Mit der Nutzung des Modern Workplace steigern KMU ihre Effizienz und optimieren ihre Arbeitsabläufe. Der Modern Workplace fördert die reibungslose Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden, unabhängig von ihrem jeweiligen Standort. Dies erhöht die Produktivität und trägt zu einer maximalen Flexibilität der Mitarbeitenden bei. Gleicheitig stärken KMU damit ihre Wettbewerbsfähigkeit.
Mit der Einführung des Modern-Workplace-Konzepts födern KMU die Evolution am Arbeitsplatz mit einer Vielzahl von Vorteilen für die verschiedenen Unternehmensbereiche. Darüber hinaus ermöglicht der Modern Workplace Zugriff auf Unternehmensdaten und ‑anwendungen von verschiedenen Endgeräten aus, was die Mobilität der Mitarbeitenden erhöht. Durch die Implementierung des Modern Workplace sind KMU in der Lage, ihren Kunden bessere Dienstleistungen zu bieten, und schneller auf ihre Anliegen zu reagieren. Gleichzeitig verbessern sie die Digital Employee Experience DEX für ihre Angestellten massgeblich und steigern damit die Arbeitgeberattraktivität.
Eine weitere wichtige Eigenschaft des Modern Workplace ist die erhöhte Datensicherheit. Die modernen Technologien bieten fortschrittliche Sicherheitsmassnahmen, um Unternehmensdaten vor Bedrohungen zu schützen. Durch die sichere Speicherung und Übertragung von Daten sind die Kunden- und Unternehmensinformationen des KMU besser geschützt. Dies trägt zur Vertrauensbildung bei Kunden und Partnern bei und minimiert wirtschaftliche sowie rechtliche Risiken.
Schlüsselkomponenten des Modern Workplace
Der Modern Workplace besteht aus verschiedenen Schlüsselkomponenten, die in ihrer Kombination eine effektive Arbeitsumgebung schaffen. Eine zentrales Element des Modern Workplace ist eine cloudbasierte Zusammenarbeitsplattform. Diese ermöglicht es den Mitarbeitenden, gemeinsam an Projekten zu arbeiten und Informationen in Echtzeit auszutauschen. Die Plattform bietet Funktionen wie Dateifreigabe, gemeinsame und gleichzeitige Dokumentenbearbeitung sowie virtuelle Besprechungen, Workshops und Schulungen inklusive digitalen Gruppenräumen. Sämtliche Bereiche eines KMU profitieren davon, da sich damit Abläufe wie HR-Prozesse, Marketing- und Vertriebsprozesse, das Projektmanagement, die Produktentwicklung oder der Kundenservice vereinfachen lassen.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Modern Workplace ist die mobile Geräteverwaltung. Diese Komponente ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre persönlichen Geräte sicher mit dem Unternehmensnetzwerk zu verbinden und auf Unternehmensressourcen zuzugreifen. Durch die zentrale Verwaltung der Geräte können KMU ihre IT-Sicherheitsrichtlinien durchsetzen und potenzielle Sicherheitslücken auf ein Minimum reduzieren.
Zusätzlich umfasst der Modern Workplace auch Kollaborationstools wie Instant Messaging, Video- und Audiokonferenzen sowie Projektmanagement-Software. Diese Tools ermöglichen eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden, unabhängig von ihrem Standort.
Herausforderungen bei der Implementierung des Modern Workplace
Bei der Implementierung des Modern Workplace in KMU ist zu Beginn auch auf die damit einhergehenden Herausforderungen zu achten. Eine der Herausforderungen besteht darin, die Mitarbeitenden vom Nutzen des Modern Workplace zu überzeugen und sie für Veränderungen in den Arbeitsabläufen zu sensibilisieren. Es ist wichtig, Schulungen und Schulungsprogramme anzubieten, um die Belegschaft mit den neuen Technologien vertraut zu machen und ihnen zu zeigen, wie sie diese effektiv nutzen können.
Eine weitere Herausforderung besteht darin, die Sicherheitsmassnahmen des Modern Workplace richtig zu konfigurieren und zu verwalten. Dabei gilt es, die richtigen Sicherheitsrichtlinien zu implementieren und regelmässige Überprüfungen durchzuführen, damit die Unternehmensdaten einen maximalen Schutz geniessen.
Ausserdem kann die Integration von verschiedenen Systemen und Anwendungen eine Herausforderung darstellen. Wichtig ist, dass die verschiedenen Komponenten des Modern Workplace nahtlos zusammenarbeiten und eine reibungslose Integration stattfindet, um damit eine effektive Arbeitsumgebung zu ermöglichen. Um dies zu gewährleisten, spielt die Wahl der passenden Komponenten eine Schlüsselrolle.
Best Practice für die Implementierung des Modern Workplace: 5 Schritte
Bei der Einführung des Modern Workplace in KMU gibt es bewährte Vorgehensweisen, um die Implementierung reibungslos zu gewährleisten:
1. Definieren der Unternehmensziele und Identifizieren der Chancen für das Modern-Workplace-Konzept
Bevor ein KMU den Modern Workplace einführt, ist es ratsam, die langfristigen Unternehmensziele zu definieren. Gleichzeitig geht es in diesem Schritt darum zu identifizieren, wie der Modern Workplace dazu beitragen kann, diese Ziele zu erreichen. Dies beinhaltet eine gründliche Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse sowie der Herausforderungen und Chancen. Anschliessend gilt es, konkrete Ziele für den Modern Workplace festzulegen, die auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. Dabei kann die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Anbieter von Managed IT Services helfen, um eine umfassende Strategie zu entwickeln, welche die Geschäftsziele unterstützt und gleichzeitig die neuesten Technologien und Best Practices nutzt.
2. Starten mit einer Pilotgruppe
Um den Modern Workplace erfolgreich einzuführen, ist es ratsam, mit einer Pilotgruppe von Mitarbeitenden zu starten. Diese Gruppe testet den umgesetzten Modern Workplace, sammelt Feedback und identifiziert mögliche Probleme frühzeitig. Durch den Einsatz einer Pilotgruppe lässt sich auch die Akzeptanz und das Engagement der Mitarbeitenden für das neue Konzept einschätzen und bei Bedarf entsprechende Vorkehrungen treffen.
3. Schulung und Weiterbildung der Mitarbeitenden
Die Schulung und Weiterbildung der Mitarbeitenden ist ein zentraler Aspekt bei der Einführung des Modern Workplace. Es ist wichtig, Schulungen bereitzustellen, um die Belegschaft mit den neuen Technologien vertraut zu machen und ihnen aufzuzeigen, wie sie diese effektiv nutzen können. Dies kann durch Workshops, Schulungen oder Online-Ressourcen erfolgen und sollte kontinuierlich aktualisiert werden, um mit den sich entwickelnden Technologien Schritt zu halten.
4. Regelmässige Überprüfung und Evaluation
Um den Erfolg des Modern Workplace sicherzustellen, ist es wichtig, regelmässige Überprüfungen und Evaluierungen durchzuführen. Damit misst das KMU den Fortschritt, identifiziert potenzielle Probleme und erkennt Verbesserungsmöglichkeiten. Dabei sind sowohl quantitative als auch qualitative Daten zu sammeln, um ein umfassendes Bild zu erhalten.
5. Kontinuierliche Optimierung und Anpassung
Da der Modern Workplace kein statisches Konzept ist, sollte es das KMU kontinuierlich optimieren und an die sich ändernden Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens anpassen. Dies erfordert eine offene Kommunikation mit den Mitarbeitenden, um ihr Feedback zu berücksichtigen, sowie eine Bereitschaft, neue Technologien und Best Practices zu implementieren.
Einbezug eines Anbieters von Managed IT Services
Bei der Einführung des Modern Workplace ist die Zusammenarbeit mit einem Anbieter von Managed IT Services ratsam. Ein qualifizierter Anbieter stellt Fachkenntnisse, Ressourcen und Unterstützung bereit, um den Implementierungsprozess reibungslos und effizient zu gestalten. Der optimale Zeitpunkt für den Einbezug eines solchen Anbieters hängt von den individuellen Bedürfnissen und dem Entwicklungsstand des Unternehmens ab, doch es empfiehlt sich, bereits in der Planungsphase mit einem vertrauenswürdigen Partner Kontakt aufzunehmen.
Voraussetzungen des Anbieters
Ein passender Anbieter von Managed IT Services zur Unterstützung bei der Einführung des Modern Workplace, sollte einige wichtige Voraussetzungen mitbringen:
- Erfahrung und Fachkenntnisse:
Der Anbieter sollte über umfangreiche Erfahrung und Fachkenntnisse im Bereich Modern Workplace und Cloud-Technologien verfügen. Dies umfasst ausgewiesenes Knowhow der verschiedenen Plattformen wie Microsoft 365 oder andere Collaboration-Tools. - Skalierbare Lösungen:
Der Anbieter muss in der Lage sein, skalierbare Lösungen anbieten zu können, die den individuellen Anforderungen und den Wachstumszielen des Unternehmens gerecht werden. Dies umfasst einerseits die Bereitstellung der skalierbaren Dienstleistungen wie Cloud Computing und Sicherheitsüberwachung aber auch professionellen Support und Beratung. - Zuverlässigkeit und Sicherheit:
Ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl eines Anbieters von Managed IT Services ist die Zuverlässigkeit und Sicherheit seiner Dienstleistungen. Der Anbieter sollte robuste Sicherheitsmassnahmen implementieren, um die Daten und Systeme des Unternehmens zu schützen, sowie eine hohe Verfügbarkeit und Leistungsfähigkeit seiner Dienste gewährleisten. - Kundensupport und Service-Level-Vereinbarungen:
Der Anbieter sollte einen zuverlässigen Kundensupport bieten, der bei Problemen oder Fragen schnell und kompetent reagieren kann. Einzelne Anbieter bieten garantierte Reaktions- und Lösungszeiten beim IT-Support an. Zudem ist es wichtig, dass er Service-Level-Vereinbarungen vorsieht, welche die Erwartungen an die Dienstleistungen und den Support festlegen.
Fazit
Die Implementierung des Modern Workplace in KMU erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Unter Berücksichtigung der 5 Einführungsschritte lässt sich der Implementierungsprozess reibungslos gestalten. Besonders für KMU ohne eigene IT-Abteilung suchen sinnvollerweise die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Anbieter von Managed IT Services zusammenzuarbeiten. Ein qualifizierter Partner stellt nicht nur Fachkenntnisse und Ressourcen bereit, sondern bietet auch eine massgeschneiderte Lösung, die den individuellen Anforderungen und Wachstumszielen des Unternehmens gerecht wird. Zudem gewährleistet ein geeigneter Anbieter die Cyber Security sowie einen professionellen Kundensupport mit kurzen Reaktions- und Lösungszeiten.
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