Mit Microsoft Viva steht Unternehmen eine Plattform zur Verfügung, welche die Employee Experience in den Mittelpunkt stellt. Durch den Fokus auf direkten Austausch, Wissensvermittlung und Arbeitsorganisation ergänzt sie die Microsoft-Palette um wichtige Funktionen – insbesondere dann, wenn es um die digitale Team-Zusammenarbeit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden geht.
Mit der Verbreitung von hybriden und virtuellen Arbeitsformen sind vermehrt technische Hilfsmittel notwendig, um die Zusammenarbeit und Produktivität eines Teams zu erleichtern und zu stärken. Innerhalb von Microsoft 365 stehen diverse Anwendungen für die effiziente Remote- und Home-Office-Arbeit zur Verfügung. Insbesondere Microsoft Teams stellt als leistungsstarke Collaboration-Plattform zahlreiche Möglichkeiten für die digitale Zusammenarbeit in Teams, Projektgruppen und Abteilungen zur Verfügung.
Um die team- bzw. projektorientierte Anwendung MS Teams mit weiteren Kanälen für die interpersonelle und unternehmensübergreifende Kommunikation auszustatten, steht KMU das Werkzeug Microsoft Viva (MS Viva) zur Verfügung. Dieses ergänzt die bestehenden Produkte von MS 365 mit verschiedenen Funktionen, welche die Leistungsfähigkeit eines virtuellen Teams weiter steigern und dabei auch Faktoren des persönlichen Wohlbefindens mitberücksichtigen.
Was ist Microsoft Viva?
Bei Microsoft Viva handelt es sich um eine Employee Experience Plattform (EXP). Als Teil von Microsoft 365 verfolgt sie das Ziel, den Austausch und Wissenstransfer auch bei dezentralen Arbeitssituationen zu optimieren. Gleichzeitig sorgt sie für eine Balance zwischen Produktivität und Wohlergehen von Mitarbeitenden.
MS Viva bringt Funktionen mit, die unter anderem direkte und spontane Interaktionen, offene Kommunikation sowie gezielte Weiterbildungen und Wissensmanagement ermöglichen. Ebenso dient die Anwendung der persönlichen Arbeitsorganisation. Sie unterstützt zudem Führungspersonen bei der Leitung eines virtuell arbeitenden Teams.
Microsoft Viva setzt sich aus vier Modulen zusammen, welche die verschiedenen Ziele der Plattform fokussieren und digital umsetzen:
- Viva Connections: Erlaubt es Mitarbeitenden sich zu vernetzen, auszutauschen, Ressourcen bereitzustellen oder personalisierte Empfehlungen abzugeben.
- Viva Insights: Verbindet Daten aus verschiedenen Quellen und bietet Einblicke in die Arbeitsgewohnheiten und Arbeitsbedingungen eines Mitarbeitenden.
- Viva Learning: Stellt interne und externe Lernressourcen gebündelt für die Weiterbildung und Schulung von Mitarbeitenden zur Verfügung.
- Viva Topics: Nutzt künstliche Intelligenz (KI) um Wissen und Informationen innerhalb eines Unternehmens zu organisieren und zugänglich zu machen.
Auf Basis dieser Module steigert MS Viva die effiziente und empathische Kommunikation der Mitarbeitenden untereinander sowie mit dem Unternehmen. Wie andere Tools von MS 365 lässt sich auch Viva nahtlos in Microsoft Teams integrieren und so hindernisfrei nutzen.
Vorteile von Microsoft Viva für KMU
Microsoft Viva rückt die Erfahrung, die Arbeit und das Arbeitsumfeld von Mitarbeitenden ins Zentrum. Es ergänzt den Funktionsumfang von Microsoft 365 und MS Teams, indem es Informationen zum Arbeitsalltag der Mitarbeitenden auswertet und die Kanäle für direkte, interpersonelle und unternehmensweite Kommunikation ausweitet. Ausserdem vereint es Fachwissen, Weiterbildungsmaterialien und wichtige Ressourcen auf einer Plattform und stellt sie gegenseitig zur Verfügung. Die wichtigsten Vorteile von MS Viva für KMU lassen sich wie folgt zusammenfassen:
1. Verbesserte Kommunikation und Team-Zusammenarbeit
Als Teil von Microsoft Teams ergänzt und erweitert Viva die Möglichkeiten für interpersonelle Kommunikation und Austausch im Team. Das Modul Viva Connections widerspiegelt die virtuelle Kommunikationsumgebung, über die Angestellte untereinander, aber auch mit dem Unternehmen kommunizieren und interagieren. Durch die Integration von Viva Connections in Microsoft Teams lassen sich alle wichtigen Aspekte des digitalen Arbeitsplatzes an einer Stelle vereinen. MS Teams wird so zur zentralen Kommunikationsdrehscheibe für formellen und informellen Austausch auf verschiedenen Ebenen.
Ergänzend zu den Kommunikationskanälen von MS Teams, bietet Viva Connections ein Portal, über das sich beispielsweise auch die informellen Gespräche der Kaffeepause oder spontane Begegnungen im Gang ein Stück weit in die virtuelle Welt übertragen lassen. Es ermöglicht Mitarbeitenden sich miteinander zu vernetzen oder einander personalisierte Benachrichtigungen zu senden. Ebenso sammelt es wichtige Unternehmensnews, Updates und sendet persönliche Empfehlungen basierend auf den Interessen und Vorlieben der Nutzenden. Dank dieser Funktionen trägt Viva Connections nicht nur zu einer positiven Arbeitsumgebung bei, sondern es fördert auch den Austausch über die Abteilungsgrenzen hinweg.
2. Optimierung der Arbeitsbedingungen und Zufriedenheit der Mitarbeitenden
Ein weiteres Ziel von Microsoft Viva ist es, die Arbeitsweise von Mitarbeitenden zu monitoren und Möglichkeiten für ein besseres Arbeitsmanagement bereitzustellen. Dazu eignet sich das Modul Viva Insights.
Mit Insights gewinnen Angestellte differenzierte Einblicke in die eigenen Arbeitsgewohnheiten. Es nutzt Daten aus verschiedenen Quellen, um beispielsweise Trends in der Arbeitsbelastung und der Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu identifizieren. Die Erkenntnisse lassen sich einsetzen, um die Arbeitsbedingungen und -prozesse zu optimieren und produktiver zu gestalten. Viva Insights erinnert Nutzerinnen und Nutzer beispielsweise daran, eine Pause zu machen, es bietet Hilfen zur Organisation des Arbeitstages oder es schlägt ihnen interessante Personen zur Vernetzung vor.
Auch für Team-Leader und Führungspersonen hat Insights eine wichtige Funktion, denn es analysiert die Auslastung und Arbeitssituation von Mitarbeitenden und Teams. Während der fehlende persönliche Kontakt im virtuellen Arbeitsumfeld die differenzierte Führung von Mitarbeitenden erschwert, liefert Insights die notwendigen Informationen, um Stresssituationen und Engpässe frühzeitig zu erkennen. Dank solchen Erkenntnissen können Führungspersonen frühzeitig Massnahmen ergreifen, die das Wohlergehen von Mitarbeitenden unterstützen. Davon profitieren auch das Arbeitgeberimage und die Arbeitsatmosphäre.
3. Effektive Schulungen und Weiterbildungen
Stetiges Lernen und die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden ist heute für KMU wichtiger denn je. So ist es von grossem Vorteil, dass Microsoft Viva mit einem umfangreichen Weiterbildungszentrum ausgestattet ist. Über das Modul Viva Learning können KMU ihren Angestellten diverse interne und externe Schulungen, Weiterbildungsangebote sowie Zertifizierungen anbieten und auf einer Plattform zentralisieren. Mitarbeitende können diese Angebote nutzen, um ihre Fähigkeiten selbstbestimmt zu verbessern und sich weiterzuentwickeln. Ebenso lässt sich Viva Learning einsetzen, um gezielte Weiterbildungsprogramme zusammenzustellen oder um ausgewählte Lerninhalte einzelnen Mitarbeitenden zuzuweisen.
Mit dem Weiterbildungsangebot trägt Viva dazu bei, dass Nutzende ihre vollen Potenziale ausschöpfen können und dass sich ein Unternehmen auf kompetente, geschulte und erfahrene Mitarbeitende verlassen kann.
4. Wirksames und nachhaltiges Wissensmanagement
In einem KMU reichert sich im Laufe der Zeit eine Menge an relevantem Fachwissen zu unterschiedlichsten Themen an. Wenn es gelingt, dieses Wissen auf breiter Basis verfügbar zu machen, lässt sich die Team-Zusammenarbeit deutlich erleichtern. Das Modul Viva Topics setzt genau hier an. Es unterstützt das Wissensmanagement in KMU, indem es relevante Dokumente, Beiträge und weitere Quellen systematisch scannt und die essenziellen Informationen daraus extrahiert. Dank dem Einsatz von künstlicher Intelligenz stellt das Tool unterschiedliche Themenbereiche zusammen und ergänzt dabei beispielsweise auch die Kontaktinformationen eines kompetenten Ansprechpartners.
Mit Viva Topics baut ein Unternehmen automatisiert eine umfangreiche Wissensplattform auf, welche das in der Organisation vorhandene Wissen und Know-how digital abbildet, bündelt, mit Informationen aus externen Quellen kombiniert und für die Anwendenden nutzbar macht. Da Mitarbeitende direkt wissen, wo und wie sie Antworten auf ihre Fragen finden, geht weniger Zeit mit der Suche nach Informationen verloren. Damit steigt die Leistungsfähigkeit von Teams. Gleichzeitig steht für das Wissensmanagement in einem Unternehmen eine zuverlässige Plattform zur Verfügung.
Eine gute Employee Experience sorgt für Produktivität und Zufriedenheit
Als Teil von MS 365 liefert Viva diverse Module, um ein ortsunabhängiges digitales Arbeiten und die standortübergreifende Team-Zusammenarbeit vorwärtszubringen. Es integriert sich nahtlos in die bestehende Umgebung von Microsoft 365 und ergänzt MS Teams mit zusätzlichen Kanälen für die Kommunikation und Organisation eines virtuellen Teams. Microsoft Viva unterstützt KMU dabei, ihre Geschäftsabläufe zu optimieren, die Effizienz und Produktivität ihrer Mitarbeitenden zu erhöhen sowie eine positive Arbeitsumgebung zu schaffen.
Die erfolgreiche Einführung und Nutzung von MS Viva bedingt eine klare Strategie, eine durchdachte Modulauswahl sowie eine sorgfältige Planung. Für eine reibungslose Umsetzung und Begleitung von MS Viva ist daher der Beizug eines zertifizierten Anbieters von Managed IT Services (MSP) ratsam. Ein externer IT-Spezialist mit ausgewiesener Erfahrung mit Microsoft 365, hilft bei der reflektierten Einführung des neuen Tools und gewährleistet eine wirkungsvolle Nutzung. Dank der professionellen Begleitung schafft ein KMU ein virtuelles Arbeitsumfeld, das nicht nur die Leistung steigert, sondern darüber hinaus auch eine gute Digital Employee Experience und damit die Mitarbeitendenzufriedenheit sowie die Arbeitgeberattraktivität fördert.
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