Weshalb sollen KMU auf Dienstleistungen wie Managed IT Services setzen? Fachleute in KMU kennen ihr Kerngeschäft wie ihre Westentasche. Für diese Spitzenkompetenz sind wichtige unterstützende Prozesse und Infrastrukturen notwendig, die reibungslos funktionieren, alle Regeln erfüllen und wenig Ressourcen in Anspruch nehmen. Gerade die Unternehmens-IT spielt dabei eine entscheidende Rolle.
Eine effiziente und wirkungsvolle Unternehmens-IT ermöglicht der gesamten Organisation, sich auf ihr Kerngeschäft und die weitere Geschäftsentwicklung zu fokussieren. Die nachfolgenden Punkte zeigen auf, weshalb Managed IT Services effektiv und zielführend zu einer leistungsfähigen und stets einsatzbereiten IT in KMU beitragen:
1. Maximale IT-Sicherheit
In Zeiten der Datenschutzgrundverordnung DSGVO und steigender globaler Cyber-Kriminalität müssen sich Unternehmen auch in der Schweiz immer intensiver mit IT-Sicherheit beschäftigen. Die Komplexität in diesem Bereich steigt laufend. Doch gerade in KMU kann Expertenwissen teuer sein: Eine eigene IT-Abteilung mit entsprechenden Fachpersonen zu besetzen, oder einen IT-Spezialisten anzustellen, der sich möglicherweise nur teilweise mit dem Thema beschäftigt, ist eine kostspielige Angelegenheit. Hier bietet ein Managed-IT-Services-Anbieter eine fachlich sichere Alternative, die immer dann Ressourcen liefert, wenn sie gebraucht werden. Ein Managed IT Partner betreut Software und die ganze IT-Infrastruktur. Er setzt sie so auf, dass sich die Unternehmensführung keine Gedanken mehr über die IT-Sicherheit machen muss. Externe Experten verfügen über das Wissen und haben Zugriff auf die besten Lösungen für das jeweilige Unternehmen, denn das Thema IT ist ihre Hauptaufgabe und Kernkompetenz.
2. Proaktiver Umgang mit IT-Risiken
Veraltete Geräte, auslaufende Software-Lizenzen, nicht gepflegte Updates, zur Neige gehender Speicherplatz – die Liste mit möglichen Störenfrieden aus dem IT-Bereich ist lang. Nur zu leicht lässt sich ein Termin, ein Vertrag oder der Zusammenhang zwischen verschiedenen Systemen übersehen. Plötzlich kann ein aktualisiertes System nicht mehr mit der gängigen Version einer integrierten Software kommunizieren. Auf diese Weise wird die interne IT-Abteilung oder ein nebenamtlich für die IT verantwortlicher Mitarbeitender schnell ungewollt zur Feuerwehr, anstatt sich mit der Weiterentwicklung und Verbesserung der Unternehmensleistungen und -resultate zu befassen. Für einen guten Managed IT Services Partner ist es das tägliche Brot, die IT-Prozesse seiner Kunden so aufzusetzen, dass potenzielle Risiken nicht zu Störungen werden. Er hat den Hintergrund und das Wissen, Risiken vorzubeugen, anstatt diese ständig beheben zu müssen.
3. Erhöhte Verfügbarkeit der IT (Uptime)
Während der Unternehmer an einer neuen Entwicklung tüftelt oder bisher unbekannte Vertriebskanäle entdeckt, kümmert sich ein Managed IT Partner um das Monitoring der Systeme. Noch bevor das Warenwirtschaftssystem nicht mehr mitspielt oder der Webshop keine Aufträge mehr annimmt, läutet bei ihm die Alarmglocke. Der Anbieter von IT Services ist auf das Entdecken und Lösen von Fehlern vor deren Eintritt spezialisiert. Er kann eine sogenannte «Downtime», die oft eine wesentliche Störung im Betriebsablauf verursacht, in den meisten Fällen verhindern. Innerhalb des KMU sind alle Prozesse und Funktionen auf gut funktionierende IT-Systeme abgestimmt. Der externe Partner trägt wesentlich dazu bei, die laufende Betriebsbereitschaft und Leistungsfähigkeit der Unternehmens-IT sicherzustellen.
4. Zugang zu neuesten Technologien inklusive Cloud-Lösungen
Ein Managed-IT-Dienstleister bewegt sich mit ebenso viel Freude auf einer IT-Security-, Cloud- oder Softwarekonferenz wie ein Bekleidungseinkäufer auf einer Modemesse. Aus diesem Grund bringt der Modeexperte Trends von der Nähmaschine in den Laden und der Entwickler aus der Testumgebung zum Nutzer. Mit einem kompetenten, sich ständig weiter entwickelnden IT-Partner kommen automatisch laufend neue Inspirationen und innovative Lösungen zum Kundenunternehmen. Der IT-Experte macht sich die neuesten Technologien zu eigen und hat möglicherweise bereits Zugang zu einem Nutzungsvertrag, etwa für eine professionelle Cloud-Lösung. Der Preis pro Cloud-Nutzer wäre für ein kleines Unternehmen allein oft nicht attraktiv genug.
5. Kosteneinsparungen bei der hauseigenen IT
In Produktions- oder Dienstleistungsunternehmen leistet die IT in vielen Fällen einen wichtigen Beitrag zu unterstützenden oder strategisch bedeutenden Prozessen. Ebenso wie in den Abteilungen Finanzen oder Facility Management möchten KMU immer häufiger auf eine eigene interne IT verzichten, um keine eigenen Ressourcen zu binden. Diese Entscheidung ist mit Managed IT Services risikofrei umsetzbar. Ein zuverlässiger und kompetenter Partner kann die IT-Aufgaben des Unternehmens meist günstiger wahrnehmen. Das eigene Unternehmen versteht sich möglicherweise auf das Herstellen von Maschinen oder das Verkaufen von medizinischen Produkten. In diesem Bereich kann sie wirtschaftlich arbeiten und auf Qualitäts- oder Kostenbasis Wettbewerbsvorteile erzielen. Wenn es aber um das Fachgebiet IT geht, ist der externe Managed IT Partner mit Spezialisierung auf dem Gebiet kosten- und zeitmässig effektiver. Auch steigen die Planbarkeit und Transparenz der IT-Kosten deutlich.
6. Zeitgewinn des Personals für Kerngeschäft und strategische Arbeit
Hat ein Mitarbeiter nach den Sommerferien sein Passwort vergessen, steht ein umfangreiches Update im Betriebssystem an oder verlangt das wachsende Geschäft nach einer erweiterten IT-Infrastruktur? Vor allem für KMU bedeutet es eine grosse Erleichterung und Ressourcenersparnis einen zuverlässigen Partner zur Seite zu haben. Die Maschinenbauingenieurin soll sich lieber um die Verbesserung des Produktionsverfahrens kümmern anstatt ihre Zeit wegen eines vergessenen Passworts zu verlieren. Mitarbeitende in der Administration konzentrieren sich besser auf Wege zur Vereinfachung der Verwaltung im Unternehmen, als ein Software-Update zu administrieren. Und die Verkaufsabteilung soll lieber Kunden treffen, anstatt sich für das CRM-Projekt mit der IT auseinanderzusetzen. Ein kompetenter und zertifizierter Partner für Managed IT Services, der sein Geschäft gut kennt, gibt Unternehmen diese Freiheit.
7. Problemloser Umgang mit externen IT-Ressourcen
Welche Hardware, Programme und Systeme miteinander kommunizieren können und welche nicht, ist ein Fachgebiet für sich. Es kann Firmen wertvolle Zeit im Vertrieb kosten, wenn Aussendienstmitarbeitende das CRM nicht auf ihrem mobilen Endgerät beim Kunden pflegen können, sondern dafür einen Bürotag am PC einlegen müssen. Ein Anbieter von Managed IT, der alle Stränge in der Hand hat, bringt die verschiedenen IT-Ressourcen im Unternehmen dazu, miteinander zu sprechen. Lokal installierte Programme und Cloud-Lösungen kann er verbinden, ohne dass der Betrieb dafür Mitarbeitende teuer ausbilden muss. Soll das Intranet auch auf dem Handy zu sehen sein, kann dies ein kompetenter IT-Partner für Managed Services mit den dazu notwendigen Sicherheitsvorkehrungen jederzeit möglich machen.
Titelbild: Shutterstock.com
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