sollen private Inhalte vorher entfernen können. Erkennbare private Nachrichten darf die vorgesetzte Person grundsätzlich nicht einfach mitlesen.
Was geschieht mit später eintreffenden Nachrichten?
Für E-Mails nach dem Austritt empfiehlt der Eidgenössische Datenschutzbeauftragte eine automatische Antwort. Sie nennt eine neue Kontaktadresse. Eine automatische Weiterleitung sämtlicher Nachrichten an die Nachfolge ist nicht Teil dieses empfohlenen Vorgehens.
Der Eidgenössische Datenschutzbeauftragte empfiehlt, das persönliche Postfach nach der Übergabe spätestens am letzten Arbeitstag zu löschen. Vorher klärt das Unternehmen, welche geschäftlichen Nachrichten es aufgrund von Aufbewahrungspflichten sichern muss. Der IT-Dienstleister setzt die vereinbarte Lösung um.
Künftig gemeinsame Adressen nutzen
Für Aufgaben wie Verkauf oder Support kann eine gemeinsame Abteilungsadresse sinnvoll sein. So erreichen Kunden das zuständige Team auch nach einem Personalwechsel. Das Unternehmen legt fest, wer eingehende Nachrichten bearbeitet.
4. Dateien und laufende Aufgaben übergeben
Beispiel: Die aktuelle Kalkulation einer Projektleiterin für ein Kundenprojekt liegt nur in ihrem persönlichen Arbeitsbereich innerhalb von M365 . Ihre Nachfolge kennt den Kunden, findet die Datei nach dem Austritt nicht. Eine solche Lücke lässt sich vorab mit einer gemeinsamen Durchsicht der Unterlagen schliessen.
Die vorgesetzte Person bestimmt, welche Dokumente nötig sind und wer darauf zugreifen darf. Der IT-Dienstleister hilft bei der Übernahme. Dabei kommt es auf den Ablageort der Dateien an:
| Wo liegen die Dateien? | Was ist zu tun? |
|---|---|
| Im persönlichen Arbeitsbereich OneDrive. | Benötigte Geschäftsdokumente in die vorgesehene gemeinsame Ablage übernehmen. |
| In einer gemeinsamen Ablage wie SharePoint. | Prüfen, ob die Nachfolge die benötigten Dateien öffnen und bearbeiten kann. |
| Nur auf dem Notebook. | Geschäftliche Dateien vor dem Löschen oder Weitergeben des Geräts übernehmen. |
Die Nachfolge sollte die wichtigsten Unterlagen selbst öffnen und damit arbeiten. So fallen fehlende Dateien oder unzureichende Zugriffsrechte vor dem Austritt auf. Ein Link auf eine Datei im bisherigen OneDrive genügt nicht als dauerhafte Übergabe.
Termine und Aufgaben berücksichtigen
- Besprechungen: Eine benannte Person übernimmt die Organisation laufender Terminserien.
- Teams und Projekte: Es steht fest, wer die Zusammenarbeit verwaltet und offene Aufgaben weiterführt.
- Telefonanrufe und Formulare: Anfragen erreichen nach dem Austritt die zuständige Person. Falls beispielsweise ein Kundenformular automatisch eine Nachricht verschickt, prüft der Dienstleister, ob dies nach dem Austritt weiterhin funktioniert. Eine Testanfrage hilft dem Team, den Ablauf zu kontrollieren.
Der Dienstleister prüft ausserdem, wie lange die bisherigen Daten verfügbar bleiben und ob das Backup die benötigten Daten sichert. Die Übergabe sollte abgeschlossen sein, bevor das Unternehmen Lizenzen entfernt oder Konten löschen lässt.
5. Geräte zurücknehmen und Firmendaten schützen
Bei der Rückgabe bestätigt die zuständige Person den Erhalt von Notebook, Smartphone und Zubehör. Fehlende Geräte hält sie fest. Der IT-Dienstleister übernimmt noch benötigte Dateien und bereitet die Firmengeräte für den nächsten Einsatz vor.
Private Smartphones gesondert behandeln
Hat die Person geschäftliche E-Mails oder Dateien auf einem privaten Smartphone genutzt, klärt das KMU mit dem IT-Dienstleister deren Entfernung. Welche Möglichkeiten bestehen, hängt von der bisherigen Einrichtung ab. Private Fotos oder andere persönliche Inhalte dürfen nicht durch eine pauschale Gerätelöschung verloren gehen.
6. Microsoft-365-Konto löschen und Lizenzkosten anpassen
Zuerst den persönlichen Firmenzugang sperren
Der IT-Dienstleister sperrt zum vereinbarten Zeitpunkt den Zugang der austretenden Person zu ihrem geschäftlichen Microsoft-365-Konto. Sie soll sich damit nicht mehr bei Diensten wie Outlook, Teams oder OneDrive anmelden können. Diese Sperre löscht die dort gespeicherten Geschäftsdaten nicht.
Das Benutzerkonto erst nach der Datenübergabe löschen
Bevor der Dienstleister das Microsoft-365-Konto löscht, muss die Nachfolge die benötigten E-Mails und Dateien übernommen haben. Vorher müssen auch die Aufbewahrungspflichten geklärt sein. Falls das bisherige persönliche Postfach in ein gemeinsames Postfach umgewandelt wurde, muss das zugehörige Benutzerkonto technisch bestehen bleiben. Der Zugang für die ausgetretene Person bleibt gesperrt. Diese technische Möglichkeit ersetzt die Datenschutzprüfung aus Abschnitt 3 nicht.
Die bezahlte Anzahl Lizenzen prüfen
Für die Nutzung von Microsoft 365 bezahlt das KMU in der Regel eine Lizenz pro Person. Nach dem Austritt kann eine neue Person diese Lizenz übernehmen. Braucht das Unternehmen sie nicht mehr, prüft es mit dem IT-Partner, wann es die bestellte Anzahl Lizenzen reduzieren kann.
Das Löschen des Benutzerkontos oder das Entfernen seiner Lizenz beendet die Zahlung nicht automatisch. Eine Kostenersparnis entsteht erst, wenn die verrechnete Lizenzanzahl gemäss Vertrag sinkt.
Zusammenfassung
Beim Mitarbeiteraustritt müssen Kundenanfragen weiterlaufen, Unterlagen auffindbar bleiben und bisherige Zugänge enden. Die vorgesetzte Person organisiert die Arbeitsübergabe und legt fest, welche Informationen die Nachfolge benötigt. Der IT-Dienstleister sorgt für die vereinbarten technischen Anpassungen. Ein gemeinsamer Terminplan hilft, die Daten rechtzeitig zu übergeben und Zugänge zum vereinbarten Zeitpunkt zu sperren.
care4IT kann KMU dabei unterstützen, diese Schritte vorzubereiten und in Microsoft 365 umzusetzen. Dazu gehören die Prüfung der Zugänge, die Unterstützung bei der Dateiübergabe und die Anpassung nicht mehr benötigter Benutzerkonten und Lizenzen. Vorab lässt sich vereinbaren, welche Arbeiten die laufende Betreuung abdeckt und wie das Unternehmen deren Abschluss bestätigt.
