Microsoft Exchange vs. Outlook: Was passt besser für ein KMU?

Laut dem deutschen Digitalverband landen pro Tag durchschnittlich rund 26 E-Mails im Posteingang eines Angestellten. Damit kommt der E-Mail-Kommunikation in Unternehmen eine besondere Rolle zu. Doch welches E-Mail-Werkzeug eignet sich besser für den Arbeitsalltag in KMU? Zeit für eine Gegenüberstellung zweier beliebter Tools: Microsoft Exchange vs. Outlook. 

Microsoft bietet seinen Unternehmenskunden zwei unterschiedliche E-Mail-Werkzeuge an: Outlook und Exchange. Beide verfügen über unterschiedliche Funktionen und Nutzeroberflächen. Doch welche Option ist besser für ein KMU geeignet? Lassen sie sich überhaupt unabhängig voneinander einsetzen? Um bei der Wahl des Kommunikationstools die richtige Entscheidung zu treffen, müssen die Verantwortlichen die Eigenschaften beider Programme kennen und den Bedürfnissen des Unternehmens gegenüberstellen.

Multifunktionales Outlook: Verwaltung von E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben

Outlook on the Web

Outlook on the Web ist ein E-Mail-Tool , das sich online über einen Webbrowser nutzen lässt. Es erlaubt das Senden, Empfangen und Organisieren von E-Mails sowie das Verwalten von Kalendern, Kontakten und Aufgaben. Allerdings können Benutzer nur dann auf alle Funktionen zugreifen, wenn sie über eine Internetverbindung verfügen. Dies schränkt die Nutzungsmöglichkeiten von Outlook on the Web ein.

Outlook für Microsoft 365

Daneben existiert Outlook auch als Anwendung für Desktops und Notebooks (Mac und Windows) sowie als App für Smartphones (Android und iOS). Im Gegensatz zu Outlook on the Web, sind diese Outlook-Tools als Software-Anwendungen im Desktop oder Notebook (Outlook für Microsoft 365) beziehungsweise als App im Smartphone oder Tablet hinterlegt (Outlook App für Android oder Outlook für iOS). Diese Outlook-Variante benötigt für ihren Betrieb keinen Webbrowser, und E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben lassen sich auch offline ohne Internetverbindung verwalten. Sobald wieder eine Verbindung besteht, synchronisieren sich die offline vorgenommenen Änderungen mit dem verbundenen Server. Voraussetzung dazu ist, dass der Outlook-Anwendung ein passender E-Mail-Server hinterlegt ist (physisch oder in der Cloud). Durch die Unabhängigkeit von einer ständigen Online-Verbindung sind Microsoft Outlook für Microsoft 365 sowie die Smartphone Apps die ideale Kommunikationslösung für KMU.   

Die wirkungsvolle Kommunikations-Plattform: Microsoft Exchange

Microsoft Exchange ist eine umfangreiche Plattform für die Kommunikation in einem KMU. Sie bietet eine Vielzahl von Funktionen wie E-Mail, Kalender, Kontakt- und Aufgabenverwaltung sowie weitere wichtige Integrationsmöglichkeiten:

• E-Mail-Verwaltung: Exchange ermöglicht eine umfangreiche Verwaltung von E-Mail-Konten, Postfächern und E-Mail-Verteilerlisten. Benutzerinnen und Benutzer können E-Mails senden, empfangen, archivieren, filtern und organisieren. Weiter lassen sich innerhalb von Exchange Verteilerlisten erstellen, mit denen Mitarbeitende E-Mails an eine Gruppe von Empfängern senden können. Dank dieser Funktion vereinfacht sich die Kommunikation mit Teams, Abteilungen oder Projektgruppen, da die einzelne Auswahl von Empfängern entfällt.
  
  
• Kalender- und Terminverwaltung: Microsoft Exchange bietet einen umfangreichen Kalenderdienst, mit dem sich Termine planen, Besprechungen einrichten, Einladungen senden, Verfügbarkeitsprüfungen durchführen und Ressourcen wie Konferenzräume reservieren lassen. Dank der Freigabe von Kalendern oder Gruppenkalendern lassen sich Termine mit anderen Mitarbeitenden teilen. Da die Verfügbarkeit einzelner Team-Mitglieder einsehbar ist, vereinfacht sich die Planung sowie Koordination von Besprechungen, Terminen und Projekten.
  
  
• Kontakte: Dank Exchange können Benutzer ihre Kontakte verwalten, organisieren, speichern, ordnen und teilen. Darüber hinaus bietet Exchange die Möglichkeit, globale Adresslisten (GAL) zu erstellen, die für die gesamte Organisation zugänglich sind.
  
  
• Aufgabenverwaltung: Mit der Aufgabenverwaltungsfunktion von Exchange lassen sich Aufgaben erstellen, zuweisen, verfolgen und priorisieren. Die offenen Tasks lassen sich gemeinsam bearbeiten und in verschiedenen Ansichten anzeigen. Gerade für Teams in hybriden Arbeitsmodellen vereinfacht sich damit die Aufgabendelegation sowie die Zusammenarbeit in Projekten und Arbeitsgruppen.
  
  
• Ressourcenbuchung: Mit Exchange können Benutzende auch Ressourcen wie Konferenzräume, Projektoren oder Fahrzeuge reservieren. Dies ermöglicht die effiziente Nutzung von gemeinsamen Ressourcen im Unternehmen. Gleichzeitig lassen sich Überschneidungen oder Doppelbuchungen vermeiden.
  
  
• Mobilität und Synchronisierung: Die Synchronisierung von E-Mails, Kalendern, Kontakten und Aufgaben über verschiedene Geräte hinweg erfolgt nahtlos durch Exchange. Damit steht dem mobilen Arbeiten nichts im Weg und Anwenderinnen und Anwender können sich darauf verlassen, dass sie laufend mit aktualisierten Informationen arbeiten.
  
  
• Integration mit Microsoft SharePoint und Microsoft Teams: Exchange ist eng mit anderen Microsoft-Produkten wie SharePoint und Teams integriert. E-Mails, Kalender und Kontakte lassen sich über vordefinierte Schnittstellen einfach mit Dokumenten, Teamprojekten und Chats in SharePoint und Teams verknüpfen. Dies unterstützt den nahtlosen Wissensaustausch sowie die Produktivität im Team – unabhängig davon ob sich die Teammitglieder vor Ort oder im Home-Office befinden oder ob sie unterwegs sind.
  
  

Die umfangreiche Funktionspalette von Microsoft Exchange erleichtert die Zusammenarbeit im Unternehmen, indem sie den Austausch von Informationen, die Koordination von Aktivitäten und Projekten sowie die gemeinsame Nutzung von Ressourcen erlaubt.  Und auch bei der Cybersicherheit haben Unternehmen mit Microsoft Exchange mehr Spielraum. So lassen sich beispielsweise Präventionsmassnahmen gegen Datenverlust implementieren oder die bestehenden Sicherheitsmassnahmen durch weitere Schutzvorkehrungen ausweiten. Die Cyber Security lässt sich so individuell an die Bedürfnisse des KMU anpassen.

Für welche Unternehmen eignet sich Microsoft Exchange?

Dank der grossen Flexibilität und dem weitreichenden Funktionsumfang von Microsoft Exchange, ist das Programm für Unternehmen geeignet, welche auf vielseitige Terminplanungstools, praktische E-Mail-Funktionen, Möglichkeiten für gemeinsame Aufgaben- und Ressourcenverwaltung sowie auf guten Cyberschutz angewiesen sind. Dabei gilt es zu beachten, dass für eine effiziente Bedienung durch Mitarbeitende ohne spezifische IT-Kenntnisse die Kombination mit dem benutzerfreundlichen Outlook für Microsoft 365 stark zu empfehlen ist.

Outlook und Microsoft Exchange als Dream Team

Für die interne und externe Kommunikation in Unternehmen sind E-Mails meist die erste Wahl. Umso wichtiger ist es, dass die dafür genutzte Plattform den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird und ein produktives Arbeiten unterstützt. Zwei der beliebtesten E-Mail-Tools in der Schweiz stammen von Microsoft: Outlook und Exchange. Während beide Programme ihre eigenen Vorzüge mitbringen, liegt die optimale Lösung gerade für KMU in der Kombination von beiden Tools.

So stellt Outlook für Microsoft 365 sicher, dass Mitarbeitende über eine benutzerfreundliche und intuitive Bedienoberfläche auf die vielfältigen Funktionen von Microsoft Exchange zugreifen können. Durch den kombinierten Einsatz mit Exchange profitieren Anwenderinnen und Anwender von unabdingbaren Möglichkeiten für die optimale Team-Zusammenarbeit.

Auf dem Weg zur richtigen Kommunikationslösung ist es für KMU ratsam, sich bei der Evaluation und der anschliessenden Implementierung von einem erfahrenen IT-Spezialisten beraten und begleiten zu lassen. Besonders Anbieter von Managed IT Services mit ausgewiesener Microsoft-Expertise verstehen die Chancen und Herausforderungen beider Anwendungen. Mit ihrem Wissen unterstützen sie Unternehmen auf ihrem Weg zur am besten geeigneten Plattform für E-Mails, Kalender, Aufgaben- und Kontaktverwaltung.