Teams-Chat vs. E-Mail: Was kommt wann zum Einsatz?

Während Mitarbeitende bis anhin fast alles per E-Mail erledigten, steht heute mit dem Microsoft Teams-Chat eine leistungsstarke Alternative bereit. Doch viele KMU erleben eine neue Form der Unordnung: Informationen werden über mehrere Kanäle verteilt, Entscheidungen sind schwer nach­vollziehbar und Nachrichten gehen verloren. Wer die Vorteile der digitalen Zusammenarbeit wirklich nutzen will, muss wissen, wann Teams und wann E-Mail zum Einsatz kommen soll.

Microsoft 365 bietet mit Outlook und dem Teams-Chat zwei starke Werkzeuge, die den Informationsfluss in Unternehmen nachhaltig verbessern. Vorausgesetzt, sie werden richtig kombiniert. 

1. Wann eignet sich Teams-Chat, wann Outlook und wann andere Kanäle?

Microsoft Teams ist weit mehr als ein Kommunikationskanal über einen Chat. Das Tool bildet die zentrale Plattform, auf der Zusammenarbeit, Kommunikation und Wissen im Unternehmen zusammenkommen. Informationen, Dateien, Aufgaben und Besprechungen sind miteinander verknüpft und für alle Beteiligten sichtbar. So entstehen Transparenz, Effizienz und Geschwindigkeit im Arbeitsalltag.

Kommunikation ist das Rückgrat jeder Organisation. Werden Nachrichten, Aufgaben und Dokumente jedoch über verschiedene Kanäle verteilt, entstehen Reibungsverluste: Doppelte oder fehlende Informationen, verlorene Dateien, überfüllte Posteingänge und verzögerte Entscheidungen sind typische Symptome. Gerade in KMU, wo Mitarbeitende oft mehrere Rollen übernehmen, kann eine unstrukturierte Kommunikation schnell Produktivitätsverluste verursachen. Deshalb ist ein bewusster und klar geregelter Umgang mit Teams-Chat und E-Mail nicht nur eine technische Aufgabe, sondern vor allem auch eine Führungsverantwortung.

Typische Einsatzbereiche für die Kommunikation mit Microsoft Teams:

Unternehmen nutzen Teams besonders für die interne Kommunikation, weil Inhalte dort bleiben, wo sie entstehen. Neue Mitarbeitende oder Stellvertretungen finden sich rasch zurecht, da alle Unterhal­tungen, Dateien und Aufgaben im jeweiligen Projekt-, Markt- oder Abteilungskanal gespeichert sind. Gleichzeitig fördert Teams eine aktivere und flinkere Kommunikations­kultur. Doch auch für die externe Kommunikation setzen Unternehmen Teams ein, etwa in Kundenprojekten oder bei der Zusammen­arbeit mit Partnerfirmen. Über Gastzugriff oder Teams Connect binden sie externe Personen gezielt in Kanäle ein und behalten dabei Sicherheit und Datenhoheit im Griff.

E-Mail: das Rückgrat der formellen Kommunikation

Trotz der Teams-Revolution bleibt die E-Mail unverzichtbar. Sie ist weltweit anerkannt, standardisiert und für formelle oder rechtlich relevante Mitteilungen unersetzlich. Angebote, Verträge, Rechnungen oder Korrespondenz mit Kunden und Behörden gehören in den E-Mail-Kanal. Hier zählen Nach­voll­ziehbarkeit, Archivierung und Rechtssicherheit.

2. Die goldenen Regeln für die Nutzung von Teams, Teams-Chat und E-Mail

Viele Unternehmen definieren keine klaren Regeln für die Nutzung der Kanäle, was zu ineffizienten Abläufen führt. Bereits einfache Orientierungsrichtlinien schafft Abhilfe:

Praxisbeispiel aus einem KMU

Ein Architekturbüro mit 25 Mitarbeitenden nutzte Microsoft 365, jedoch ohne klare Abgrenzung zwischen Teams und Outlook. Ein Teil des Personals arbeitete ausschliesslich mit E-Mail, ein anderer fast nur in Teams. Informationen gingen verloren, Entscheidungswege waren unklar.

Nach einer kurzen Schulung und der Einführung verbindlicher Kommunikationsrichtlinien reduzierte das Unternehmen seine interne E-Mail-Flut um rund 30%. Projektverläufe wurden transparenter, und neue Mitarbeitende fanden sich ohne zusätzliche Erklärungen im Teams-Kanal zurecht.

Angewandte Richtlinien:

Typische Stolpersteine in Teams und E-Mail: Wie man sie vermeidet

• Zu viele Teams oder Kanäle: Lieber wenige, dafür klar strukturierte Bereiche in MS Teams  anlegen. 
  
  
• Unklare Benachrichtigungsregeln: Definieren, wann Erwähnungen von Personen sinnvoll sind.
  
  
• Entscheidungen im Chat verlieren: Wichtige Punkte im jeweiligen Kanal dokumentieren.
  
  
• Interne E-Mails ohne Mehrwert: Konsequent in Teams-Chat verschieben.
  
  
  

Outlook und Teams: die perfekten Partner

Die Funktionen von Outlook und Teams lassen sich übergreifend und integral einsetzen. Diese Verbindung ist entscheidend, um E-Mail und Chat sinnvoll zu kombinieren:

• E-Mails lassen sich direkt in einem Teams-Kanal teilen.
  
  
• Mitarbeitende können Teams-Meetings direkt aus Outlook heraus planen.
  
  
• Protokolle und Aufgaben synchronisieren automatisch mit dem Outlook-Kalender.
  
  
• Anhänge aus E-Mails lassen sich automatisiert zentral in SharePoint speichern.
  
  

Mit diesen Integrationen behalten Teams jederzeit Zugriff auf Wissen und Dokumente – unabhängig vom genutzten Kanal. Alle relevanten Informationen, Aufgaben und Besprechungen sind zentral gesammelt und stehen berechtigten Mitarbeitenden rund um die Uhr zur Verfügung. So gehen Dateien und Entscheidungen nicht in abgeschotteten Ablagen verloren. Auch Doppel­erfassung lässt sich dadurch vermeiden. Die Zusammenarbeit gestaltet sich dadurch deutlich einfacher, während Transparenz und Nach­voll­ziehbarkeit im Unternehmen zunehmen.

3. Der kulturelle Wandel

Führungskräfte als Vorbild bei der Kommunikation mit Teams, Teams-Chat und Outlook

Die Entscheidung, wann welches Kommunikationsmittel zum Einsatz kommen soll, ist weniger eine technische als eine kulturelle Frage. Für Führungskräfte gilt es, als Vorbild voranzugehen und vorzuleben, wie moderne Kommunikation funktioniert. Wer Microsoft Teams nur freigibt, aber selbst weiterhin alles per E-Mail erledigt, sendet ein widersprüchliches Signal. Nachhaltige Veränderung gelingt nur, wenn sämtliche Mitarbeitende und unabhängig von der hierarchischen Stellung im Unternehmen die Regeln verinnerlichen und im Alltag leben. 

Schulung und Sensibilisierung

Empfehlenswert ist, Kommunikationsrichtlinien mit einer gezielten Einführung zu verbinden. Dabei lernen Mitarbeitende nicht nur die Funktionen von Teams kennen, sondern auch, wie sie ihren Arbeitsalltag strukturieren. So entsteht Akzeptanz durch Verständnis:

• Best Practices für Chat, Kanal und Dateiablage
  
  
• Integration von Outlook, Planner und Loop
  
  
• Dos & Don’ts der digitalen Kommunikation
  
  
• Beispielkommunikation aus dem Unternehmensalltag

4. Umsetzung in fünf Schritten

1. Ist-Analyse: Zunächst gilt es, sämtliche bestehenden Kommunikationskanäle im Unternehmen systematisch zu erfassen. Ziel ist, einen klaren Überblick zu erhalten, wie aktuell kommuniziert wird, wo Redundanzen oder Informationsverluste auftreten und welche geeigneten Kanäle gegebenenfalls ungenügend genutzt sind.

2. Regeln definieren: Klare Richtlinien legen fest, wann welches Medium zum Einsatz kommt. Zum Beispiel: Kurze, spontane Abstimmungen laufen über den Teams-Chat, teambezogene Unterhal­tungen über Kanäle, formelle und externe Kommunikation über E-Mail. Diese Regeln sind gemeinsam mit den Teams abzustimmen, damit sie sie in der Praxis akzeptieren und im Alltag adressaten- und themengerecht nutzen.

3. Technische Integration: Mit dem IT-Dienstleister ist dafür zu sorgen, dass die nahtlose Verbindung zwischen Outlook, Teams und SharePoint möglich ist. Das bedeutet zum Beispiel, dass Mitarbeitende ihre E-Mails direkt im passenden Teams-Kanal teilen und Anhänge zentral in SharePoint speichern können. Besprechungen sollen sowohl im Outlook-Kalender als auch in Teams sichtbar sein können. Ziel ist es, Informationen und Dokumente jederzeit auffindbar zu machen und den Austausch zwischen den Tools zu vereinfachen.

4. Mitarbeitende schulen: Praxisnahe Schulungen begleiten die Einführung der neuen Kommunikationsr­egeln und -technologien. Anhand konkreter Beispielsituationen vermitteln Schulungsverantwortliche oder Führungskräfte, wie die definierten Prozesse im Alltag funktionieren. So lassen sich Unsicherheiten abbauen und die Akzeptanz steigt.

5. Auswertung und kontinuierliche Anpassung: Nach etwa drei Monaten erfolgt eine strukturierte Auswertung des Feedbacks aus den Teams. Auf Basis der gesammelten Rückmeldungen erfolgt bei Bedarf die weitere Optimierung der Prozesse und Regeln.
   
   

Schlussbemerkung

Effiziente Kommunikation entsteht aus einer praxisnahen Struktur und durch Klarheit. Teams bringt Geschwindigkeit und Transparenz in die interne Zusammenarbeit, E-Mail sorgt für Verbindlichkeit und Nachvoll­zieh­barkeit. KMU, die beides bewusst und mit klaren Regeln kombinieren, stärken den Modern Workplace im Unternehmen: Sie reduzieren den Aufwand, fördern die Zusammenarbeit und schaffen mehr Raum für das Wesentliche.