Modern Workplace: Durch die Digitalisierung hat sich die Art und Weise, wie wir arbeiten, rasant weiterentwickelt. Der traditionelle Schreibtisch in einem festen Büro ist nicht mehr der einzige Arbeitsplatz, den Unternehmen ihren Mitarbeitenden bieten. Stattdessen sind mit dem Modern Workplace Arbeitsumgebungen entstanden, welche die Flexibilität und Effizienz steigern. Sei es bei der Projektarbeit, bei virtuellen Workshops oder im Austausch des Vertriebs mit Kunden, bietet ein moderner Arbeitsplatz einen grossen Gewinn und leistet einen massgeblichen Beitrag zum Erfolg eines KMU.
Die Arbeitswelt hat sich dramatisch verändert. Mitarbeitende erwarten heute mehr Flexibilität bei der Gestaltung ihrer Arbeit, und Unternehmen wünschen sich eine höhere Produktivität. Die traditionelle Büroarbeit entwickelt sich in vielen Branchen zu modernen Konzepten wie Coworking Spaces, Remote Work und hybride Arbeitsmodelle. Diese Entwicklung hat Unternehmen dazu gezwungen, ihre Arbeitsumgebungen neu zu denken und anzupassen. Auch KMU.
Was ist ein Modern Workplace?
Ein Modern Workplace ist ein moderner Arbeitsplatz, der weit über einen Schreibtisch und einen Computer hinausgeht. Er ist flexibel, digital und auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und des Unternehmens gleichermassen zugeschnitten. Das kann bedeuten, dass Angestellte von überall aus arbeiten können, sei es von zu Hause, unterwegs oder in einem Coworking-Space. Solche Modern Workplaces integrieren Cloud Computing, Collaboration Tools und mobile Apps, um die Zusammenarbeit zu fördern und die Produktivität zu steigern. Eine Plattform, die bereits in zahlreichen KMU als wichtiger Bestandteil eines Modern Workplace zum Einsatz kommt, ist Microsoft Teams.
Vorteile des Modern Workplace
Eine Arbeitsumgebung mit Modern Workplaces unterstützt eine ganze Reihe von KMU-Abteilungen und Dialogformate, um die Effizienz und Produktivität zu erhöhen. Dazu gehören beispielsweise Projektteams, der Vertrieb, der Bereich HR, Workshops, Schulungen, Marketing, Kundenbetreuung und Support, Finanzwesen, Forschung und Entwicklung etc.
1. Vertrieb
Ein Modern Workplace schafft die Voraussetzungen um die Kommunikation zwischen Vertriebsmitarbeitenden und Kunden zu verbessern, sei es in Form von Videoanrufen, Videokonferenzen oder Chatfunktionen. Die Integration von Customer-Relationship-Management-Software in den Arbeitsplatz ermöglicht zudem eine effiziente Verwaltung von Kundendaten und -anfragen.
2. Projektmanagement
Moderne Arbeitsplätze bieten Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit, was die Planung, Verfolgung und Umsetzung von Projekten erleichtert. Teammitglieder können von verschiedenen Standorten aus zeitgleich an Projekten und Dokumenten arbeiten und Dateien problemlos teilen und synchronisieren.
3. Workshops und Schulungen
Virtuelle Workshops und Schulungen können über einen Modern Workplace leicht organisiert werden. Dies ermöglicht die Teilnahme von Mitarbeitenden an Schulungsveranstaltungen, ohne physisch anwesend sein zu müssen. Interaktive Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Gruppenräume und virtuelle Whiteboards tragen zum Workshop-Erfolg bei.
4. Marketing und Content-Erstellung
Teams für Marketing und Content-Erstellung können über einen Modern Workplace effizient Ideen austauschen, kreative Inhalte erstellen und Freigaben erteilen.
5. Kundenbetreuung und Support
Ein Modern Workplace ermöglicht eine bessere Verwaltung von Kundenanfragen über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Chat und Telefon. Support-Teams können schnell auf Kundenanfragen zugreifen und Informationen austauschen, um rasch gute Lösungen zu bieten.
6. Personalwesen
Modern Workplaces bieten Tools für die Personalverwaltung von der Rekrutierung bis zur Mitarbeiterbindung. Remote-Onboarding ist einfach und effizient durchführbar und zahlreiche Apps vereinfachen komplexe Aufgaben im HR wie etwa die Personaleinsatz- und Schichtplanung.
7. Forschung und Entwicklung
Teams, die in der Forschung und Entwicklung arbeiten, können Wissen und Ressourcen über geografische Grenzen hinweg teilen und nutzen. Kollaborations- und Projektmanagement-Tools unterstützen die Entwicklung neuer Ideen und Produkte.
Implementierung einer Modern-Workplace-Umgebung
Ein Modern Workplace bietet KMU die Möglichkeit, deutlich agiler, effizienter und wettbewerbsfähiger zu sein. Der Zuwachs an Produktivität nimmt zu und die Kosten sinken. Durch die leistungsfähige Arbeitsplatzumgebung steigt die Digital Employee Experience (DEX) und damit die Mitarbeiterzufriedenheit sowie die Attraktivität als Arbeitgeber – vorausgesetzt, die Implementierung der IT-Arbeitsumgebung erfolgt sorgfältig und professionell. Hier ist der Beizug eines qualifizierten Anbieters von Managed IT Services (Managed Service Provider MSP) ratsam. Bei entsprechender Erfahrung bringt er die notwendige Expertise und Fachkenntnis für die effiziente Planung und Einführung einer Modern-Workplace-Umgebung mit. Zudem kennt er sich mit den entsprechenden Tools und Anwendungen aus wie beispielsweise mit dem Projektmanagement mit Microsoft Teams. Auch verläuft die Umsetzung in einem kurzen Zeitraum, da ein erfahrener MSP über bereits etablierte Prozesse und Ressourcen verfügt.
Ein erfahrener Managed-IT-Service-Anbieter kann die Modern-Workplace-Lösung problemlos an die sich ändernden Bedürfnisse des KMU anpassen und skalieren. Dies ist besonders wichtig, wenn das Unternehmen wächst oder sich verkleinert, etwa bei saisonalen Schwankungen. Ein MSP mit entsprechender Expertise trägt zudem dazu bei, dass der Modern Workplace den erforderlichen Sicherheitsstandards entspricht und die aktuellen Datenschutzanforderungen erfüllt.
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