Virtuelle Workshops mit Microsoft Teams – so geht es

Mit Microsoft Teams steht Unternehmen ein leistungsstarkes Tool zur Durchführung von virtuellen Workshops zur Verfügung. Die Software bietet praktische Funktionen und vielseitige Einsatzmöglichkeiten für interaktive Workshops. Unsere Tipps tragen dazu bei, das Programm besser zu verstehen und zielgerichtet einzusetzen.

Unternehmen führen Workshops durch, um in einer kreativen und offenen Umgebung neue Ideen und Herangehensweisen zu entwickeln oder um bestimmte Fragestellungen, Zielsetzungen oder Herausforderungen anzugehen und zu lösen. Sie gehören in vielen Unternehmen zum Arbeitsalltag und mit der zunehmenden Verbreitung von Home-Office und Remote-Arbeit gewinnen auch virtuelle Workshops eine immer grössere Bedeutung.

Die Grundlage, um trotz räumlicher Distanz zielführende und kreative Workshops umzusetzen, bietet Microsoft Teams (MS Teams). Als Collaboration-Werkzeug vereint die Plattform verschiedene Tools für die digitale Zusammenarbeit wie Chats, Videoanrufe oder eine gemeinsame Oberfläche zur simultanen Ablage und Bearbeitung von Daten. Und auch zur Durchführung von interaktiven und inspirierenden Workshops bringt Microsoft Teams eine ganze Reihe von praktischen Funktionen mit.

Tipps für einen erfolgreichen Teams-Workshop

Mit MS Teams lassen sich unkompliziert und schnell virtuelle Workshops mit Mitarbeitenden, Kunden oder Partnern organisieren und durchführen. Dank vielseitigen Funktionen und praktischen Plugins unterstützt das Tool ein KMU bei der Planung, Umsetzung und Nachbearbeitung von Online-Workshops, die einem klassischen Präsenz-Workshop in nichts nachstehen. Mit den folgenden Tipps wird der Teams-Workshop zum Erfolg:

1. Zeit nehmen für die Vorbereitung und Planung  

Egal ob es sich um einen physischen oder einen virtuellen Workshop handelt: Eine sorgfältige Vorbereitung ist wichtig, um das Erreichen der Workshop-Ziele sicherzustellen. Während bei einem online durchgeführten Workshop Schritte wie der Durchführungsort, die Namensschilder oder die Anreiseplanung wegfallen, kommen andere Herausforderungen auf die Organisatoren zu. So sollten sie sich frühzeitig absichern, dass sie die notwendigen Zugangsberechtigungen zu den benötigten Teams-Funktionen haben, sich über hilfreiche Plugins informieren sowie einen genauen Zeitplan ausarbeiten. Weiter sind die Teilnehmenden über die wichtigsten Meeting-Regeln und die anvisierten Ziele des Workshops in Kenntnis zu setzen. Falls Fragebögen oder Umfragen zum Einsatz kommen, sollen diese frühzeitig vorbereitet und getestet werden.

Gerade bei den ersten Teams-Workshops kann es hilfreich sein, mit allen Teilnehmenden ein optionales Probemeeting durchzuführen. Dieses ermöglicht es ihnen, sich mit den technischen Komponenten vertraut zu machen, die Login-Abläufe kennenzulernen sowie die Internetverbindung und Tonqualität zu testen. Mit einer guten Vorbereitung steigt die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen und unterbrechungsfreien Workshops.

2. Die Funktionen von Microsoft Teams kennenlernen und einsetzen

Einer der grossen Vorteile von MS Teams sind die zahlreichen Funktionen, Plugins und Tools, die sich zur Anreicherung von Meetings oder Workshops einsetzen lassen. Bei der Planung eines Workshops sollten sich die Verantwortlichen frühzeitig mit den benötigten Möglichkeiten auseinandersetzen. Dabei lernen sie praxisnah, wie sich die verschiedenen Werkzeuge zur Unterstützung eines effizienten, interaktiven Workshops einsetzen lassen:

• Breakout-Räume: Mit Breakout-Räumen lassen sich Teilnehmende in kleinere Gruppen aufteilen, um bestimmte Themen zu diskutieren oder Aufgaben zu lösen. Der Teams-Administrator kann Breakout-Räume jederzeit erstellen, starten, ändern oder wechseln.
• Whiteboard: Das Whiteboard hilft, gemeinsame Ideen zu visualisieren, zu skizzieren oder mit einem Brainstorming zu entwickeln. Es lässt sich mit allen Teilnehmenden teilen und jeder kann es bearbeiten.
• Umfragen: Mit Umfragen kann die Meinung oder das Wissen der Teilnehmenden ohne viel Aufwand abgefragt werden. Für Umfragen steht das Plugin «Microsoft Forms» zur Verfügung.
• Reaktionen: Die Reaktionen ermöglichen es, in Echtzeit die Stimmung oder das Feedback der Teilnehmenden zu erfassen.
• PowerPoint Live: Mit PowerPoint Live lassen sich Präsentationen mit allen Teilnehmenden teilen und interaktive Elemente wie ein Quiz oder Abstimmungen einbauen.
• OneNote: OneNote dient dazu, Notizen, Ideen oder Ressourcen für den Workshop zu organisieren und allen Teilnehmenden zur Verfügung zu stellen.  

3. Kommunikation, Diskussion und Mitarbeit fördern

Eine der grössten Herausforderungen des Teams-Workshops ist das Erzeugen einer offenen, engagierten und produktiven Kommunikations- und Diskussionsumgebung. Wortmeldungen sind schwieriger zu koordinieren als im physischen Raum und der Moderator oder die Moderatorin nimmt im Teams-Meeting damit eine noch wichtigere Rolle ein. Es gilt die nonverbalen Gesten der Teilnehmenden am Bildschirm zu beobachten und zum Beispiel zu erkennen, ob mehr oder weniger Zeit zum Nachdenken oder für Gespräche notwendig ist.

Zur Anregung von Diskussionen und zum Fördern des Austausches können vorbereitete Fragen helfen. Spielerische Elemente wiederum dienen dazu, die Konzentrationsfähigkeit zu erhalten und das Engagement der Teilnehmenden zu steigern. Findet der Workshop in einer Umgebung statt, in welcher sich die Teilnehmenden frei und offen äussern können, so unterstützt das die Entwicklung von guten und effizienten Ergebnissen. 

4. Feedback sammeln und Schlussfolgerungen ziehen

Nachdem der Workshop beendet ist, gilt es die Workshop-Ergebnisse zu reflektieren, zu sichern sowie Schlussfolgerungen daraus zu ziehen. Nebst den inhaltlichen Resultaten spielt dabei auch die organisatorische und technische Umsetzung des Workshops eine Rolle: Hat alles funktioniert? Wurden Instrumente wie das Whiteboard oder Breakout-Sessions zielgerichtet eingesetzt? Welche Learnings lassen sich für den nächsten Workshop mitnehmen?

Ein vorbereitetes Feedback-Formular hilft, die Rückmeldung der Teilnehmenden zeitnah abzuholen. In einem nächsten Schritt sind die gewonnenen Erkenntnisse, Empfehlungen und Schlussfolgerungen mit den Betroffenen zu teilen, die nächsten Schritte für die Umsetzung der Ergebnisse zu planen oder in den nächsten Workshop einfliessen zu lassen. 

Eine gute Vorbereitung führt zu effizienten Workshops

Microsoft Teams eignet sich als Tool für die Durchführung von effektiven virtuellen Team-Meetings und Workshops. Die Software erleichtert die Planung, Durchführung und Nachbearbeitung von Online-Workshops und es eignet sich ideal für Unternehmen, die trotz räumlich getrennt stationierter Mitarbeitenden auf die produktive Zusammenarbeit im Team nicht verzichten möchten.

Bei der Konfiguration und Einführung von MS Teams hilft ein auf Microsoft 365 spezialisierter Anbieter von Managed IT Services. Gemeinsam mit ihm lässt sich die Basis für einen erfolgreichen Einsatz des Collaboration Tools legen. Damit steht der Organisation von virtuellen Workshops nichts mehr im Wege.