MS Teams: Best Practices für die Zusammenarbeit

Microsoft Teams hat sich als führende Plattform für die digitale Zusammenarbeit etabliert. Besonders für KMU und Start-ups bietet Teams eine Vielzahl an Funktionen, um Kommunikation, Projektführung oder den Austausch von Dokumenten effizient zu gestalten. Doch um das volle Potenzial der Plattform auszuschöpfen, lohnt es sich, einige bewährte MS Teams Best Practices zu berücksichtigen. 

Der Einsatz von Best Practices unterstützt KMU und Start-ups dabei, die Plattform Microsoft Teams optimal zu nutzen. Dank diesen praxiserprobten Vorgehensweisen optimieren Unternehmen ihre Arbeitsabläufe, indem sie die Prozesszyklen in der Organisation verkürzen und die Produktivität ihrer Mitarbeitenden nachhaltig steigern. 

1. Klare Struktur in Teams und Kanälen

Eine klare Struktur in Microsoft Teams trägt dazu bei, die Informationsflut zu reduzieren und Prozesse zu optimieren. Ohne eine strukturierte Organisation von MS Teams können sich unübersichtliche Chatverläufe, doppelte Datei­speiche­rungen und ineffiziente Arbeitsprozesse häufen. Anstatt innerhalb der Plattform wahllos neue Teams und Kanäle zu erstellen, empfiehlt es sich deshalb, eine systematische Vorgehensweise zu definieren:

• Die einzelnen virtuellen Teams nach Abteilungen oder Projekten organisieren (z. B. «Marketing», «Vertrieb», «IT-Support»).
  
  
• Kanäle für spezifische Themen innerhalb eines Teams anlegen (z. B. «Kampagnen», «Strategie», «Kundensupport»).
  
  
• Private Kanäle für vertrauliche Inhalte nutzen, etwa für Personal- oder Finanzangelegenheiten.
  
  
• Standardisierte Vorlagen für Teamstrukturen verwenden, um die Konsistenz zwischen den einzelnen Teams sicherzustellen.
  
  
• Richtlinien für das Archivieren oder Löschen nicht mehr benötigter Teams festlegen, um die Plattform übersichtlich zu halten.
  
  
• Automatisierte Team-Erstellung nutzen, um die Strukturierung neuer Projekte zu vereinfachen.
  
  
• Kanäle sinnvoll verschachteln, um eine klare Themenhierarchie zu gewährleisten .
  
  
• Eine eindeutige und systematische Namenskonvention wählen für Teams und Kanäle, um die Navigation zu erleichtern. Ein bewährtes Schema ist «Abteilung → Projektname → Kanalthema», zum Beispiel «HR → Onboarding → Dokumente» oder «Sales → Kunden­betreuung → Anfragen». Dadurch finden die Team-Mitglieder die Inhalte schneller und erhalten eine einheitliche Struktur. 
  
  
• Regeln für die Moderation von Kanälen festlegen, um die Qualität der Kommunikation zu verbessern. Zum Beispiel kann eine Moderations­richtlinie vorsehen, dass nur bestimmte Nutzende Inhalte in wichtigen Kanälen veröffen­tlichen dürfen, während andere nur lesen oder kommentieren können. Ein weiteres Beispiel ist die automatische Filterung unangemessener Inhalte oder die Einrichtung von Stichwort-Triggern, um wichtige Nachrichten hervorzuheben.
  
  
  

2. Effektive Kommunikation sicherstellen

Eine gut organisierte Kommunikations­strategie verhindert Informations­verluste und sorgt für klare Abläufe. Ein häufiges Problem in KMU besteht etwa darin, dass wichtige Informationen in privaten Chats (oder in E-Mails) verloren gehen, anstatt dass sie in den entsprechenden Teams-Kanälen auftauchen. Dies führt dazu, dass Team­mitglieder nicht immer Zugriff auf relevante Informationen haben und Entscheidungen auf unvollständiger Basis treffen müssen. Um dies zu verhindern, sollten Unternehmen die folgenden Probleme vermeiden :

• Unklare Zuständigkeiten: Unklar wer welche Fragen oder Anliegen beantwortet.
  
  
• Unnötige Nachrichtenflut: Ständige Benachrichtigungen führen zu Ablenkung.
  
  
• Informationsverlust: Wichtige Dokumente oder Anweisungen verschwinden in langen Chats.
  
  
• Fehlende Transparenz: Entscheidungen sind nicht nachvollziehbar.
  
  

Lösungsansätze durch Teams:

• Erwähnungen (@-Mentions) gezielt einsetzen, um relevante Personen direkt anzusprechen.
  
  
• Nachrichtentypen unterscheiden: Informative Ankündigungen in Kanälen, kurze Abstimmungen im Chat.
  
  
• Reaktionen (Emojis) statt Textnachrichten verwenden, um unnötige Benachrichtigungen zu vermeiden.
  
  
• Videokonferenzen effizient gestalten, durch produktive Meetingorganisation, wie beispielsweise das frühzeitige Teilen einer Agenda.
  
  
• Automatische Meeting-Protokolle mit Teams-Zusammenfassung aktivieren, um Besprechungsergebnisse festzuhalten.
  
  
  

3. Nahtlose Integration mit Microsoft-365-Apps

Die enge Verzahnung mit anderen Microsoft-365-Apps für Teams steigert die Effizienz erheblich. Deswegen ist beim Einsatz von Teams stets auch zu prüfen, welche Apps sich für das jeweilige Geschäfts- und Organisationsmodell des Unternehmens eignen können. Folgende Apps kommen in KMU häufig zum Einsatz:

• SharePoint & OneDrive für gemeinsames und gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten mit Versionierung und Zugriffskontrolle.
  
  
• Outlook-Integration, um Besprechungen direkt aus E-Mails zu planen.
  
  
• Planner & To Do, um Aufgaben zu verwalten und mit Kalendern zu verknüpfen.
  
  
• Power Automate, um sich wiederholende Prozesse zu automatisieren, z. B. Ticket-Erstellung oder Genehmigungen.
  
  
• Loop-Komponenten nutzen, um Inhalte in Echtzeit in verschiedenen Microsoft-Anwendungen zu bearbeiten.
  
  
• Microsoft Viva als Wissensmanagement-Tool integrieren, um den Wissensaustausch im Unternehmen zu fördern.
  
  
  

4. Sicherheitsmassnahmen konsequent umsetzen

IT-Sicherheit spielt besonders in KMU und Start-up-Unternehmen eine wichtige Rolle. Cyberangriffe auf diese Unternehmenstypen nehmen stetig zu, insbesondere durch Phishing, Ransomware und Social Engineering. Grund: Die Cyberkriminellen gehen davon aus, dass bei Unternehmen mittlerer und kleiner Grösse die Sicherheits­massnahmen nicht so wirksam sind wie bei Grosskonzernen. So verursachten vor allem Ransomware-Angriffe weltweit Schäden in Milliarden­höhe. Dennoch unterschätzen viele KMU weiterhin die Risiken und investieren zu wenig in präventive Cybersicherheit. Gerade in MS Teams gibt es eine Reihe von Best Practices für einen maximierten Cyberschutz – vorausgesetzt, das Unternehmen setzt diese auch ein, beziehungsweise aktiviert sie.

Massnahmen für wirksamen Cyberschutz beim Umgang mit MS Teams:

• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) aktivieren, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
  
  
• Berechtigungen granular festlegen, um nur autorisierten Nutzern Zugriff auf sensible Daten zu gewähren. 
  
  
• Sicherheitsrichtlinien für Gastzugriffe definieren, um Datenlecks zu vermeiden.
  
  
• Regelmässige Schulungen zur IT-Sicherheit durchführen, um das Bewusstsein der Mitarbeitenden zu erhöhen.
  
  
• Automatische Erkennung und Isolation von Bedrohungen in Teams aktivieren.
  
  
  

5. Workflows optimieren und Automatisierung nutzen

Power Automate und andere Automatisierungstools helfen, Prozesse effizienter zu gestalten. Ein Beispiel ist die automatische Genehmigung von Urlaubsanträgen: Eine Mitarbeiterin stellt über Microsoft Forms einen Antrag, Power Automate leitet diesen an die zuständige Führungskraft weiter, die per Klick in Teams zustimmen oder ablehnen kann. Teams hinterlegt die Entscheidung direkt in den Kalender der jeweiligen Mitarbeiterin und sendet eine Bestätigungsnachricht. Solche Automati­sierungen sparen Zeit und reduzieren manuelle Fehler. 

Weitere mögliche Automatisierungs-Abläufe in Teams: 

• Automatische Benachrichtigungen bei Projektstatus-Updates, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.
  
  
• Genehmigungsworkflows direkt in Teams, um Dokumentenfreigaben zu beschleunigen.
  
  
• Chatbots einsetzen, um häufig gestellte Fragen automatisch zu beantworten.
  
  
• Automatische Erstellung von Kanälen und Aufgaben basierend auf wiederkehrenden Projekten.
  
  
• Zeiterfassung und Berichterstattung direkt in Teams, um Arbeitsprozesse zu analysieren.
  
  
  

Fazit

Microsoft Teams ist ein leistungsstarkes Tool, das KMU bei der effizienteren Team-Zusammenarbeit wirksam unterstützt. Damit Unternehmen das volle Potenzial ausschöpfen können, ist die Orientierung an bewährten Best Practices ratsam. Dazu gehören eine klare Strukturierung von Teams und Kanälen, eine durchdachte Kommunikationsstrategie, die Integration mit Microsoft 365-Apps, konsequente Sicherheitsmassnahmen sowie der gezielte Einsatz von Automatisierungstools.

Damit sparen Unternehmen Zeit, verbessern ihre Prozesse und profitieren langfristig von höherer Produktivität. Eine gut geplante Einführung und kontinuierliche Anpassung an betriebliche Anforderungen sorgen dafür, dass Mitarbeitende die Funktionen von Microsoft Teams optimal ausschöpfen.