Von der Analyse über die Konzeption bis hin zur Umsetzung und Dokumentation: Das erfolgreiche Durchführen von Projekten verlangt gute Koordination und Kommunikation unter den Beteiligten. Für effizient arbeitende Projektteams punktet das Projektmanagement mit Microsoft Teams mit vielen Vorteilen.
Eine gute Projektplanung ist wichtig, um Termine und Fristen einzuhalten, um erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen und um Aufgaben effizient zu koordinieren. Dabei sind die wichtigsten Voraussetzungen für effizientes Projektmanagement in Unternehmen zu berücksichtigen:
- Eine funktionierende Teamkonstellation
- Klare Verantwortungs- und Aufgabenverteilung
- Gute und flüssige Kommunikation der Projektmitglieder
- Ein leistungsstarkes Zusammenarbeits-Tool (Collaboration Tool) um auch räumlich getrennte Teammitglieder miteinander zu vernetzen
Microsoft Teams als Collaboration Tool
Als Teil von Microsoft 365 bietet das Zusammenarbeitstool Microsoft Teams (MS Teams) eine optimale und funktionsreiche Arbeitsoberfläche für die virtuelle Kommunikation und Koordination in Teams. Es vereint wichtige Funktionen auf einer einzigen Nutzeroberfläche, erlaubt das Abbilden von Teamstrukturen und es stellt unterschiedliche Kanäle für die Kommunikation zur Verfügung. Aufgrund der umfassenden Möglichkeiten setzt sich die Kollaborationsplattform gerade auch in virtuell und hybrid arbeitenden Abteilungen mehr und mehr durch.
Wie sämtliche Produkte von Microsoft 365 funktioniert auch MS Teams als Cloud-Lösung. Das bedeutet, dass die Nutzung der Plattform von jedem Ort und von jedem kompatiblen Endgerät aus möglich ist. Dank der mobilen App lässt sich jederzeit mit den Teammitgliedern kommunizieren und auf wichtige Dokumente zugreifen, egal wo sich diese gerade befinden. Dies fördert die Flexibilität, erlaubt variable Arbeitsmodelle und ermöglicht es, auf unvorhergesehene Änderungen schnell zu reagieren.
Projektmanagement mit Microsoft Teams
Mit der weitreichenden Funktionspalette bringt MS Teams alle notwendigen Voraussetzungen mit, um eine effiziente Zusammenarbeit zu ermöglichen. Gleichzeitig bietet es damit die Basis für eine effiziente Gestaltung des Projektmanagements.
Um MS Teams umfassend als Projektmanagement-Tool zu nutzen, sind folgende Funktionen besonders hilfreich:
1. Projektteam und Projektstruktur erstellen, Teilziele definieren
Der erste Schritt im Projektmanagement mit Microsoft Teams besteht darin, eine klare Projektstruktur zu schaffen und die Ziele für Teilprojekte festzulegen. Innerhalb von Microsoft Teams lassen sich Mitarbeitende sowie externe Personen spezifischen Projekt-Teams zuteilen. Diesen Teams steht ein gemeinsamer virtueller Besprechungsraum zur Verfügung, und unter den Mitgliedern lassen sich Dateien teilen und simultan bearbeiten. Zudem ist es möglich, den Zugriff für externe Personen für bestimmte Teilbereiche einzuschränken. Dies steigert die IT-Sicherheit und Vertraulichkeit eines Projekts auch im virtuellen Rahmen.
Die erstellten Projektteams werden weiter in aufgaben-, themen- oder etappenspezifische Gruppen (Kanäle) unterteilt, mit klar zugeordneten Zielen. Über die verschiedenen Registerkarten lassen sich in jedem Kanal die wichtigen Ressourcen, Dokumente oder Tools verlinken, die für das Projekt von Bedeutung sind. Die Bearbeitung von Word-, Excel-, oder PowerPoint-Dateien ist innerhalb der Plattform nahtlos, gleichzeitig und in Echtzeit möglich. Dies fördert die Zusammenarbeit und verhindert, dass frühere Versionen verloren gehen. Teams und Kanälen steht weiter ein eigener Chat zur Verfügung, in welchem Projekt-Mitarbeitende schnell und unkompliziert miteinander kommunizieren.
2. Aufgaben definieren und Verantwortlichkeiten zuweisen
Eine gute Aufgabenverteilung ist essenziell für die erfolgreiche Projektarbeit. Innerhalb von MS Teams stehen Projektverantwortlichen verschiedene Tools zur Verfügung, welche sie dabei unterstützen. So bietet sich beispielsweise eine Integration der App «Microsoft To Do» an. Die Anwendung erlaubt das Erstellen von Aufgabenlisten sowie das Zuteilen der Aufgaben an die unterschiedlichen Teammitglieder.
Noch mehr Optionen bietet das Projektmanagement-Tool «Planner». Auch dieses lässt sich über Schnittstellen in Teams integrieren. Planner erlaubt neben Aufgaben-, und Checklisten auch die Erstellung von detaillierten Aufträgen mit Datei-Anhängen oder -Verweisen sowie Kanban-Boards. Diagramme stellen den Projektfortschritt visuell dar.
3. Ortsunabhängige und effiziente Projektmeetings und Besprechungen
Für den gegenseitigen Austausch, zur Bewältigung von unerwarteten Herausforderungen in Teilprojekten sowie zur Beobachtung des Projektfortschritts ist der persönliche Austausch unerlässlich. Mit MS Teams lassen sich die persönlichen Meetings aus der realen in die virtuelle Welt verlegen, denn das Tool ermöglicht sowohl Telefon- als auch Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmenden. Dabei spielt es keine Rolle, an welchem Ort sich die Projektteams befinden oder wie gross ein Projektteam ist.
4. Notizen, Brainstorming und Dokumentationen
Gerade bei grossen Projektteams geschieht vieles zeitgleich. Entscheidungen, Prozesse und Besprechungen laufen häufig parallel ab. Dank Tools wie OneNote oder dem Whiteboard lassen sich Meeting-Notizen, die Ergebnisse von Sitzungen oder Brainstorming-Sessions, Tonaufnahmen sowie andere Dokumentationen festhalten. Damit haben alle Teammitglieder die Möglichkeit, bei Bedarf Protokolle, Entscheide oder Skizzen nochmals durchzulesen und sich über die Prozesse im Projektteam auf den neuesten Stand zu bringen. Dank automatischer Versionierung ist klar zu erkennen, wer welche Änderungen an einer Projektdokumentation oder einem Protokoll vorgenommen hat. Ein grosser Vorteil für die Projektleitenden und Teammitglieder.
5. Integrationsmöglichkeiten für interne und externe Anwendungen
Einer der bedeutendsten Pluspunkte von Microsoft Teams ist die Fähigkeit zur Integration von Drittanbieter-Apps und -Tools. So lassen sich nicht nur weitere Produkte von Microsoft 365 innerhalb der Plattform nutzen, sondern auch Drittanbieter-Apps über zahlreiche bereits vorhandene Schnittstellen einsetzen. Dies ermöglicht eine reibungslose Verbindung zwischen dem genutzten Projektplanungs-Tool und dem Kommunikationszentrum von Teams. Durch die Kombination lässt sich die Funktionalität beider Tools erweitern und die Vorteile können vielseitig genutzt werden.
Fazit: Projektmanagement mit Microsoft Teams steigert die Projekteffizienz
Projektmanager und ihre Teams müssen trotz Home-Office und flexiblen Arbeitsmodellen in Verbindung bleiben, sich austauschen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten können. Regelmässige Besprechungen und Online-Meetings sind wichtig, um eine Vielzahl an unterschiedlichsten Aufgaben zu erledigen und das Projekt effizient voranzubringen. Die passende Team-Konstellation, eine systematische Projektführung und geeignete Werkzeuge sind dabei die Schlüsselfaktoren.
Microsoft Teams bietet eine umfassende Plattform für die effiziente Projektplanung. Mit der breiten Funktionspalette und dem vielseitigen Einsatzbereich legt es die Basis für effiziente Projektführung in KMU – auch virtuell. Doch gerade wegen diesem Gestaltungsfreiraum ist es wichtig, die Plattform systematisch zu implementieren. Damit die Einführung von Microsoft Teams gelingt, ist darauf zu achten, dass sie in Einklang mit den betrieblichen Anforderungen erfolgt.
Um das Beste aus Microsoft Teams herauszuholen, ist es wichtig, Teammitglieder angemessen zu schulen und die Funktionen, Tools und Anwendungen regelmässig zu aktualisieren und zu pflegen. Hierbei kann ein externer IT-Dienstleister, zum Beispiel ein Managed Service Provider (MSP) mit ausgewiesener Erfahrung in der Implementierung von MS Teams einen wichtigen Beitrag leisten. Er stellt die einwandfreie Einführung sowie den reibungslosen Betrieb von MS Teams sicher. Ausserdem sorgt er dafür, dass das Projektteam jederzeit die optimale Leistung abrufen kann. Auf diese Weise bringen KMU ihre Projektmanagement-Ergebnisse auf die nächste Stufe und setzen ihre Projekte erfolgreich um.
Titelbild: Pixabay
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