Microsoft Teams unterstützt die effiziente Kommunikation und Kollaboration in Abteilungen und Unternehmen. Besonders hybrid arbeitenden Teams ermöglicht die Plattform, Projekte und Meetings zielführend zu planen und umzusetzen. Zeit für einen Überblick über die 10 hilfreichsten Teams-Funktionen für KMU.
Ein vielseitiges Kommunikations- und Kollaborationstool gehört heute zu jedem modernen Unternehmen. Ein solches Tool erlaubt es Organisationen, flexible Arbeitsmodelle anzubieten, effektive Kommunikationsprozesse sicherzustellen und Projekte auch bei räumlicher Trennung effizient zu Ende zu bringen. Richtig eingesetzt steigert ein Collaboration Tool damit die Wettbewerbsfähigkeit, die Produktivität und Arbeitgeberattraktivität einer Firma.
Das Tool Microsoft Teams hat sich in den letzten Jahren zur führenden Plattform für die digitale Zusammenarbeit entwickelt. Als Teil von Microsoft 365 (MS 365) bietet es eine leistungsstarke All-in-One-Lösung für die virtuelle Arbeit in KMU – auch aufgrund seiner vielen Funktionen und des breiten Einsatzbereiches.
Die 10 Top Teams-Funktionen
MS Teams punktet mit einer Vielzahl an Funktionen, zahlreichen Schnittstellen und mit der nahtlosen Einbindung in die MS 365 Palette. Während das Programm eigens für den Einsatz in KMU konzipiert ist, sind es insbesondere die folgenden 10 Teams-Funktionen, welche den effizienten und produktiven Arbeitsalltag in KMU unterstützen:
1. Integration mit Microsoft 365
Teams ist Bestandteil von Microsoft 365 und damit lässt es sich problemlos mit den weiteren Produkten der MS-365-Suite einsetzen und kombinieren. Für Word, Excel und OneNote aber auch für Outlook, Microsoft Viva oder SharePoint stehen vordefinierte Schnittstellen zur Verfügung, die es erlauben, verschiedene Programme auf einer einzelnen Plattform zu zentralisieren. Nutzende finden damit alle notwendigen Tools für ihren Arbeitsalltag auf einer übersichtlichen Oberfläche und die zeitraubenden Wechsel zwischen mehreren Tools fallen weg.
2. Abbilden von Team-Strukturen im virtuellen Umfeld
Innerhalb von MS Teams lassen sich Mitarbeitende verschiedenen themen- oder abteilungsbezogenen Teams zuteilen. Damit ist es möglich, statische, abteilungsübergreifende oder projektbezogene Strukturen eines Unternehmens in die virtuelle Welt zu übertragen. Den Mitgliedern eines Teams steht eine eigene Datenablage sowie ein Chat zur Verfügung, über welche die gemeinsame Kommunikation sowie die Bearbeitung von Dokumenten möglich sind.
3. Chat und Sofortnachrichten
Eine weitere Grundlage von Microsoft Teams ist der Chat. Mit dieser Funktion können Teammitglieder direkt miteinander kommunizieren, Nachrichten austauschen und Dateien bilateral teilen. Die einfache Handhabung macht den Chat zu einer praktischen und schnellen Alternative zu E-Mails.
4. Team-Meetings und Videoanrufe
Virtuelle Team-Meetings sowie Online-Workshops sind aus dem modernen Arbeitsumfeld nicht mehr wegzudenken. Microsoft Teams bietet die Möglichkeit, Videokonferenzen mit internen und externen Teilnehmenden abzuhalten. So lassen sich nicht nur Reisekosten reduzieren, sondern auch die Zusammenarbeit über räumliche Grenzen hinweg verbessern. Verschiedene Applikationen ermöglichen es, Team-Meetings interaktiv zu gestalten und sogar zu virtuellen Workshops auszuweiten.
5. Dateifreigabe und gemeinsame Bearbeitung
In Microsoft Teams lassen sich Dokumente, Präsentationen und andere Dateien sicher hochladen und mit anderen Teammitgliedern teilen. Die Funktion zur gemeinsamen Bearbeitung erlaubt es, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können und vorgenommene Anpassungen in Echtzeit für alle Beteiligten sichtbar sind. Bearbeitungen im Offline-Modus synchronisiert Teams selbstständig, sobald ein Nutzer wieder über einen Netzzugriff verfügt. User können sich so sicher sein, dass all ihre Arbeitsdokumente stets auf dem neuesten Stand sind.
6. Aufgabenverwaltung
Die integrierte Aufgabenverwaltungsfunktion in Microsoft Teams dient dazu, Aufgaben innerhalb eines Teams oder Projekts zuzuweisen, zu organisieren und ihren Status zu verfolgen. Die klare Struktur erleichtert das Projektmanagement und verbessert die Transparenz über den Fortschritt von Pendenzen.
7. Anpassbare Benachrichtigungen
Mit den anpassbaren Benachrichtigungseinstellungen können Teammitglieder ihre Präferenzen für Benachrichtigungen individuell festlegen. Damit lässt sich die Ablenkung durch ständige Pop-ups reduzieren und wichtige Informationen bleiben im Blick, ohne dass die Produktivität darunter leidet.
8. Gruppenräume
Die Gruppenräume in Microsoft Teams bieten dedizierte Arbeitsbereiche für Teams oder Projekte. So lässt sich etwa bei Workshops oder virtuellen Meetings der Teilnehmerkreis in Gruppen aufteilen, die anschliessend in separaten virtuellen Räumen zusammenarbeiten. Gruppenräume fördern die Kreativität in Workshops und ermöglichen es, neue Ideen zu entwickeln. Ein weiterer Pluspunkt von MS Teams.
9. Externe Zusammenarbeit und Gastzugriff
Das Collaboration Tool erlaubt es Unternehmen, selbst externe Partner, Kunden und Kundinnen als Gäste einzuladen. Diese können nach der entsprechenden Freigabe sicher mit dem internen Team zusammenarbeiten: Sie erhalten Zugriff auf die notwendigen Dokumente sowie auf den gemeinsamen Chat, können jedoch nicht auf die Daten des gesamten Unternehmens zugreifen.
10. Whiteboard
Die Whiteboard-Funktion in Microsoft Teams bietet eine digitale Arbeitsfläche, auf der Teams gemeinsam Ideen visualisieren, Konzepte skizzieren sowie Workshops und Brainstorming-Sitzungen durchführen können. Die Möglichkeit, Zeichnungen, Texte und Bilder hinzuzufügen, fördert die kreative Zusammenarbeit und unterstützt KMU dabei, innovative Lösungsansätze zu entwickeln. Als Add-on lässt sich das Whiteboard in Teams, Kanälen oder in Online-Meetings einbinden.
MS Teams bedürfnisgerecht einführen
Die Vielseitigkeit von MS Teams bietet Unternehmen viele Optionen und Anwendungsfreiheiten. Zu beachten gilt es, dass das Tool auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens ausgerichtet sein muss, damit es sich effizient einsetzen lässt. Deshalb lohnt sich eine strukturierte und geordnete Einführung von MS Teams unter Anleitung eines erfahrenen Spezialisten. Dieser kennt die Herausforderungen und Optionen des Tools bestens und weiss, wie sich die Bedürfnisse des KMU, die Vorstellungen der Mitarbeitenden sowie die Einsatzbereiche der Plattform für maximale Produktivität kombinieren lassen.
Das KMU profitiert bei einer professionellen Begleitung weiter davon, dass alle wichtigen Teams-Funktionen vom ersten Tag an erfolgreich implementiert sind. Zudem kann es gemeinsam mit dem Experten die zielführende Schulung der Mitarbeitenden sicherstellen und die reibungslose Team-Zusammenarbeit sowohl in der physischen als auch in der virtuellen Welt gewährleisten.
Fazit: Effiziente Zusammenarbeit mit Microsoft Teams
Microsoft Teams bietet eine umfassende Palette von Funktionen, die speziell auf die Anforderungen von KMU zugeschnitten sind, und die so die virtuelle Zusammenarbeit und Kommunikation mit einem hohen Effizienzgrad ermöglichen. Von der simplen Sofortnachricht bis hin zu Arbeitsgruppen oder umfangreichen virtuellen Workshops, schaffen die leistungsfähigen Teams-Funktionen ideale Voraussetzungen, um produktiv und wettbewerbsfähig zu arbeiten.
Durch die gute Integration in die Microsoft 365 Palette und zahlreichen Erweiterungen ist Teams eine ideale Lösung für KMU, die ihre digitale Zusammenarbeit auf eine neue Stufe heben möchten. Die Bedingung für den effizienten Einsatz von MS Teams ist die korrekte und unternehmensspezifische Konfiguration der Plattform. Zum einen ist das Tool richtig zu implementieren, zum anderen ist es wichtig, dass die Anwenderinnen und Anwender das neue Instrument verstehen und wirksam einsetzen können. Ein externer, erfahrener Teams-Spezialist – etwa ein qualifizierter Anbieter von Managed IT Services (MSP) unterstützt bei beiden Punkten. Er sorgt für die ideale Einführung von MS Teams und gewährleistet so eine hohe Effizienz und eine gesteigerte Produktivität im Unternehmen.
Titelbild: Unsplash
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