Online-Mitarbeiterführung: Produktivität im Home-Office steigern

Unternehmen, die ihren Mit­arbeitenden die Möglich­keit zum Home-Office geben, erfreuen sich am Arbeits­markt zunehmender Beliebt­heit. Doch das Führen von dezentral verteilten Teams bringt für KMU und deren Führungs­personen auch neue Heraus­forderungen mit sich. Zur erfolg­reichen Mitarbeiter­führung braucht es neue Wege der Kommunikation, klare Regeln sowie ein leistungs­fähiges Tool zur Zusammen­arbeit.

Home-Office ist in vielen Unternehmen eine beliebte Ergänzung zum klassischen Büro­arbeitsplatz. Doch die Arbeit mit dezentralen und virtuell vernetzten Mitarbeitenden fordert von Führungs­personen, von der IT-Abteilung sowie von den Angestellten selbst eine Reihe von Anpassungs­massnahmen, damit sich die Effizienz, der gemeinsame Austausch und Team­entwicklungs­prozesse auch im Home-Office erfolgreich umsetzen lassen.

Offene Kommunikation trotz physischer Distanz

Eine offene Kommunikation ist für eine zielorientierte Mitarbeiterführung unabdingbar. Mit der räumlichen Verteilung der Teammitglieder stösst sie jedoch schnell auf Hindernisse. Viele der spontanen, informellen Gespräche am Pausentisch oder im Gang fallen weg und mit ihnen nimmt auch der persönliche Bezug der Teammitglieder untereinander ab: Das Zugehörigkeitsgefühl, die gemeinsame Zielverfolgung sowie die Innovationskraft des gesamten Teams können unter der Arbeit im Home-Office leiden.

Damit es nicht so weit kommt, müssen frühzeitig Alternativen etabliert werden. Über eine offene und kontinuierliche Kommunikation zwischen den Teammitgliedern sowie den Führungskräften lässt sich der informelle und teaminterne Austausch auch ins Home-Office übertragen. Dem Teamleiter kommt dabei eine Schlüsselrolle zu: Je dezentraler ein Team arbeitet, desto wichtiger ist eine enge und personalisierte Mitarbeiterführung. Regelmässige bilaterale Gespräche und die gegenseitige Vernetzung fördern nicht nur eine vertrauensvolle Bindung zwischen Mitarbeitenden und Führungspersonen, sondern auch die Einbindung ins gesamte Team. Die Angestellten fühlen sich besser integriert und neigen so eher dazu, über ihre Ideen, Lösungen und Innovationen im Team zu sprechen.

Darüber hinaus sollten Führungspersonen die Mitarbeitenden motivieren, ihre Arbeitsergebnisse regelmässig mit den anderen Teammitgliedern zu teilen. So lassen sich einzelne Projektschritte und Ideen gegenseitig bewerten, diskutieren und gemeinsam verbessern. Leistungsfähige Collaboration Tools stellen hierfür Whiteboards, virtuelle Gruppen­räume (Breakout-Rooms) oder Umfrage­funktionen zur Verfügung.

6 Massnahmen, um die Work-Life-Balance gezielt zu steuern

Das Arbeitsklima in den eigenen vier Wänden unterscheidet sich oftmals stark von der gewohnten Büroumgebung: Ablenkungen, eine ungeeignete technische Infrastruktur sowie die fehlende Distanz zwischen Arbeits- und Privatleben stellen viele Angestellte vor eine Herausforderung – Stress und Überforderung sind häufig die Folge.

Wer zuhause arbeitet, sollte daher konkrete Massnahmen ergreifen, um seinen Arbeitsalltag von seinem Privatleben zu trennen. Folgende sechs Vorgehensweisen können dabei helfen:

• Den Arbeitsplatz räumlich trennen: Wenn zuhause kein eigenes Zimmer zur Verfügung steht, eignen sich Raumteiler, Pflanzen oder Vorhänge, um den Arbeitsplatz vom Rest der Wohnung zu trennen und eine optische Distanz zwischen Büro und Privatleben herzustellen.
  
  
• Den Arbeitsplatz technisch und funktional einrichten: Steht im Home-Office ein komplett eingerichteter Arbeitsplatz zur Verfügung, der auch die wichtigsten Anforderungen an die Cybersicherheit erfüllt, lassen sich Stresssituationen vermeiden und das IT-Risiko für das gesamte Unternehmen sinkt.
  
  
• Arbeitsroutine auch zuhause umsetzen: Wenn Angestellte auch zuhause ihre üblichen Arbeitszeiten und Pausen beibehalten sowie die gewohnte Bürokleidung tragen, gelingt die Trennung zwischen Arbeitswelt und Privatleben besser.
  
  
• Bewusste Bewegungspausen: Bewegung fördert die Kreativität und das Konzentrationsvermögen. Durch regelmässige kurze Gymnastik- und Bewegungsphasen lässt sich die Produktivität auf einfache Weise steigern.
  
  
• Tagesplan erstellen: Das Führen einer To-Do-Liste hilft dabei, den Überblick über die anfallenden Aufgaben nicht zu verlieren. Durch den Einsatz von Collaboration Tools lassen sich Aufgaben, Termine und Projektarbeiten auch mit den anderen Teammitgliedern koordinieren und effizient erledigen.
  
  
• Ablenkungen vermeiden: Um sich zuhause nicht von den allgegenwärtigen privaten Angelegenheiten ablenken zu lassen, deaktivieren Mitarbeitende bestenfalls ihre privaten Kommunikationskanäle und informieren andere Personen im Haushalt, wann keine Störung gewünscht ist.

Im Rahmen der Online-Mitarbeiterführung sollten Abteilungsleitende diese Grundsätze proaktiv an ihr Team kommunizieren und sie zur Einhaltung motivieren. Durch die Reduktion möglicher Stressfaktoren lässt sich das Engagement der Angestellten merklich steigern.

Mit dem geeigneten Collaboration Tool gemeinsam arbeiten

Um im virtuellen Team zusammenzuarbeiten, ist ein professionelles und umfangreiches Kollaborations­-Instrument (Collaboration Tool) unverzichtbar. Ein solches Tool muss verschiedene Kriterien erfüllen, damit es die Produktivität eines KMU steigern kann: Dokumente müssen sich ortsunabhängig aufschalten lassen, die automatische Synchronisierung muss sichergestellt sein und Video- sowie Telefonkonferenzen sollten sich problemlos durchführen lassen können. Zusätzliche Funktionen für virtuelle Workshops, wie das Teilen des Bildschirms oder das Erstellen von Gruppenräumen bringen für die Zusammenarbeit im Online-Team weitere Mehrwerte mit sich.

Ein Collarboration-Tool, dass sich besonders bei KMU bewährt, ist «Microsoft 365». Das cloud­basierte Tool enthält zahlreiche Anwendungen, die für die effiziente und wirksame Zusammen­arbeit wichtig sind: Neben den klassischen Office-Anwendungen machen insbesondere Teams, OneDrive und SharePoint das Microsoft-Paket zu einer leistungsfähigen Kollaborations-Plattform.

So ermöglicht Microsoft Teams nicht nur die Video-, Festnetz- und Mobiletelefonie sondern es erlaubt darüber hinaus das gemeinsame Erarbeiten und Prüfen von Dokumenten, die Gruppenarbeit in Breakout-Räumen oder Brainstorming und Projektentwicklung über ein gemeinsames Whiteboard. Sharepoint ergänzt diese Leistungen durch eine strukturierte Ablagemöglichkeit für Dokumente. Zudem lässt sich über Sharepoint ein betriebsinternes Intranet erstellen, welches relevante Informationen für sämtliche Mitarbeitende des Unternehmens laufend zugänglich macht. Über den Online-Speicher OneDrive lassen sich Dokumente mit individuellen Berechtigungseinstellungen abspeichern.

Fazit: Gesteigerte Produktivität durch offene Kommunikation und technische Unterstützung

Um die Produktivität im Home-Office zu steigern, ist eine gute und strukturierte Mitarbeiterführung wichtig. Führungspersonen in KMU sollten sicherstellen, dass Mitarbeitende auch in den eigenen vier Wänden ein gutes Arbeitsklima vorfinden und dass der teaminterne Austausch auch auf der virtuellen Ebene funktioniert. Ein geeignetes Tool für die dezentrale Zusammenarbeit kann diese Prozesse deutlich vereinfachen. Um bei der Wahl und Konfigurierung des passenden Collaboration Tools optimal beraten zu sein, sollten KMU auf einen erfahrenen Partner zurückgreifen. Ein zertifizierter Anbieter von Managed IT Services setzt sich vorgängig mit den Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens auseinander und unterstützt bei der Beschaffung und Installation der notwendigen Lizenzen und Tools. So stellt er sicher, dass das Unternehmen stets ideal für die Arbeit im Home-Office ausgerüstet ist.

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