Die 5 häufigsten IT-Probleme in KMU und wie sie sich verhindern lassen

Eine der grössten Heraus­forderungen für KMU ist zweifellos die IT-Infras­truktur des Unternehmens. Sie bildet das Rückgrat der Geschäfts­abläufe und kann über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Tauchen IT-Probleme auf, so ist die Leistungsfähigkeit des KMU unmittelbar betroffen. Doch welche IT-Probleme treten in Schweizer KMU am häufigsten auf? Und noch wichtiger: Wie lassen sie sich effektiv vermeiden?

In diesem Beitrag beleuchten wir die fünf häufigsten IT-Probleme in Schweizer KMU und geben praktische Tipps, wie sie sich umgehen lassen.

1. Datenverlust: Der Albtraum jedes Unternehmens

Schon allein die Vorstellung, eines morgens fest­stellen zu müssen, dass sämtliche Kundendaten, Finanz­berichte und wichtigen Dokumente verschwunden sind, weckt schlimmste Befürchtungen zur unmittel­baren Zukunft des Unternehmens. Ein Szenario, das nicht nur in der Vorstellung, sondern auch in der Realität leider häufiger vorkommt, als man denkt.

Warum ist Datenverlust so gefährlich?

Verschiedene Faktoren können die Ursache für Datenverlust sein:

• Hardwareausfälle

• Menschliche Fehler

• Cyberangriffe

• Naturkatastrophen

Die Folgen sind mitunter verheerend. Nicht nur können wichtige Geschäfts­informationen unwieder­bringlich verloren gehen, auch der finanzielle Schaden kann enorm sein. Zudem besteht die Gefahr von Vertrauens- und Reputations­verlusten gegenüber Kunden, Mitar­beitenden und Lieferanten.

Wie lässt sich Datenverlust verhindern?

• Implementieren einer robusten Backup-Strategie
  Eine Durchführung von regelmässigen Backups, je nach Datensensibilität idealerweise täglich oder häufiger, ist eine der wichtigen Massnahmen, um den Datenverlust auf ein Minimum zu reduzieren. Eine bedeutende Rolle spielt bei der Daten­sicherung die Anwendung des 3-2-1-Backup-Prinzips: Drei Kopien der Daten auf zwei verschie­denen Medientypen sichern, wovon eine Kopie offsite gelagert wird.

• Schulung der Mitarbeitenden 
  Die Mitarbeitenden gehören zu den häufigeren Ursachen für Datenverlust. Mit regelmässigen Schulungen lässt sich die Belegschaft für den sorg­fältigen Umgang mit Daten sensibilisieren. Dabei gilt es, vorgängig klare Richtlinien für den Umgang mit Unternehmens­informationen und -daten aufzubereiten.

• Investition in zuverlässige Hardware 
  Hochwertige Festplatten und Server können das Risiko von Hardware­ausfällen minimieren. Noch besser ist die Nutzung von passenden Cloud-Lösungen: Cloud-Speicher bieten zusätzliche Sicherheit und Redundanz gegenüber physischen hausinternen Hardware-Lösungen (on Premise) im Hinblick auf ihre Zuverlässigkeit.
  
  

2. Cyberrisiken: Die unsichtbare Gefahr

Cyberangriffe gehören mittlerweile zu den grössten Bedrohungen für Unternehmen. Besonders KMU sind Ziel von Attacken, da sie in der Regel weniger gut geschützt sind als Gross­unternehmen – das wissen auch die Angreifer.

Welche Arten von Cyberangriffen sind besonders gefährlich?

• Phishing: Betrügerische E-Mails, mit denen die Angreifer versuchen, sensible Daten zu stehlen oder Schadsoftware einzuspielen

• Ransomware: Schadsoftware, die Daten zur Erpressung verschlüsselt. Im Anschluss folgt eine Lösegeld­forderung durch die Cyberkriminellen

• DDoS-Attacken: Überlastung von Systemen durch massenhafte Zugriffe 

• Man-in-the-Middle-Angriffe: Abfangen und Manipulieren von Datenübertragungen

• Social Engineering: Psychologische Manipulation von Mitarbeitenden, um an vertrauliche Informationen zu gelangen oder unbefugten Zugriff zu erhalten
  
  

Wie schützt sich ein Unternehmen wirkungsvoll?

• Implementierung einer mehrschichtigen Sicherheitsstrategie

  1. Nutzung der neuesten Abwehrkomponenten: Firewalls, Antivirus-Software und Intrusion Detection Systems.

  2. Regelmässige Aktualisierung aller Systeme und Software.

  3. Regelmässige Schulung der Mitarbeitenden.

  4. Sensibilisierung der Belegschaft für Phishing-Mails und andere Betrugsversuche.

  5. Etablierung einer Kultur der Cybersicherheit im Unternehmen.
     
     

• Auf starke Authentifizierung setzen

  1. Implementierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung wo immer möglich.

  2. Etablierung strenger Richtlinien zur Passwortsicherheit. Eine aktuelle Studie der AXA Versicherung zur Cybersicherheit in Schweizer KMU zeigt, dass viele Unternehmen bei der Passwort­sicherheit noch Nachholbedarf haben. Daher sollten folgende Best Practices zum Einsatz kommen:

     • Mindestlänge von 12 Zeichen für alle Passwörter

     • Verwendung von Gross- und Kleinbuchstaben, Zahlen, Sonderzeichen optional

     • Keine Wiederverwendung von Passwörtern für verschiedene Accounts

     • Einsatz eines Passwort-Managers zur sicheren Verwaltung komplexer Passwörter
       
       

• Erstellung eines Notfallplans

  1. Entwicklung eines detaillierten Disaster Recovery Plans für den Fall eines Cyberangriffs.

  2. Regelmässiges Üben dieses Plans mit dem Team.
     
     

• Erwägen einer Cyberversicherung
  Eine Cyberversicherung kann im Ernstfall finanzielle Verluste abfedern.

3. Netzwerkprobleme: Wenn nichts mehr geht

Ein stabiles und schnelles Netzwerk ist das Herzstück jeder modernen IT-Infrastruktur. Doch gerade in KMU sind Netzwerk­probleme keine Seltenheit. Sie können die Produktivität massiv beeinträchtigen.

Welche Netzwerkprobleme treten häufig auf?

• Langsame Internetverbindungen

• Instabile WLAN-Verbindungen

• Überlastete Netzwerke

• Sicherheitslücken im Netzwerk
  
  

Wie lassen sich Netzwerkprobleme minimieren?

• Sorgfältige Planung des Netzwerks 
  Bei der Planung des Netzwerks gilt es, das zukünftige Unternehmens­wachstum und die damit steigenden Anforde­rungen möglichst zu berücksichtigen. Eine Segmentierung des Netzwerks für bessere Performance und Sicherheit kann sinnvoll sein. Ein segmentiertes Netzwerk erhöht die Sicherheit der Unternehmens-IT, indem es verschie­dene Netzwerk-Bereiche voneinander trennt, so dass ein Sicherheits­vorfall in einem Teil des Netzwerks nicht auf andere Teile übergreift und die Verwaltung sowie der Datenverkehr besser kontrollierbar sind.

• Einsatz von qualitativ hochwertiger Netzwerkhardware 
  Hochwertige Router, Switches und Access Points bilden die Grundlage eines stabilen Netzwerks.
  
  

• Regelmässige Wartung durchführen 
  Die kontinuierliche Überwachung der Netzwerkleistung trägt massgeblich zur Cybersicherheit und damit zur Effizienz des Unternehmens bei. Regelmässige Aktualisierungen von Firmware und Software sind essenziell, um potenzielle Sicherheits­risiken präventiv zu vermeiden und die System­stabilität zu gewährleisten. 
  

• WLAN optimieren 
  Eine strategische Platzierung der Access Points sowie die Nutzung moderner Standards wie Wi-Fi 6 verbessern die Performance deutlich.

4. Software- und Hardwareausfälle: Wenn die Technik streikt

Welche Ausfälle sind besonders problematisch?

• Abstürze von kritischen Anwendungen

• Hardwaredefekte an Computern oder Servern

• Inkompatibilitäten zwischen verschiedenen Softwareversionen

• Veraltete Hardware, die den aktuellen Anforderungen nicht mehr genügt
  
  

Wie lassen sich Ausfälle reduzieren und schnell beheben?

• Proaktives Wartungsregime etablieren 

  1. Regelmässige Softwareupdates und Patches durchführen.

  2. Überwachung der Leistung und des Zustands der Hardware.
     
     

• Effektives Asset-Management implementieren

  1. Überblick über Hard- und Software behalten.

  2. Rechtzeitige Planung von Ersatzbeschaffungen und Upgrades.
     
     

• Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit Technik

  1. Reduzierung von Benutzerfehlern durch regelmässige Schulungen.

  2. Etablierung klarer Richtlinien für die Nutzung von Hard- und Software.
     
     

• Virtualisierung und Cloud-Lösungen einsetzen

  1. Abhängigkeit von einzelnen physischen Geräten reduzieren.

  2. Nutzung der Flexibilität und Skalierbarkeit von Cloud-Diensten.
     
     

• Plan B bereithalten (Disaster Recovery Plan)

  1. Ersatzgeräte für kritische Hardware bereithalten.

  2. Implementierung von Failover-Lösungen für wichtige Systeme.
     
     

5. Mangelnder oder unpassender IT-Support: Wenn die zielführende Unterstützung fehlt

Eine Studie von gfs-zürich zeigt, dass sich nur rund ein Zehntel der befragten Schweizer KMU als «digitale Pioniere» bezeichnen können und damit bei der technischen Umsetzung von Sicherheits­massnahmen im IT-Bereich weiter sind als der Durchschnitt der KMU. Ein Grossteil der KMU arbeitet deshalb mit externen IT-Dienstleistern zusammen. Doch nicht immer passt deren Leistungs­angebot optimal zu den Bedürfnissen und der Struktur des Unternehmens.
 

Welche Herausforderungen entstehen durch mangelnden oder unpassenden IT-Support?

• Lange Ausfallzeiten bei technischen Problemen

• Vernachlässigung wichtiger Wartungs- und Updateaufgaben
  
  

• Fehlende strategische IT-Planung

• Überdimensionierte oder unzureichende IT-Lösungen, die nicht zur KMU-Grösse passen

• Hohe Kosten durch nicht benötigte Services oder ineffiziente Supportprozesse

• Mangelnde Sicherheitsstandards und fehlende Zertifizierungen des IT-Dienstleisters
  
  

Wie stellt ein KMU einen passenden IT-Support sicher?

• Zusammenarbeit mit einem passenden Managed IT Service Provider prüfen 
  Ein qualifizierter Anbieter von Managed IT Services (Managed IT Provider oder MSP) kann umfassenden IT-Support bieten, der auf die spezifischen Bedürfnisse des KMU zugeschnitten ist. Er kümmert sich dabei um sämtliche IT-Belange und begleitet das Unternehmen bei Bedarf als IT-Berater rund um die Geschäftsprozesse. Ein fortschrittlicher MSP verfügt bei seinen IT-Support-Leistungen über ein proaktives Monitoring. Damit kann der MSP sich anbahnende IT-Ausfälle in einem frühen Stadium erkennen und beheben, anstatt nur reaktiv bei bereits aufgetretenen IT-Problemen zu intervenieren.

  Bei der Auswahl eines MSP ist es wichtig, sorgfältig zu prüfen, ob sein Leistungs­angebot und die Support­strukturen sowie die Kontakt­personen zur eigenen Unternehmens­grösse und -organisation passen. Zudem ist seine Vorgehensweise im Präventions- und im Reaktionsfall zu bewerten. Zur fachlichen Evaluation sind seine Zertifizierungen ein wichtiger Indikator. So bescheinigt etwa eine Zertifizierung nach ISO 27001, dass der IT-Dienstleister in der Lage ist, ein wirksames Informa­tions­sicherheits-Management­system (ISMS) zu implementieren. Dies gewährleistet einen hohen Standard in Bezug auf Datenschutz, Prozess­dokumentation und die allgemeine Cybersicherheit. Unsere kostenlose umfassende Checkliste begleitet KMU bei der systematischen Wahl des passenden IT-Partners.  

• Klare und angemessene Support-Prozesse etablieren 
  Zusammen mit dem IT-Dienstleister sollte das KMU Eskalationswege für unterschiedliche Problemarten festlegen, die der Grösse und Struktur des Unternehmens entsprechen. Zudem ist es wichtig, realistische Service Level Agreements (SLAs) als Leistungs­vereinbarungen für die externen Support-Dienste zu etablieren, die garantierte Reaktions- und Lösungs­zeiten enthalten. 

Fazit: Proaktives Handeln ist der Schlüssel zur Vermeidung der 5 IT-Probleme in KMU

Die fünf beschriebenen IT-Probleme – Datenverlust, Cyberrisiken, Netzwerk­probleme, Hard- und Softwareausfälle sowie mangelnder oder unpassender IT-Support – behindern KMU beim Umsetzen ihres eigentlichen Kerngeschäfts. Mit einem strukturierten IT-Konzept und einem präventiven anstatt reaktiven Ansatz im IT-Support, lassen sich viele dieser Probleme vermeiden oder zumindest deren Auswirkungen minimieren.

Die passende IT-Sicherheitsstufe, laufende Wartung und Aktualisierung sowie Mitarbeiter­schulungen und die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit einem zum KMU passenden IT-Dienstleister zahlen sich langfristig aus. Unternehmen schützen sich damit vor kostspieligen Ausfällen und Datenverlusten. Gleichzeitig schaffen auch die Grundlage für ein effizientes, sicheres und zukunfts­fähiges Arbeitsumfeld. Auf diese Weise verbessert sich auch die Digital Employee Experience (DEX), was die Mitarbeiter­zufriedenheit und Arbeitgeber­attraktivität erhöht.

Es ist ratsam, die aktuelle IT-Situation regelmässig zu evaluieren. Darauf aufbauend ist es sinnvoll einen Plan zu entwickeln, um die beschriebenen Probleme proaktiv anzugehen – unabhängig davon, ob das KMU interne Ressour­cen nutzt oder externe Unterstützung in Anspruch nimmt. So kann es sicherstellen, dass die IT das Unter­nehmen bei seinen Geschäftszielen unterstützt statt es zu behindern. Die Wahl eines ISO-zertifizierten IT-Dienstleisters kann dabei ein entscheidender Faktor sein, um die Qualität und Zuverlässigkeit des IT-Supports zu sichern und potenzielle Risiken zu minimieren. 

Eine robuste und anpassungsfähige IT-Infrastruktur ist heutzutage kein Luxus, sondern eine Notwendig­keit, um die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens zu gewährleisten. Die IT ist mittlerweile ein zentraler Erfolgsfaktor – nicht nur zur wirkungs­vollen Unterstützung bestehender Geschäfts­prozesse, sondern auch zur Förderung zukünftiger Wachs­tums­chancen.