MS Teams und Datensicherheit: Warum Managed IT Services sinnvoll sind

MS Teams ist eine leistungsstarke Plattform, die Unternehmen eine nahtlose Zusammenarbeit und Kommunikation ermöglicht. Dank verschiedener Tools wie dem Live-Chat, der gemeinsamen Dateibearbeitung, Möglichkeiten für Video- und Telefon­konferenzen oder der Schnittstellen zu weiteren Anwendungen der MS-365-Palette, positioniert sich MS Teams immer mehr als zentrale Plattform für die Team-Zusammenarbeit. Mit der steigenden Bedeutung für die Unternehmens­tätigkeit, entwickelt sich Datensicherheit auf Microsoft Teams zu einem immer wichtigeren Thema. Die Übertragung und Speicherung von vertraulichen Informationen in der Cloud-Umgebung erfordert besondere Aufmerksamkeit in Sachen Datenschutz und Cybersicherheit. Daher ist es ratsam, dass sich KMU dabei unterstützen lassen. Besonders die flexiblen und skalierbaren Managed IT Services haben sich im KMU-Umfeld als sinnvoll erwiesen. 

Was sind Managed IT Services?

Managed IT Services umfassen eine Reihe von IT-Dienstleistungen, welche ein IT Service Provider (auch MSP) über klar definierte Leistungs­pakete anbietet. Die Angebots­palette kann sehr weitreichend sein: Von der Unterstützung der IT-Infrastruktur, über Managed-Backup-Lösungen bis hin zur Verwaltung von Cloud-Umgebungen und Netzwerken. Zu einer der wichtigsten Dienst­leistungen eines MSP gehört das Bereitstellen einer hohen Cybersicherheit.

Managed-Services-Provider verfügen in der Regel über eine hohe Expertise in sämtlichen Dimensionen der IT-Sicherheit. Indem ein KMU seine gesamte IT oder Teile davon an diesen externen Dienstleister auslagert, erhält es Zugang zu einem professionellem IT-Service, ohne dass es in eine kostspielige interne IT-Fachabteilung investieren muss. Dank Managed IT Services lässt sich also selbst in kleinen Unternehmen eine hohe IT-Sicherheit umzusetzen.

Datensicherheit mit Microsoft Teams

Als Teil von Microsoft 365 weist MS Teams bereits einen hohen Sicherheits­standard für seine Dienste auf. Doch trotz dieser guten Voraussetzungen ist es notwendig, dass KMU dem Thema Cyber Security in MS Teams besondere Aufmerksamkeit schenken. Wie bei jeder eingesetzten Softwarelösung, sind die Anforderungen des KMU und der gebotene Cyberschutz der Plattform gegeneinander aufzuwägen. Abhängig von der Branche, den Sicherheits­anforderungen und der Art der Daten können zusätzliche Massnahmen sinnvoll sein. Managed IT Services tragen dazu bei, diese zu planen und umzusetzen. Ein qualifizierter MSP bringt die notwendigen Fachkenntnisse mit, um die IT- und Datensicherheit in Cloud-Anwendungen auf ein maximales Niveau zu heben.

Die Vorteile, die Managed Service Provider zur Maximierung der Cybersicherheit für MS Teams mitbringen, lassen sich in vier Punkten zusammenfassen:

1. Hohe Expertise beim Thema IT-Sicherheit

Die IT ist ein komplexes Fachgebiet, welches sich rasch weiterentwickelt und immer wieder neue Anpassungen fordert. Besonders in Sachen IT-Sicherheit sind laufend Weiter­bildungen und Zertifizierungen notwendig, um aktuelle Gefahren und Systemlücken kennenzulernen oder um über technische Fortschritte auf dem Laufenden zu bleiben. Stehen bei einem KMU die notwendigen Ressourcen für eine professionelle Cybersicherheits­abteilung nicht zur Verfügung, ist ein MSP hier rasch zur Stelle. Er verfügt über ein umfassendes Verständnis der IT-Sicherheitsrisiken und kennt die neuesten Trends sowie die erforderlichen Updates für die eingesetzten Software­produkte. Zudem kann ein MSP aufgrund seiner Erfahrung schnell auf neue Bedrohungen reagieren und proaktive Massnahmen ergreifen, um Sicherheitsrisiken zu minimieren.

2. 24/7-Überwachung

Zu professionellen Managed IT Services gehört eine 24/7-Überwachung der IT-Infrastruktur, einschliesslich der MS-Teams-Umgebung. Durch die Überwachung erkennt ein MSP potenzielle Schwachstellen sowie mögliche Cyber­bedrohungen frühzeitig und kann darauf reagieren. Dank einem konstanten Monitoring ist die Unternehmens-IT auch an Wochenenden und während Ferien­abwesenheiten optimal geschützt. Und potenzielle Risiken lassen sich beseitigen, noch bevor sie zu Problemen führen.

3. Regelmässige Updates und Tests

Wirksame Cyber­sicherheit heisst, die IT ständig an neue Bedrohungs­szenarien anzupassen. Dazu gehören auch regelmässige Aktualisierungen sowie das zeitnahe Einspielen von verfügbaren Updates und Patches. Ein MSP beobachtet laufend die aktuellen Entwicklungen und führt sicherheits­relevante Updates schnell und effektiv durch. Verzögerungen oder Unterbrechungen der IT-Systeme lassen sich so weitgehend vermeiden.

Ferner stellt ein MSP mit gezielten Tests die tatsächliche Sicherheit der IT-Infrastruktur regelmässig auf die Probe. So prüft er unter anderem die Sicherheits­protokolle, damit sie den aktuellen Best Practices und Vorschriften entsprechen. Die Tests helfen dem Managed Service Provider risikoreiche Schwachstellen in Betriebssystemen oder Anwendungen zu finden und zu beheben, bevor Probleme für die Daten­sicherheit auftreten. 

4. Schulung und Sensibilisierung

Im Rahmen von Schulungen und Sensibilisierungs­kampagnen weisen Anbieter von Managed IT Services die Mitarbeitenden eines Unternehmens auf die Bedeutung von IT-Sicherheit und Datenschutz hin. Dabei ist es auch wichtig, ihnen den korrekten Umgang mit Microsoft Teams zu erläutern, sowie Handlungsanweisungen aufzuzeigen, wie bei einem IT-Vorfall vorzugehen ist. Dank einer wachsamen und informierten Belegschaft steigen die IT-Security und die Datensicherheit im Unternehmen.

Optimierte Team-Zusammenarbeit dank Managed IT Services

Mit der Zunahme an hybriden und flexiblen Arbeitsformen, nutzen immer mehr KMU Microsoft Teams als leistungsstarke Plattform für die virtuelle Zusammenarbeit. Während Teams in Unternehmen einen immer grösseren Stellenwert einnimmt, ist es wichtig, entsprechende Cybersicherheits­massnahmen umzusetzen. 

Wie alle Microsoft Produkte verfügt MS Teams von Grund auf über einen hohen Sicherheits­standard. Erhobene Daten werden in Einklang mit der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gespeichert und verarbeitet. Zudem belegt das ISO 27001-Zertifikat das Einhalten von bestimmten Anforderungen im Bereich der Cybersicherheit. Dennoch sollten KMU die IT-Security nicht vollständig in die Hände der Software legen: Durch das Hinzuziehen eines kompetenten IT-Spezialisten mit nachweislicher Erfahrung mit MS Teams und Cybersicherheit, lässt sich das Schutzniveau der Anwendung nochmals deutlich steigern. Besonders bei der Zusammenarbeit mit einem Anbieter von Managed IT Services profitiert ein Unternehmen gezielt beim Aufbau einer starken Sicherheitskultur.