Cloud Services: Wie sich 6 typische KMU-Fehler vermeiden lassen

Richtig eingesetzt, eröffnen Cloud Services für KMU grosse Chancen. Der Begriff «Cloud» bezeichnet Rechen-, Speicher- und Infrastrukturleistungen, die nicht wie in herkömmlichen IT-Architekturen auf lokalen Servern, Desktop-Computern oder mobilen Endgeräten erbracht werden. Doch entstehen bei der Cloud-Nutzung durch KMU oft typische Fehler, die sich eigentlich vermeiden lassen.

Eigene Server im Unternehmen sind mit dem Einsatz von Cloud Computing überflüssig oder bei Hybrid-Lösungen für spezifische Aufgaben einsetzbar. Für Unternehmen ergeben sich mit der Auslagerung ihrer IT in die Cloud zahlreiche Vorteile. Dennoch gilt es, exakt zu analysieren, welche Services für das eigene Geschäftsmodell sinnvoll einsetzbar sind und welche Risiken beim Einsatz der Cloud entstehen. Damit lassen sich schon vor der Einführung die passenden Vorkehrungen treffen. So wird ein effizienter und wirtschaftlicher IT-Betrieb möglich. Allerdings begehen Unternehmen bei der Umsetzung ihrer Cloud-Strategie oft entscheidende Fehler, die schliesslich den reibungslosen IT-Einsatz verhindern. Nachstehend beschreiben wir sechs typische KMU-Fehler bei der Cloud-Nutzung und wie sie sich vermeiden lassen.

Fehler #1: Nutzung zu langsamer Verbindungen

Kleinere und mittlere Unternehmen nutzen zwar häufig moderne, leistungsfähige Cloud-Plattformen der Top-Provider, vergessen aber dabei die Netzwerkleistung und Verbindungsqualität anzupassen. Die Folge davon sind langsamere Betriebs- und Geschäftsprozesse, da die hohe Performance der Cloud-Dienstleistungen nicht beim Anwender ankommt. Unternehmen müssen deshalb darauf achten, genügend Bandbreite und eine hohe Verbindungsqualität zur Nutzung der gebuchten Services bereitzustellen.

Fehler #2: Cloud-Dienstleistungen mit ungenügender IT-Sicherheit bestellt

Unternehmen sollten nicht davon ausgehen, dass ein gebuchtes Standard-Cloud-Paket eines Anbieters die gesamte Cyber Security (IT-Sicherheit) automatisch mitbringt. Oft sind einzelne Sicherheitsoptionen separat zu bestellen. Aus diesem Grund ist vor der Beauftragung der Services zu analysieren, welcher IT-Security-Level gewünscht ist und welche Sicherheitsleistungen die buchbaren Cloud-Pakete tatsächlich enthalten. Bei Bedarf sind die notwendigen Funktionen der Cyber Security als Einzelleistungen in Auftrag zu geben.

Fehler #3: Die Produkte des gewählten Cloud-Anbieters sind zu komplex

Bei der Auswahl eines Cloud-Produkts entscheiden sich KMU häufig für Lösungen mit möglichst vielen Funktionen, obwohl nur ein begrenzter Leistungsumfang notwendig ist. Im Cloud Computing gilt grundsätzlich dasselbe wie bei den klassischen lokalen IT-Infrastrukturen: Je mehr Funktionen zur Verfügung stehen, desto höher die für den Anwender zu beherrschende Komplexität. Entsprechend sinkt die Effizienz der Cloud-Infrastruktur:

• Das Personal benötigt eine lange Einarbeitungszeit
• Der Aufwand und die Kosten für die Schulung der Mitarbeiter steigen
• Es kommt vermehrt zur Bedienungsfehlern und Störungen
• Die Motivation und Arbeitsleistung der Mitarbeiter sinkt

Damit KMU nicht Opfer dieser Auswirkungen werden, sollten sie ein Cloud-Produkt wählen, das im Leistungs- und Funktionsumfang seinen Anforderungen entspricht, aber nicht zu komplex ist. Eines der grossen Vorzüge der Cloud ist die jederzeit bedarfsgerechte Ausbau- und Skalierbarkeit.

Fehler #4: Das Unternehmen informiert sich ungenügend über die Service Levels

Sogenannte Service Level Agreements (SLA) sind vertragliche Vereinbarungen zwischen dem Cloud-Anbieter und dem Unternehmen. Sie regeln die Bedingungen für die Bereitstellung der Leistungen und nennen einzuhaltende Qualitätskennzahlen der erbrachten Services. Ein Kernelement der SLA ist die Verfügbarkeit der einzelnen Services. Diese Verfügbarkeiten werden in der Regel in Prozentwerten wie 99 Prozent oder 99,95 Prozent angegeben. Die Werte geben Auskunft über die garantierte vollständige Betriebsbereitschaft (Uptime) der Services. Bei einer Uptime von 99 Prozent kann es passieren, dass ein Service innerhalb eines Jahres für etwa 88 Stunden (entspricht einem Prozent der Zeit) nicht nutzbar ist. Das sind fast vier Tage erlaubter Ausfall. Im Fall einer Uptime von 99,95 Prozent darf ein Service lediglich circa 4,4 Stunden (entspricht 0,05 Prozent der Zeit) pro Jahr ausfallen. Zudem sollten in den SLA weitere vereinbarte typische Qualitäts- und Leistungsmerkmale enthalten sein:

• Reaktionszeit des Anbieters bei Störungen
• Garantierte Wiederherstellungszeiten bei Betriebsunterbrüchen oder Datenverlusten
• Garantierte Anzahl gleichzeitiger Nutzer eines Services ohne Leistungseinschränkungen

Unternehmen prüfen vor Beauftragung eines Cloud-Anbieters, wie kritisch bestimmte Anwendungen für den Betrieb oder für die Geschäftsprozesse sind und wählen Produkte mit einem für sie sinnvollen SLA.

Fehler #5: Mitarbeitende haben nicht die richtigen Berechtigungen für die Cloud

Sowohl zu viele als auch zu wenig Rechte können sich für die Cloud-Nutzung als kritisch erweisen. Im Fall von zu grosszügig erteilten Zugriffsberechtigungen haben Mitarbeitende unter Umständen die Möglichkeit, unkontrolliert Software in der Cloud zu installieren. In diesem Fall steigt das Risiko von unerwünschten, nicht lizenzierten Programmen in der firmeneigenen Cloud. Es ist daher stets das sogenannte Least-Privilege-Prinzip anzuwenden. Es besagt, dass Mitarbeitende nur so viele Zugriffsrechte erhalten sollen, wie Sie für die Ausführung ihrer zugewiesenen Arbeit benötigen. Haben die Mitarbeitenden hingegen zu wenig Berechtigungen, sind sie in der Ausübung ihrer täglichen Arbeit eingeschränkt. Dies ist ebenfalls zu vermeiden. Vor der produktiven Nutzung der Cloud Services soll der IT-Verantwortliche daher prüfen , welche Berechtigungen die jeweiligen Mitarbeitenden für ihre Arbeit benötigen und ihnen genau die dazu notwendigen Zugriffsrechte erteilen.

Fehler #6: Die Vorteile und der Mehrwert der Cloud-Server werden nicht genutzt

Um von den Vorteilen und dem eigentlichen Mehrwert der Cloud-Lösungen maximal zu profitieren, dürfen die gebuchten Leistungen nicht wie eigene physische Server eingesetzt werden. Aufgaben wie Überwachung, Betrieb, Management, Skalierung und Konfiguration der Services sind zu automatisieren oder komplett einem externen Anbieter von Managed IT Services zu übertragen. Nur so entfaltet sich das volle Potenzial des Cloud Computing. Die gewonnenen Ressourcen lassen sich für andere Aufgaben wie für Innovationen oder die Optimierung der Geschäftsprozesse nutzen.

Fazit

Der Umstieg auf eine Cloud-Lösung ist mit gewissen Risiken verbunden. Wichtig ist es, unter allen Umständen die typischen, oft von KMU begangenen Fehler zu vermeiden. Nur dann eröffnen sich dem Unternehmen durch den Einsatz der Cloud Services zahlreiche Vorteile und Chancen. Dazu ist eine sorgfältige Vorbereitung, Evaluation und Prüfung unerlässlich. Eine professionelle Umsetzungen der vorbereitenden Massnahmen schaltet die Risiken aus und lässt das Unternehmen optimal von Cloud-Lösungen profitieren. Beim Umstieg empfiehlt es sich daher, auf einen kompetenten Partner für Managed IT Services zu vertrauen. Er verfügt in der Regel über erfahrene und zertifizierte IT-Experten. Sie analysieren die Anforderungen, führen IT-Audits im Unternehmen durch und geben Handlungsempfehlungen zur Planung und Umsetzung der Cloud-Lösung. So ist sichergestellt, dass der geeignete Cloud-Typus und der passende Cloud-Anbieter gewählt wird.