Virtuell oder hybrid arbeitende Unternehmen müssen sich darauf verlassen, dass die digitale Zusammenarbeit ihrer Angestellten jederzeit reibungslos funktioniert. Zuverlässige, sichere und funktionsstarke Anwendungen sind die Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Online Collaboration.
Mitarbeitende, denen flexible Arbeitsmodelle mit Home-Office und dezentralen Arbeitsplätzen zur Verfügung stehen, sind nachweislich zufriedener und motivierter an der Arbeit. Doch flexible Arbeitsmodelle stellen Unternehmen auch vor neue Herausforderungen: Damit Teamwork auch bei räumlich getrennten Teams gut funktioniert, sind Werkzeuge notwendig, welche die Online Collaboration unterstützen. Unabhängig vom Endgerät und vom Aufenthaltsort müssen Mitarbeitende einen funktionierenden Arbeitsplatz mit Zugriff auf die notwendige Infrastruktur vorfinden. Microsoft 365 (MS 365) erfüllt diesen Anspruch in vielerlei Hinsicht. Es umfasst eine Reihe nützlicher Anwendungen, welche eine produktive Arbeitsweise unterstützen und es ist eigens für den Einsatz in KMU optimiert.
Die Programmvielfalt erfüllt hohe Anforderungen
Die Microsoft-365-Palette umfasst Programme, die darauf ausgerichtet sind, Kommunikationsprozesse in KMU produktiv umzusetzen und die Hürden der digitalen Zusammenarbeit in virtuellen Teams abzubauen. Die benötigte Software lässt sich sowohl im Einzelabonnement oder gemeinsam als Teil von Microsoft 365 beziehen. Die verschiedenen Anwendungen sind optimal aufeinander abgestimmt und nahtlos miteinander kombinierbar – gerade für KMU ist die ganzheitliche Migration zu MS 365 daher besonders sinnvoll. Unternehmen gewinnen damit Zugang zu einer Reihe von Tools, die für die tägliche Zusammenarbeit essenziell sind:
Microsoft Teams (MS Teams)
Das Zusammenarbeits-Tool Microsoft Teams bildet den Kern und die unverzichtbare Grundlage für eine erfolgreiche Teamarbeit. Es ist eigens auf die Bedürfnisse von KMU ausgerichtet und ermöglicht reibungslose und effiziente Kommunikations- und Kollaborationsbeziehungen zwischen remote arbeitenden Angestellten. Zu den wichtigsten Funktionen von MS Teams gehören:
- Erstellen von «Teams» und «Kanälen», welche die Strukturierung der Plattform erlauben. So lässt sich die Organisation einer Firma in die virtuelle Welt übertragen.
- Gemeinsame Dateiablage und Simultanbearbeitung von Dokumenten.
- Durchführen von Telefon- oder Videokonferenzen mit Teilnehmenden innerhalb und ausserhalb der Organisation.
- Durchführen von Brainstorming-Sessions und virtuellen Workshops dank einer umfangreichen Werkzeugpalette.
- Terminplanung über den integrierten Kalender.
- Schnittstellen zu den weiteren Produkten von MS 365 oder anderen Anbietern.
- Chat-Bereich für Instant-Kommunikation während Meetings oder bilateral.
Die Office-Anwendungen
Die Office-Anwendungen von MS 365 sind kaum mehr aus dem Arbeitsalltag vieler Unternehmen wegzudenken. Das Textbearbeitungstool Word, Tabellenkalkulationen mit Excel oder Präsentationen mit PowerPoint gehören zum Standardequipment vieler Firmen. Die Office-Anwendungen stehen auch für die Dateibearbeitung in Microsoft Teams zur Verfügung. Damit lassen sich Plattformwechsel vermeiden und die Produktivität steigt.
Datenspeicherung und -Austausch
Mit OneDrive und SharePoint stehen Unternehmen zwei Programme zur Verfügung, mit welchen sie die Speicherung, Ablage und simultane Dateibearbeitung online lösen können.
Während OneDrive als persönlicher Speicherplatz dient, lässt sich SharePoint als Intranet mit geteilter Kommunikations-, Informations- und Datenablagefunktion einsetzen. Es ermöglicht das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten und ist für die Zusammenarbeit in Teams mit mehreren Personen und Projekten optimiert.
OneDrive und SharePoint stellen auch den Speicherplatz für Dokumente auf Microsoft Teams zur Verfügung.
Microsoft Outlook und Exchange Online
Outlook ist schon heute eines der meistverbreiteten E-Mail-Programme im Arbeitsalltag. Es erlaubt ein einfaches Management der Nachrichten und ermöglicht die übersichtliche Terminplanung im eigenen Kalender. Mit der Exchange-Erweiterung für Unternehmen lässt sich Outlook mit einer zentralen Dateiablage für E-Mails, Aufgaben, Kontakte und Termine ausweiten. Zu den Hauptvorteilen gehört der Zugriff auf dieselben E-Mails von verschiedenen Endgeräten aus, sowie Terminabsprachen und Besprechungsanfragen, bei denen Terminüberschneidungen zwischen den Teilnehmern automatisch angezeigt werden.
Agilität und Skalierbarkeit dank Cloud-Lösungen und Lizenzsystem
Unternehmen wachsen und verändern sich ständig. Und somit wandeln sich auch ihre Anforderungen an die IT-Infrastruktur. Ein Zusammenarbeitstool, welches auf Cloud-Technologien beruht und sich flexibel an neue Bedürfnisse anpassen lässt, ist daher von grossem Nutzen.
Microsoft 365 agiert vollständig über die Cloud. Damit können Mitarbeitende die benötigten Dateien und Informationen jederzeit und unabhängig von ihrem Aufenthaltsort aufgreifen und bearbeiten. Die regelmässige Synchronisierung stellt sicher, dass Nutzerinnen und Nutzer die Dienste auch ohne Internetverbindung beanspruchen können.
Auch das Vertriebssystem von Microsoft fördert die Agilität und Flexibilität von Unternehmen: Das Programm lässt sich über Lizenzen erwerben. Dies erlaubt es dem IT-Manager oder dem externen IT-Dienstleister, die benötigte Leistung, die Anzahl Zugriffe sowie die Speicherkapazität mit wenig Aufwand an die aktuellen Bedürfnisse und gemäss der Unternehmensentwicklungen anzupassen. Dem KMU stehen die notwendigen Lizenzen für die Kommunikation, Produktivität und Zusammenarbeit stets zur Verfügung und flüssige IT-Prozesse sind gesichert. Dank der Lizenzen lassen sich ausserdem Mehrkosten aufgrund von ungenutztem IT-Equipment oder Engpässe wegen fehlendem Serverplatz vermeiden.
Dank Cloud-Technologie und Lizenzsystem reduziert MS 365 die Abhängigkeit von der physischen Arbeitsinfrastruktur, es verbessert die Kostentransparenz im Unternehmen und entlastet die interne IT-Abteilung.
Massnahmen für IT- und Datensicherheit
Für viele Organisationen mag der Wechsel zu MS 365 mit Unsicherheiten in Bezug auf die Sicherheit des neuen Systems zusammenhängen. Auf der einen Seite ist es eine Tatsache, dass cloudbasierte Services neue IT-Sicherheitsvorkehrungen verlangen. Auf der anderen Seite sorgt Microsoft mit umfangreichen Sicherheitsmassnahmen sowie mit regelmässigen Updates und Patches für eine hohe IT-Sicherheit in all ihren Anwendungen.
Microsoft 365: Erfolgreiche Online Collaboration in KMU
In der Welt von zunehmend mobilen und flexiblen Arbeitsmodellen arbeiten viele KMU-Mitarbeitende von unterschiedlichen Standorten aus. Damit die Zusammenarbeit zwischen ihnen trotz Distanz funktioniert, ist eine passende und leistungsstarke Infrastruktur notwendig. Hier kommt Microsoft 365 ins Spiel: es bietet eine robuste Plattform für produktive und effiziente Teamarbeit, Zugang zu einer Vielzahl nützlicher Anwendungen wie MS Teams, sowie Cloud-Speicherplatz und Austauschplattformen. Dank dem breiten Funktionsumfang, starken IT-Sicherheitsvorkehrungen und guten Skalierungsmöglichkeiten bietet Microsoft die idealen Voraussetzungen, um die Leistungsfähigkeit einer Firma auch mit hybriden Arbeitsmodellen zu gewährleisten.
Doch die Vielfalt und Flexibilität der Plattform kann für ein Unternehmen schnell überfordernd wirken. Es ist daher zu empfehlen, dass sich KMU bei der Migration zu Microsoft 365 von einem MS365-zertifizierten IT-Partner unterstützen lassen. Ein Managed Services Provider (MSP) begleitet KMU sowohl bei der Beschaffung der Lizenzen als auch bei der Konfiguration der Software. Weiter steht er während dem Betrieb beratend zur Seite und unterstützt so eine sichere und erfolgreiche Online Collaboration in KMU.
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