Das Onboarding neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ist für jedes Unternehmen ein entscheidender Moment. Es prägt den ersten Eindruck, beeinflusst die Motivation und hat direkten Einfluss auf die Produktivität in den ersten Wochen. In vielen KMU gestaltet sich dieser Prozess jedoch nach wie vor umständlich. Aufgabenlisten liegen verstreut in verschiedenen Dokumenten, der Informationsfluss ist lückenhaft, und Zuständigkeiten sind nicht klar definiert.
Microsoft Loop aus der Microsoft-365-Familie sorgt hier für eine klare Struktur. Mit Kanban-Boards, Checklisten und Echtzeit-Zusammenarbeit behalten Personalabteilungen alle Aufgaben im Blick, definieren Verantwortlichkeiten klar und führen neue Mitarbeitende gezielt in ihren Arbeitsalltag ein.
Microsoft Loop ist ein Tool für flexible, kollaborative Teamarbeit und eignet sich besonders für Prozesse, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind, wie etwa das Onboarding. Es vereint die Funktionen von digitalen Notizbüchern, Tabellen, Aufgabenlisten und Whiteboards in einer einzigen Plattform und macht Informationen zentral zugänglich.
Der grosse Vorteil: Mehrere Personen können Inhalte gleichzeitig bearbeiten – egal ob aus dem HR, der IT oder der Linie – und sie direkt in Microsoft Teams oder Outlook nutzen. Das System synchronisiert Änderungen in Echtzeit. So arbeiten alle Beteiligten immer mit dem aktuellen Stand, und es entstehen keine Parallelversionen von Listen oder Dokumenten.
Das Herzstück bildet das Kanban-Board, eine visuelle Aufgabenübersicht mit mehreren Spalten, die Loop als Karten darstellt. Diese können beispielsweise wie folgt oder bei Bedarf noch detaillierter gegliedert sein:
«To Do»
Diese Spalte bündelt alle vorbereitenden und anstehenden Aufgaben, die aktuell noch nicht gestartet sind, zum Beispiel Vertrag versenden, Arbeitsmittel bestellen oder Zugänge beantragen.
«In Arbeit»
Diese Karte führt Aufgaben auf, an denen HR, IT oder die Linie aktuell arbeiten, etwa Benutzerkonten einrichten, Schulungen planen oder Systemzugriffe konfigurieren..
«Erster Arbeitstag»
Alle Schritte rund um den Einstieg, zum Beispiel Begrüssung, Vorstellung im Team sowie erste Einführungen in Prozesse, Tools und Sicherheitsrichtlinien, bilden eine eigene Karte im Kanban-Board.
«Erledigt»
In dieser Spalte werden Aufgaben erfasst, die vollständig abgeschlossen sind, keine weiteren Massnahmen erfordern und den jeweiligen Onboarding-Schritt als erledigt dokumentieren.
Jede Aufgabe erscheint als Karte, die sich per Drag-and-drop verschieben lässt. Loop synchronisiert alle Änderungen automatisch, sodass alle Beteiligten sofort sehen, woran gearbeitet wird:
Ein KMU nutzt Microsoft Loop, um den Einarbeitungsprozess von neuen Mitarbeitenden zu digitalisieren und transparenter zu gestalten.
Alle Onboarding-Schritte sollen klar festgelegt, direkt zugewiesen und der aktuelle Status jederzeit für alle sichtbar sein.
Das HR-Team erstellt eine digitale Onboarding-Checkliste in Microsoft Loop, basierend auf einem Kanban-Board. Die Spalten bilden den gesamten Prozess ab, von der Vorbereitung über den ersten Arbeitstag bis zur Einarbeitung.
Vorbereitung: Vertrag, E-Mail-Adresse, Zugänge
Alle formalen und organisatorischen Schritte, die vor dem Start erledigt sein müssen: Arbeitsvertrag erstellen und versenden, Personalstammdaten erfassen, E-Mail-Adresse anlegen, Benutzerkonto im Active Directory einrichten, Zugänge zu relevanten Fachapplikationen, Fileshares, HR-Systemen und Kollaborationstools (z. B. Teams, SharePoint) definieren und beantragen.
Technik: Laptop, Software, Berechtigungen
Beschaffung, Einrichtung und Test der gesamten Arbeitsumgebung: Laptop und ggf. zusätzliche Hardware (Monitor, Dockingstation, Headset) bestellen und konfigurieren, Standard- und Fachsoftware installieren, Sicherheitsrichtlinien (Virenschutz, Endpoint Management, MFA) anwenden, Berechtigungen für Netzlaufwerke, Teams-Kanäle, SharePoint-Bibliotheken und Branchentools vergeben und dokumentieren.
Erster Arbeitstag: Begrüssung, Einführung, Teamvorstellung
Geplanter Ablauf des ersten Tages: Persönliche Begrüssung durch HR oder Linie, Übergabe der Hardware, kurze Einführung in Unternehmensstruktur, wichtigste Prozesse und Sicherheitsvorgaben, Rundgang durch Büro oder virtuelles Onboarding-Meeting, Vorstellung im Team, in relevanten Schnittstellenabteilungen sowie Klärung von Erwartungen und nächsten Schritten.
Einarbeitung: Schulungen, Mentoring, Feedback
Strukturierte Begleitung in den ersten Wochen: Fachliche und toolbezogene Schulungen (z. B. Microsoft 365, Teams-Meetings, interne Applikationen), Zuteilung eines Mentors oder einer Mentorin, regelmässige Check-ins mit der Führungskraft, Feedbackschleifen nach definierten Meilensteinen sowie laufende Anpassung des Einarbeitungsplans basierend auf Fortschritt und Rückmeldungen.
Abgeschlossen: Alle Aufgaben erledigt
Sind sämtliche Onboarding-Schritte vollständig dokumentiert, die technischen sowie die organisatorischen Voraussetzungen erfüllt und die offenen Punkte geklärt, dann befinden sich alle Karten in die Spalte «Erledigt» (Drag and Drop) . Der Onboarding-Prozess ist damit für diese Person abgeschlossen und dient gleichzeitig als Referenz für künftige Einstiege.
Jede Karte trägt eine verantwortliche Person, etwa aus HR, IT oder die Linienführung. Der Fortschritt ist für alle transparent, und Änderungen aktualisieren sich automatisch. Das gesamte Team weiss jederzeit, wo der Onboarding-Prozess steht.
Neue Mitarbeitende erhalten pünktlich Zugang zu allen Arbeitsmitteln, die Kommunikation zwischen HR, IT und Linie funktioniert reibungslos, und der Einarbeitungsprozess verläuft planmässig. So
Loop ersetzt verstreute Excel-Listen und E-Mail-Ketten durch eine klare, einheitliche Übersicht aller Aufgaben.
HR, IT und Linienvorgesetzte sehen jederzeit, was erledigt ist und wo noch Handlungsbedarf besteht.
Durch automatische Synchronisierung und zentrale Ablage entfallen manuelle Abstimmungen. Das spart wertvolle Arbeitszeit.
Neue Mitarbeitende starten mit einem positiven ersten Eindruck. Alles funktioniert, vom Laptop bis zur Schulung.
Loop wächst mit dem Unternehmen. Neue Prozesse, zusätzliche Spalten oder Checklisten lassen sich jederzeit ergänzen.
Ein grosser Vorteil von Loop liegt in der Integration in die bestehende Microsoft-Welt:
Microsoft Teams: Das Kanban-Board lässt sich direkt in Teams einbetten, sodass Kommunikation und Aufgaben an einem Ort stattfinden.
Outlook: Aufgaben aus Loop erscheinen automatisch im Kalender und lassen sich priorisieren.
Planner und SharePoint: Dokumente, Aufgaben und Projektpläne verknüpfen sich miteinander, sodass keine Informationen verloren gehen.
Gerade für KMU, die Microsoft 365 bereits nutzen, ergänzt Loop die bestehende Umgebung nahtlos, ohne zusätzliche Lizenzkosten und mit minimalem Schulungsaufwand.
Pilotprojekt starten: Ein konkreter Prozess wie das Onboarding eignet sich als Testlauf.
Feedback einholen: Mitarbeitende aus HR und IT frühzeitig einbinden, um praktische Hürden zu erkennen.
Struktur standardisieren: Wiederkehrende Aufgaben in Vorlagen speichern, um den Prozess zu vereinheitlichen.
Schulung und Kommunikation: Ein kurzer Workshop reicht oft, um Loop effektiv zu nutzen.
Integration in Teams: Loop-Komponenten als festen Bestandteil des HR-Kanals einbinden, um maximale Sichtbarkeit zu erreichen.
Um die Unterstützung auszuweiten, lässt sich Microsoft Loop mit der Microsoft-KI Copilot verknüpfen. Copilot wertet die Onboarding-Daten automatisch aus, priorisiert Aufgaben und erstellt Berichte wie folgende Beispiele zeigen:
Copilot erstellt auf Knopfdruck eine Wochenübersicht über offene Aufgaben.
Nach Abschluss einer Phase generiert Copilot eine Zusammenfassung für HR-Leitung und Vorgesetzte.
HR-Teams erhalten Auswertungen zu Onboarding-Zeiten, Engpässen und Optimierungspotenzial.
So entsteht Schritt für Schritt ein digitaler, intelligenter HR-Workflow von der Einstellung bis zur Einarbeitung.
Microsoft Loop verwandelt das Onboarding neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in einen klar strukturierten, transparenten und effizienten Prozess. Statt verstreuter Aufgabenlisten entsteht eine zentrale, visuelle Plattform, die alle Beteiligten einbindet und die Zusammenarbeit vereinfacht. Einzelne Personalverantwortliche oder auch HR-Teams reduzieren so ihren Aufwand deutlich.
Dies schafft die Grundlage, damit neue Mitarbeitende mit optimalen Voraussetzungen starten und ein professionelles Onboarding im Rahmen eines Modern Workplace erleben können – das Fundament für ein vertrauensvolles Arbeitsverhältnis vom ersten Tag an.
KMU, die Microsoft 365 bereits nutzen, aktivieren Microsoft Loop ohne grossen Zusatzaufwand. Ein erfahrener und Microsoft-zertifizierter IT-Dienstleister wie care4IT unterstützt bei Einrichtung, Integration und Schulung. Auf diese Weise funktioniert das Onboarding neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen effizient und zukunftssicher.