Microsoft Teams: Best Practices für produktive Besprechungen

Wirksame und effiziente Besprechungen sind der Dreh- und Angelpunkt für eine produktive Zusammenarbeit in KMU. Microsoft Teams als führende digitale Plattform für Kommunikation und Kollaboration, bietet dazu eine Fülle von Tools und Funktionen. Wir stellen Methoden und Tipps vor, um Besprechungen in Microsoft Teams auf die nächste Stufe zu heben und die Zusammenarbeit im Team zu optimieren.

Die Bedeutung effektiver Online-Besprechungen

Produktive Besprechungen halten Teams zusammen und treiben Projekte voran. Sie dienen dem Austausch von Ideen, der Problemlösung, der Entscheidungsfindung, dem Projektmanagement oder der Klärung von Aufgaben. In der modernen Geschäftswelt, die von Remote-Arbeit und dezentralen Teams geprägt ist, sind virtuelle Besprechungen, wie sie etwa in Microsoft Teams stattfinden, zur Norm geworden.

Um das volle Potenzial von Online-Besprechungen auszuschöpfen, ist eine klare Struktur und Vorbereitung erforderlich. Dies beginnt bereits vor der Besprechung und erstreckt sich bis zur Nachbearbeitung. Die nachfolgenden Praktiken tragen dazu bei, Besprechungen mit Microsoft Teams effizient und wirksam abzuhalten.

Die fünf goldenen Regeln für erfolgreiche Besprechungen mit Microsoft Teams

1. Die richtige Vorbereitung

Die Qualität einer Besprechung steht und fällt mit der Vorbereitung. Dazu gehören einige Schritte:

• Agenda erstellen: Die Erstellung einer klaren und detaillierten Agenda ist der Ausgangspunkt für jede Besprechung. Die Agenda soll die zu besprechenden Themen, die Ziele der Besprechung und den zeitlichen Rahmen festlegen. Sämtliche Teilnehmende sollten vor dem Meeting Zugriff auf die Agenda haben. Dadurch können sie sich besser auf die Besprechung vorbereiten und wissen, was von ihnen erwartet wird.

• Teilnehmende einladen: Es ist entscheidend, die richtigen Teilnehmenden frühzeitig zur Besprechung einzuladen. Dabei ist darauf zu achten, nur diejenigen Personen einzuladen, die unmittelbar mit den besprochenen Themen zu tun haben. Dies erhöht die Effizienz und stellt sicher, dass die Zeit der Teilnehmenden respektiert wird.
  
  
• Dokumente teilen: Wenn in der Besprechung Dokumente, Präsentationen oder Berichte zu behandeln sind, so ist es ratsam, diese im Voraus zu teilen. Dies ermöglicht den Teilnehmenden, sich mit dem Material vertraut zu machen, Fragen vorzubereiten und Vorschläge zu unterbreiten. Microsoft Teams erleichtert die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und die Echtzeit-Freigabe von Inhalten, was die Zusammenarbeit während der Vorbereitung vereinfacht.
  
  

2. Die wichtigen Funktionen nutzen

Microsoft Teams bietet eine Vielzahl von Funktionen, um Besprechungen zu unterstützen. Es lohnt sich, die für das Meeting relevanten Funktionen zu kennen. Nachfolgend ein Auszug aus einer Vielzahl der verfügbaren Funktionen:

• Bildschirm teilen: Die Bildschirmfreigabe in Microsoft Teams ermöglicht es den Teilnehmenden, den Bildschirm des Moderators in Echtzeit zu sehen. Dies ist äusserst nützlich, um Präsentationen, Berichte oder andere Inhalte visuell darzustellen. Moderatoren können entweder ihre gesamte Bildschirmoberfläche oder nur bestimmte Anwendungen freigeben, was die Präsentationsmöglichkeiten erweitert.
  
  
• Chat-Funktion: Der Chat in Microsoft Teams ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, um während der Besprechung Fragen zu stellen, zusätzliche Informationen bereitzustellen und Kommentare abzugeben, ohne die Besprechung zu unterbrechen. Dies fördert die Interaktion und ermöglicht es den Teilnehmenden, aktiv am Gespräch teilzunehmen. Die Chat-Funktion ist insbesondere bei einer grösseren Anzahl von Teilnehmenden sehr hilfreich.
  
  
• Aufzeichnungen: Besprechungen in Microsoft Teams lassen sich von den Moderierenden aufzeichnen, was besonders nützlich ist, wenn bestimmte Personen nicht teilnehmen können. Die Aufzeichnungen werden automatisch in Microsoft Stream gespeichert, um sie später individuell anzusehen und den Inhalt der Besprechung nachträglich erfassen zu können. Damit ist gewährleistet, dass auch abwesende Teammitglieder informiert sind. Nehmen Personen von ausserhalb des Unternehmens teil, so ist es sinnvoll, vor der Aufzeichnung deren Einverständnis einzuholen.
  
  
• Live-Untertitel: Die Live-Untertitelfunktion in Microsoft Teams ermöglicht es den Teilnehmenden, den gesprochenen Inhalt in Echtzeit zu lesen. Dies ist besonders für Personen mit Hörproblemen hilfreich. Bei internationalen Team-Zusammensetzungen lassen sich mit einer zusätzlichen Teams-Lizenzoption die Untertitel automatisch übersetzen. Damit ist sichergestellt, dass alle den Inhalt verstehen, unabhängig von ihrer Muttersprache.
  
  

3. Pünktlichkeit und Zeitmanagement

Pünktlichkeit und effizientes Zeitmanagement sind entscheidend, damit Besprechungen reibungslos ablaufen:

• Start- und Endzeitpunkte einhalten: Besprechungen sollen stets pünktlich beginnen und zum geplanten Zeitpunkt enden. Damit senden die Organisatoren des Meetings die klare Botschaft aus, dass sie die Zeit der Teilnehmenden schätzen und respektieren. Bei der Planung ist daher genügend Zeit für jeden Agendapunkt vorzusehen und während dem Meeting lohnt es sich, den Zeitplan strikt einzuhalten.
  
  
• Zeit für Diskussionen einplanen: Es ist wichtig, Zeit für Diskussionen und Fragen einzuplanen. Besprechungen sollten Raum für Interaktion und den freien Austausch von Ideen bieten. Erfahrene Moderatorinnen oder Moderatoren sorgen dafür, dass alle Teilnehmenden das Wort ergreifen können. Damit fördern sie relevante Diskussionen und stellen sicher, dass Fragen beantwortet werden. Gleichzeitig geben sie den Teilnehmenden das gute Gefühl, sich einbringen zu können.
  
  
• An die Agenda halten: Es ist leicht, von der Agenda abzuweichen, wenn spannende Diskussionen entstehen. Doch das Einhalten der vorab festgelegten Traktandenliste ist entscheidend, um die Besprechung auf Kurs zu halten. Zusätzliche Themen können notiert und für spätere Besprechungen oder Diskussionen aufgehoben werden.
  
  

4. Aktive Teilnahme fördern

Die Förderung aktiver Teilnahme ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Besprechung:

• Moderator oder Moderatorin ernennen: Die Ernennung einer Moderatorin oder Besprechungsleiters steigert die Effizienz einer Besprechung. Diese Person leitet das Meeting, achtet auf die Einhaltung der Agenda, sorgt für den Einbezug aller Teilnehmenden und leitet Diskussionen in die richtige Richtung. Erfahrene Moderatorinnen und Moderatoren tragen dazu bei, dass die Besprechung reibungslos verläuft und die Ziele erreicht werden.
  
  
• Zur Interaktion ermutigen: Aktive Beteiligung ist der Schlüssel zu einer produktiven Besprechung. Der Moderator oder die Leiterin der Besprechung sollte Fragen stellen, zu Wortmeldungen ermutigen, damit sich alle Teilnehmenden aktiv einbringen. Sie fordern scheue Teilnehmende freundlich auf ihre Gedanken zu teilen und Meinungen zu äussern.
  
  
• Handzeichen verwenden: In Microsoft Teams können Teilnehmende virtuelle Handzeichen verwenden, um auf sich aufmerksam zu machen und das Wort zu ergreifen, ohne die Besprechung zu unterbrechen. Dies ist besonders nützlich in grossen Besprechungen, bei denen viele Personen anwesend sind. Der Moderator, die Moderatorin oder eine weitere damit beauftragte Person koordiniert die Reihenfolge der Wortmeldungen und sorgt dafür, dass jeder zur angemessenen Zeit sprechen kann.
  
  

5. Aufzeichnungen und Nachverfolgung

Besprechungen sollten nicht im luftleeren Raum enden, sondern zu klaren Ergebnissen oder Massnahmenplänen führen:

• Notizen erstellen: Es ist hilfreich, während der Besprechung Notizen zu machen, um wichtige Punkte, Diskussionen, Beschlüsse und delegierte Aufgaben festzuhalten. Diese Notizen lassen sich in Echtzeit erstellen und mit den Teilnehmenden teilen. Alternativ kann die protokollführende Person die Notizen als Dokument speichern und nach der Besprechung verteilen. Auf diese Weise erinnern sich die Teilnehmenden an die besprochenen Themen und Vereinbarungen. Hierbei unterstützt insbesondere auch die Videoaufzeichnungsfunktion von Microsoft Teams.
  
  
• Aktionsschritte festlegen: Während oder am Ende der Besprechung sind klare und verbindliche Aktionsschritte festzulegen. Sämtliche Teilnehmende sollten wissen, was von ihnen individuell erwartet wird, welche Aufgaben sie übernehmen sollen und bis wann die Aufgaben erledigt sein müssen. Damit ist gewährleistet, dass die Besprechung zu konkreten Ergebnisse führt und die Arbeit nach der Besprechung zur Umsetzung gelangt.
  
  

Fazit

Wirksame und effiziente Besprechungen in Microsoft Teams erfordern eine sorgfältige Vorbereitung, die richtige Nutzung der verfügbaren Funktionen, pünktliches Zeitmanagement, aktive Teilnahme sowie die Dokumentation von Ergebnissen und der nächsten Schritte. Mit diesen Praktiken lässt sich die Produktivität von Besprechungen mit Microsoft Teams deutlich steigern.

Microsoft Teams bietet eine Vielzahl von Anpassungsmöglichkeiten, damit die Besprechungen perfekt zu Ihrem Team passen. Die optimale Nutzung von Microsoft Teams trägt dazu bei, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Erreichung der geschäftlichen Ziele zu unterstützen. Sinnvoll ist für die erstmalige Konfiguration der Beizug eines qualifizierten Anbieters von Managed IT Services, der über ausgewiesene Erfahrung mit Microsoft Teams verfügt.