Um eine stabile und zuverlässige IT-Infrastruktur sicherzustellen, greifen viele KMU und Startups auf einen externen IT-Dienstleister zurück: Managed IT Services kombinieren Leistung, Sicherheit und Flexibilität und eignen sich damit ideal für kleine und mittlere Unternehmen.
Neue Technologien bringen für Unternehmen viele Chancen, aber auch zahlreiche Herausforderungen mit sich. Besonders bei der IT-Infrastruktur ist es wichtig, stets auf dem aktuellen Stand zu bleiben. So ist die Organisation sowohl gegen Cyberattacken geschützt als auch in der Lage, ihre wirtschaftliche Leistungsfähigkeit optimal im anvisierten Markt einzubringen. Die IT nimmt für viele Unternehmen einen zentralen Stellenwert ein – deshalb ist es wichtig, sie konstant und wirksam zu unterhalten. KMU, denen die fachlichen oder zeitlichen Ressourcen zur umfassenden Bewirtschaftung der eigenen IT-Infrastruktur fehlen, stehen verschiedene Wege offen, sich Unterstützung zu holen. So erlaubt insbesondere das IT Outsourcing an einen externen Fachspezialisten eine professionelle, sichere und umfassende Instandhaltung der IT-Infrastruktur.
IT-Dienstleister – verschiedene Optionen stehen offen
Wenn es um das Management ihrer IT-Systeme geht, haben KMU und Startups verschiedene Möglichkeiten. Die zentrale Frage für Führungspersonen lautet, ob sie die IT-Dienstleistungen innerhalb des eigenen Unternehmens ansiedeln wollen oder ob sie einen externen Anbieter beiziehen möchten. Sowohl die Inhouse-Lösung als auch das IT Outsourcing bringen Vor- und Nachteile mit sich:
Aufbau einer eigenen IT-Abteilung
Eine eigene IT-Abteilung ist die beste Möglichkeit, um firmeninternes Know-how aufzubauen und Wissenstransfer sicherzustellen. Zudem reduziert die räumliche Nähe die Reaktionszeit und die Firma wahrt ihre Unabhängigkeit. Auf der anderen Seite ist eine interne IT-Abteilung aber auch ein grosser Kostentreiber: Professionelles Personal ist aufgrund des Fachkräftemangels teuer, die Risiken im Falle von IT-Pannen trägt das Unternehmen selbst und die Abteilung erfordert Ressourcen, die nicht in das eigentliche Kerngeschäft investiert werden können.
Outsourcing an einen klassischen IT-Support
Übergibt ein KMU seine komplette IT einen konventionellen externen IT-Support, so spricht man vom klassischen Outsourcing. Es beruht in der Regel auf Verträgen, welche die Zusammenarbeit über mehrere Jahre regeln und damit eine grosse Verbindlichkeit mit sich bringen. Während sich so einerseits die Risiken teilen lassen und Vertrauen entstehen kann, lassen sich die vertraglichen Regelungen kaum ändern.
Outsourcing an einen Managed IT Services Provider
Beim IT Outsourcing an einen Anbieter von Managed IT Services (Managed Services Provider oder MSP) überträgt eine Firma gewisse Teile oder ihre gesamte IT an einen externen IT-Dienstleister. Die Zusammenarbeit basiert in der Regel auf ein- bis dreijährigen Verträgen und ihre Konditionen lassen sich individuell festhalten. Gewisse MSP arbeiten zudem mit einer Flat-Rate-Pauschale statt der stundenweisen Aufwandverrechnung.
Welchen Mehrwert bieten Managed IT Services?
Viele KMU befinden sich in volatilen Märkten mit oft ändernden Rahmenbedingungen. Für die IT heisst dies, dass auch sie sich rasch an die neuen Bedürfnisse im Unternehmen anpassen muss, um so mit der Geschäftsentwicklung Schritt halten zu können. Flexible Lösungen sind gefragt.
In der geforderten Flexibilität an IT-Dienstleistungen liegt einer der Vorteile von Managed IT Services. Die Verträge zwischen Unternehmen und IT-Dienstleister lassen sich flexibel skalieren und an die aktuellen Anforderungen eines KMU anpassen. Sie verhindern damit unnötige Ausgaben für ungenutzte IT-Systeme oder die Blockade des Unternehmenswachstums aufgrund fehlender Technik.
Auch in Bezug auf die übertragenen Verantwortlichkeiten bietet der MSP viele Freiheiten: Sein Leistungsportfolio beinhaltet eine Reihe verschiedener Service-Pakete, welche die verschiedenen Aspekte der IT abbilden. Im Beratungsgespräch mit dem Anbieter lässt sich evaluieren, welche IT-Dienste der MSP übernehmen soll und welche beim allenfalls intern vorhandenen IT-Team bleiben. Zu den wichtigsten Angeboten eines MSP gehören folgende Dienstleistungen:
- Managed Server
- Managed Workstation
- Managed Backup
- Managed Antivirus
- Managed Firewall
- Managed Cyber Security
- Managed Infrastructure
Ein weiterer zentraler Pluspunkt gegenüber anderen IT-Outsourcing-Modellen ist die hohe IT-Sicherheit. Im Rahmen von Managed Cyber Security übernimmt ein MSP die Verantwortung für den Schutz der IT. Da er mit seinem Flat-Rate-Ansatz die IT-Risiken und Folgekosten mitträgt, hat er als IT-Dienstleister ein eigenes Interesse an einem bestmöglichen Cyberschutz. Dank dem Einsatz von präventiver Überwachungssoftware sowie guter Ferndiagnose- und Fernwartungssystemen kann ein MSP Gefahren frühzeitig abwenden. So lassen sich zeitraubende und kostspielige Interventionen vermeiden. Darüber hinaus hält der MSP die Software- und Hardwaresysteme stets auf dem aktuellen Stand und installiert Updates, Patches sowie weitere Schutzsysteme rechtzeitig.
Und schliesslich macht auch das Pricing-Modell einen Anbieter von Managed IT Services zu einer guten Wahl für KMU. Einzelne MSP verrechnen ihre IT-Dienstleistungen über individuelle «all inclusive»-Pauschaltarife. Unter einem fixen Kostendach erfüllt er seine Aufgaben selbständig und zuverlässig. Dank dieser Flat-Rate sind die IT-Kosten zuverlässig kalkulierbar, unerwartete Mehrausgaben lassen sich vermeiden und die Planungssicherheit für ein Unternehmen steigt. Da sich gleichzeitig die Rückstellungen für allfällige IT-Notfälle reduzieren lassen, kann das KMU zusätzliche Ressourcen in sein Kerngeschäft investieren.
Fazit: Mehr Freiheiten dank Outsourcing an einen MSP
Für Startups, kleine und mittlere Unternehmen ist es lohnend, mindestens Teile ihrer IT an einen externen IT-Dienstleister zu übergeben – sie profitieren damit nicht nur vom grossen Fachwissen der Experten, sondern auch von einem einfachen Zugang zu zeitgemässen Technologien, geringerem Risiko und einer verbesserten Kostensicherheit.
Während das klassische IT Outsourcing das KMU in technischen Fragen unterstützen kann, kommt hier die präventive Überwachung oftmals zu kurz und Kosten für Notfälle und Interventionen lassen sich nur schwierig kalkulieren. Auch die Anforderungen an Flexibilität kann der klassische IT-Support oft nur ungenügend erfüllen: Starre und langfristige Verträge hindern junge Unternehmen daran, das Optimum aus ihren Betriebsprozessen herauszuholen.
Entscheidet sich ein KMU dafür, gewisse IT-Dienstleistungen von einem Managed Services Provider zu beziehen, so steigt seine Flexibilität. Da der MSP die Verantwortung für die IT übernimmt, teilt er das Interesse an einer hohen Cybersicherheit und minimierte technische Risiken. Zu den Vorteilen zählen zudem die hohe Kostensicherheit, die gute Planbarkeit sowie die flexible Ausgestaltung der Kooperationsverträge. Dank der Zusammenarbeit mit einem MSP kann sich das KMU vollkommen auf seine Kernkompetenzen fokussieren – den Wachstumsambitionen steht somit nichts mehr im Weg.
Titelbild: Pixabay
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