IT in Startups: Weshalb sind Managed IT Services die bessere Lösung?

IT in Startups: Aufgrund der besonderen Anforderungen eines Startups an die IT ist es in der Regel ratsam, in einem neu gegründeten Unternehmen Managed IT Services einzusetzen. Diese Dienstleistungen sind gerade für Unternehmen in der Startphase meist die bessere Wahl als die klassischen Dienstleistungen wie IT Support oder IT Outsourcing. Nicht selten starten die Gründer lediglich mit einigen PCs oder Laptops, da das Thema IT zu Beginn noch keine hohe Priorität geniesst. Doch stellen sich erste Erfolge ein und das Startup-Unternehmen beginnt zu wachsen, treten die Versäumnisse in der IT-Ausstattung schnell zutage. Spätestens zu diesem Zeitpunkt lohnt es sich, die Eignung von Managed IT Services zu überprüfen, anstatt den nächstbesten externen IT Support zu beauftragen.

Aufgrund der hohen Dynamik eines neu gegründeten Unternehmens sind flexible, schnell skalierbare und kosteneffiziente IT-Leistungen gefragt. Nachstehend erläutern wir die wesentlichen Merkmale von Managed IT Services, IT Support und IT Outsourcing aus der spezifischen Sichtweise eines Startup-Unternehmens.

Was sind die wesentlichen Unterschiede zwischen Managed IT Services, klassischem IT Support und IT Outsourcing?

IT Support

In der Gründungsphase ist die Versuchung gross, sich um alles selbst zu kümmern. Darunter fällt oft auch die IT-Infrastruktur. Es werden Geräte wie Desktops und Laptops, Netzwerkkomponenten oder IT-Systeme wie Server beschafft und installiert. Fehlt das notwendige Know-how für die Konfiguration und den Betrieb, lässt sich diese Lücke mit den klassischen Support Services eines externen IT-Dienstleisters schliessen. Er übernimmt eine spezifische Aufgabe wie die Installation eines Servers oder kümmert sich bei Problemen und Ausfällen um die Instandstellung. Die Leistungen des Supports sind auf einen definierten Bereich begrenzt. Das Startup-Unternehmen behält die grundsätzliche Verantwortung für die IT.

IT Outsourcing

Soll die Verantwortung vollständig an einen Dienstleister übertragen werden, kommt IT Outsourcing zum Einsatz. Das Unternehmen übergibt alle Aufgaben rund um die IT und die IT-Infrastruktur selbst an einen externen IT-Outsourcing-Dienstleister. Das kann soweit gehen, dass das Startup seine bisher aufgebauten Strukturen zu IT-Betreuung samt Mitarbeitenden an den Dienstleister auslagert und die bisher intern erbrachten Leistungen vom externen IT-Dienstleister bezieht. Gegenstand der Leistungen und Konditionen sind in Verträgen geregelt.

Managed IT Services

Bei Managed IT Services erbringt ein Managed Service Provider (MSP) bestimmte IT-Leistungen im Auftrag des Startup-Unternehmens. Um sich nicht selbst mit dem Aufbau und dem Management der IT beschäftigen zu müssen, überträgt das Startup dem MSP die Aufgabe, Dienstleistungen wie Arbeitsplatzsysteme, Rechenleistung, Netzwerke, Speicherplatz, Security Services oder Anwendungen bereitzustellen und zu betreuen. Es bleibt dem Provider überlassen, wie und mit welcher IT er die beauftragten Services erbringt. Umfang und Qualität lassen sich im Vorfeld abstimmen und in Service Level Agreements (SLA) festhalten. Die Abrechnung der Leistungen erfolgt in der Regel nutzungsbasiert. Das Startup-Unternehmen zahlt nicht für bestimmte IT-Systeme, sondern für die Leistungen, die es in Anspruch nimmt. Der MSP kann die Leistungen vor Ort im Startup-Unternehmen, in einem eigenen Data Center oder in der Cloud erbringen. Kommen die IT Services aus der Cloud , greifen die Anwender über Netzwerke wie das Internet auf die benötigten Dienste zu. Es gibt Managed Service Provider, die sich auf die besonderen Anforderungen neu gegründeter Unternehmen spezialisiert haben und massgeschneiderte Startup-Lösungen bereitstellen. Einzelne Anbieter gewährleisten einen proaktiven und smarten Ansatz – dieser erkennt, wenn sich potenzielle Ausfälle der IT anbahnen und verhindert mit präventiven Massnahmen, dass Unterbrechungen in der IT-Leistungsbereitschaft auftreten. So ist die IT-Infrastruktur rund um die Uhr einsatzfähig.

Spezifische IT-Bedürfnisse eines Startups

Wie eingangs erwähnt, herrschen in einem neu gegründeten Unternehmen besondere Bedingungen. Alles ist noch im Entstehen. Prozesse verändern sich von einem Tag auf den anderen oder die Belegschaft verdoppelt sich binnen kürzester Zeit. Diese Dynamik stellt besondere Anforderungen an die IT. Zur Bewältigung dieser Herausforderungen bieten Managed IT Services oft die beste Lösung.

Welche Anforderungen an die IT bestehen in einem Startup-Unternehmen?

• 1. Anforderung: niedrige Investitionskosten 
  Bei Gründern ist das Geld meist knapp. Für grosse Investitionen fehlt das Kapital. Davon ist auch die IT betroffen. Managed IT Services minimieren den Investitionsbedarf. Es müssen keine Geräte wie Server angeschafft oder Supportleistungen eingekauft werden. Das Startup-Unternehmen bucht die benötigten Leistungen im Mietmodell und muss nicht in IT-Systeme investieren.
  
  
• 2. Anforderung: transparente, einfach zu kalkulierende Betriebskosten 
  In der Gründungsphase und danach ist es entscheidend zu wissen, für welche Leistungen welche Kosten entstehen. Nur so lässt sich beurteilen, ob sich ein Geschäftsmodell rechnet und sich Erfolg einstellt. Was die IT angeht, sind transparente, einfach zu kalkulierende Betriebskosten (variable Kosten) gefragt. Managed Services erfüllen diese Anforderung vollumfänglich, da die Abrechnung nutzungsbasiert erfolgt. Es müssen keine Investitionskosten für IT-Systeme oder Aufwände für Supportleistungen umständlich auf die verschiedenen Services und Nutzer umgelegt werden.
  
  
• 3. Anforderung: Flexibilität
  Ein neues Unternehmen hat noch keine festen Strukturen oder eingefahrenen Prozesse. Diese entwickeln sich dynamisch. IT-Services müssen diese Dynamik abbilden. Um zu warten, bis für neue Anwendungen die passende Hardware beschafft, installiert und konfiguriert ist, bleibt keine Zeit, selbst wenn ein externes Unternehmen den Support dafür leistet. Managed IT Services sind flexibler. Sie können bedarfsgerecht gebucht oder abbestellt werden, ohne sich um die dafür notwendigen IT-Systeme kümmern zu müssen. Oft sind Services wie Speicherplatz, Anwendungen oder Rechenleistung in Echtzeit buchbar. Sie stehen dann dem Startup-Unternehmen direkt und unmittelbar zur Nutzung zur Verfügung.
  
  
• 4. Anforderung: Wachstum
  Stellen sich erste Erfolge im neu gegründeten Unternehmen ein, entwickelt sich ein schnelles Wachstum. Neue Mitarbeiter benötigen die passende Arbeitsplatzausstattung samt Anwendungen. Gleichzeitig müssen IT-Infrastruktur oder Online-Services für Kunden höhere Transaktionsleistungen liefern. Die gute Skalierbarkeit von Managed Services bietet für dieses Wachstum optimale Voraussetzungen. Es müssen keine Server erweitert oder zusätzliche IT-Infrastrukturkomponenten beschafft werden. Das Startup-Unternehmen bucht die benötigten Leistungen direkt beim Managed Service Provider. Dieser stellt sie in kürzester Zeit und in vielen Fällen direkt mit Abschluss des Buchungsvorgangs zur Verfügung.
  
  
• 5. Anforderung: optimale Unterstützung der Digitalisierung – Zeitersparnis und Effizienz im Unternehmen
  Im Zeitalter der Digitalisierung sind effiziente, automatisierte Arbeitsprozesse Grundvoraussetzung für den Erfolg. Das gilt nicht nur für etablierte Firmen, sondern im Besonderen auch für Startup-Unternehmen. Managed Services und Cloud Computing bilden die Basis für moderne digitale Arbeitsprozesse. Die Services stehen den Anwendern überall, jederzeit und mit beliebigen Endgeräten zur Verfügung. Eine verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation dank digitaler Arbeitsplatzumgebungen spart viel wertvolle Arbeitszeit.
  
  

Typische Managed IT Services für Startups

Typische Dienstleistungen, die sich als Managed IT Services eines MSP in einem Startup-Unternehmen einsetzen lassen, sind die folgenden:

• Arbeitsplatzumgebungen und ihre Anwendungen (Managed Workstation, Virtueller Arbeitsplatz)

• Kommunikationsservices – Telefon, Video-, Webkonferenzen und Werkzeuge für die Zusammenarbeit in Teams

• Security Services (Managed Firewall, Managed Antivirus)

• Datensicherung – Schutz vor Datenverlust (Managed Backup) 

• IT-Infrastruktur – Netzwerke, Speicherplatz und Rechenleistung (Managed Server, Managed Infrastructure)
  
  

Fazit

Klassischer IT Support oder IT Outsourcing können die besonderen Anforderungen eines Startup-Unternehmens oft nicht vollumfänglich erfüllen. Managed IT Services bieten eine hohe Flexibilität und Skalierbarkeit, verursachen kaum Investitionsbedarf und ermöglichen es, die Kosten transparent zu planen. Dies schafft ideale Voraussetzungen für Firmen in der Anfangsphase, denen eine effiziente Arbeitsweise  und schnelle digitale Prozesse wichtig sind. Einige Anbieter von Managed IT Services haben sich auf Startups spezialisiert. Sie verfügen über erfahrene Experten die dem Startup bei allen relevanten IT-Themen mit Rat und Tat zur Seite stehen. Auch sind sie in der Lage, die Planung sowie die Umsetzung der Unternehmens-IT vorzunehmen.

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