Wie Microsoft Teams die Team-Zusammen­arbeit vereinfacht

Als Collaboration Plattform ermöglicht Microsoft Teams eine effiziente und produktive Team-Zusammen­arbeit, selbst wenn sich die Mitarbeitenden an unters­chiedlichen Orten befinden. Mit den zum Standard werdenden hybriden Arbeits­formen brauchen KMU ein wirksames Tool, das die Zusammenarbeit im virtuellen Team vereinfacht.

In remote oder hybrid arbeitenden Teams kann es eine Herausforderung sein, Meetings, Aufgaben, Dokumente und Projekte erfolgreich zu bearbeiten und effizient abzuschliessen. Fehlt die entsprechende Infrastruktur, so läuft ein Unternehmen Gefahr, dass Verzögerungen, Unstimmig­keiten oder fehlerhafte Prozesse auftreten. Mit einem zuverlässigen Collaboration Tool, das auf die Bedürfnisse und Anforderungen eines KMU zugeschnitten ist, lässt sich dies vermeiden.

Ein leistungsstarkes Kollaborations­werkzeug unterstützt die Zusammenarbeit und trägt massgeblich dazu bei, dass die Qualität und Effizienz in digitalen Teams nicht beeinträchtigt wird. Microsoft 365 stellt mit Microsoft Teams (MS Teams) ein solches Tool zur Verfügung. Die Software ist eigens darauf ausgerichtet, Kollaborationsprozesse, Informationsflüsse und Projektarbeit zwischen dezentral tätigen Mitarbeitenden, Partnern oder Lieferanten zu vereinfachen und zu harmonisieren. Es weist verschiedene bemerkenswerte Eigenschaften auf, welche die Team-Zusammenarbeit in digitalen KMU unterstützen.

Klare Strukturen sorgen für Übersicht

Microsoft Teams bietet zahlreiche Möglichkeiten, um die Plattform zu strukturieren und zu ordnen. KMU, die damit arbeiten, sollten sich bereits vor der Implementierung über die optimale Struktur auf der Plattform Gedanken machen. So ist es etwa möglich, über das Hinzufügen von Teams und Kanälen, die Unternehmens­strukturen in die virtuelle Welt zu übertragen. Ebenso ist der Aufbau von MS Teams nach Projekten, Regionen oder sonstigen Faktoren möglich.

Die Dateiablage organisiert sich über Ordnerstrukturen. Mit Versionsverläufen und einem klaren Zugriffsmanagement lässt sich sicherstellen, dass wichtige Änderungen in Dokumenten stets für alle Nutzenden nachvollziehbar bleiben. Darüber hinaus ist es möglich, benutzerdefinierte Rollen zu verteilen, Zugriffsrechte zu verwalten und Privatsphäre-Einstellungen benutzerdefiniert zu bestimmen. Die Einstellungs- und Strukturierungs­optionen von MS Teams erlauben es, das Tool klar und übersichtlich einzurichten – so wie es für die Abläufe im KMU sinnvoll ist.

Verschiedene Möglichkeiten für Austausch und Kommunikation

Der bekannteste Einsatzbereich von MS Teams ist wohl die Videokonferenzfunktion. Sie erlaubt es, mit einer Vielzahl an Teilnehmenden Online-Meetings durchzuführen und punktet mit einer stabilen Übertragungsrate sowie vielseitigen Features, die den virtuellen Austausch bereichern. Doch daneben bietet Teams zahlreiche weitere Möglichkeiten, über welche Mitarbeitende miteinander in Kontakt treten können. Je nach Thema, Dringlichkeit und Zuständigkeit stehen unterschiedliche Kommunikationswege zur Auswahl:

• Ein persönlicher Chat erlaubt schriftliche Instant-Kommunikation mit bestimmten Personen. 
• Jeder Kanal (Channel) weist ein Austauschforum auf, über welches sich Infos an sämtliche Kanalmitglieder senden lassen. 
• Telefon- und Videokonferenzen ermöglichen den audiovisuellen Austausch mit mehreren Teilnehmenden. Auch externe Personen lassen sich zur Teilnahme an den Konferenzen einladen.
• Teams ist auch als vollwertige VoIP-Telefonie nutzbar. Über die Teams-App bleiben Mitarbeitende selbst am Mobiltelefon über ihre Geschäftsnummer erreichbar.
• Mit der integrierten To-Do-Liste von Microsoft Planner erlaubt die Anwendung ein einfaches und übersichtliches Management von Aufgaben und Deadlines. Die Liste lässt sich sowohl auf der persönlichen Nutzeroberfläche einrichten als auch mit den Mitgliedern eines Channels teilen. Dies erleichtert es dem Team, die Übersicht über den Fortschritt eines Projekts zu behalten.

Eine Plattform zentralisiert alle wichtigen Dienste

Als Teil von MS 365 ist Teams optimal mit den weiteren Programmen der MS-Palette kombinierbar. Über verschiedenste Schnittstellen lassen sich Anwendungen von Microsoft 365, von Drittanbietern oder gar unternehmensspezifische Applikationen auf einer Nutzeroberfläche zentralisieren. Diese Integrations­möglichkeiten tragen zur weiteren Vereinfachung der Team-Zusammenarbeit bei und entschlacken die betrieblichen Prozesse. Es entsteht eine bessere Übersicht über die täglich genutzten Tools und Mitarbeitende müssen nicht mehr so häufig zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her wechseln. Als Folge können sie ihre Arbeit schneller und effizienter erledigen.

Entspannt arbeiten dank guter Sicherheits­vorkehrungen

IT-Sicherheit spielt insbesondere im KMU-Umfeld eine immer wichtigere Rolle. Auf der einen Seite sind diverse Datenschutzbestimmungen einzuhalten, auf der anderen Seite ist ein guter und zuverlässiger Schutz vor Cyberangriffen zu installieren. Gerade dann, wenn ein Teil der Belegschaft von dezentralen Arbeitsplätzen aus auf die Unternehmens­server zugreift, ist IT-Sicherheit besonders wichtig. Das gilt auch für ein Collaboration-Tool wie Microsoft Teams. 

Anwenderinnen und Anwender von MS 365 können sich darauf verlassen, dass sämtliche Produkte bereits einen hohen Sicherheitsstandard mitbringen. Dank der ISO 27001-Zertifizierung und regelmässigen Updates bleibt die Software auf dem neuesten Stand und sie ist gut gegen Cybergefahren abgesichert. Darüber hinaus lassen sich die Sicherheits­vorkehrungen mit Unterstützung eines kompetenten IT-Partners weiter ausbauen – etwa mit einer 2-Faktor-Authentifizierung oder zusätzlichen externen Backups. In Branchen mit sensitiven Daten wie etwa dem Gesundheits- oder dem Bankensektor kann es sinnvoll sein, ergänzende Verschlüsselungen einzurichten.

Fazit: Mit Microsoft Teams steht der erfolgreichen Team-Zusammen­arbeit nichts im Weg

Mit dem Wandel hin zu mobilen und hybriden Arbeitsplätzen müssen Unternehmen neue Wege für eine effiziente Zusammenarbeit ihrer Angestellten finden. Die Funktionen von MS Teams unterstützen dabei, diese modernen Arbeitsformen erfolgreich und sicher umzusetzen. Sie bieten zahlreiche Vorteile für die Team-Zusammenarbeit in Unternehmen, insbesondere dann, wenn sich Mitarbeitende an unterschiedlichen Standorten befinden.

Damit in KMU die Einführung und Umsetzung von MS Teams reibungslos klappt, ist die Begleitung durch einen zertifizierten Anbieter von Managed IT Services (MSP) ratsam. Durch die Unterstützung des erfahrenen IT-Spezialisten können KMU die Verantwortung für das optimale Einrichten der Plattform an kompetente Hände abgeben und sich darauf verlassen, dass sämtliche Tools gemäss ihren Anforderungen und Bedürfnissen konfiguriert sind. So haben sie die Gewissheit, dass die Nutzung von Microsoft Teams die Leistungs­fähigkeit ihres KMU maximal fördert und die Zusammenarbeit auch virtuell optimal funktioniert.