Ein IT-Budget zu erstellen ist für KMU oder Start-ups kein einfaches Unterfangen. In der IT-Infrastruktur lauern zahlreiche Kostentreiber. Welche sind die häufigsten IT-Kostenfallen und wie vermeiden Unternehmen diese Unberechenbarkeit?
Häufige Kostenfallen in der IT-Infrastruktur von KMU
KMU stehen häufig vor der Aufgabe, ihre IT-Infrastruktur möglichst kosteneffizient zu gestalten. Gleichzeitig soll die IT ein hohes Mass an Sicherheit und Leistungsfähigkeit gewährleisten. Wichtig ist es, die IT-Ausgaben in denjenigen Bereichen zu tätigen, die den Cyberschutz und eine hohe Verfügbarkeit sicherstellen sowie unnötige IT-Kosten zu vermeiden. Insbesondere gilt es, Kostenfallen zu erkennen und zu verhindern, um die IT-Infrastruktur effizient und kostengünstig zu gestalten. Solche unerwünschten Kosten können erhebliche finanzielle Belastungen darstellen, wenn sie nicht rechtzeitig adressiert werden. Wir haben die 20 häufigsten Kostenfallen zusammengetragen:
1. Anfälligkeit für Social Engineering
Oft unterschätzen KMU die Gefahr von Social Engineering. Bei dieser Art von Angriffen fallen Mitarbeitende auf ausgeklügelte Täuschungsmanöver von Cyberkriminellen herein, was zu Datenverlust, finanziellen Beeinträchtigungen und Reputationsschäden führen kann. Die Kosten für die Behebung solcher Vorfälle können erheblich sein.
2. Unzureichende Cybersicherheit
Viele KMU kümmern sich zu wenig um grundlegende Sicherheitsmassnahmen wie Firewalls, Antivirensoftware und Verschlüsselung sowie deren laufende Aktualisierung. Dies macht sie anfällig für Cyberangriffe, die teure Ausfallzeiten, kostspielige Datenverluste, finanzielle Einbussen und Reputationsschäden verursachen können.
3. Mangelnde Mitarbeiterschulung
Ohne regelmässige Schulungen zu IT-Sicherheit und bewährten Praktiken bleiben Mitarbeiter eine Schwachstelle in der Unternehmensverteidigung. Dies erhöht das Risiko von Sicherheitsvorfällen und damit verbundenen Kosten.
4. Veraltete Software
Die Verwendung veralteter Software-Versionen spart kurzfristig Geld, erhöht aber langfristig die Sicherheitsrisiken und Kompatibilitätsprobleme. Dies kann zu kostspieligen Ausfällen und Datenschutzverletzungen führen.
5. Ineffizientes Lizenzmanagement
Viele KMU haben keinen Überblick über ihre Softwarelizenzen. Dies führt oft zu Überlizenzierung oder zur Nutzung nicht lizenzierter Software, was unnötige Kosten oder rechtliche Risiken verursacht.
6. Unkoordinierte Cloud-Nutzung
Die unkontrollierte Nutzung verschiedener Cloud-Dienste durch Mitarbeitende (Stichwort «Schatten-IT») kann zu Datenschutzproblemen, Ineffizienzen und unnötigen Kosten führen.
7. Mangelnde Datensicherung
Unzureichende oder nicht getestete Backup-Strategien können im Falle von Datenverlusten oder Ransomware-Angriffen zu erheblichen Wiederherstellungskosten und Geschäftsunterbrechungen führen.
8. Ineffiziente IT-Support-Strukturen
Ein schlecht organisierter IT-Support führt zu längeren Ausfallzeiten und Produktivitätsverlusten. Zudem können überteuerte externe Support-Verträge die IT-Kosten unnötig in die Höhe treiben.
9. Vernachlässigte Hardware-Wartung
Die Vernachlässigung regelmässiger Hardware-Wartung und -Erneuerung kann zu häufigeren Ausfällen und höheren Reparaturkosten führen.
10. Fehlende IT-Strategie
Ohne klare IT-Strategie kommt es bei KMU zu ad-hoc Entscheidungen, die zu Inkonsistenzen in der IT-Infrastruktur und ineffizienten Ausgaben führen.
11. Unzureichendes Netzwerkmanagement
Ein schlecht konfiguriertes oder überlastetes Netzwerk kann zu Leistungseinbussen und Produktivitätsverlusten führen. Zudem erhöht es die Anfälligkeit für Sicherheitsbedrohungen.
12. Mangelnde Dokumentation
Fehlende oder unzureichende Dokumentation von IT-Prozessen und -Infrastrukturen erschwert die Fehlerbehebung und erhöht die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitenden, was sie bei ihren eigentlichen produktiven Kernaufgaben behindert.
13. Ineffizientes Druckermanagement
Unkontrollierte Druckkosten durch veraltete Drucker, ineffiziente Druckerprozesse und übermässigen Verbrauch von Verbrauchsmaterialien können die IT-Kosten erheblich erhöhen.
14. Fehlende Strategie für das Mobile Device Management (MDM)
Ohne eine klare Strategie mit entsprechenden Richtlinien für mobile Geräte steigen die Sicherheitsrisiken und Supportkosten, insbesondere in BYOD-Umgebungen (Bring Your Own Device), bei denen die Mitarbeitenden ihre eigenen privaten Endgeräte für ihre tägliche Arbeit einsetzen.
15. Vernachlässigte Energieeffizienz
Veraltete oder ineffiziente IT-Hardware kann zu unnötig hohen Energiekosten führen. Die Vernachlässigung von Energiesparmassnahmen in der IT-Infrastruktur belastet das Budget.
16. Mangelnde Skalierbarkeit
IT-Lösungen, die nicht mit dem Unternehmenswachstum oder saisonalen Schwankungen skalieren können, haben kostspielige Umstellungen und Produktivitätseinbussen zur Folge.
17. Unzureichendes Projektmanagement
Schlecht geplante oder mangelhaft umgesetzte IT-Projekte können zu Budgetüberschreitungen, verzögerter Implementierung und verpassten Geschäftschancen führen.
18. Vernachlässigung der Compliance
Die Nichteinhaltung von Datenschutzbestimmungen und Branchenstandards kann zu hohen Bussgeldern und Reputationsschäden führen.
19. Ineffizientes Datenmanagement
Unstrukturierte Datenspeicherung und -verwaltung führen zu erhöhten Speicherkosten, erschwerter Datennutzung und potenziellen Compliance-Problemen.
20. Übermässiges oder unzureichendes IT-Outsourcing
Falsch kalkuliertes IT-Outsourcing kann entweder zu überhöhten Kosten oder zu mangelnder Kontrolle und Flexibilität führen, was die Effizienz und Effektivität der IT-Infrastruktur beeinträchtigt.
Wichtige Schritte zur Vermeidung von überflüssigen IT-Kosten
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Überprüfen der IT-Infrastruktur
Ein erster Schritt zur Kostensenkung ist die regelmässige Überprüfung der bestehenden IT-Infrastruktur. Hierbei sollten KMU analysieren, welche Hardware und Software tatsächlich benötigt wird und welche Komponenten überflüssig oder veraltet sind.
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Schulung der Belegschaft
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Schulung der Belegschaft. Gut geschulte Mitarbeitende können nicht nur effizienter arbeiten, sondern auch besser mit den vorhandenen IT-Ressourcen umgehen und so unnötige Kosten vermeiden. Dazu gehören auch Schulungen zur Cybersicherheit um etwa Social Engineering oder Hacker-Angriffe zu vermeiden.
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Überprüfen der Cyber Security
KMU sollten regelmässig ihre IT-Sicherheitsmassnahmen überprüfen und aktualisieren lassen, um kostspielige Sicherheitsvorfälle zu vermeiden. Hierzu hilft ein Cybersicherheits-Audit oder ein Cyber Security Checkup. Diese lassen sich mit Hilfe von externen IT-Spezialisten durchführen.
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Einbezug eines passenden IT-Partners
KMU, denen die fachlichen oder zeitlichen Ressourcen zur umfassenden Bewirtschaftung der eigenen IT-Infrastruktur fehlen, stehen verschiedene Wege offen, sich Unterstützung zu holen. So erlaubt die Zusammenarbeit mit kompetenten externen IT-Fachspezialisten eine professionelle, sichere und umfassende Instandhaltung der IT-Infrastruktur. Hier können vor allem Anbieter von Managed IT Services eine wichtige Rolle spielen.
Die Rolle von Managed IT Services bei der Vermeidung von Kostenfallen
Managed IT Services sind eine kosteneffiziente Lösung für KMU. Durch die Auslagerung sämtlicher oder bestimmter IT-Dienstleistungen an spezialisierte Anbieter von Managed IT Services (Managed Service Provider MSP) vermeiden Unternehmen Kostenfallen, indem sie von deren Expertise profitieren. MSP mit entsprechender Erfahrung bringen nicht nur umfassendes technisches Know-how mit, sondern verstehen auch die spezifischen Anforderungen und die betrieblichen Prozesse von KMU.
Proaktives Monitoring und Prävention als Erfolgsfaktor
Ein kompetenter MSP ist in der Lage, die bestehende IT-Infrastruktur eingehend zu analysieren und zu bereinigen. Er wählt bei Bedarf die passenden Technologien und Lösungen aus, die für das jeweilige KMU sowohl kosteneffizient als auch leistungsstark sind. Darüber hinaus bieten sie Unterstützung und Beratung, um sicherzustellen, dass die IT-Infrastruktur stets auf dem neuesten Stand und optimal konfiguriert bleibt – ohne überflüssige Komponenten. MSP, die zudem eine kontinuierliche und proaktive Überwachung und Wartung der IT-Infrastruktur bieten, erkennen potenzielle Probleme frühzeitig. Dadurch können sie diese präventiv beheben, bevor sie sich auf die betrieblichen Abläufe des KMU auswirken und Kosten verursachen. Einige Anbieter bieten mittlerweile sogar eine garantierte Reaktions- und Lösungszeit bei IT-Ausfällen.
Ein weiterer wichtiger Vorteil von Managed IT Services ist die planbare Kostenstruktur. Anstatt unvorhersehbarer Ausgaben bei IT-Problemen können KMU mit festen monatlichen Gebühren rechnen, was die Budgetplanung erleichtert. Gut organisierte MSP bieten massgeschneiderte Lösungen, die genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt sind.
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