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Eigene IT-Abteilung oder externes IT Outsourcing?

Entscheidungsfindung: Eigene IT-Abteilung oder IT Oursourcing mit Managed IT Services

Mit dem wachsenden Einfluss der IT auf den Geschäfts­er­folg von Unter­neh­men, sehen sind auch KMU zunehmend mit den Vor- und Nach­teilen von IT Out­sourcing konfron­tiert. So muss sich die Unter­nehmens­führung für oder gegen das Aus­lagern der IT ent­scheiden sowie ein geeig­netes Out­sourcing-Modell bestimmen.


Unabhängig von der Branche, dem Geschäftsmodell oder der Unternehmenskultur hat sich die Art der eingesetzten IT längst zu einem strategischen Erfolgsfaktor für das Unternehmen entwickelt. Gleichzeitig ist die IT aber auch geprägt von raschen Neuerungen, zunehmender Komplexität und anspruchsvollen Sicherheitsanforderungen. Führungspersonen von KMU sehen sich daher zunehmend mit der Entscheidung konfrontiert, ob sich Investitionen in die eigene, interne IT-Abteilung lohnen oder ob die Zusammenarbeit mit einem externen IT-Partner der richtige Weg für das Unternehmen ist.

IT-Dienstleistungen: Make or buy?

Eine funktionstüchtige IT-Infrastruktur, die sowohl die Unternehmensprozesse begleitet als auch die Cybersicherheit gewährleistet, ist für Unternehmen heutzutage überlebenswichtig. Die Entscheidung für oder gegen eine eigene IT-Abteilung ist damit von hoher strategischer Relevanz. Ein klarer Kriterienkatalog mit Vor- und Nachteilen beider Varianten unterstützt Unternehmen auf dem Weg der Entscheidungsfindung:

  IT Out­sourcing (Buy) Eigene IT-Ab­teilung (Make)
Stär­ken
  • Fachexperten kümmern sich um die spe­zifi­schen IT-Frage­stellungen
  • Vertraglich gesichertes Kosten­dach erhöht die Planungs­sicher­heit bei An­bietern von Managed IT Services
  • Klare Regelung der Ver­antwortlich­keiten möglich
  • Minimieren von Sicherheits­risiken
  • 24-Stunden Ser­vice und Über­wachung ist bei An­bietern von Managed IT Services möglich
  • KMU kann sich seinen Kern­kom­pe­ten­zen widmen
  • Aufbau von branchen- und firmen­spezi­fi­schem Know-How möglich
  • Interner Wissens­transfer ist gewährleistet
  • Räumliche Nähe zum Unternehmen
  • Kurze Entscheidungs­wege
  • Firmen­geheimnisse bleiben in­ner­halb des Unter­nehmens
  • Unabhängigkeit von externem Dienstleister
Schwä­chen
  • Klassisches Outsourcing ist lang­fristig und un­flexibel
  • Spezifische Erfahrung IT-Dienstleisters mit der Branche des KMU nicht in jedem Fall gegeben 
  • Höhere Ausfall­rate, wenn beim IT-Dienst­leister eine prä­ventive 24h-Früh­erkennung fehlt
  • Wissens­transfer im Unter­nehmen erschwert
  • Z.T. fehlendes Wissen des IT-Anbieters über das Ge­schäfts­modell des KMU
  • Potenzielles Risiko, wenn sensible Infor­mationen im Spiel sind und keine Geheim­haltungs­ver­pflichtung besteht
  • Laufende Kosten für Up­dates und Instand­haltung der IT-Systeme
  • Personal- und laufende Weiter­bildungs­kosten zu den neuesten Techno­logien und aktuellen Sicher­heits­risiken
  • Ver­ant­wortung für Sicher­heits­mängel und ent­stehende Kosten
  • Fachliche Führung und Kon­trolle ist auf­wendig oder fehlt
  • Erhöhtes Risiko einer erfolgreichen Cyber­attacke und damit verbundene Aus­fälle und Kosten
  • 24-Stunden-Früherkennung und -Intervention nur mit hohem Aufwand umsetzbar

 

Die Gegenüberstellung der Stärken und Schwächen beider Optionen offenbart insbesondere in den hohen Fixkosten sowie in der Gefahr von unkalkulierbaren Zusatzkosten deutliche Schwachpunkte einer eigenen IT-Abteilung. Insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen können diese Nachteile schnell zu einer erheblichen und unvorhersehbaren Belastung des Kostenbudgets führen. Im Gegensatz dazu bringt das IT Outsourcing an einen professionell organisierten IT-Partner nicht nur eine grössere Planungssicherheit mit sich, sondern verbessert durch ein kontinuierliches Instandhalten der IT-Infrastruktur auch den Schutz vor Cyberangriffen. Das Auslagern der IT ist damit gerade für KMU meist die sicherere und empfehlenswertere Option.

Outsourcing: Klassisch oder über Managed IT Services?

Nachdem der Entscheid für das Auslagern der IT-Abteilung gefallen ist, stehen einem Unternehmen verschiedene Outsourcing-Alternativen offen. Und diese können sich bezüglich des Umfangs, der Vertragsdauer, der Kostenstruktur sowie der gewährten Betriebs- und Cybersicherheit deutlich voneinander unterscheiden.

Beim klassischen Outsourcing gibt ein Unternehmen die gesamte IT-Abteilung an einen externen Dienstleister ab. Diese Entscheidung ist in der Regel langfristig angelegt und die Zusammenarbeit über mehrere Jahre vertraglich geregelt. Das klassische Outsourcing bringt damit für beide Parteien eine hohe Verbindlichkeit mit und lässt sich nur mit erhöhtem Aufwand wieder rückgängig machen.

Im Vergleich zum klassischen Outsourcing bietet ein Anbieter von Managed IT Services (auch Managed IT Services Provider oder MSP) flexiblere und skalierbare Outsourcing-Modelle an – und ist damit insbesondere für KMU eine attraktive Alternative. Durch sein breites Leistungsportfolio übernimmt ein MSP die Verantwortung für die Aufgaben der unternehmensinternen IT-Abteilung entweder gesamthaft oder nur für bestimmte Bereiche. Damit unterstützt er das Unternehmen mit seinem Know-How und erlaubt dennoch eine flexible Ausgestaltung der Zusammenarbeit. Während Flatrate-Abonnemente oder ein vorgängig vereinbarter Fixtarif das Kostendach vorgeben, hat der Vertrag zwischen dem KMU und einem MSP in der Regel eine Laufzeit von ein bis drei Jahren.

Neben dieser höheren Flexibilität und der verbesserten Planbarkeit von IT-Kosten sprechen aus Sicht des KMU noch weitere Gründe für die Inanspruchnahme von externen Managed IT Services:

  • Die IT-Sicherheit im Unternehmen wird maximiert und die Gefahr von Cyberangriffen, Betriebsausfällen und Reputationsschäden nimmt ab.
  • Manche Anbieter von Managed IT Services bieten eine präventive Überwachung der IT-Infrastruktur. Diese identifiziert und beseitigt Sicherheits­lücken und Schwach­stellen frühzeitig und verhindert so kost­spielige Notfalleinsätze.
  • Das Unternehmen kann sich auf die kontinuierliche Imple­mentierung von zeit­gemässen Techno­logien und Updates durch den MSP verlassen. So lassen sich die IT-Betriebszeit (Uptime) und Effektivität der IT ohne unerwartete Zusatz­kosten maximieren.
  • Da keine personellen Ressourcen für die Be­schaffung von Techno­logien oder die Aus­bildung von IT-Mitarbei­tenden benötigt werden, kann sich das Unter­nehmen auf die eigenen Kern­kom­petenzen fokussieren.

Dank Managed IT Services Planungssicherheit erreichen

Mit der steigenden Relevanz von IT-Dienstleistungen in Unternehmen hat auch die Frage nach der optimalen Ausgestaltung der IT an Bedeutung gewonnen. Während das klassische IT Outsourcing ein KMU durch starre und langfristige Vertrags­strukturen einschränken kann, bieten Managed IT Services eine vielversprechende Alternative. Skalierbare Vertragsmodelle erhöhen die Flexibilität der Zusammenarbeit und erlauben es dem MSP, Unternehmensstrategien wirkungsvoll in der IT abzubilden und zu begleiten. Durch die schnelle Reaktionszeit, die präventive Überwachung und regel­mässigen Sicherheitsupdates des MSP steigt die Effizienz und die Zuverlässigkeit der IT sowie die Cyber-Security im KMU. Damit sinkt das Risiko von unvorher­sehbaren Kosten. Basierend auf dieser Gegenüberstellung der Outsourcing-Optionen für Unternehmen, tun insbesondere kleine und mittlere Unternehmen gut daran, einen kompetenten Anbieter von Managed IT Services in ihre Evaluation miteinzubeziehen.

Unternehmens-IT: Treffsichere Partnerwahl für Managed IT Services

Titelbild: Unsplash

Themen: Managed IT Services, Cyber Security, Cyber-Risiken, IT Outsourcing
Autor: Philipp Hollerer | 27.04.2021 | 17:29
Philipp Hollerer
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