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Wie sich die Dokumentenablage in einem KMU vereinfachen lässt

Archiv Dateiablage und Dokumentenablage

Eine effiziente Dokumentenablage ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für ein KMU. Wer bei einem Kundentermin oder in einer Besprechung erst lange in einem Papierstapel suchen muss, hat den Anschluss an die moderne Arbeitswelt verpasst. Die klassische Papierablage hat längst ausgedient. Zeitaufwendiges Durchstöbern von Festplattenverzeichnissen, Serverlaufwerken und Speichersticks ist auch keine Lösung für die Anforderungen der heutigen Geschäftswelt. Flexibles Arbeiten vom Büroarbeitsplatz, von unterwegs oder vom Home Office erfordert durchdachte digitale Dateiablagen. Wir erläutern, wie KMU von einer modernen digitalen Ablage profitieren können und nennen fünf wichtige Tipps für eine effiziente, strukturierte Dateiablage.

Ideal gegliederte Dateiablagen ermöglichen zu jeder Zeit und mit beliebigen Endgeräten den Zugriff auf alle für die Arbeit notwendigen Informationen und Dokumente. Produkte wie Microsoft Office 365 mit OneDrive, SharePoint und Teams stellen die notwendigen Funktionen für Unternehmen zur Verfügung. 

Wie ein KMU von einer modernen digitalen Dokumentenablage profitiert

Eine moderne elektronische Dateiablage bietet einem KMU zahlreiche Vorteile. Informationen und Dokumente müssen nicht aufwendig in papierbasierten Ablagesystemen gesucht werden, sondern lassen sich komfortabel innerhalb von Sekundenbruchteilen mit einer elektronischen Suchfunktion finden. Viele Aufgaben lassen sich automatisieren. So kann beispielsweise die automatische Archivierung über einen festgelegten Zeitraum erfolgen oder eine automatische Sicherung speichert die Daten regelmässig in einem Cloud Backup.

Die elektronische Ablage beschleunigt die Geschäftsprozesse des KMU. Alle wichtigen Informationen lassen sich schnell mit anderen teilen. Freigaben sind nicht mehr in Umlaufmappen zu erteilen, sondern erfolgen für alle Beteiligten direkt elektronisch sichtbar. Ein weiterer wichtiger Vorteil einer elektronischen Datenablage ist, dass auf die Informationen an beliebigen Orten zu jeder Zeit zugegriffen werden kann. Lösungen wie Office 365 und SharePoint, oder OneDrive stellen die Daten über das Internet und die Cloud zur Verfügung. Egal, ob im Büro, beim Kunden oder im Home Office, die Dokumente sind überall per PC, Mac, Laptop, Tablet oder Smartphone einsehbar.

Nimmt jemand im Unternehmen oder ein autorisierter externer Nutzer Veränderungen an den Dokumenten vor, hält die elektronische Ablage fest, wer und wann die Änderungen durchgeführt hat. Die Dokumentenhistorie bleibt für alle nachvollziehbar. Bei Bedarf lassen sich verschiedene Dokumenten- oder Dateiversionen elektronisch miteinander vergleichen. Das bringt eine spürbare Erleichterung bei der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten. Hinzu kommt, dass eine moderne Dateiablage dem Unternehmen viel Geld und Platz spart inndem es den von Aktenschränken belegte Platz im Büro für Sinnvolleres nutzt. Komplette Archive mit alten Akten lassen sich auflösen und die Räume für andere Zwecke verwenden.

 

Vorteile einer modernen digitalen Dokumenten- und Dateiablage

  • Schnelles Finden von Dokumenten, Dateien und Informationen
  • Beschleunigung von Geschäftsprozessen
  • Automatisierung vieler Aufgaben wie Archivierung oder Cloud Backup
  • Zugriff auf Informationen von überall, zu jeder Zeit und mit beliebigen Endgeräten
  • Nachvollziehbarkeit der Veränderungen an den Dokumenten
  • Effizientere Zusammenarbeit, höhere Produktivität
  • Platzersparnis
  • Kosteneinsparungen
  • Beitrag zur Nachhaltigkeit – Einsparung von Material und Geräten


5 Tipps für eine effiziente und strukturierte Datei- und Dokumentenablage

 

1. Tipp: Cloud Computing für die Dateiablage nutzen

Moderne Dokumenten- und Dateiablagen nutzen die Möglichkeiten des Cloud Computings. Das Cloud Computing speichert alle Daten in einem oder mehreren Cloud-Rechenzentren eines Anbieters und macht sie über das Internet von überall aus erreichbar. Bedenken hinsichtlich unbefugter Zugriffe lassen sich durch Authentifizierung der Anwender und Verschlüsselung der Daten ausräumen. Das KMU spart sich den Aufwand, selbst Server und IT-Infrastruktur zur Speicherung der Daten zu installieren, zu betreiben und zu managen. Ein Anbieter von Managed IT Services kümmert sich um all diese Aufgaben und erledigt auf Wunsch das Cloud Backup. Zu bezahlen sind nur die tatsächlich gebuchten und in Anspruch genommenen Leistungen.

2. Tipp: Sinnvolle Dateinamen und eine effiziente Ordner- oder Ablagestruktur

Ohne Ordnung arbeiten selbst modernste Dokumentenablagen ineffizient. Um in der elektronischen Ablage eine gute Struktur zu schaffen, sind vor allem zwei Dinge wichtig:

  • Dateien sind nachvollziehbar zu benennen
  • Es ist eine sinnvolle Verzeichnisstruktur einzuführen

Um schon am Namen zu erkennen, welche Inhalte die Datei bereithält, sollte der Dateiname Informationen wie Dokumententyp, Thema, Ersteller und Erstellungsdatum beinhalten. Die Verzeichnisstruktur ist über die Unternehmen hinweg einheitlich zu gestalten. Sie kann den Prozessabläufen folgen, thematisch oder chronologisch sortiert sein. Wichtig ist, dass sie konsequent von allen Mitarbeitern eingehalten wird.

3. Tipp: Individuellen Cloud-Speicherplatz in angemessener Grösse für die Mitarbeiter bereitstellen 

Mitarbeitende sind es von ihren festplattenbasierten Arbeitsplatzrechnern gewohnt, individuellen Speicherplatz mit ausreichender Kapazität zur Verfügung zu haben. Dieser Speicherplatz ist auch bei cloudbasierten Lösungen wie Office 365 und OneDrive bereitzustellen. Die Grösse sollte mit den Anforderungen der täglichen Arbeit übereinstimmen. Zu beachten ist, dass zu viel Speicherplatz zu Unordnung und unstrukturierten Dateiablagen verleitet.

4. Tipp: Kollaborationstools für die Arbeit in Teams und Projekten nutzen

Zwar lassen sich Dateien, die in individuellen Cloud-Ablagen gespeichert sind, für andere freigeben, doch die Zusammenarbeit in Teams und Projekten erfordert die Nutzung von Dokumentenablagen mit kollaborativen Eigenschaften. Tools wie Microsoft SharePoint oder Microsoft Teams erlauben das Einbinden in Workflows und das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. Sie sind hervorragend für die Kommunikation und den Informationsaustausch in grösseren Gruppen und mit externen Partnern geeignet. Neben Office-Anwendungen stehen Videokonferenz- und Messenger-Funktionalitäten zur Verfügung.

5. Tipp: Alle Papierdokumente regelmässig digitalisieren

Elektronische Dateiablagen machen nur Sinn, wenn wirklich alle Informationen elektronisch verfügbar sind. Leider ist das vollständig papierlose Büro noch nicht zu 100% bei allen Geschäftspartnern angekommen, denn zahlreiche Dokumente wie Briefe und Rechnungen erreichen das Unternehmen nach wie vor in Papierform. Diese Dokumente sind regelmässig zu scannen und zu digitalisieren, um sie in elektronischer Form über die Dateiablage den Mitarbeitern im KMU zugänglich zu machen. Der Aufwand ist dennoch deutlich geringer, als diese Papierdokumente für die Ablage aufzubereiten und in physischen Ordnern abzulegen. Dabei sind die in Tipp 2 beschriebene Struktur und die Namenskonventionen einzuhalten.

Fazit

Eine moderne digitale Dateiablage bietet dem KMU viele Vorteile. Richtig eingesetzt steigert sie die Produktivität, unterstützt dezentrale Arbeitsmodelle und trägt massgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei. Bei der Auswahl eines geeigneten Produkts und einer passenden Cloud-Lösung unterstützen etwa Anbieter von Managed IT-Services. Sie stehen mit ihrer Expertise und Erfahrung im Dokumenten-Management beratend zu Seite oder unterstützen bei der Einführung einer zielführenden Lösung im Unternehmen.

Die Cloud: IT aus der Steckdose. Chancen und Risiken von Cloud Computing für Unternehmen


Titelbild: Shutterstock

Themen: Cloud, Datensicherung, Online Backup, Mobiler Arbeitsplatz
Autor: Philipp Hollerer | 30.06.2020 | 07:45
Philipp Hollerer
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